BzBook.ru

Результативный тайм-менеджмент: эффективная методика управления собственным временем

Повышение производительности

Давайте поговорим о том, как увеличить вашу производительность. Это системная задача, что-то вроде приготовления блюд по рецептам. Бывают такие повара, которым достаточно зайти на кухню, и они смогут быстро приготовить вкуснейшее блюдо. А бывают такие, что из хороших продуктов и на прекрасном оборудовании состряпают абсолютно несъедобные вещи.

Существует система, которая позволяет словно по рецепту удвоить вашу производительность. И, воплотив такую систему на практике, вы сможете существенно улучшить свой тайм-менеджмент.

Первое. Нужно каждый день составлять список всех задач. Каждый день перед началом работы записывайте на бумаге все, что нужно сделать. Лучше составлять такой список накануне, перед тем, как вы пойдете спать. Запишите все завтрашние задачи вечером и перенесите все текущие задачи на завтра, чтобы вы могли со спокойной душой выключить свет на рабочем месте и идти домой без тягостных мыслей, зная, что ваш день распланирован.

Никогда не работайте без списка. Если появилась новая задача — включите ее в список. Нужно сделать телефонный звонок — запишите это туда же. Список хорош вот чем: внося в него все в течение дня и отмечая сделанные пункты, к вечеру можно получить прекрасное ощущение сделанной работы. Вы будете чувствовать себя победителем. Это даст вам ощущение счастья, добавит адреналина в кровь, подарит энергию и разбудит новые творческие силы.

Но если вы работаете без списка, то ведете себя, как алкоголик, шатающийся от бара к бару: никогда не можете сказать точно, где вы были и что сделали, у вас нет истории событий. Поэтому всегда пользуйтесь списком.

Ведущие специалисты по тайм-мендежменту обнаружили следующее: в первый же день работы со списком эффективность работы повышается на 25 %. Вы просто поднимаете свою продуктивность на невиданную высоту и экономите два часа напряженного рабочего дня. 25 % от восьми часов — это два часа. И экономятся они всего лишь работой со списком.

Второе. Применяйте к своему списку «правило 80/20». Как мы уже говорили, оно гласит: 80 % полезного эффекта достигаются 20 % действий. Вам нужно всего лишь спросить себя: «Какие 20 % моих действий дают 80 % эффекта?» Кстати, иногда это соотношение выглядит как 90/10: 10 % действий, один пункт списка, важнее всего остального. И именно напротив этого пункта всегда нужно ставить букву «А».

Чему вам действительно нужно научиться — это творческому подходу к перепланировке задач. Творческий перенос подразумевает, что переносить задачи придется в любом случае, потому что всего сделать нельзя. Поэтому необходимо сознательно и взвешенно откладывать те 80 % задач, которые несут самую маленькую ценность, чтобы освободить время на те вещи, которые действительно влияют на вашу жизнь.

Третье ключевое правило для удвоения производительности — это учет ваших результатов и возможность точно определять последствия всего, что вы делаете или не делаете. Это одно из самых важных умений в жизни.

Для этого можно использовать наш так называемый «метод АБВГД». Его основа — учет последствий. Задачи «А» — это то, что вы обязательно должны сделать, что имеет серьезные последствия. Например, звонок клиенту, заключение контракта, общение с поставщиками, выполнение поручений начальника и т. д. Задачи «А» важнее всего. Возьмите список задач и поставьте «А» напротив тех пунктов, которые вы обязаны выполнить сегодня или в ближайшем будущем.

Задачи категории «Б» — это то, что надо бы сделать. Они не так важны, как задачи «А», и имеют последствия средней серьезности. Букву «Б» необходимо поставить у всех задач, которые нужно выполнить, как только появится такая возможность.

Задачи «В» — это то, что неплохо бы сделать, но последствий это не имеет. Выпить еще один кофе, поговорить с коллегами, посмотреть газету. Все это приятные вещи, но они ничего не несут. И здесь кроется очень серьезная проблема: добрая половина рабочего времени тратится на задачи «В». На что-то приятное, желанное, удобное, но ненужное и совершенно бесполезное. Если бы вы взяли себя в руки и прекратили заниматься задачами «В» и занялись бы вместо этого задачами «А» и «Б», вы легко могли бы удвоить и даже утроить продуктивность своей работы.

