BzBook.ru

Расчеты с подотчетными лицами: бухгалтерский учет и налогообложение.

3.1. Общие положения.

Расчетные операции с поставщиками и подрядчиками осуществляются практически всеми хозяйствующими субъектами независимо от объемов предпринимательской деятельности, отраслевых и иных особенностей.

Объектом договоров с поставщиками и подрядчиками могут быть поставка (продажа) объектов основных средств, нематериальных активов, материально-производственных запасов, прочего имущества, выполненные работы и оказанные услуги.

Формы расчетов по хозяйственным договорам весьма многообразны и в конкретной ситуации обусловлены особенностями экономического содержания операции. Данные расчеты могут проводиться в наличной и безналичной формах.

Как уже отмечалось, необходимость осуществления расчетов наличными денежными средствами может быть обусловлена желанием ускорить сроки осуществления расчетов, минимизацией рисков, связанных с платежеспособностью контрагента, и т.д.

Порядок и правила осуществления расчетов с поставщиками и подрядчиками урегулированы нормами соответствующих глав части второй ГК РФ.

Так, в отношении договора купли-продажи установлены следующие требования.

В соответствии со ст. 486 ГК РФ покупатель обязан оплатить товар непосредственно до или после передачи ему продавцом товара, если иное не предусмотрено настоящим Кодексом, другим законом, иными правовыми актами или договором купли-продажи и не вытекает из существа обязательства.

Если договором купли-продажи не предусмотрена рассрочка оплаты товара, покупатель обязан полностью уплатить продавцу цену переданного товара.

Если покупатель своевременно не оплачивает переданный в соответствии с договором купли-продажи товар, продавец вправе потребовать оплаты товара и уплаты процентов согласно ст. 395 ГК РФ.

Если покупатель в нарушение договора купли-продажи отказывается принять и оплатить товар, продавец вправе по своему выбору потребовать оплаты товара либо отказаться от исполнения договора.

Если продавец обязан в соответствии с договором купли-продажи передать покупателю не только товары, которые покупателем не оплачены, но и другие товары, продавец вправе приостановить передачу этих товаров до полной оплаты всех ранее переданных товаров, если иное не предусмотрено законом, иными правовыми актами или договором.

Отдельными статьями ГК РФ регулируются:

– предварительная оплата товара (ст. 487);

– оплата товара, проданного в кредит (ст. 488);

– оплата товара в рассрочку (ст. 489).

Нормы вышеназванных статьей ГК РФ обуславливают соответствующую организацию аналитического бухгалтерского учета, включая открытие субсчетов, для учета выданных авансов и расчетов с применением разных форм кредита, векселей и т.д.

Порядок отражения в учете операций с подотчетными суммами может применяться также в случае, если для расчетов с покупателями или подрядчиками применяются такие формы, как аккредитивы или чеки из чековых книжек. Правомерность использования данных схем обусловлена тем, что выданные аккредитивы или чеки из чековых книжек могут быть утрачены или использованы ненадлежащим образом. В подобных ситуациях, по нашему мнению, у организации возникает право привлечения работника к материальной ответственности в полном размере.

Гражданским законодательством установлены следующие общие правила оформления и использования аккредитивов и чековых книжек.


Аккредитив представляет собой условное денежное обязательство банка, выдаваемое им по поручению клиента в пользу его контрагента по договору, по которому банк, открывший аккредитив (банк-эмитент), может произвести поставщику платеж или предоставить полномочия другому банку производить такие платежи при условии представления им документов, предусмотренных в аккредитиве, и при выполнении других условий аккредитива.

ГК РФ определяет особенности расчетов с использованием аккредитива: при расчетах по аккредитиву банк, действующий по поручению плательщика об открытии аккредитива и в соответствии с его указанием (банк-эмитент), обязуется произвести платежи получателю средств либо оплатить, акцептовать или учесть переводной вексель либо дать полномочие другому банку (исполняющему банку) произвести платежи получателю средств либо оплатить, акцептовать или учесть переводной вексель.

Исполнение аккредитива, то есть выплаты по нему, производится непосредственно банком, обслуживающим поставщика.

Могут открываться следующие виды аккредитивов:

– покрытые (депонированные) или непокрытые (гарантированные);

– отзывные или безотзывные.

Покрытыми (депонированными) считаются аккредитивы, при открытии которых банк-эмитент перечисляет собственные средства плательщика или предоставленный ему кредит в распоряжение банка поставщика (исполняющего банка) на отдельный балансовый счет «Аккредитивы к оплате» на весь срок действия обязательств банка-эмитента.

