BzBook.ru

Информационные технологии и управление предприятием

Владимир Владимирович Баронов, Георгий Николаевич Калянов, Юрий Иванович Попов, Игорь Николаевич ТитовскийИнформационные технологии и управление предприятием

Введение

Данная книга написана после почти пятилетнего перерыва с момента выхода предыдущего издания «Автоматизация предприятий». Актуальность выхода первого издания объяснялась необходимостью разобраться, что дает стандарт MRP II и чем отличаются его реализации в отдельных системах. Кроме того, необходимо было подвести итоги дискуссии о том, что такое КИС (корпоративная информационная система), чем она отличается от системы MRP II, и обратить внимание читателей на трудности, связанные с внедрением систем MRP II и влиянием системы данного класса на менеджмент предприятия, в частности определить связь стандартов MRP II и ISO 9000.

Появление настоящей книги обусловлено изменением уровня зрелости российских предприятий в части использования информационных технологий и, соответственно, новыми задачами, которые встали перед ИТ-подразделениями и персоналом. Рассмотрим график, показывающий, каким образом в области использования информационных технологий меняются задачи ИТ-подразделения по мере возрастания зрелости предприятия (см. рис. 1).

Информационные технологии и управление предприятием Введение.

Рис. 1. Уровень использования информационных технологий

Большинство российских предприятий в настоящее время находится в светлой области графика (белый цвет). Дальнейшее развитие предприятий в области использования информационных технологий подразумевает их переход в заштрихованную область. Под сервисом в данном случае понимается услуга со стороны информационных технологий, предоставляемая бизнес-подразделениям, для решения определенной задачи в рамках бизнес-деятельности предприятия. Перечислим те вопросы, которые рассмотрены в настоящем издании:• управление инвестициями в информационные технологии и управление ИТ-проектами;• планирование развития предприятия, начиная со стратегического менеджмента и заканчивая ИТ-стратегией;• понятие архитектуры предприятия;• оргструктура ИТ-подразделения и функции основного персонала;• оценка эффективности использования информационных технологий и методы повышения эффективности;• современные стандарты управления ИТ-подразделениями;• обзор систем, применяемых для управления предприятием.Остались за рамками данной книги и, по мнению авторов, могут быть вынесены в отдельные издания следующие вопросы:• вклад ИТ-подразделений в капитализацию компании и, соответственно, все вопросы, связанные с таким понятием, как капитал знаний;• детальный обзор отдельных систем, применяемых на российском рынке;• вопросы, связанные с интеграцией управления ИТ-подразделением в систему управления всего предприятия, иными словами – вопросы бюджетирования ИТ-подразделений (типы и позиции бюджетов).Коллектив авторов будет признателен за ваши вопросы, пожелания и замечания, которые можно направлять по адресу: itpress@it.ru.

Глава 1 Основные понятия

Понятие системы

Информационные технологии используются на предприятии, как правило, в совокупности и образуют при этом то, что мы обычно называем системами. Поэтому, говоря об управлении информационными технологиями, мы подразумеваем, что эти инвестиции направлены в первую очередь на создание информационных систем различного назначения. Таким образом, целесообразно вначале дать определение системы.

В России традиционно под понятием «система» подразумевается автоматизированная система, определенная действующими стандартами, а именно в ГОСТ 34. Согласно этому ГОСТу системой называется совокупность технических средств, людей и бизнес-процессов, совместное использование которых способствует достижению определенных целей. В дальнейшем изложении понятие системы будет употребляться именно в этом смысле.

Понятие бизнес-процесса и фазы

Другими понятиями, которые требуют разъяснения, являются бизнес-процесс и фаза. В литературе встречаются два определения понятия бизнес-процесса: данное Хаммером и Чампи, а также Шеером. Оба определения не противоречат друг другу. В настоящем издании используется определение Шеера. Бизнес-процесс – описание порядка работ, направленных на достижение определенной бизнес-цели и обладающих следующими признаками:

•  интегрированное описание функций, документов, опосредующих эти работы, и организационных подразделений;

•  иерархический характер описания.

Характеристики процесса:

• он может быть нарисован в виде схемы;

• его производительность может быть измерена;

• он может быть улучшен путем выявления соотношений между его компонентами и последующим изменением этих компонентов и их взаимосвязей.

Под понятиями «фаза» и «этап» в дальнейшем будут пониматься последовательные отрезки времени.

Типы предприятий

Поскольку настоящая книга посвящена вопросам использования информационных технологий на предприятиях, то целесообразно вначале рассмотреть, что понимается под словом «предприятие». Существует множество классификаций предприятий: по размеру, выполняемым функциям и т. д. Для целей настоящей книги имеют значение только те различия, которые влияют на инвестиционные возможности предприятий и управление инвестициями на них. В этом смысле все предприятия целесообразно разделить на государственные и коммерческие.

Единственным и существенным отличием государственного предприятия от коммерческого является работа в отсутствии конкуренции. Во всех остальных аспектах деятельность государственного предприятия аналогична коммерческому и необходимость осуществления управления с учетом ресурсных ограничений, как правило финансовых, присуща в равной мере как государственным, так и коммерческим структурам.

У государственных и коммерческих предприятий есть потребители производимых услуг, которые в дальнейшем будут именоваться клиентами.

Оба типа предприятий в равной мере оперируют таким понятием, как инвестиции.

Государственное предприятие принадлежит государству, в то время как коммерческое – собственникам, именуемым очень часто акционерами. В дальнейшем собственники предприятия (любого, в том числе государственного) будут именоваться акционерами. Соответственно акционером государственного предприятия будет являться само государство.

Управление любым типом предприятия строится по известному принципу: собственник задает принципы функционирования предприятия, как правило, посредством такого органа, как совет директоров.

Оперативное управление осуществляется наемным менеджментом.

На государственном предприятии в совет директоров входят представители того органа государственной власти, которому принадлежит предприятие (обычно такими органами являются министерства и государственные комитеты). Роль и критерии оценки деятельности исполнительного органа управления предприятием у государственного предприятия такие же, как у коммерческого. Значит, имеет смысл говорить об идентичной для всех предприятий иерархии управления.

Также можно говорить о стратегии государственного предприятия. Иными словами, вся терминология, используемая для описания деятельности коммерческого предприятия, применима и к государственному.

Все вышесказанное позволяет применять методы и стандарты для управления ИТ-ресурсами к любому предприятию независимо от его принадлежности.

В дальнейшем изложении будет использоваться единая терминология для описания процессов управления и выбора целей как для государственного предприятия, так и для коммерческого.

В табл. 1.1 приводится краткий перечень основных терминов и синонимов, используемых при описании структуры управления предприятием и его взаимоотношений с внешним окружением. Причем основной, рабочий, термин дается первым и выделяется жирным шрифтом.

Таблица 1.1.Термины, используемые при описании структуры управления предприятием

Информационные технологии и управление предприятием Типы предприятий.

Показатели, используемые при оценке эффективности информационных технологий.

Для различных видов бизнеса служат разные показатели, как правило, они называются ключевыми показателями результативности. Одно из требований к показателям – измеримость. Для оценки эффективности информационных технологий служат различные показатели, причем применение тех или иных показателей связано с уровнем зрелости предприятия в области использования информационных технологий.

Показатель для предприятий, находящихся на первом уровне зрелости использования информационных технологий.

В случае, когда предприятие находится на первом уровне зрелости использования информационных технологий (см. рис. 1), показателем, косвенно отражающим эффективность применения информационных технологий, является совокупная стоимость владения, ТСО (total cost of ownership). Этот показатель характеризует достаточность уровня затрат на информационные технологии при сравнении предприятия с аналогичными структурами (по размеру и области бизнеса).

Показатель ТСО не связан прямо с целями использования информационных технологий на предприятии, как правило, рассматриваются годовые значения ТСО (затраты за год), отнесенные к рабочему месту.

Проблемам, связанным с использованием ТСО, в книге посвящена отдельная глава.

Показатель для предприятий, находящихся выше второго уровня зрелости использования информационных технологий.

Для предприятий, находящихся на уровне зрелости использования информационных технологий выше второго, показателем эффективности их применения является отношение себестоимости сервиса к экономически оцениваемым преимуществам, которые получает предприятие за счет сервиса.

Себестоимость сервиса подсчитывается ИТ-подразделением, а расчет экономических преимуществ в денежной форме – бизнес-подразделениями. Следовательно, сервис непосредственно связан с бизнесом, в отличие от показателя ТСО.

Эта себестоимость определяется требуемыми параметрами сервиса (то есть требованиями бизнеса) и ИТ-подразделением предприятия (организационной структурой, бизнес-процессами, техникой и ПО).

Эффективность инвестиций в информационные технологии.

Для расчета эффективности инвестиций в информационные технологии используется коэффициент ROI. Основная трудность при расчете ROI заключается в том, что не все преимущества, предоставляемые информационными технологиями, могут быть определены корректно. Например, конкурентное преимущество, получаемое за счет применения информационных технологий, трудно корректно перевести в показатели, необходимые для инвестиционного анализа. Другой пример: известно, что инвестиции, направляемые в такую область, как АСУ ТП, позволяют повысить безопасность труда. Как измерить эти преимущества в деньгах, когда они связаны с жизнью и здоровьем людей? Тем не менее, если трудности, связанные с переводом получаемых при использовании информационных технологий преимуществ в денежную форму, преодолены, для расчета эффективности инвестиций в информационные технологии могут применяться классические методы инвестиционного анализа.

Глава 2 Планирование развития предприятия

Стратегия развития предприятия

В этой главе обсуждается система положений и принципов деятельности современного предприятия, касающихся его основных содержательных и формальных аспектов, таких как миссия, философия, бизнес-план, процессный подход, стратегия развития информационных технологий. Также рассматриваются некоторые особенности развития информационных технологий, свойственные России.

Миссия предприятия.

Под миссией предприятия понимается основная общая цель или задача предприятия, четко выраженная причина его существования.

Фактически миссия предприятий обобщает и унифицирует такие понятия, как предназначение, стратегическая установка, кредо, политика, бизнес-идея и др. Миссия объединяет задачу и коренную причину, оправдывающую существование данного конкретного предприятия, она позволяет потребителю отличить одно предприятие от другого, занимающегося аналогичной деятельностью.

Миссия должна удовлетворять основным требованиям:

1. Указывать на сущность и назначение предприятия, давать представление об основных его свойствах, причине возникновения и смысле существования. Этим требованиям соответствует понятие миссии-предназначения, в формулировке которого должны быть указаны:

– основное направление деятельности предприятия;

– основная категория клиентов;

– потребности клиентов, удовлетворяемые продукцией предприятия;

– отличительный признак, подчеркивающий особенность предприятия и позволяющий заинтересованным лицам выделять его среди других;

– сторона деятельности, которой предприятие обращено во внешнюю среду, выражающая его общественную полезность.

С другой стороны, миссия-предназначение не должна быть зависимой от текущего состояния, форм и методов работы предприятия, а также быть обращенной на его внутренние проблемы. Приведем примеры миссий-предназначений:

– «Производство и реализация изделий из драгоценных металлов и камней, доступных широкому кругу потребителей с различным достатком» (ювелирно-художественная фирма);

– «Деятельность направлена на сохранение и развитие научно-технического потенциала отрасли, поддержание высокого уровня разработок, создание новых рабочих мест и культуры производства, сохраняющей и защищающей окружающую среду» (опытно-конструкторское бюро);

– «Помогаем решать административные, научные и гуманитарные проблемы, создавая комфорт и заботясь об условиях труда» (компания, выпускающая оборудование для офисов).

2. Говорить о перспективности предприятия, какими видами деятельности оно собирается заниматься и каков долгосрочный курс. Этим требованиям соответствует понятие стратегического видения, демонстрирующего долгосрочные перспективы развития предприятия.

3. Формулировать понятие бизнес-идеи, определяющей группы покупателей, их потребности, технологическое и функциональное исполнение. При этом необходимо решить вопрос о степени детальности представления бизнеса в миссии, идентифицирующей реальную область деловых интересов (например, производство спортивной обуви, а не обуви вообще).

4. Включать понятие миссии-ориентации, уточняющее характер его поведения и раскрывающее систему ценностей, которых придерживается руководство и персонал. Эти ценности могут быть выражены в виде программных заявлений, кредо, правил поведения, лозунгов и девизов и т. п.