Необходимо усвоить железное правило: никогда не занимайтесь задачами «Б», если в списке еще осталась хотя бы одна задача «А». Если задач «А» несколько, спросите себя: «Какая из них важнее всего? Какая из моих задач — самая важная?» Выберите ее и обозначьте «А1». Это задача, с которой нужно начинать и работать над ней весь день, пока она не будет сделана.

Мы обнаружили вот что: даже если вы не выполните свою задачу «А1», то будете знать, что весь день делали самое важное дело, работая над ней. Если вы разовьете у себя привычку работать над задачей «А1», то эта привычка сделает гораздо больше для удвоения вашей производительности и доходов, чем любая другая.

Задачи категории «Г» — это то, что вы перепоручаете подчиненным или коллегам. Нужно перепоручить все, что только можно, чтобы освободить время на те немногие задачи, которыми можете заниматься только вы.

Весьма полезно использовать метод, который называется «работа с почасовой оплатой». Спросите себя: «Сколько я получаю в час?» Положим, вы зарабатываете 100 000 долл. в год. В год вы работаете примерно 2000 часов. Значит, в час вы получаете 50 долл. Вы никогда не должны делать того, что не стоит 50 долл. в час. Не нужно заниматься ксерокопированием или варить кофе, или просматривать газеты и т. д. Не нужно делать то, что стоит 5 долл. в час, если вы хотите зарабатывать 50. Нужно передавать такие задачи, назначать их другим, делать так, чтобы эти задачи выполняли люди с меньшей почасовой зарплатой, чтобы вы могли заниматься теми задачами, которые можете выполнять только вы с вашим уровнем почасовой зарплаты.

«Д» в формуле «АБВГД» — это лишние задачи. Нужно избавляться от таких ненужных и бесполезных действий. Например, покупая много одежды, вы рано или поздно сталкиваетесь с необходимостью выбрасывать ненужную, когда просматриваете гардероб. То же самое с задачами: нужно внимательно посмотреть на те мелкие задачки, которые накапливаются и которые вы делаете постоянно. Нужно приучать себя выделять их и выбрасывать из своей жизни. Контролировать свою жизнь можно, только прекратив заниматься мелкими ненужными вещами, чтобы освободить время на важные занятия.

И это подводит нас к четвертому правилу удвоения производительности: оно называется «ищите слабые места». Это один из самых эффективных способов человеческого мышления. Суть его сводится к тому, что вы спрашиваете себя: «Делаю ли я сегодня что-нибудь такое, чего я бы никогда не начал еще раз, зная все, что я знаю теперь?» Постоянно применяйте это правило, думая о прошлом. Спросите себя: «От чего я отказался бы сразу, знай я тогда все, что знаю сейчас?»

Это правило можно применять к трем областям. Первая из них — это отношения. Есть ли у вас сейчас отношения, личные или деловые, которых вы бы никогда не завели, зная то, что знаете сейчас? Многие компании, глядя на своих клиентов и отвечая на этот вопрос, обнаруживают, что у них есть куча клиентов, которые им больше не нужны. Иногда мы зовем их «клиенты из ада». Часто это те, кто очень мало покупает, много жалуется, их тяжело обслуживать и т. д. Вы можете существенно повысить качество своей работы, прекратив обслуживать таких клиентов.

То же в личной жизни. Есть ли у вас сейчас такие отношения, которые, зная все теперешнее, вы бы не начинали? Если ответ положительный, то следующим вопросом будет: «Как их закончить и как быстро это можно сделать?»

Следующая область ваших «слабых мест» — это бизнес и деловые операции. Есть ли у вас сейчас какие-либо продукты или услуги, которые вы бы никогда не стали предлагать, если бы пришлось начать все заново? Есть ли какие-то способы ведения бизнеса, которые вы бы не начали использовать снова? Есть ли какие-то процессы, процедуры, способы маркетинга или продаж, или рекламы, которые вы бы никогда не стали использовать снова, потому что они не работают? Если ответ «да», то задайте себе следующий вопрос: «Как с этим покончить и как быстро это можно сделать?»