В случае открытия покрытого (депонированного) аккредитива банк-эмитент при его открытии обязан перечислить сумму аккредитива (покрытие) за счет плательщика либо предоставленного ему кредита в распоряжение исполняющего банка на весь срок действия обязательства банка-эмитента.

В случае открытия непокрытого (гарантированного) аккредитива исполняющему банку предоставляется право списывать всю сумму аккредитива с ведущегося у него счета банка-эмитента.

Отзывный аккредитив. Отзывным называется аккредитив, который может быть изменен или отменен банком-эмитентом без предварительного уведомления получателя средств. Отзыв аккредитива не создает каких-либо обязательств банка-эмитента перед получателем средств.

Исполняющий банк обязан осуществить платеж или иные операции по отзывному аккредитиву, если к моменту их совершения им не получено уведомление об изменении условий или отмене аккредитива.

Безотзывный аккредитив. Безотзывный аккредитив – это аккредитив, который не может быть отменен без согласия получателя средств. По просьбе банка-эмитента исполняющий банк, участвующий в проведении аккредитивной операции, может подтвердить безотзывный аккредитив (подтвержденный аккредитив). Такое подтверждение означает принятие исполняющим банком дополнительного к обязательству банка-эмитента обязательства произвести платеж в соответствии с условиями аккредитива. Безотзывный аккредитив, подтвержденный исполняющим банком, не может быть изменен или отменен без согласия исполняющего банка.

Каждый аккредитив должен ясно указывать, является ли он отзывным или безотзывным. При отсутствии такого указания аккредитив является отзывным. Отзывный аккредитив может быть изменен или аннулирован банком-эмитентом без предварительного согласования с поставщиком (например, в случае несоблюдения условий, предусмотренных договором, досрочного отказа банка-эмитента гарантировать платежи по аккредитиву). Плательщик может давать поставщику все распоряжения об изменении условий отзывного аккредитива только через банк-эмитент, который извещает банк поставщика (исполняющий банк), а последний – поставщика. Однако исполняющий банк обязан оплатить документы, соответствующие условиям аккредитива, которые выставлены поставщиком и приняты банком поставщика, до получения последним уведомления об изменении или аннулировании аккредитива.

Безотзывный аккредитив не может быть изменен или аннулирован без согласия поставщика, в пользу которого он открыт.

Поставщик может досрочно отказаться от использования аккредитива, если это предусмотрено условиями аккредитива.

Аккредитив может быть предназначен для расчетов только с одним поставщиком.

Срок действия и порядок расчетов по аккредитиву устанавливаются в договоре между плательщиком и поставщиком, в котором следует указать:

– наименование банка-эмитента;

– вид аккредитива и способ его исполнения;

– способ извещения поставщика об открытии аккредитива;

– полный перечень и точную характеристику документов, представляемых поставщиком для получения средств по аккредитиву;

– сроки представления документов после отгрузки товаров, требования к их оформлению, другие необходимые документы и условия.

Для открытия аккредитива плательщик представляет обслуживающему банку (банку-эмитенту) заявление на бланке (форма 0401005), в котором плательщик обязан указать:

– номер договора, по которому открывается аккредитив;

– срок действия аккредитива (число и месяц закрытия аккредитива);

– наименование поставщика;

– наименование банка, исполняющего аккредитив;

– место исполнения аккредитива;

– полное и точное наименование документов, против которых производятся выплаты по аккредитиву, срок их представления и порядок оформления (полный развернутый перечень может указываться в приложении к заявлению);

– вид аккредитива с указанием по нему необходимых данных;

– для отгрузки каких товаров (оказание услуг) открывается аккредитив, срок отгрузки (оказание услуг);

– сумма аккредитива;

– способ реализации аккредитива.

Количество экземпляров заявления об открытии аккредитива устанавливается банком и должно обеспечить выполнение условий аккредитива.

Для получения средств по аккредитиву поставщик представляет после отгрузки товаров реестр счетов, отгрузочные и другие предусмотренные условиями аккредитива документы в обслуживающий банк. Документы, подтверждающие выплаты по аккредитиву, должны представляться поставщиком банку до истечения срока аккредитива и подтверждать выполнение всех условий аккредитива. При нарушении хотя бы одного из этих условий выплаты по аккредитиву не производятся.

При выплате по аккредитиву банк поставщика (исполняющий банк) обязан проверить соблюдение поставщиком всех условий аккредитива, а также правильность оформления реестра счетов, соответствие подписей и печати поставщика на нем заявленным образцам.

Если условиями аккредитива предусмотрен акцепт уполномоченного покупателя, то проверяется наличие акцептной надписи и соответствие подписи уполномоченного представленному им образцу.