5. Информировать общество о политических установках. Этому требованию соответствует понятие миссии-политики, отражающее основные цели развития предприятия (прежде всего финансовые и стратегические) и дающее представление о его поведении в ближайший период и на перспективу.

6. Раскрывать назначение и цели ключевых подразделений предприятия, поскольку они реализуют его политику. Этому требованию соответствует понятие миссии подразделения, детализирующее миссию предприятия до его уровня.

Назначение миссии заключается в том, что она способствует формированию имиджа предприятия во внешнем мире. Внутренняя задача миссии заключается в поддержке и развитии корпоративного духа, поскольку она проясняет сотрудникам общую цель существования предприятия, выражает принципы и ценностные ориентиры предприятия, облегчает сотрудникам осознание своего места и роли в системе деловых отношений, что в результате способствует созданию благоприятной атмосферы.

Приведем несколько примеров формулировок миссий:

• «Мы стремимся быть лидерами в инновациях, развитии и производстве самых наукоемких технологий» (IBM);

• «Наша цель – совершенствование и развитие рынка мгновенных фотографий и цифровой аппаратуры для удовлетворения растущей потребности людей запечатлять на фотографиях лица родных и друзей, дорогие сердцу места и смешные мгновения жизни» (Polaroid);

• «Совместная работа и жизнь для всеобщего блага» (Canon);

• «Обеспечить заказчиков более надежными, чем у наших конкурентов, средствами перемещения» (фирма-производитель лифтов, эскалаторов и оборудования к ним);

• «Благодаря BBC народ будет говорить с народом на языке мира» (BBC).

Конкретизация миссии осуществляется посредством формирования основных (стратегических) целей предприятия и последующей разработки корпоративной стратегии и философии.

При этом вырабатываемые на основе миссии цели (отвечающие на вопрос «Чего мы хотим достичь?») служат критериями всего последующего процесса принятия управленческих решений: если основные цели не известны, то у руководства нет точки отсчета для выбора наилучших по тем или иным параметрам решений.

Корпоративная стратегия.

Дальнейший процесс конкретизации стратегических целей осуществляется посредством корпоративной стратегии и корпоративной философии (культуры).

Под корпоративной стратегией понимается долгосрочное направление развития предприятия, следование которому приведет к достижению стратегических целей.

Стратегии могут быть ориентированы:

• на сохранение производительной способности имущества (выживание);

• на социальные факторы предпринимательской деятельности (рост имущества, получение и максимизация дохода в краткосрочном и долгосрочном аспектах, рост социального статуса и т. д.);

• на индивидуальную привязанность к деятельности определенного рода.

Первая стратегия пассивна, две другие – активны, но по-разному: вторая более гибкая в отношении выбираемых видов деятельности, поскольку ориентируется на максимально эффективные в коммерческом отношении проекты, третья более консервативная и менее чувствительная к коммерческой стороне.

При разработке стратегии необходимо сформулировать общие направления развития предприятия, в первую очередь касающиеся производимой продукции и каналов ее продвижения. При этом стратегия должна обеспечить концентрацию усилий в области с устойчивыми конкурентными преимуществами. Перечислим основные шаги оценки ситуации, необходимые при разработке стратегии:

1. Формулирование существующей стратегии.

2. Определение мотивации потребителей продукции (физиологическое выживание, престиж, мода, традиции, индивидуальные вкусы и т. п.).

3. Определение доминирующего мотива персонала (воспроизводство рабочей силы, престиж работы, интерес к работе и т. п.).

4. Определение доминирующего мотива потенциальных внешних инвесторов (максимизация дохода, приобретение контроля над предприятием и др.).

5. Оценка макроэкономических тенденций (режима налогообложения, правового режима, кредитно-денежной политики, уровня инфляции и неплатежей, условий внешнеэкономической деятельности).

6. Определение положения на рынках сбыта и ресурсов по следующим параметрам:

– степень дифференциации рынка сбыта по группам товаров и потребителей (степень качественной однородности продукции и массы ее покупателей);

– устойчивость рынка (жизненный цикл продукции – время от выхода на рынок до снятия с производства и продажи);

– степень коммерческого риска (вероятность потери капитала в результате непредвиденных изменений);

– сила конкуренции со стороны других продавцов товара и его аналогов;

– степень экономической зависимости от поставщиков (наличие альтернативных каналов снабжения);

– степень экономической зависимости от потребителей (наличие альтернативных каналов сбыта).

7. Формулирование основных принципов политики по отношению к спросу.

8. Формулирование основных принципов кадровой политики.

9. Оценка направлений структурных изменений за последние 3–5 лет.

10. Оценка применяемых технологий по следующим параметрам:

– уровень специализации оборудования (универсальное, профессиональное, поточная линия);

– тип движения предметов труда (с возвратами или без возвратов, степень параллельности движения);

– характер производственных функций сотрудников и способ их согласования (нестандартизованные и слабостандартизованные с децентрализованным управлением, стандартизованные с централизованным управлением).

11. Оценка стиля управления (передача полномочий и контроль их осуществления).

12. Оценка состояния капитала и инвестиционной привлекательности.

13. Оценка перспектив дальнейшего существования в рамках сложившейся стратегии.

Разработка корпоративной стратегии позволяет перейти от управления предприятием, зависящего от воздействия случайно возникающих внешних и внутренних факторов, к планомерной деятельности по достижению конкретных результатов с возможностью оценки их достижимости по определенным критериям и применения адекватных управляющих воздействий. При этом подразумевается необходимость разработки бизнес-плана и создания системы управления предприятием. Корпоративная культура направлена на формировании общих для всех сотрудников предприятия целей, ценностей и принципов поведения, она должна способствовать развитию предприятия и достижению им своих бизнес-целей.

Корпоративная культура.

Основным принципом формирования корпоративной культуры должно быть соответствие ее всем элементам системы управления. На практике этот принцип означает, что при разработке или внедрении изменений в стратегии, структуре и других элементах системы управления необходимо оценивать степень их реализуемости в рамках существующей культуры и, при необходимости, предпринимать шаги по ее изменению. При этом нужно учитывать, что культура по своей природе более инертна, чем остальные элементы системы управления. Поэтому действия по ее изменению должны опережать все остальные преобразования, однако результаты будут видны не сразу.

Для изменения и укрепления культуры рекомендуются следующие мероприятия:

• изменение стиля руководства (делегирование сотрудникам больших полномочий и ответственности; привлечение сотрудников к принятию управленческих решений; четкий контроль конечных результатов работы);

• изменение системы вознаграждения (вознаграждение, основанное на личных достижениях и результатах работы; переход от фиксированных окладов к премиальной системе);

• обучение (проведение тренингов, семинаров, программ адаптации и обучения на рабочем месте, посредством которых происходит внедрение новых ценностей и стандартов поведения);

• новая кадровая политика (подбор сотрудников, разделяющих корпоративные принципы и ценности, или тех, кто впоследствии может легко их перенять; подбор на ключевые позиции людей, являющихся носителями недостающих в компании ценностей и способных передавать их другим сотрудникам; перемещение старых управленцев на позиции экспертов по различным вопросам работы предприятия);

• внимание к рабочему окружению (переоборудование рабочих и общественных мест, ремонт туалетов, столовой, создание строгой рабочей обстановки; введение униформы с корпоративной символикой для технических специалистов и рабочих);

• построение системы внутреннего PR (Public Relations – связи с общественностью) – новая интерпретация прежней истории, символики, мифов, легенд и традиций; создание системы информирования сотрудников на всех уровнях, общие собрания, информационные доски, компьютерные рассылки, корпоративная газета.

Бизнес-планирование.

За последнее время в нашей стране возник повышенный интерес к разработке бизнес-планов предприятий. Бизнес-план представляет собой всестороннее описание бизнеса и среды, в которой он действует, а также части системы управления, необходимой для достижения поставленных целей. Бизнес-план – это документ, который описывает все основные аспекты развития предприятия, анализирует проблемы, с которыми оно может столкнуться, а также определяет способы их решения. Разработка бизнес-планов приобрела особую актуальность в последнее время в связи с открытием финансирования отдельных проектов российских предпринимателей со стороны зарубежных инвесторов. Обязательным документом для участия в конкурсе проектов является бизнес-план претендующего на инвестиции предприятия.

Бизнес-план является инструментом для получения кредита. Однако он способствует и решению следующих задач:

• выявление целей бизнеса;

• оказание помощи при детализации стратегии и выработке оперативной тактики для достижения целей бизнеса;

• создание системы показателей для измерения и контроля результатов деятельности;

• предоставление инструментария управления бизнесом;

• предоставление средств оценки сильных и слабых сторон бизнеса, а также выявления альтернативных стратегий выживания.

Разрабатывается бизнес-план обычно сотрудниками самого предприятия при методической помощи и участии экспертов-консультантов, поскольку никто лучше, кроме этих сотрудников, не знает производственных и иных возможностей предприятия, поставщиков, потребителей, торговых посредников и т. п.

Система планирования предприятия.

В зависимости от направленности и характера решаемых задач различают три вида планирования: стратегическое (перспективное), среднесрочное, текущее (тактическое).

Стратегическое планирование заключается в определении главных целей деятельности предприятия, охватывает период 10–15 лет и основывается на глобальных ресурсах. Стратегическое планирование ставит целью дать комплексное научное обоснование проблем, с которыми может столкнуться предприятие, и на этой основе разработать показатели его развития на плановый период. За основу при разработке плана берется:

• анализ перспектив развития предприятия;

• анализ позиций в конкурентной борьбе;

• выбор стратегии и определение приоритетов по конкретным видам деятельности;

• анализ направлений диверсификации.

Стратегический план содержит решения относительно сфер деятельности и выбора новых направлений. В нем могут перечисляться основные проекты и задаваться их приоритеты. Разрабатывается он на уровне высшего звена управления и обычно не содержит количественных показателей.

Текущее планирование заключается в основном в определении промежуточных целей на пути решения стратегических задач. При этом прорабатываются средства и способы решения задач, использования ресурсов, внедрения новых технологий, то есть текущее планирование осуществляется путем детализации оперативных планов (обычно на год) для предприятия в целом и его отдельных подразделений (на основе календарного планирования).

Среднесрочные планы охватывают 3—5-летний срок, как наиболее удобный для обновления производственного аппарата и ассортимента продукции. В них формируются основные задачи на установленный период, например производственная стратегия предприятия, стратегия сбыта, финансовая стратегия и т. п. Среднесрочные планы предусматривают разработку в определенной последовательности мероприятий, направленных на достижение целей, намеченных долгосрочной программой развития. Среднесрочный план обычно содержит количественные показатели. В нем приводятся детальные сведения о продуктах, капиталовложениях, источниках финансирования.

Основным видом среднесрочного плана является бизнес-план, имеющий ряд особенностей, раскрываемых ниже. Бизнес-план описывает цели и задачи, которые необходимо решить предприятию как в ближайшем будущем, так и в перспективе. В нем содержится оценка текущего момента, сильных и слабых сторон проекта, анализ рынка и информация о потребителях продукции или услуг. Ценность бизнес-плана определяется тем, что он:

• дает возможность определить жизнеспособность проекта в условиях конкуренции;

• содержит ориентир, как должен развиваться проект (предприятие);

• служит важным инструментом получения финансовой поддержки от внешних инвесторов.

Бизнес-план представляет собой документ, который убедительно демонстрирует способность предприятия произвести и (что самое главное) продать такое количество товаров и услуг, чтобы размеры прибыли и возврат вложений удовлетворяли потенциальных инвесторов (кредиторов). Бизнес-план помогает потенциальному инвестору:

• принимать важные деловые решения;

• подробно ознакомиться с финансовой стороной дела;

• получать важную информацию по индустрии и маркетингу;

• предвидеть и избежать препятствий, которые часто встречаются в схожем бизнесе;

• поставить конкретные задачи, осуществление которых будет свидетельствовать о прогрессе;

• расширяться в новых и перспективных отраслях;

• быть более убедительным при поиске финансирования.

В зависимости от назначения бизнес-плана существует восемь его разновидностей:

• бизнес-план для себя;

• бизнес-план для получения кредита;

• бизнес-план для привлечения средств сторонних инвесторов;

• бизнес-план для совместного предприятия или стратегического альянса с иностранным партнером;

• бизнес-план для заключения крупного контракта;

• бизнес-план для привлечения новых сотрудников;

• бизнес-план для объединения с другой компанией;

• бизнес-план для реорганизации дела и оптимизации операций.