Третий важный вопрос — это инвестиции. Какие вложения времени, денег или эмоций, сделанные в прошлом, вы бы никогда не сделали снова, знай вы то, что знаете сейчас? Многие люди, задав себе этот вопрос, понимают, как много времени они отнимали сами у себя. И они отказываются от дел, которые отнимали время, необходимое на семью. Они уходят из бизнес-клубов и организаций, которые не давали общаться с детьми. Поэтому не переставайте спрашивать себя о таких инвестициях, и помните, что многие ранее сделанные инвестиции можно назвать мертвыми.

Мертвая инвестиция — это вложение, которое потеряно навсегда. Другими словами, вы никогда не вернете то, что вкладывали. Это могут быть плохие отношения, из которых ничего не вышло. В них не стоит больше вкладывать чувства. Они пропали безвозвратно. Или плохие финансовые вложения. Вы навсегда потеряли свои деньги — так не беспокойтесь об этом. Не думайте больше про эти деньги, просто повернитесь и идите своим путем.

Пятое правило удвоения производительности — это деление всей работы по важности и срочности на четыре категории. Представьте себе квадрат, поделенный на четыре равные части (см. рисунок). Теперь поделим эти квадраты по важности и срочности.

Результативный тайм-менеджмент: эффективная методика управления собственным временем Повышение производительности.

Квадрат № 1 — это срочные и важные дела. Это вещи, которые нужно сделать. Ваши прямые служебные обязанности или то, что вы должны сделать по отношению к другим людям. Телефонные звонки, задачи начальства, обязательные дела и др. Многие люди большую часть своего рабочего времени занимаются делами из первого квадрата — одновременно важными и срочными. Этот квадрат называется «квадратом результата», поскольку все входящие в него действия напрямую определяют вашу продуктивность как сотрудника компании.

Дальше идет квадрат № 2 — дела важные, но не срочные. Это то, что может сильно повлиять на вашу жизнь, если вы будете это делать и делать хорошо, но их очень легко отложить, поскольку они еще не срочны. Если вы когда-либо учились в институте, то знаете, что все важные лекции ждут своего часа до последней ночи перед экзаменом, когда есть реальный риск его завалить. Иногда мы откладываем очень важные дела до самого последнего момента. Но каждое важное дело, которое пока не стало срочным, станет таковым рано или поздно. Оно перейдет в квадрат № 1 и станет очень срочным, тем, что просто необходимо сделать, чтобы спасти задачу или карьеру.

Второй квадрат называется «квадратом потенциала». Многое из того, что вы делаете — самосовершенствуетесь, учитесь чему-то, планируете и ставите себе цели, участвуете в каких-либо семинарах или конференциях или просто проводите время с семьей, — не срочно, но важно, поскольку имеет или может иметь далеко идущие последствия в вашей жизни.

Квадрат № 3 — это дела, которые срочны, но не важны. Телефон звонит, коллега зашел поболтать, кто-то вас зовет, вам захотелось кому-то позвонить или что-то сделать — это все срочно, потому что делать нужно сейчас, но не важно, потому что никак не помогает достижению ваших основных целей. Этот квадрат называется «квадратом иллюзий». Именно так, потому что вы делаете эти вещи, находясь на работе, и они как будто имеют к ней отношение, но на самом деле ничего вам не дают. По сути, вы занимаетесь самообманом.

Квадрат № 4 включает занятия неважные и несрочные. Его называют «квадратом растрат». Просто удивительно, сколько людей проводят время впустую. Они поздно приходят, долго пьют кофе, читают газеты, говорят с друзьями, звонят домой узнать, что будет на ужин, останавливаются на дороге посмотреть, что продают, рано уходят и т. д. Все это способы растратить свое время.

Отсюда — шестое правило: проводите как можно больше времени в квадратах № 1 и № 2, занимаясь важными и срочными делами, а также делами, которые важны, но еще не успели стать срочными, и как можно меньше — в квадратах № 3 и № 4, квадратах иллюзий и растрат. Вот четыре вопроса, которые помогут вам все время заниматься только важными задачами.