Не принимаются к оплате реестры счетов без указания даты отгрузки, номеров товарно-транспортных документов, номеров почтовых квитанций при отправке товара через предприятия связи, номеров или дат приемо-сдаточных документов и вида транспорта, которым отправлен груз при приеме товара представителем покупателя на месте у поставщика. Реестр счетов представляется поставщиком банку в трех экземплярах, из которых первый экземпляр используется в качестве мемориального ордера, третий – выдается поставщику в качестве расписки в приеме реестров счетов, а второй – с приложением товарно-транспортных документов и отметкой банка отсылается банку-эмитенту для вручения плательщику. Выплата с аккредитива наличными денежными средствами не допускается. Банки не несут ответственности за последствия задержки или утери в пути каких-либо документов.

Если условиями аккредитива предусмотрен акцепт уполномоченного покупателя, то вышеуказанные лица обязаны представить исполняющему банку:

– паспорт или другой заменяющий его документ;

– образец своей подписи, если таковой в банке не имеется (заполняется в банке на карточке образцов подписей);

– командировочное удостоверение или доверенность, выданные организацией, открывшей аккредитив.

На реестрах счетов или на товарно-транспортных документах, акцептованных для оплаты за счет аккредитива, уполномоченный делает следующую надпись:

Расчеты с подотчетными лицами: бухгалтерский учет и налогообложение. 3. Расчеты наличными денежными средствами по хозяйственным договорам. 3.1. Общие положения

Если исполняющий банк произвел платеж или осуществил иную операцию в соответствии с условиями аккредитива, банк-эмитент обязан возместить ему понесенные расходы, которые, так же как все иные расходы банка-эмитента, связанные с исполнением аккредитива, возмещаются плательщиком.

Исполняющий банк имеет право отказать в принятии аккредитива, если его внешние признаки не соответствуют условиям аккредитива. При этом он должен незамедлительно проинформировать об этом получателя средств и банк-эмитент с указанием причин отказа.

При необоснованном отказе исполняющего банка в выплате денежных средств по покрытому или подтвержденному аккредитиву ответственность перед получателем средств может быть возложена на исполняющий банк. Если исполняющий банк неправильно выплатил денежные средства по покрытому или подтвержденному аккредитиву, нарушив условия аккредитива, то на него может быть возложена ответственность перед плательщиком.

Закрытие аккредитива в банке поставщика производится:

– по истечении срока аккредитива. О закрытии аккредитива исполняющий банк уведомляет банк-эмитент;

– по заявлению поставщика об отказе от дальнейшего использования аккредитива до истечения срока на основании заявления поставщика об отказе от дальнейшего использования аккредитива. Исполняющий банк посылает уведомление банку-эмитенту. Неиспользованная сумма перечисляется банку плательщика по его указанию на счет, с которого депонировались средства;

– по заявлению покупателя об отзыве аккредитива полностью или частично. При этом аккредитив закрывается или уменьшается в день получения сообщения от банка-эмитента. О закрытии аккредитива посылается уведомление банку-эмитенту.

Неиспользованная сумма покрытого аккредитива подлежит возврату банку-эмитенту незамедлительно одновременно с закрытием аккредитива. Разумеется, банк-эмитент обязан зачислить возвращенные суммы на счет плательщика, с которого депонировались средства.


Чек – это ценная бумага, содержащая ничем не обусловленное распоряжение чекодателя банку произвести платеж указанной в нем суммы чекодержателю. Чекодателем является юридическое лицо, имеющее денежные средства в банке, которыми он вправе распоряжаться путем выставления чеков, чекодержателем – юридическое лицо, в пользу которого выдан чек, а плательщиком – банк, в котором находятся денежные средства чекодателя.

Порядок и условия использования чеков в платежном обороте регулируются частью второй ГК РФ, а в части, им не урегулированной, – другими законами и устанавливаемыми в соответствии с ними банковскими правилами.

Чек оплачивается плательщиком за счет денежных средств чекодателя.

Чекодатель не вправе отозвать чек до истечения установленного срока для его предъявления к оплате.

Представление чека в банк, обслуживающий чекодержателя, для получения платежа считается предъявлением чека к оплате.

Плательщик по чеку обязан удостовериться всеми доступными ему способами в подлинности чека. Порядок возложения убытков, возникших вследствие оплаты плательщиком подложного, похищенного или утраченного чека, регулируется законодательством.

Бланки чеков являются бланками строгой отчетности.

Чек должен содержать все обязательные реквизиты, установленные частью второй ГК РФ, а также может иметь дополнительные реквизиты, определяемые спецификой банковской деятельности и налоговым законодательством. Форма чека определяется кредитной организацией самостоятельно.