Однако все они обладают сходным составом и структурой, детально рассматриваемыми в следующем разделе.

Структура и состав бизнес-плана

Главное ограничение по составу и структуре бизнес-плана касается его объема – он должен быть кратким и компактным и в большинстве случаев не превышать 20 страниц.

Понятно, что некоего стандартного плана, приемлемого во всех случаях, не существует. Поэтому представленное ниже содержание бизнес-плана является не более чем схемой. Однако в ней перечислены все основные моменты, которые должны быть предусмотрены:

1. Вводная часть:

– цель бизнес-плана;

– информация о предприятии;

– краткое описание бизнеса;

– суть проекта;

– стоимость проекта;

– потребность в финансах и их предназначение.

2. Цели и задачи:

– характеристика отрасли промышленности;

– анализ идеи;

– основные направления и задачи деятельности.

3. Суть предлагаемого проекта:

– описание продукции/услуги и ее применение;

– отличительные черты или уникальность;

– технология и квалификация;

– лицензии/патентные права;

– перспективы.

4. Анализ рынка:

– сегменты рынка;

– потенциальные потребители продукции/услуги;

– конкуренты;

– размер рынка и его рост;

– оценочная доля на рынке.

5. План маркетинга:

– маркетинговая расстановка;

– цены и ценовая политика;

– каналы сбыта;

– методы стимулирования продаж.

6. План производства:

– производственный процесс;

– расположение помещений;

– оборудование;

– источники поставки сырья, материалов, оборудования и персонала;

– использование субподрядчиков.

7. Организационный план:

– форма собственности;

– сведения о партнерах, владельцах;

– сведения о руководящем составе;

– организационная структура;

– планируемое количество и состав персонала.

8. Источники и объем требуемых средств:

– объем требуемых средств;

– источники, формы и сроки получения средств;

– сроки возврата средств.

9. Оценки рисков:

– слабые стороны;

– вероятность появления новых технологий;

– альтернативные стратегии.

10. Финансовый план:

– план доходов и расходов;

– план денежных поступлений и выплат;

– балансовый план;

– точка безубыточности.

11. Приложения:

– копии контрактов, лицензий и т. п.;

– копии документов, определяющих исходные данные;

– прейскуранты поставщиков.

Вводная часть

Вводная часть, как правило, пишется уже после того, как составлен весь план. Она должна быть краткой (не более 2–3 страниц) и трактоваться как самостоятельный рекламный документ, содержащий основные положения всего бизнес-плана. В ней указывается информация о предприятии, дается краткое описание бизнеса, фиксируются основные положения предлагаемого проекта, его суть и цель, стоимость проекта, потребности в финансах.

Краткое описание бизнеса содержит указание целей бизнеса; описание истории его создания и роста; описание существующей стадии развития бизнеса и среды, в которой он ведется; данные о руководстве по распределению акций, ответственности и т. д.; данные о персонале (укомплектованность штата, образовательный уровень, имеющийся опыт).

Суть проекта включает краткое описание продукции (в том числе причины ее уникальности и особенности, ставящие ее вне конкуренции) и рынка (существующая и прогнозируемая емкость и рост, тип – внутренний и/или международный, каналы распределения, предполагаемая доля).

Цели и задачи

В этом разделе описываются основные направления и цели будущей деятельности. Здесь рекомендуется привести анализ текущего состояния дел в отрасли и сведения о тенденциях развития, анализ новых продуктов, потенциальных конкурентов и потребителей.

В разделе должен быть проведен ситуационный анализ перспективности идеи (SWOT-анализ). SWOT расшифровывается как Strenth (сила), Weafness (слабость), Oportunitis (возможности), Troubles (опасности). Сильные и слабые стороны идеи – это те характеристики, которые могут быть проконтролированы предпринимателем и на которые он может оказать воздействие. Здесь необходимо рассмотреть следующие факторы:

• организационные (организационно-правовая форма, наличие собственных или арендованных помещений);

• маркетинговые (место расположения, маркетинговый комплекс, рынок, его сегмент, конкуренты, отличия продукта/услуги);

• технические (производственные фонды: состояние и ресурсы);

• финансовые (наличие собственных средств);

• кадровые (навыки и профессиональные недостатки, соответствие идеи знаниям и умениям предпринимателя).

Возможности и опасности – это те характеристики, которые находятся вне контроля предпринимателя и могут повлиять на результат в будущем. Здесь необходимо учесть следующие факторы:

• экономическая среда (государственная поддержка малых форм, налоговое законодательство);

• политическая среда;

• социально-культурная среда;

• технологическая среда;

• демографическая среда.

После анализа и оценки идеи и определения своего состояния (сильных и слабых сторон, возможностей и опасностей) необходимо приступить к формулированию целей и задач. Этот процесс состоит из двух этапов. Во-первых, необходимо установить, какой именно бизнес предполагается вести, и затем обозначить главные, количественно определенные цели на перспективу, отражающие стремления в бизнесе и являющиеся реально достижимыми.

Формулировка целей бизнеса прежде всего должна содержать основные направления деятельности, определяемые его сильными и слабыми сторонами. При этом формулировка основных направлений деятельности должна быть, с одной стороны, достаточной узкой, чтобы давать конкретное направление деятельности и фокусировать внимание на главном, а с другой – охватывающей достаточную область, чтобы оставить простор для роста. В итоге здесь должны содержаться коренные отличия от конкурентов. Цели должны быть конкретными, количественно определенными, достижимыми, реальными и отражать не только желаемое, но и возможное в данной экономической ситуации.

Решив проблему с целями, следует определить пути их достижения, сформулировав при этом задачи, которые необходимо решить, и скоординировав эти задачи, то есть фактически выработать бизнес-концепцию и обозначить оперативные планы. При этом требуется рассмотреть несколько концепций, дать им оценку и выбрать варианты, способные оказать помощь в решении поставленных задач. Эти варианты должны включать различные подходы к ценообразованию продукции, работе с персоналом, финансовым вопросам. Необходимо выбрать наиболее приемлемую концепцию, которая не должна быть слишком сложной и перегруженной, она должна состоять из комплекса простых задач.

Суть предлагаемого проекта

В этом разделе нужно дать четкое определение и описание тех видов продукции или услуг, которые будут предложены на рынке. Следует указать ключевые аспекты технологии, необходимой для производства продукции. При описании основных характеристик продукции делается акцент на тех преимуществах, которые эта продукция несет потенциальным покупателям, а не на технических подробностях. Очень важно подчеркнуть уникальность либо отличия продукции или услуг. Это может быть выражено в разной форме: новая технология, качество товара, низкая себестоимость или какое-то особое достоинство, удовлетворяющее запросам покупателей. Также стоит подчеркнуть возможность совершенствования данной продукции. В этом разделе следует также описать имеющиеся патенты или авторские права на изобретение или привести другие причины, которые могли бы воспрепятствовать вторжению конкурентов на рынок. Такими причинами могут быть, например, эксклюзивные права на распространение или торговые марки.

Анализ рынка

Этот раздел является наиболее трудным для написания. Необходимо убедить инвестора в существовании рынка продукции и показать, что вы можете продать на нем свой товар. Для этого важно определить тот сегмент рынка, который будет для предприятия главным. Как правило, новые предприятия могут успешно конкурировать лишь на одном, достаточно узком сегменте рынка. Выбор такого сегмента может зависеть и от остроты конкурентной борьбы, которая для одного типа продукции может быть слабее, для другого – сильнее. После определения конкурентного сегмента рынка приводится описание структуры клиентуры (покупателей) внутри него. Любой бизнес, и в частности обладающий хорошими идеями по совершенствованию продукции, рано или поздно столкнется с проблемой конкуренции. Поэтому очень важно определить непосредственных конкурентов, их сильные и слабые стороны, оценить потенциальную долю рынка каждого конкурента. Необходимо показать, что ваша продукция может конкурировать с точки зрения качества, цены, распространения, рекламы и других показателей.

Для оценки конкурентов требуется ответить на следующие вопросы:

• Кто является крупнейшим производителем аналогичных товаров?

• Много ли внимания и средств он уделяет рекламе?

• Каковы основные характеристики продукции, уровень качества, дизайн, мнение покупателей?

• Какой уровень цен на продукцию конкурентов? Какова их политика цен?

Исследование количественных характеристик рынка должно производиться поэтапно. Первый этап – оценка потенциальной емкости рынка, то есть общей стоимости товаров, которые покупатели конкретного региона способны купить за определенный период (месяц, год). Эта величина зависит от многих факторов – социальных, национальных, культурных, климатических, а главное – от экономических, и прежде всего от уровня доходов потенциальных покупателей, структуры их расходов, темпов инфляции, наличия ранее купленных товаров аналогичного или сходного назначения и т. д. Второй этап – оценка потенциальной суммы продаж, то есть той доли рынка, которую в принципе можно захватить, и, соответственно, той максимальной суммы реализации, на которую можно рассчитывать. В результате такого анализа, который называется маркетинговым исследованием, можно определить примерное количество клиентов за месяц. Наконец, на третьем этапе необходимо оценить, сколько реально можно продать (выручить за оказание услуг) в конкретных условиях деятельности, при возможных затратах на рекламу и том уровне цен, который будет установлен, а главное – как этот показатель может изменяться месяц за месяцем.

План маркетинга

В данном разделе необходимо обрисовать специфические маркетинговые действия, которые планируется осуществить для достижения целей проекта. В нем описывается, каким образом предполагается продавать новый товар или услугу, какую за него назначить цену и как проводить рекламную политику.

План маркетинга включает маркетинговую расстановку для обеспечения конкурентоспособности продукции с указанием основных ее характеристик в сравнении с другими аналогичными товарами или услугами, политику ценообразования, схему распространения товаров, рекламные мероприятия, методы стимулирования продаж, организацию послепродажного сопровождения, формирование имиджа. В этот план также включаются программа действий и бюджет маркетинга. Она представляет собой совокупность мероприятий, которые должны осуществить маркетинговые и другие службы предприятия для достижения цели плана. Бюджет маркетинга отражает планируемые величины доходов (обоснованных с позиций прогнозируемых значений объемов продаж и цен), затрат (определяемых суммой издержек производства, товародвижения и маркетинга) и прибыли и после утверждения будет являться основой для закупок материалов, планирования производства и трудовых ресурсов, маркетинговой деятельности.

Первым этапом разработки плана маркетинга является анализ маркетинговой деятельности, состоящий из трех частей: анализ внешней среды маркетинга, анализ внутренней маркетинговой деятельности предприятия и анализ его системы маркетинга. Анализ внешней среды маркетинга включает анализ деловой и экономической внешней среды (состояние экономики, финансовая политика, социально-культурные условия, технологические условия, социально-экономические условия внутри компании), анализ рыночной среды (общее состояние рынка; развитие рынка по продуктам, ценам и товародвижению; каналы распределения; коммуникации: реклама, выставки, службы сбыта, связь с общественностью; состояние отрасли), анализ среды конкурентов (экономическое, финансовое и технологическое состояние, маркетинговая деятельность). Детальный анализ маркетинговой деятельности предприятия затрагивает объем продаж, долю рынка, прибыль, маркетинговые процедуры, организацию маркетинга, контроль маркетинговой деятельности. Анализ системы маркетинга касается целей и стратегии маркетинга, прав и обязанностей руководителей в области маркетинга, информационной системы, системы планирования, системы контроля, взаимодействия с другими функциями управления, анализа прибыльности, анализа по критерию «стоимость—эффективность».

Второй этап в планировании маркетинга – постановка маркетинговых целей – является ключевым для всего маркетингового процесса. Маркетинговые цели в основном касаются продуктов и рынков. Имеется четыре варианта их постановки:

• существующие продукты для существующих рынков;

• новые продукты для существующих рынков;

• существующие продукты для новых рынков;

• новые продукты для новых рынков.

Третий этап планирования маркетинга заключается в разработке собственно плана маркетинга, содержащего детализированные стратегии по элементам комплекса маркетинга, а именно: товарную стратегию, ценовую стратегию, стратегию сбыта, стратегию коммуникаций.