Вопрос первый: «Почему я получаю зарплату?» Другими словами — а за что вам платят? Если бы ваш ребенок спросил вас: «Мама, папа, почему вам платят деньги в этом месте?», и вам пришлось бы описать свою работу и те результаты, которые вы добиваетесь, что бы вы сказали?

Второй вопрос — «Какие мои действия стоят больше всего? Что из дел, которыми я занимаюсь на работе, имеет самую большую ценность в денежном выражении?»

В моем тренинге как-то участвовала одна замечательная женщина. На первом занятии я сказал всем: «Вы сможете удвоить ваши доход и свободное время». Она услышала это, досидела тренинг до конца, но не поверила в такую возможность. Через несколько недель, когда начался второй тренинг, она рассказала, что с ней произошло:

— Я вернулась в свой офис, составила список всех своих рабочих задач и выяснила, что в течение дня я делаю 16 разных дел. Я работала на эту компанию уже восемь лет по 10–12 часов в сутки, шесть-семь дней в неделю и просто не понимала, как можно удвоить свои доход и свободное время. Я посмотрела на этот список и спросила себя — «Какое из моих дел самое ценное?» И обвела это занятие кружком. Какое дело будет вторым по важности? И обвела его. И так же выбрала третье. Из 16 дел у меня получилось три самых важных.

«Брайан говорил, — продолжала она, — пойдите к начальнику и скажите, что хотите делать эти три вещи весь день, и вам нужна его помощь, чтобы передать все остальные обязанности другим работникам. И если в результате такого распределения вам удастся удвоить или утроить свою производительность, попросите его платить вам вдвое больше». И я пошла к начальнику в понедельник в 10 утра со своим списком. Он посмотрел на меня, посмотрел на список и сказал: «Хорошо, согласен. Есть у вас еще вопросы?»

Женщина была в шоке. После этого разговора он передал большую часть ее обязанностей другим сотрудникам, оставив ей только эти три задачи. И она смогла заниматься ими весь день. Через три месяца она удвоила эффективность своей работы, стала получать в два раза больше денег, бывая на работе пять дней в неделю и работая по расписанию. Она уходила в пять вечера — в жизни до этого она не была так счастлива. Это действительно работает!

Помните, что эти три вещи — установим такое ограничение — составляют 90 % всего полезного и ценного, что вы делаете. И ваша задача — делать их лучше и лучше, все больше и больше.

Третий вопрос: «Что могу я, и только я, сделать хорошо, чтобы это было важно для компании?» Задавайте себе этот вопрос каждый час. Что именно вы можете сделать такого, что будет действительно ценно? Все довольно просто: если вы этого не сделаете, этого не сделает никто. Но если вы этим займетесь и сделаете это хорошо, это серьезно повлияет на вашу жизнь. Главный вопрос — что это такое?

И последний, четвертый вопрос звучит так: «Как можно наиболее эффективно использовать мое время?» Чем бы вы ни занимались каждую минуту, каждый час, не переставайте спрашивать себя: как я могу наиболее эффективно использовать свое время прямо сейчас? Как эффективнее всего я могу потратить ближайший час? И каким бы ни был ответ, занимайтесь этим делом и только им, и до тех пор, пока оно не будет сделано.

Седьмое правило управления временем и удвоения производительности: это полная концентрация на одном деле. Я много лет учился успеху и нашел много полезных правил. Но абсолютно необходимо только одно — это соблюдать принцип полной концентрации внимания. Если вы можете все внимание и силы уделить одной задаче, четко понимаете, что это за задача, и думаете только о ней, пока она не будет завершена, — вы сможете завоевать мир. Вы сможете добиться любой цели, преодолеть любое препятствие, стать богатым, успешным, счастливым и прожить долгую жизнь, и тому есть множество причин. Главное, что вам нужно сделать сегодня, — принять решение о том, что вы, не отрываясь от основных дел, выработаете в себе привычку полностью концентрироваться на одной, самой важной задаче, и заниматься только ею, пока она не будет до конца завершена.