Если сфера обращения чеков ограничивается кредитной организацией и ее клиентами, чеки используются на основании договора о расчетах чеками, заключаемого между кредитной организацией и клиентом.

Статьями 877—890 ГК РФ установлены, в частности, следующие правила расчетов с чеками.

В качестве плательщика по чеку может быть указан только банк, где чекодатель имеет средства, которыми он вправе распоряжаться путем выставления чеков.

Не допускается отзыв чека до истечения срока для его предъявления.

Выдача чека не погашает денежного обязательства, во исполнение которого он выдан.

Чек должен содержать:

– наименование «чек», включенное в текст документа;

– поручение плательщику выплатить определенную денежную сумму;

– наименование плательщика и указание счета, с которого должен быть произведен платеж;

– указание валюты платежа;

– указание даты и места составления чека;

– подпись лица, выписавшего чек, – чекодателя.

Отсутствие в документе какого-либо из вышеуказанных реквизитов лишает его силы чека.

Чек, не содержащий указание места его составления, рассматривается как подписанный в месте нахождения чекодателя.

Указание о процентах считается ненаписанным.

Форма чека и порядок его заполнения определяются законом и установленными в соответствии с ним банковскими правилами.

Платеж по чеку может быть гарантирован полностью или частично посредством аваля.

Гарантия платежа по чеку (аваль) может даваться любым лицом, за исключением плательщика.

Аваль проставляется на лицевой стороне чека или на дополнительном листе путем надписи « считать за аваль» и указания, кем и за кого он дан. Если не указано, за кого аваль дан, то считается, что он дан за чекодателя.

Аваль подписывается авалистом с указанием места его жительства и даты совершения надписи, а если авалистом является юридическое лицо – места его нахождения и даты совершения надписи.

Авалист отвечает по обязательству так же, как и тот, за кого он дал аваль. Его обязательство действительно даже в случае, если обязательство, которое он гарантировал, окажется недействительным по какому бы то ни было основанию, иному, чем несоблюдение формы.

Авалист, оплативший чек, приобретает права, вытекающие из чека, против того, за кого он дал гарантию, и против тех, кто обязан перед последним.

Представление чека в банк, обслуживающий чекодержателя, на инкассо для получения платежа считается предъявлением чека к платежу.

Оплата чека производится в порядке, установленном ст. 875 ГК РФ. Полученные (инкассированные) суммы должны быть немедленно переданы исполняющим банком в распоряжение банку-эмитенту, который обязан зачислить эти суммы на счет клиента.

Зачисление средств по инкассированному чеку на счет чекодержателя производится после получения платежа от плательщика, если иное не предусмотрено договором между чекодержателем и банком.

Отказ от оплаты чека должен быть удостоверен одним из следующих способов:

– совершением нотариусом протеста либо составлением равнозначного акта в порядке, установленном законом;

– отметкой плательщика на чеке об отказе в его оплате с указанием даты представления чека к оплате;

– отметкой инкассирующего банка с указанием даты о том, что чек своевременно выставлен и не оплачен.

Протест или равнозначный акт должен быть совершен до истечения срока для предъявления чека.

Если предъявление чека имело место в последний день срока, протест или равнозначный акт может быть совершен в течение следующего рабочего дня.

Чекодержатель обязан известить своего индоссанта и чекодателя о неплатеже в течение двух рабочих дней, следующих за днем совершения протеста или равнозначного акта.

Каждый индоссант должен в течение двух рабочих дней, следующих за днем получения им извещения, довести до сведения своего индоссанта полученное им извещение. В тот же срок направляется извещение тому, кто дал аваль за это лицо.

Не пославший извещение в вышеуказанный срок не теряет своих прав: он возмещает убытки, которые могут произойти вследствие неизвещения о неоплате чека. Размер возмещаемых убытков не может превышать сумму чека.

В случае отказа плательщика от оплаты чека чекодержатель вправе по своему выбору предъявить иск к одному, нескольким или ко всем обязанным по чеку лицам (чекодателю, авалистам, индоссантам), которые несут перед ним солидарную ответственность.

Чекодержатель вправе потребовать от вышеуказанных лиц оплаты суммы чека, своих издержек на получение оплаты, а также процентов в соответствии с п. 1 ст. 395 ГК РФ.

Такое же право принадлежит обязанному по чеку лицу после того, как оно оплатило чек.

Иск чекодержателя к вышеуказанным лицам может быть предъявлен в течение шести месяцев со дня окончания срока предъявления чека к платежу. Регрессные требования по искам обязанных лиц друг к другу погашаются с истечением шести месяцев со дня, когда соответствующее обязанное лицо удовлетворило требование, или со дня предъявления ему иска.