План производства

В данном разделе приводится подробное описание всех производственных процессов, включая организацию системы выпуска продукции, способы осуществления контроля над производственными процессами, методы контроля основных элементов стоимости продукции (например, затрат труда и материалов), рассматриваются все вопросы, связанные с помещениями и их расположением, оборудованием и его размещением, персоналом. Следует дать сведения о субподрядчиках, включая название, адрес, причины выбора, цены и информацию о заключенных контрактах. По операциям, выполняемым собственными силами, необходимо привести потоковые схемы, список производственного оборудования, сырья и материалов с указанием поставщиков (название, адрес, условия поставок) и ориентировочной стоимости. Наконец, в этом разделе должны найти отражение вопросы, связанные с увеличением или сокращением выпуска продукции.

Организационный план

Этот раздел описывает систему управления предприятием и процесс принятия решений. В нем указывается форма собственности создаваемого предприятия, приводится его организационно-штатная структура, сведения о количестве и функциональных обязанностях персонала, обучении и подготовке кадров, а также о привлечении консультантов, советников и т. п. Рекомендуется представить схему организационно-штатной структуры с указанием места каждого руководителя в организационной иерархии. В разделе также рассматриваются вопросы руководства и управления предприятием: организация руководящей группы, роль каждого ее члена, распределение ответственности между ними. Анализируются знания и квалификация всей команды в целом, освещается механизм мотивации ведущих руководителей (оклад, премии, долевое участие в прибыли и др.).

Источники и объем требуемых средств

В этом разделе необходимо представить предложения относительно объема требуемых средств, источников, форм и сроков их получения, а также сроков возврата средств.

Оценки рисков

Данный раздел начинается с идентификации основных рисков, как технических, так и финансовых. Далее даются оценки степени риска и выявляются те проблемы, с которыми может столкнуться бизнес, а также вырабатывается стратегия поведения и предлагаются пути выхода из вероятных рискованных моментов в случае их внезапного возникновения. Наличие альтернативных программ и стратегий в глазах потенциального инвестора будет свидетельствовать о том, что предприниматель знает о возможных трудностях и заранее к ним готов.

Финансовый план

В финансовом разделе бизнес-плана необходимо продемонстрировать следующие основные моменты:

• прибыльность, позволяющую оценить, является ли предприятие достаточно привлекательным для инвесторов, чтобы рассмотреть возможность начала их участия с учетом существующих рисков;

• поток наличности, позволяющий оценить, являются ли инвестиции в данный бизнес безопасными и будут ли платежи, причитающиеся участникам, осуществляться в соответствии с графиком.

Детальный финансовый план должен содержать прогноз объемов продаж (дающий представление о предполагаемой доле рынка), оценки прибыли и убытков, анализ финансовых потоков, баланс. Структура такого плана определяется тремя основными финансовыми формами: отчетом о прибылях и убытках, балансовым отчетом и отчетом о финансовых потоках. Все эти формы в одной из их разновидностей обязательно присутствуют в любом бизнес-плане.

Отчет о прибылях и убытках определяет взаимоотношения между доходами и затратами и включает следующие показатели: доходы от продажи, издержки производства, суммарную прибыль, общепроизводственные расходы, чистую прибыль. Журнал финансовых потоков содержит описание операционных, инвестиционных и финансовых потоков. Балансовая ведомость отражает финансовое состояние предприятия в определенный момент времени.

Информационное обеспечение бизнес-планирования.

Исходные данные для составления бизнес-плана включают сведения о спросе, производственную и финансовую информацию.

Перед тем как писать бизнес-план, необходимо оценить спрос на продукцию (товар или услугу), которую предполагается производить. Необходимо понять, что и кому будет продаваться и почему люди будут это покупать. Отметим, что люди покупают не просто товар или услугу, а совокупность определенных средств для разрешения своих проблем. Эта совокупность средств состоит из четырех элементов (специалисты по маркетингу называют их маркетинговым комплексом): характеристик самого продукта, его цены, поощрения спроса на данный продукт и места его реализации. Суть центральной идеи теории маркетинга заключается в том, что рынок складывается из достаточно обособленных сегментов. Каждый сегмент предъявляет специфические требования к товарам или услугам. Если предприятие приведет свою продукцию в соответствие с этими требованиями и сделает это лучше, чем конкуренты, то сможет увеличить долю своего участия на рынке и, следовательно, увеличить прибыльность. Важным обстоятельством при этом будет определение покупателей: каковы их запросы и как на них выйти, довести до них свою продукцию. Без хорошего понимания запросов покупателей нельзя оценить сильные и слабые стороны товара или услуги.

Производственная информация включает определение производственных потребностей предприятия, зависящих от того, какую продукцию оно собирается выпускать. При сборе такой информации необходимо обратить внимание на следующие вопросы:

•  производственные операции: требуется установить перечень всех базовых операций по обработке и сборке, выяснить, нельзя ли поручить некоторые из них субподрядчикам, а если можно, то какие и кому;

•  сырье и материалы: необходимо составить список всех видов сырья и материалов, определить их поставщиков, а также ориентировочные цены;

•  оборудование: необходимо составить спецификацию всего требуемого оборудования и по каждой единице оборудования выяснить возможности его проката (аренды) или покупки;

•  трудовые ресурсы: необходимо составить перечень специальностей с указанием числа работников по каждой специальности, их заработной платы и выявить возможности подготовки таких специалистов;

•  помещения: необходимо определить потребность в производственных площадях, возможности аренды помещений, их покупки и т. д.;

•  накладные расходы: необходимо установить расходы на покупку инструментов, спецодежды, канцелярских товаров, на оплату счетов за электроэнергию, водопровод и прочие услуги, на заработную плату управленческого персонала и т. д.

Финансовая информация необходима для всесторонней оценки финансовых аспектов деятельности предприятия. На основании этой информации потенциальные инвесторы будут судить о рентабельности проекта, о том, сколько денег потребуется вложить в предприятие, чтобы поставить его на ноги и покрыть текущие расходы начального этапа, и о том, каким образом можно получить необходимые средства (выпуск акций, займы и пр.). Одной из самых сложных задач при составлении бизнес-плана является проведение анализа цен на товары конкурентов. Дело в том, что в реально функционирующей рыночной экономике информация о ценах чаще всего является коммерческой тайной изготовителя. Публикуются лишь цены предложения, но они значительно отличаются от цен реальных поставок из-за использования разнообразных скидок. При формировании цен на продукцию необходимо учитывать и различные меры государственного лимитирования или регулирования уровней цен и их динамики.

Существуют три группы финансовых показателей, которые позволяют оценить жизнеспособность проекта: прогноз доходов и расходов на первые три года; прогноз потока реальных денег (потока наличности) за тот же период; балансовый отчет предприятия на текущий момент и прогноз состояния активов и пассивов предприятия на год вперед (балансовый отчет). Прогноз расходов и доходов строится на основе данных об ожидаемом объеме спроса. Прогноз потока реальных денег должен показать способность предприятия своевременно оплачивать свои счета. В нем должна быть указана оценка начального состояния сальдо реальных денег (денежной наличности), ожидаемые поступления и платежи с указанием объемов и сроков. Балансовый отчет характеризует финансовую ситуацию предприятия на конкретный момент. Он отражает активы (то, чем предприятие владеет), пассивы (его долг) и средства, вложенные владельцем предприятия и его партнерами.

Стратегия развития информационных технологий на предприятии

В современных условиях многие проблемы бизнеса могут быть решены с помощью информационных технологий. Вместе с тем на предприятии, как правило, существует ряд проблем, связанных в основном с отсутствием единой корпоративной политики в области информационных технологий (ИТ) и стратегии создания корпоративной информационно-управляющей системы (КИУС) предприятия в целом.

Под ИТ-стратегией следует понимать формализованную систему подходов, принципов и методов, на основе которых будут развиваться все компоненты КИУС. Целью проекта по разработке ИТ-стратегии является организация интегрированного корпоративного процесса по развитию информационных технологий для обеспечения их соответствия основным целям и направлениям развития бизнеса предприятия. Достижение указанной цели позволит обеспечить:

• совершенствование системы управления;

• целенаправленное планирование и внедрение информационных технологий;

• ориентацию информационных технологий для решения проблем бизнеса;

• создание единого информационного пространства предприятия;

• снижение совокупной стоимости владения информационными технологиями (закупка, разработка, внедрение, обучение, сопровождение и т. д.);

• сокращение сроков внедрения новых информационных технологий, получение быстрых и тиражируемых результатов;

• повышение эффективности используемых информационных технологий и отдачи от инвестиций в информатизацию;

• возможность быстро и экономично расширять информационную инфраструктуру в будущем;

• повышение конкурентоспособности и акционерной стоимости.

Процесс разработки стратегии, в который необходимо вовлечь высшее руководство и специалистов, должен быть нацелен на поиск ясных ответов на следующие вопросы:

• Как определена стратегия бизнеса?

• Каково текущее состояние информационных технологий?

• Как должно выглядеть их будущее?

• Какие методологии и продукты должны использоваться?

• Какая технологическая архитектура должна быть построена?

• Каким требованиям должна отвечать квалификация персонала?

• Насколько корректны имеющиеся инициативы?

Соответствующий документ предназначен для руководства предприятия и отражает следующие факторы:

• роль информационных технологий в решении проблем развития бизнеса;

• состав основных направлений развития информационных технологий и сформированный портфель инвестиционных проектов, сгруппированных по приоритетам реализации;

• поэтапный план внедрения, использования и развития информационных технологий на 3–5 лет;

• оценку стоимости развития информационных технологий в привязке к портфелю инвестиционных проектов и этапам плана;

• предложения по организации централизованного управления внедрением, использованием и развитием информационных технологий.

Приведем схему документа, содержащего стратегию развития информационных технологий и включающего ее основные компоненты.

Цель и назначение стратегии. Раздел идентифицирует основную цель создания документа, его роль в организации работ по развитию и использованию информационных технологий, квалифицирует основные категории пользователей и их задачи по развитию информатизации.

Роль информационных технологий в деятельности предприятия. В разделе определяется роль информационных технологий в развитии бизнеса и организации управления, формулируются задачи информационных технологий, поддерживающие решение бизнес-проблем.

Краткая характеристика состояния информатизации. В разделе анализируются результаты аудита существующих информационных систем, осуществляется их диагностика на предмет соответствия бизнес-процессам, выявляются функциональные пробелы и недостатки. Дается краткое описание технологической архитектуры и используемых программно-технических средств, квалифицируются пользователи и оценивается степень их удовлетворенности. Оценивается уровень квалификации персонала (сотрудников ИТ-службы и пользователей) в области информационных технологий. Приводятся экономические параметры текущего состояния информатизации.

Анализ имеющихся инициатив и проблемных областей. В разделе проводится анализ существующих планов развития и предлагаемых проектов в аспекте их соответствия информационным потребностям, стратегии развития бизнеса и организации управления. На основании пробелов в покрытии информационными системами наиболее существенных бизнес-процессов оценивается степень соответствия существующей системы управления развитием и использованием информационных технологий основным требованиям развития бизнеса.

Оценка готовности к изменениям. В разделе дается анализ готовности руководства предприятия и структурных подразделений к внедрению новых или модификации существующих информационных систем и связанным с этим организационным изменениям, оценивается необходимость реорганизации системы управления и бизнес-процессов, имеющиеся для проведения перечисленных работ ресурсы.

Основные направления развития информатизации. В разделе определяется общая картина будущего состояния информационных технологий предприятия, осуществляется идентификация и детализация основных направлений развития информатизации с учетом необходимости их согласования с корпоративной стратегией, указывается приоритетность направлений с точки зрения общей стратегии развития бизнеса и организации управления.

Портфель инвестиционных проектов по развитию информатизации. Формируется перечень конкретных проектов по основным направлениям развития информатизации, осуществляется выбор основных системных решений по их реализации. Формируется поэтапный план развития информатизации на требуемый период.

Ожидаемые результаты. Формируется перечень ожидаемых результатов от реализации портфеля выбранных проектов, прогнозируется оценка их влияния на основные показатели деятельности предприятия.

Оценка необходимых ресурсов. В разделе дается оценка сроков и стоимости реализации выбранных проектов в зависимости от организации их разработки и внедрения (внутренними силами, с привлечением внешних исполнителей, путем выбора генерального системного интегратора в качестве стратегического партнера и т. п.).