Итак, если вы зададите себе вопросы:

— какая из моих задач самая важная и срочная на сегодня;

— за что мне платят зарплату;

— какие из моих задач — самые ценные;

— что могу сделать я, и только я, такого, что, сделанное хорошо, действительно повлияет на мою жизнь;

— как можно наиболее эффективно использовать мое время прямо сейчас —

то вы поймете, что все упражнения и идеи тайм-менеджмента ведут к одному и тому же: вы должны точно определить самую важную и ценную задачу на текущий момент и затем приложить все усилия, максимально работать над собой, воспитывая характер, до тех пор, пока не выполните эту задачу как можно лучше.

Известно следующее: если вы занимаетесь только одной задачей, то экономите 80 % времени, необходимого на ее выполнение. Почему так происходит? Ведущие специалисты тайм-менеджмента обнаружили, что если вы начинаете выполнять задачу, потом оставляете ее и возвращаетесь через какое-то время, вам необходимо просмотреть сделанное, понять, что еще осталось, освежить память, снова организовать себя, и опять начинать решать эту задачу. Если отложить задачу еще раз, все эти этапы придется повторить заново. Если же не отрываться от дела, начать его и делать до победного конца, то можно обнаружить удивительное явление: на его выполнение потребуется в пять раз, на 80 % меньше времени, чем если постоянно отрываться и возвращаться к нему. Итак, это первая причина, почему вы должны полностью концентрироваться: концентрация позволяет кардинально уменьшить время, необходимое для выполнения любой задачи.

У меня есть давняя хорошая знакомая. Я ее очень уважаю, она написала больше сорока книг. И она рассказала мне, что каждую книгу пишет от четырех до семи дней. Перед этим она занимается исследованиями, собирает информацию неделями и месяцами, до тех пор, пока все не будет готово. Потом она садится на диету, выбирает правильный режим сна, выполняет специальные упражнения, и полностью переводит себя в рабочий режим. А затем садится за письменный стол и выдает «на гора» 300-страничную книгу за пять — семь дней.

Я подумал, что это просто удивительно. Это действительно разумный и очень эффективный способ. Я начал делать это сам и добился поразительных результатов! Сначала идет этап подготовки, на него могут уйти месяцы и годы. Но как только я сажусь писать, я могу делать это три дня подряд час за часом и могу написать за один раз книгу в 200–300 страниц. Конечно, к ней можно добавить дополнения, отточить стиль и т. д., но тем не менее подход удивительно эффективен. Сейчас я публикую четыре-пять книг в год. Некоторые за всю свою жизнь не могут опубликовать книгу, а у меня выходит четыре-пять в год, и, как вы знаете, это действительно хорошие книги. Подробные, не похожие одна на другую, и все это благодаря принципу полной концентрации.

Работа в режиме концентрации может служить источником энергии и энтузиазма. Чем больше вы сосредоточиваетесь на важной задаче, тем больше энергии вы излучаете. Вы чувствуете себя счастливее, ощущаете, что дело идет, процесс двигается, подходит к концу, и, наконец вы завершаете его. Такой подход придает вам ускорение, позволяет чувствовать себя счастливым и мотивирует на следующую задачу. Это проявляется даже физически — ваш мозг выбрасывает в организм массу гормонов. Можно сказать, что вы получаете пушечное ускорение, концентрируясь на самой важной задаче и занимаясь только ею до тех пор, пока она не будет выполнена. Кстати, если вы заставляете себя работать допоздна, до ночи, иногда до утра, мало спите и полностью выжаты к моменту завершения работы, вы будете чувствовать себя прекрасно.

Итак, самое важное, что вы можете делать в своей жизни, — это четко определять свои цели и находить среди них приоритеты, устанавливать важность задач, выбирать самые важные и делать их и только их до победного конца. И это будет подстегивать вас и позволит браться за новую задачу с удвоенной силой, придаст сил, усилит иммунитет, сделает нечувствительным к простудам, гриппам и многому другому. Вы автоматически станете меньше спать, но будете просыпаться полными сил.