Требования к организации работ по развитию информатизации. Предлагается организационная модель развития информационных технологий, включающая роли и функции руководства предприятия, его структурных подразделений, вовлекаемых в процесс развития информатизации. Определяются основные принципы управления процессом развития и контроля за соответствием получаемых результатов ожидаемым.

Стратегия переходного периода. В разделе приводится анализ рисков, связанных с реализацией проектов. Определяются основные методы принятия управляющих решений, а также основные вехи переходного периода.

С позиций корпоративной философии создание стратегии позволяет обеспечить:

• понимание того, что информационные технологии должны способствовать совершенствованию управленческого процесса, а не консервировать существующие на предприятии неэффективные схемы управления;

• осознание факта, что развитие информационных технологий требует постоянного внимания со стороны высшего руководства;

• создание культуры управления с использованием информационных технологий;

• преодоление психологических барьеров персонала, выработку новой мотивации труда, необходимого настроя на перемены, понимания и поддержки происходящего;

• воспитание собственной группы специалистов, способной квалифицированно решать организационные, технические и прочие вопросы реформирования предприятия и проведения автоматизации.

Более подробно об ИТ-стратегии рассказывается в главе 4.

Глава 3 Структура процесса инвестирования в информационные технологии

Во всем мире вопросу управления инвестициями уделяется значительное внимание. Практический опыт управления инвестиционными процессами свидетельствует о том, что управление инвестициями в информационные технологии представляет собой постепенный пошаговый процесс, который происходит в течение всего времени инвестирования и в значительной степени зависит от действий высшего руководства предприятия, стабильности управления и рационального выбора приоритетов менеджмента. В настоящее время формируется устойчивое представление о том, что эффективность инвестиций в информационные технологии должна определяться не ИТ-подразделением, а бизнес-подразделениями предприятия. Следовательно, все, что касается информационных технологий, может иметь отношение к формализации процедур инвестирования и технических методов оценки отдельных шагов процесса инвестирования. Поэтому в данной главе кратко рассматривается использование стандарта ISO/IEC 15288 (формализация жизненного цикла информационной системы, метод «выбор/контроль/оценка», формальное описание инвестиционного цикла) и концепции зрелости.

Использование стандарта ISO/IEC 15288

Процесс управления инвестициями согласно стандарту ISO/IEC 15288 относится не к одному отдельно взятому проекту, а к группе процессов масштаба предприятия в целом. Указанный стандарт определяет цель процесса управления инвестициями следующим образом: инициировать и поддерживать успешно идущие проекты, соответствующие целям, стоящим перед организацией.

Стандарт ISO/IEC 15288 содержит самые общие рекомендации по управлению инвестициями в информационные технологии. Он предусматривает следующие результаты успешного управления инвестициями:

• оценка инвестиционных возможности и потребностей;

• распределение ресурсов и бюджетов;

• определение и назначение полномочий по управлению проектами;

• поддержка проектов, отвечающих требованиям организации в целом;

• переориентация или прекращение проектов, не отвечающих требованиям организации.

Предполагается, что в процессе управления инвестициями предприятие должно решать следующие задачи:

• выбор новых проектов (согласующихся с миссией предприятия);

• отмена или приостановка проектов, не соответствующих миссии предприятия или его инвестиционным возможностям.

Задача поиска инвестиционных ресурсов рассматривается либо как задача процесса управления инвестициями на предприятии, либо как задача начальной стадии каждого конкретного инвестиционного проекта.

В стандарте предполагается, что каждое предприятие имеет методы, технологии, инструментальные средства и компетентные человеческие ресурсы для перечисленных работ. Поэтому эти вопросы в стандарте не рассматриваются.

Метод «выбор/контроль/оценка»

В рамках работ по созданию «электронного правительства» в США был разработан подход к управлению инвестициями, который можно назвать методом «выбор/контроль/оценка». Согласно данному методу процесс управления инвестициями в ИТ-проекты разбивается на три фазы.

В течение первой фазы действий – фазы выбора – предприятие должно сделать следующее:

• выбрать те ИТ-проекты, которые наилучшим образом будут поддерживать выполнение основных задач предприятия или его миссию (назначение);

• провести идентификацию и анализ рисков по каждому из проектов, а также показателей ожидаемого возврата инвестиций до того момента, как рассматриваемый проект получит официальное финансирование.

В течение второй фазы действий – фазы контроля – предприятие должно гарантировать, что показатели риска и инвестиционных затрат продолжают оставаться в допустимых пределах. В тех случаях, когда запланированные показатели риска и затрат по каким-либо причинам превышены, необходимо предпринять соответствующие действия, вплоть до отказа от проекта.

Наконец, в течение последней фазы действий – фазы оценки – по мере окончательного завершения проекта провести сравнение фактических и ожидаемых результатов. При этом выполняются следующие шаги:

1. Оценивается воздействие проекта на эффективность деятельности предприятия.

2. Идентифицируются все изменения или модификации в данном проекте, которые могут оказаться к этому моменту необходимыми.

3. Пересматриваются принципы управления инвестиционными процессами на базе накопленного опыта и проанализированных уроков.

Как показала практика, многие пользователи модели «выбор/контроль/ оценка» считают целесообразным ввести определенную систему приоритетов относительной важности различных составляющих всеобщего процесса. Эта проблема не имеет легкого решения. Во-первых, возникает задача расположения по приоритетам мероприятий по улучшению текущих бизнес-процессов, что связано с использованием ограниченных и без того ресурсов; во-вторых, усовершенствования в отдельно взятых процессах в некоторых случаях могут потребовать от организации больших объемов затрат, чем проведение усовершенствований во всех процессах сразу.

Помимо этого, практика США показала, что большое число организаций проявляли также интерес к созданию инструментов, которые оказали бы им помощь в проведении оценок на промежуточных этапах инвестиционного процесса.

Использование модели зрелости

В настоящее время для управления инвестициями широко применяется модель зрелости предприятия. При использовании этой концепции в качестве одного из существенных факторов, влияющих на инвестиционную политику предприятия, рассматривается фактор зрелости предприятия в части управления инвестициями. Модели зрелости управления инвестициями строятся по тем же принципам и на основе моделей CMM (Capability Maturity Model) и CPI (Continuous Process Improvement).

Основные положения этих моделей:

• любой процесс может быть улучшен;

• сразу ни одно предприятие не может перейти с начального уровня зрелости (иногда называемого уровнем хаоса) на высший.

Подобно другим моделям зрелости рассматриваемая модель зрелости управления инвестициями имеет свою иерархическую структуру, а каждый из пяти уровней зрелости характеризуется критическими процессами, которые, в свою очередь, определены основными компонентами.

Назовем основные компоненты, обеспечивающие общую унифицированную структуру для каждого критического процесса:

• цель;

• организационные обязательства;

• предпосылки;

• действия;

• подтверждение выполнения.

Взаимоотношения основных компонентов и содержание каждого из них показаны на рис. 3.1.

Информационные технологии и управление предприятием Использование модели зрелости.

Рис. 3.1. Основные компоненты критических процессов

Каждый уровень зрелости строится на основе нижестоящего и путем совершенствования возможности предприятия по управлению инвестициями в информационные технологии. В табл. 3.1 перечислены все пять уровней модели зрелости управления инвестициями и дано их краткое описание (согласно модели СММ выделение уровней зрелости управления инвестициями аналогично выделению уровня зрелости управления). Таблица 3.1. Пять уровней зрелости в модели управления инвестициями в информационные технологии Информационные технологии и управление предприятием Использование модели зрелости.Тем не менее в настоящей главе приводятся так называемые «критические шаги» созревания предприятий при переходе от одного уровня зрелости к другому (иными словами, перечень процессов по управлению инвестициями, которые должны быть запущены на предприятии).В табл. 3.2 перечислены критические шаги на каждом из пяти уровней.Таблица 3.2. Уровни зрелости и шаги созревания Информационные технологии и управление предприятием Использование модели зрелости.В ряде случаев высший уровень зрелости каждому конкретному предприятию, может быть, и не нужен, так как для него предусматривается такое количество процедур управления, которое может оказаться избыточным. При переходе от первого уровня зрелости ко второму процессы инвестиционного управления требуют высокой квалификации персонала. В числе основных факторов, поддерживающих и ускоряющих процесс перехода ко второму уровню, выделяются следующие:• создание советов по инвестициям для наблюдения и выбора ИТ-проектов;• учет и инвентаризация всех существующих ИТ-активов, чтобы предоставить правлению возможности обоснованного принятия решений;• прозрачность перспектив использования и развития ИТ-проектов;• использование всего опыта по выполнению ИТ-проектов;• определение ключевых заказчиков и конечных пользователей систем, а также идентификация бизнес-требований к каждому новому ИТ-проекту.Наиболее критическим фактором для эволюции процессов инвестиционного управления является возможность и способность проведения оперативной коррекции в тех случаях, когда выяснилось отклонение проекта от ожидаемых временных графиков или показателей затрат. В ходе созревания организация должна активно изучать все уроки прошлых проектов, более эффективно управлять факторами, которые создавали различные проблемы в прошлом, и таким образом содействовать улучшению показателей стоимости и времени разработки в продолжающихся проектах.Организация также должна начинать реализацию базовых процессов отбора инвестиционных проектов, которые предписываются стандартом ISO/IEC 15288.Независимо от конкретных причин использования модели зрелости инвестиционного управления перечисляемые принципы должны применяться при любой ее интерпретации и при использовании ее в любом виде. Они были сформулированы при анализе предприятий по производству программного обеспечения:• модель зрелости является родовой (обобщенной) структурой для широкого использования. Ее применение может значительно варьироваться в зависимости от конкретных требований;• модель зрелости является структурой для проведения организационного усовершенствования;• модель зрелости служит «путеводителем» по проведению усовершенствований и описывает характеристики процесса управления инвестированием в ИТ;• критические процессы обычно адаптируются в течение некоторого времени;• модель зрелости не называет все факторы, которые могут воздействовать на успех инвестиций;• модель зрелости использует подход, нацеленный на процессы. Ценность любого изделия или услуги в значительной степени определяется качеством процесса управления, необходимого для того, чтобы создавать, разрабатывать, приобретать и обслуживать эти изделия или услуги, а также непосредственным применением этого изделия или услуги для достижения стратегического плана организации;• не существует единственного правильного пути для реализации представленной модели зрелости управления инвестициями;• модель зрелости является независимой. В частности, никакие специальные или конкретные инструменты, методы и технологии не являются обязательными для модели зрелости;• все профессиональные решения при интерпретации модели зрелости должны применяться с учетом особенностей данной организации.Модель зрелости предлагает организациям рекомендации для улучшения процессов управления инвестициями в информационные технологии, которые позволят систематизировать и упорядочить действия руководителей и других сотрудников. Цели таких усовершенствований:• повысить вероятность того, что инвестиции в информационные технологии будут осуществлены вовремя и в рамках бюджетных ограничений;• содействовать лучшему пониманию и управлению рисками, с которыми сопряжены ИТ-проекты;• гарантировать, что инвестиции в информационные технологии были осуществлены на основе решения, принятого руководством, имевшего достаточную информацию;• осуществить инновации, реализовать новые идеи по усовершенствованию процессов управления;• повысить деловую ценность и характеристики выполнения миссии организации за счет проведения ИТ-инвестиций.Модель зрелости нельзя рассматривать как подмену эффективного руководства проектом. В то время как модель ориентируется на решение проблем в масштабах всей организации, качественное управление проектами является гарантией формирования необходимых основ для осуществления успешных инвестиций.Использование модели зрелости имеет свои границы. Например, несмотря на то что стратегическое планирование и стратегические решения могут очень сильно влиять на деятельность организации, модель зрелости не предназначена для проведения оценок стратегических планов и решений, разработанных сотрудниками предприятия. Основная цель данной модели – описывать и улучшать процессы инвестиционного управления в информационные технологии таким образом, чтобы разработанные стратегические планы и решения были эффективно поддержаны результативными инвестициями в информационные технологии.В то же время критерии оценки качества руководства предприятием и его деятельности являются одним из факторов, которые учитываются в ряде процессов модели зрелости и поэтому могут рассматриваться параллельно с анализом роста зрелости процессов инвестиционного управления. Однако в целом все действия, связанные с анализом характеристик деятельности организации, находятся за пределами возможностей рассматриваемой модели.Модель зрелости не охватывает вопросы, связанные с закупками и поставками ИТ-оборудования (например, какие типы контрактов следует использовать или как лучше всего провести переговоры о стоимости и т. д.), как самостоятельные шаги управления инвестициями.

Глава 4 ИТ-стратегия

В главе 2 речь шла о связи, которая должна быть между корпоративной стратегией и миссией предприятия. В настоящей главе обсуждается эта же тема, но применительно к информационным технологиям.

На сегодняшний день существующие на предприятии информационные технологии способны помочь в решении следующих задач:

• достижение целей организации;

• управление рисками;

• изменение деятельности.

На предприятиях, использующих информационные технологии, часто возникают следующие вопросы:

• Насколько критическими являются информационные технологии для развития и роста предприятия (имеется ли ясность в задачах информационных технологий)?

• Насколько оправданны понесенные затраты для приобретения выгод (насколько часто проекты по информационным технологиям терпят неудачу)?

• Является ли уровень отчетности старших менеджеров по информационным технологиям соразмерным важности информационных технологий для предприятия?

• Удовлетворены ли конечные пользователи качеством ИТ-услуг?

• Достаточны ли ИТ-ресурсы и уровень готовности инфраструктуры для достижения стратегических целей предприятия?

• Достаточен ли уровень компетенции персонала в сфере информационных технологий для достижения стратегических целей предприятия?

• Насколько управляемы проекты по аутсорсингу в сфере информационных технологий?

• Каков средний перерасход бюджета при эксплуатации информационных технологий (как часто и насколько проекты по информационным технологиям превышают бюджет)?

• Как долго принимаются определяющие решения по информационным технологиям?

• Являются ли инвестиции в сфере информационных технологий прозрачными?

• Как часто усилия в сфере информационных технологий носят «пожарный» характер, а не служат улучшению деятельности?

• Уменьшается ли численность специалистов по информационным технологиям на предприятии и насколько успешно квалифицированные специалисты привлекаются в вашу организацию?

• Насколько хорошо предприятие продумало свои цели?

Ответ на вопрос, какую добавочную ценность вносят информационные технологии в деятельность предприятия, зависит от следующих моментов:

• наличия требуемых приложений;

• адаптируемости к перспективным потребностям;

• приемлемых значений времени отклика и времени обслуживания;

• легкости использования, устойчивости и безопасности, интегрированности, точности и своевременности получаемой информации;

• возможности управления затратами и временем;

• наличия партнерства между подразделениями, занятыми основной деятельностью, и ИТ-службами;

• квалификации служащих в области информационных технологий.

Известно, что руководство предприятия и пользователи воспринимают ценность информационных технологий различным образом. Чем выше уровень в иерархии руководства, тем больше ослабляется внимание к информационным технологиям и растет внимание к деятельности предприятия.

Информационные технологии требуется создавать таким образом, чтобы они поддерживали все потребности предприятия с позиции улучшения временных и функциональных показателей, а инфраструктура информационных технологий обеспечивала бы рост всего предприятия за счет улучшения уровня удовлетворенности клиентов.

Для того чтобы реализовать эту цель, необходимо:

• обладать своевременной, пригодной к использованию и надежной информацией;

• использовать производительные и эффективные методы и средства (измерение характеристик, управление знаниями и т. д.);

• предусматривать возможность интеграции применяемых технологий.

Цели ИТ-стратегии

Один из способов достижения поставленных целей заключается в создании и реализации ИТ-стратегии предприятия. ИТ-стратегия состоит из рационального использования имеющихся в организации информационных технологий, которые отвечают и поддерживают миссию предприятия. Основные цели ИТ-стратегии:

• соответствие задачам и стратегии предприятия;

• создание условий по использованию всех возможностей деятельности и, соответственно, получению максимальных преимуществ;

• использование ИТ-ресурсов должным образом;

• управление ИТ-рисками, связанными с использованием информационных технологий.

На рис. 4.1 приведены основные составляющие ИТ-стратегии.

Информационные технологии и управление предприятием Цели ИТ-стратегии.

Рис. 4.1. Составляющие ИТ-стратегии

Создание ИТ-стратегии

Процесс создания ИТ-стратегии начинается с установления целей для имеющихся на предприятии информационных технологий и определения начальных направлений развития. Затем выясняются измеримые показатели деятельности, значение которых сравнивается с желаемыми значениями. Итогом могут явиться изменения в деятельности предприятия. После установки целей и перечня измеряемых показателей основной задачей для правления становится достижение этих целей, а для дирекции – проведение изменений, способствующих их реализации. Назовем основные цели:

• соответствие развития информационных технологий деятельности предприятия;

• создание благоприятных условий основной деятельности для получения максимальных выгод;

• рациональное использование ИТ-ресурсов;

• надлежащее управление ИТ-рисками.

К числу основных направлений по изменению функций и состава информационных технологий можно отнести:

• повышение степени автоматизации (чтобы сделать деятельность более эффективной);

• уменьшение затрат (чтобы сделать предприятие более результативным);

• управление рисками (обеспечение безопасности, надежности и соответствия).

Связь между целями, направлениями развития, действиями по созданию ИТ-стратегии и измеряемыми характеристиками деятельности предприятия показана на рис. 4.2.

Информационные технологии и управление предприятием Создание ИТ-стратегии.

Рис. 4.2. Связь между целями, направлениями развития, действиями по созданию ИТ-стратегии и измеряемыми характеристиками деятельности предприятия

Исключительная сложность и профессионализация сферы информационных технологий требует привлечения широкого круга специалистов предприятия. В настоящее время практически все уровни управления предприятием вовлечены в процесс управления развитием информационных технологий. Основными факторами, определяющими ИТ-стратегию, являются: • управление потребностями;• управление ожиданиями.В результате на предприятии необходимо добиться:• прозрачной отчетности для процессов управления рисками и контроля за использованием информационных технологий;• иерархической упорядоченности стратегии, политики и целей сверху вниз в пределах всего предприятия;• организационной структуры, которая поддерживает выполнение ИТ-стратегии;• измерения показателей выполнения работы на основе оценки деятельности, которые были получены благодаря использованию информационных технологий;• концентрации усилий на тех аспектах, которые поддерживают бизнес-процессы, направленные на удовлетворение клиентов, и наиболее важных ИТ-процессах, повышающих эффективность предприятия;• планирования и наблюдения за управлением активами информационных технологий, за рисками, проектами, клиентами и поставщиками;• создать гибкое предприятие, которое опирается в своей деятельности на информацию и знания. Отличительные черты предприятий, на которых управление информационными технологиями является удовлетворительным:– понимание того, что происходит в стране;– использование знаний для организации обучения;– осуществление инноваций в виде новых услуг и способов их предоставления;– проведение быстрых изменений для того, чтобы вводить инновации;– четкие стратегии привлечения внешних ресурсов.Основной вопрос заключается в том, находятся ли инвестиции в информационные технологии данного предприятия в соответствии с его стратегическими целями. То есть поддерживает ли ИТ-стратегия общую стратегию предприятия? Это означает, что между текущей деятельностью предприятия, текущими действиями в области информационных технологий и стратегией предприятия существует соответствие. Связь стратегии предприятия с ИТ-стратегией показана на рис. 4.3.Информационные технологии и управление предприятием Создание ИТ-стратегии.Рис. 4.3. Связь ИТ-стратегии со стратегией предприятия

Выбор ключевых показателей

Отдельным вопросом является выбор ключевых показателей результативности (КПР). Он должен позволять:

• оценивать степень концентрации предприятия на потребителях;

• определять изменение эффективности процессов;

• проводить анализ существующих возможностей обучения, а также роста предприятия.

На рис. 4.4 показана структура ключевых показателей результативности.

Информационные технологии и управление предприятием Выбор ключевых показателей.

Рис. 4.4. Структура КПР

Примерный список КПР: • реальная доступность систем и услуг, повышение качества доставки услуг;• отсутствие рисков, связанных с интегрированием технологий и конфиденциальностью персональных данных;• доступ к необходимым широкополосным сетям, вычислительной мощности и механизмам доступа к информационным технологиям;• выполнение требований по надежности и эффективности;• соблюдение соответствия между реальными и плановыми затратами;• разница между оцениваемой и реальной стоимостью;• результативность персонала и моральный климат на предприятии;• количество своевременных изменений, реализованных в процессах и в системах;• повышение производительности (например, дополнительные преимущества на одного служащего, число клиентов и затраты на обслуживание одного клиента);• рентабельность процессов и операций.При управлении рисками, связанными с информационными технологиями, необходимо добиваться следующих целей:• прозрачности влияния рисков на работу предприятия и четкость выбора политики предприятия по отношению к существующим рискам:– деятельность в условиях рисков;– работа в условиях полного отсутствия рисков;• уверенности, что ответственность за управление рисками остается за правлением, при делегировании части своих функций дирекции;• убежденности в том, что система внутреннего контроля за деятельностью предприятия охватывает процессы управление рисками;• встраивания процессов управления рисками в деятельность предприятия и обеспечения быстрого реагирования на риски с немедленным информированием всех соответствующих уровней управления и с обязательным выполнением согласованных принципов распространения информации (что сообщать, когда, где и как).Приведем перечень вопросов для оценки существующей практики управления рисками:• Насколько критичными являются информационные технологии для поддержания деятельности предприятия? Насколько критичными являются информационные технологии для роста предприятия?• Какие стратегические инициативы выполняет менеджмент, отвечающий за использование информационных технологий для поддержания и роста предприятия, и насколько они отвечают требованиям?• Какие ИТ-активы существуют и как ими управляют?• Достаточны ли для достижения стратегических целей предприятия соответствующие ИТ-ресурсы, инфраструктура и квалификация специалистов?• Насколько четко предприятие определяет свою позицию по отношению к использованию информационных технологий: пионер, ранняя стадия внедрения, последователи или отстающие?• Принимают ли участие ИТ-специалисты в изменениях предприятия и выборе стратегических направлений? Поддерживают ли изменения в пределах предприятия ИТ-практика и ИТ-культура?• Проводит ли предприятие исследование технологий, процессов и перспектив, чтобы сформировать направления для будущего роста?• Связаны и синхронизованы ли цели предприятия и информационные технологии?• Ясно ли предприятие определило свою позицию по отношению к рискам: предотвращение рисков или действия в условиях риска?• Проводится ли своевременная инвентаризация ИТ-рисков, релевантных по отношению ко всему предприятию?• Что делается для того, чтобы управлять этими рисками?• Как далеко заходит предприятие в стремлении уменьшить риски, и оправдываются ли соответствующие затраты получаемыми преимуществами от этого?• Как предприятие строит свои отношения с другими организациями?• Существует ли передовой опыт в данной отрасли, и как предприятие соотносится с ним?• Что делает менеджмент для определения рисков?• Насколько регулярно правление рассматривает риски, которые угрожают данному предприятию?• Базируясь на этих вопросах, может ли предприятие утверждать, что оно учитывает в своей деятельности технологические риски?• Насколько уверено правление в ответах, полученных на предыдущие вопросы?• Осведомлено ли правление о самых последних разработках в области информационных технологий и использует ли знания о них при планировании развития деятельности?• Являются ли информационные технологии регулярной темой обсуждения на правлении, и как это подкреплено структурными мероприятиями?• Сообщает ли руководство о тех направлениях деятельности, в которых необходимо провести выравнивание с информационными технологиями?• Осведомлено ли правление о потенциальных конфликтах между функциями подразделений предприятия и возможностями информационных технологий?• Имеет ли правление свою точку зрения относительно того, как и сколько предприятия инвестируют в информационные технологии по сравнению с тем, как это делают конкуренты?• Соразмерен ли уровень подотчетности руководителя службы ИТ важности информационных технологий для предприятия?• Имеет ли правление четкую позицию по главным инвестициям в информационные технологии с учетом рисков и перспектив их возврата?• Получает ли правление регулярные отчеты о продвижении главных ИТ-проектов?• Регулярно ли правление обсуждает ИТ-риски, которые угрожают предприятию?• Убеждено ли правление в том, что существующие ИТ-ресурсы, инфраструктура и квалификация персонала достаточны для того, чтобы обеспечить достижение стратегических целей предприятия?• Предусматривает ли правление независимые оценки выполнения целей информационных технологий и сдерживания ИТ-рисков?При реализации ИТ-стратегии основную роль в определении потребностей играет дирекция, а основную роль в управлении рисками – правление.В своей работе дирекция использует такие инструменты, как бюджеты, планы, мониторинг текущих процессов. Правление должно решать при создании ИТ-стратегии следующие задачи:• согласовывать ИТ-стратегию и стратегию предприятия;• внедрять в практику прозрачные процедуры и объективные показатели того, что информационные технологии соответствуют стратегии предприятия (обеспечивая выполнение требований временных графиков и бюджета, содействуя росту функциональных возможностей и получению дополнительных преимуществ и т. д.);• корректировать задачи реализации ИТ-стратегии в направлении обеспечения баланса инвестиций между существующими и перспективными системами;• следить за тем, чтобы принимаемые решения по информационным технологиям были направлены на повышение степени удовлетворения клиента.Это требует следующих спланированных управляющих процессов:• создание и поддержание информированности высшего руководства относительно стратегической роли информационных технологий;• осознание полезности применения информационных технологий для предприятия;• разработка руководящих принципов в сфере информационных технологий, исходящих из максимизации выгод; например: цель «создание партнерства с клиентами» для информационных технологий должна трансформироваться в принцип «консолидация баз данных и других обрабатывающих процессов»;• мониторинг показателей воздействия инфраструктуры информационных технологий и текущего портфеля приложений на основную деятельность;• проведение оценки выгод, получаемых от ИТ-проектов.Основную роль в создании данных процессов играет дирекция.Главным документом, определяющим порядок эффективной реализации процессов по созданию ИТ-стратегии, является план действий, разрабатываемый отдельно для правления и для дирекции. Он включает:• перечень действий по созданию ИТ-стратегии;• субъекты ИТ-стратегии.Важнейшим элементом при создании ИТ-стратегии является опыт передовых предприятий. Примеры передового опыта показывают, какие виды действий выполняли лидеры по управлению информационными технологиями. Типичные примеры действий:• достижение соответствия стратегии в области информационных технологий и целей предприятия;• создание условий для роста базы знаний по клиентам и услугам;• настойчивое и ясное распространение целей и задач в пределах всего предприятия и обеспечение гарантий того, что они понятны и содержат понятные для всех заинтересованных лиц стремления;• учреждение совета по информационным технологиям, включающего руководителей подразделений информационных систем и старших менеджеров, который должен определять приоритеты для инициатив по информационным технологиям и назначать потребителей (владельцев) процессов, базирующихся на этих технологиях;• разработка и распространение практики управления, которая позволяет повысить прозрачность, уменьшить сложность, оказать содействие изучению полученных уроков и обеспечить гибкость;• измерение характеристик работы информационных технологий: удовлетворение клиентов, эффективность процессов; эффективность использования рабочего времени, качество обслуживания, объемы проводимых транзакций, показатель времени ответа на запросы, степень доступности приложений;• формализация практики управления, которая позволяет избежать промахов во внутреннем управлении и наблюдении, улучшает эффективность и оптимизирует использование ИТ-ресурсов, повышает эффективность ИТ-процессов;• интеграция и обеспечение согласованного взаимодействия (интероперабельности) более сложных ИТ-процессов и проблем, таких как управление изменениями и конфигурационное управление;• назначение главного менеджера (CIO), который является связующим звеном между основной деятельностью и информационными технологиями;• управление рисками через управление взаимоотношениями или посредством приобретения влияния в организации поставщика;• расширение практики автоматизации мониторинга и использования информационных технологий для оценки собственной деятельности; анализа работы персонала; оценки эффективности систем контроля; анализа состояния процессов улучшения деятельности;• введение ясных процедур контроля за использованием информационных технологий и за управлением рисками в организации, сочетающих административные действия и поощрения и создающих условия для получения быстрых и профессиональных ответов на возникающие проблемы;• разработка инфраструктуры, обеспечивающей возможность создания и совместного использования информации и обладающей следующими свойствами:– является гибкой, допускает возможность интегрирования и сопровождения;– является функциональной, рентабельной, своевременной, безопасной и защищенной от сбоев;– логически доступна, сопровождается и управляется даже в наследуемых системах и новых приложениях;– гарантирует выполнение стандартов, повторное использование и модульность приложений и компонентов.

Критические факторы успеха при создании ИТ-стратегии

Примеры критических факторов успеха при создании ИТ-стратегии:

• признание информационных технологий в качестве неотъемлемой части деятельности предприятия, а не просто как некоторой технической функции; признание ИТ-стратегии в качестве неотъемлемой части общей стратегии предприятия, а ИТ-управления – в качестве неотъемлемой части общего руководства предприятием;

• осведомленность о критичности информационных технологий для предприятия и, как следствие, формализованное распределение ответственности в пределах исполнительного менеджмента, который, в свою очередь, должен привлекать в помощь специалистов по информационным технологиям;

• действия по управлению информационными технологиями должны иметь четко определенные цели, быть документированными и иметь необходимое методическое и техническое обеспечение, базироваться на потребностях предприятия и иметь прозрачную подотчетность;

• аудиторский комитет и члены аудиторского комитета должны обладать достаточными профессиональными данными и квалифицированно ориентироваться в существующих технологических рисках для предприятия;

• должно поддерживаться тесное взаимодействие с партнерами и поставщиками для гарантированного развития предприятия;

• концентрация на целях предприятия, стратегических инициативах, использовании технологий для улучшения результативности и эффективности предприятия, а также на обеспечении доступности и достаточности ресурсов и средств для поддержания имеющихся и перспективных потребностей;

• ИТ-менеджменту необходимо поддерживать неформальные отношения с исполнительным менеджментом и внешними аудиторами для создания благоприятной открытой среды;

• необходим кодекс поведения между исполнительным менеджментом и правлением, который по мере необходимости пересматривается и в формализованном порядке одобряется высшим руководством предприятия;

• необходима реализация системы стратегического менеджмента, которая обеспечивает ясность в процессах решения проблем ИТ-управления по стратегическому выравниванию.

Показатели деятельности при реализации ИТ-стратегии

При создании ИТ-стратегии целесообразно пользоваться показателями деятельности (не путать с показателями производительности), которые позволяют понять, как ИТ-стратегия улучшает деятельность предприятия. Часто эти показатели соотносятся с критическими факторами успеха. В числе примеров можно назвать:

• улучшение рентабельности ИТ-процессов;

• продолжительность системных простоев;

• пропускная способность информационной системы и время ответа на запросы клиентов;

• снижение затрат на менеджмент;

• доля вклада информационных технологий в продукты и услуги;

• рост числа стандартизированных процессов предприятия;

• рост удовлетворения ожиданий заинтересованных лиц; выполнение требований по бюджету, по временным характеристикам и по графикам;

• соответствие законам;

• прозрачность в определении риска и соответствие согласованному профилю рисков в организации;

• создание новых каналов предоставления услуг клиентам;

• примеры деятельности, демонстрирующие высокий возврат инвестиций.

Планы действий при создании ИТ-стратегии

Создание ИТ-стратегии требует написания планов действий. В них представлен порядок действий по изменению структуры предприятия для улучшения показателей производительности. Примерный перечень показателей улучшения производительности:

• улучшение рентабельности ИТ-процессов (текущие затраты по сравнению с теми, которые могли бы иметь место при отсутствии информационных технологий);

• увеличение числа проектов трансформации структуры предприятия, которые стали возможными благодаря применению информационных технологий;

• увеличение степени использования инфраструктуры информационных технологий;

• увеличение степени удовлетворенности заинтересованных лиц (по номенклатуре услуг, по числу жалоб и т. д.);

• улучшение эффективности и результативности работы персонала;

• увеличение доступности знаний и информации для совершенствования управления предприятием;

• усиление связей между руководством подразделений по информационным технологиям и руководством предприятия;

• улучшение показателей, измеряемых с помощью карт оценки баланса между информационными технологиями и деятельностью;

• эталонное сравнение степени зрелости управления информационными технологиями.

На рис. 4.5 показаны составляющие плана действий.

Информационные технологии и управление предприятием Планы действий при создании ИТ-стратегии.

Рис. 4.5. Составляющие плана действий

В табл. 4.1 приведен типичный план действий и перечислены задачи управленческого аппарата. Таблица 4.1. Задачи управленческого аппарата Информационные технологии и управление предприятием Планы действий при создании ИТ-стратегии.Перечислим вопросы для оценки плана действий:• Предполагается ли создание структуры управления информационными технологиями, которая должна быть понятной, эффективной и прозрачной, с определенными действиями, ясными целями и с четко выраженной ответственностью?• Предполагается ли создание аудиторского комитета, который рассматривает, какие ИТ-риски существуют для предприятия; проводит оценки того, как они идентифицированы, определены и управляются? Предполагается ли создание комиссии по информационным технологиям и безопасности, а также выработка согласованных рекомендаций по использованию информационных технологий и обеспечению безопасности?• Предполагается ли проведение внутреннего аудита с прямой отчетностью перед руководством, а также создание условий и возможностей для привлечения независимых внешних аудиторов и экспертов третьей стороны?• Предполагается ли пересмотр уставов, бюджета и планов, разработанных с использованием риск-планирования; оценка масштабов, степени охвата и качества работы аудиторов и других специалистов по созданию ИТ-гарантий?• Предполагается ли определение масштаба деятельности и устава аудиторского комитета, подготовка ежегодных записок, отражающих состояние информационных технологий и решения вопросов обеспечения безопасности?• Предполагается ли проводить мониторинг управления процессами, направленными на то, чтобы ИТ-ресурсы обеспечивали достижение стратегических целей?• Предполагается ли проведение анализа случаев неудач при реализации ИТ-проектов, произошедших из-за неэффективности внутреннего управления, и оценка достаточности или недостаточности фактического и потенциального воздействия этого управления на достижение успеха?• Предполагается ли оценка масштабов и качества управления проведением постоянного мониторинга ИТ-рисков и осуществление контроля за ИТ-рисками?• Предполагается ли создание в рамках правления комитета по ИТ-стратегии, предназначенного для проведения от имени правления мониторинга главных ИТ-инвестиций и выработки рекомендаций по стратегическим направлениям развития и использования информационных технологий на предприятии?• Предполагается ли разработка процессов создания и поддержания баланса между показателями неудача/успех в портфеле инновационных проектов?• Предполагается ли разработка показателей деятельности высшего менеджмента по выполнению ИТ-стратегии, а также показателей степени глубины и прозрачности, с которой она была доведена до сведения всего предприятия, и насколько эта стратегия является понятной для предприятия?• Предполагается ли вовлечение заинтересованных лиц в процедуры определения стратегических ИТ-метрик и критериев оценки работы информационных технологий?

Глава 5 Тенденции развития процессов управления информационными технологиями

Роль информационных технологий (ИТ) в ускорении развития предприятия бесспорна. Во многих организациях это становится ключевой возможностью в стратегии развития предприятия, например в координировании и объединении потребности в ресурсах, в поддержке бизнес-процессов на бурно развивающемся предприятии, в поддержке операционной совместимости, включая возможность делать определенные изменения в бизнес-циклах. Процесс управления ИТ-инфраструктурой достаточно сложен и рискован, что подвергает опасности достижение множества бизнес-целей предприятия.

Устаревший взгляд на ИТ-инфраструктуру состоял в том, что аппаратные средства, программное обеспечение и сети взаимодействовали на уровне разрозненных программ, принадлежащих отдельным департаментам, что совершенно недопустимо в эру корпоративных приложений и е-бизнеса. Новый взгляд на ИТ-инфраструктуру имеет как технический, так и экономический аспекты. ИТ-инфраструктура распадается на большую физическую инфраструктуру корпорации, которая включает оборудование и совместно используемые службы. Что касается перспектив бизнеса, инфраструктура является совместно используемым ресурсом, структура которого ограничивает рамки применимости и изменяет производительность предприятия. Взгляд со стороны на информационные технологии как на единую систему со значительными вариантами оптимизации дает более мощную возможность: рассмотреть инфраструктуру предприятия, значительно расширив границы, что поможет увидеть такую инфраструктуру, которая включает рабочую силу, корпоративное недвижимое имущество, телекоммуникации и информационные технологии.

В настоящий момент большинство предприятий признают, что эксплуатация ИТ-инфраструктуры является основополагающим бизнес-процессом, и начинают управлять ее производительностью так же, как управляют другими бизнес-процессами.

Цели и задачи

Основными целями и задачами организаций, осуществляющих ИТ-поддержку, является, с одной стороны, снижение стоимости обслуживания компьютерных инфрастуруктур и улучшение качества обслуживания; с другой – повышение отдачи от инвестиций в информационные технологии. Поскольку старшие менеджеры определяют компьютерную инфраструктуру как все еще рискованную часть бизнеса, уязвимого корпоративного актива, то организация должна отводить этому активу одно из самых главных значений в достижении корпоративных бизнес-целей. Результат заключается в том, чтобы усилить тщательность проверки ИТ-инициатив и требований по контролю и снижению совокупной стоимости владения ИТ (ТСО). Однако скорость внедрения новых технологий и приложений в компьютерную инфраструктуру опережает производительность в области эффективного управления и поддержки инфраструктур, таким образом, растет ТСО. При осуществлении контроля над операционным бюджетом возрастают требования к ИТ-персоналу. Неудивительно, что в результате у ИТ-организаций существенно снижаются качество и объем ИТ-поддержки. Это приводит к увеличению расходов за счет замены устаревшего оборудования у конечных пользователей, следовательно, возрастает общая стоимость поддержки. Как правило, ИТ-менеджер может улучшить качество обслуживания путем увеличения стоимости или снизить стоимость за счет уменьшения показателей уровня обслуживания. Однако выбор направления должен состоять в том, чтобы одновременно сконцентрироваться на деятельности по планированию и прогнозированию.

После кризиса 2001 года стремление к экономии в области ИТ, характерное для 2002 года, никуда не исчезло, и руководители, оценивающие ресурсы предприятия, могут играть важнейшую роль, помогая своим предприятиям решать задачи сокращения расходов. Особое внимание следует обращать на важные проблемы и тенденции в области ИТ-затрат и рекомендации различных компаний по вопросам сокращения расходов ИТ-департамента.

Мировое падение затрат на информационные технологии продолжится. После нескольких лет постоянного роста ИТ-затрат процесс стал замедляться. В любой отрасли предприятие в среднем расходует примерно 4 % своего валового дохода на деятельность, связанную с информационными технологиями.

На большинстве крупных предприятий ИТ-затраты будут расти на 3–5 % ежегодно в период 2004–2006 гг. Вплоть до 2006 года ни в одной из отраслей рост ИТ-бюджета не будет выражаться двухзначным числом, как это было в конце 1990-х годов. Необходимо отметить, что ИТ-департаменты столкнутся с сильным нажимом, цель которого заключается в сокращении эксплуатационных расходов и сохранении затрат на том же уровне, предназначенном для других совместно используемых корпоративных услуг (таких, как финансы и маркетинг).

Скрытые расходы или расходы бизнес-подразделения в области информационных технологий будут составлять основную часть общих расходов на информационные технологии.

В этих условиях ряд компаний рекомендуют:

• сократить основные расходы на информационные технологии;

• внедрять процессы управления инвестициями в информационные технологии;

• внимательно изучить природу скрытых расходов предприятия.

К 2007 году высшее руководство предприятий будет считать, что 40 % ИТ-департаментов обеспечивают заметные преимущества для бизнеса, по сравнению с 25 % ИТ-департаментов в 2002 году.

В 2002 году бюджеты сократились и инвестиции в информационные технологии подверглись тщательному изучению. Приобретения в области информационных технологий в 2002 году чаще всего не планировались – подразумевались большие капитальные вложения и новые системы программного обеспечения. На многих предприятиях были заморожены также новые разработки и ИТ-специалисты сосредоточили свои усилия на основных процессах. На первый план вышли вопросы обеспечения безопасности, поэтому многие предприятия стали направлять средства, предназначенные для других проектов, на эти цели.

В деловой среде в настоящее время наблюдаются следующие тенденции:

• предприятия хотят использовать уже существующие ИТ-инвестиции и только после этого делать новые вложения;

• основные затраты на информационные технологии составляют значительные суммы и продолжают расти;

• в бюджетной сфере приоритеты расставляются в области информационных технологий;

• многие руководители неплохо разбираются в информационных технологиях и хотят иметь большую свободу при принятии решений в этой области;

• ИТ-департамент сталкивается с угрозой в лице аутсорсинга;

• многие предприятия измеряют ценность информационных технологий для бизнеса по конечным результатам.

Несмотря на то что в 2002 году ИТ-бюджеты исполнялись лучше, чем ожидалось, руководители ИТ-департаментов должны понимать, что пристальное внимание к новым инвестициям в информационные технологии быстро не ослабеет. Кроме этого, нужно признать, что высшее руководство компаний больше не будет терпеть небрежности в ИТ-бюджете. И хотя экономика в целом демонстрирует признаки оздоровления, технологическому сектору для восстановления может понадобиться больше времени.

В этих условиях основными задачами ИТ-департаментов на ближайшее время будут следующие:

• демонстрировать бизнесу свою финансовую ответственность;

• использовать имеющиеся ИТ-инвестиции;

• обеспечивать и демонстрировать максимальную прибыль (и ценность для бизнеса) на сделанные в информационные технологии инвестиции.

Уровни затрат дают ИТ-департаментам некоторое представление об их общей эффективности. ИТ-департаменты должны понимать разницу между преимуществами для бизнеса и преимуществами в области информационных технологий.

Показатели должны быть связаны с заявленными целями бизнеса. Обычно используются следующие показатели (рис. 5.1):

• чистая приведенная стоимость (NPV) оценивает инициативы, которые могут привести к некоторым измеримым преимуществам или затратам, имеющим вероятность продлиться в течение трех или более лет (но риск не принимается во внимание);

• прибыль на инвестированный капитал (ROI) и доходы на активы (ROA) – подсчитываются прибыли или убытки, которые являются результатом инвестиций;

• увеличение экономической стоимости (EVA) – измеряется рост или падение благосостояния акционеров; он может показать, как были сокращены затраты, в то время как эффективность капитальных вложений не учитывалась, а внимание было сосредоточено на используемом капитале и излишках оборотного капитала;

• доход в расчете на акцию (EPS) – это прибыль, полученная каждой акцией;

• маржа (разница между ценой продаж и стоимостью проданных товаров);

• наличные средства, полученные и использованные в течение определенного времени;

• доля на рынке товаров или услуг (отражает производительность в предыдущие периоды и не предсказывает будущих результатов), которую занимает предприятие или направление бизнеса.

Традиционный анализ затрат и результатов не может служить обоснованием для 75 % бизнес-проектов, ориентированных на информационные технологии.

Информационные технологии и управление предприятием Цели и задачи.

Рис. 5.1. Связь различных показателей с бизнесом

Сравнение затрат на информационные технологии должно проводиться среди аналогичных компаний, имеющих отношение к одной отрасли, поскольку уровни затрат сильно отличаются по отраслям. Некоторые отрасли, такие как строительная, расходуют чуть больше 1 % своего валового дохода на информационные технологии, в то время как финансовые организации – почти 7 %. В 2002 году неоднородность ИТ-затрат также сильно зависела от отрасли. В большей степени это отразилось на области телекоммуникаций, которая сократила ИТ-затраты в среднем на 30 % за период с 2001 по 2002 год. Несколько других отраслей, в том числе информационные технологии, транспорт, услуги, нефтедобыча и страхование, в 2002 году сократили ИТ-затраты более чем на 10 %.И хотя сокращение расходов в 2002 году наблюдалось повсеместно, в 2003 году роста ИТ-затрат в большинстве отраслей не произошло.Ограничение ИТ-затрат при сравнении с другими предприятиями может помешать развитию бизнеса. Что касается самих затрат на ИТ, то предприятия должны расходовать столько, сколько требует стратегия развития бизнеса.Некоторые ИТ-департаменты предпочитают рассматривать только текущие ИТ-затраты. Это позволяет использовать более простой метод сравнения текущих расходов. Тогда мнение о здоровье предприятия основывается на наличии у него более низкого уровня ИТ-затрат, чем у конкурентов.Многие руководители предприятий считают, что уровень ИТ-затрат должен быть выше отраслевых норм, становясь потенциальным источником конкурентного преимущества. Даже во времена экономических трудностей большинство предприятий понимают, что отставание в затратах на информационные технологии создает значительный риск для бизнеса, особенно в тех отраслях, где различия конкурирующих компаний основываются на технологии.Совсем недавно, когда экономическая ситуация была более устойчивой, многие компании, ориентированные на использование информационных технологий, стремились превзойти своих конкурентов по затратам. Одной из их целей было заставить конкурентов с меньшими ресурсами ослабить свои позиции, стараясь подтянуться к более высокому уровню ИТ-затрат. Хотя сейчас немногие используют эту тактику, ряд предприятий сократили ИТ-затраты, сохранив при этом максимальный объем ИТ-инвестиций, предназначенный для содействия развитию бизнеса.В этих условиях ИТ-департаменты должны выбрать правильные показатели и использовать процесс регулярного обновления информации, чтобы пояснить тенденции и перемены. Следует установить приемлемые пределы показателей, чтобы гарантировать, что в нужный момент высшее руководство получит сигнал тревоги.Достижение ИТ-департаментом лучших «итоговых результатов» начинается с понимания того, где именно расходуются средства его бюджета. В обычном ИТ-департаменте западной компании около 22 % ИТ-затрат приходится на приобретение капитальных товаров и услуг. Обычно это новые приобретения, которые легко проконтролировать (например, можно отложить развертывание новых ПК или реализацию нового программного модуля).

Прямые и скрытые расходы на информационные технологии

Прямые расходы обычно ассоциируются с объектом затрат, скрытые – на определенном уровне управления, где они, собственно, и формируются.

Участники ежегодного исследования информационных технологий Staffing and Spending Survey сообщают, что скрытые расходы или расходы бизнес-подразделений на информационные технологии составляют около 8 % всех расходов на информационные технологии. Поскольку эти расходы в значительной степени не контролируются ИТ-департаментом, то они, вероятно, намного выше – ближе к 25 % от общего объема затрат на информационные технологии.

Текущие расходы на информационные технологии, прежде всего затраты на персонал и расходы, связанные с поддержкой информационных систем, представляют собой самую большую часть ИТ-затрат – около 70 % ИТ-затрат среднего западного предприятия. Уменьшение расходов ИС обычно является результатом сокращения рабочей силы и, в свою очередь, способствует снижению уровня услуг или реализации последовательности мер по сокращению затрат, чтобы привести в порядок смету текущих расходов.

Несмотря на то что большинство предприятий в 2002–2003 гг. очень осторожно относились к затратам на информационные технологии, в ИТ-секторе все еще существуют возможности для развития:

• безопасность остается самым важным объектом внимания для большинства руководителей в области информационных технологий. Есть свидетельства того, что предприятия не сокращают расходы на проекты по обеспечению безопасности;

• память и сети хранения информации считаются руководителями информационных технологий чрезвычайно важными областями;

• интеграция приложений и ориентация установленных ИТ-систем на использование Internet-ресурсов занимает высокое положение в списке приоритетов ИТ-руководителей.

Несмотря на эти высокоприоритетные технологии, многие руководители серьезно считают, что предприятиям следует использовать уже имеющиеся у них технологии вместо того, чтобы закупать новые.

Интерес к аутсорсингу ИТ носит всеобщий характер – особенно к оффшорному аутсорсингу – и продолжает расти. Когда экономическое положение ухудшилось, многие финансовые директора (CFO) рассматривали выборочный аутсорсинг как способ сдерживания затрат. Эта тенденция будет продолжаться, поскольку многие предприятия считают экономическую составляющую оффшорного аутсорсинга информационных технологий слишком привлекательной, чтобы отказаться от него.

Интересно, что приоритетные технологии прошлых лет в центр внимания ставили использование и усовершенствование уже имеющихся систем. Эта ситуация сохранится до тех пор, пока ИТ-сектор не создаст значительных, новых, обязательных для использования технологий – иногда о них говорят, как о «следующем крупном шаге».

В этих условиях целесообразно сосредоточить внимание ИТ-инициатив на архитектуре, интеграции приложений и других видах деятельности, которые позволят предприятию достичь максимальной эффективности.

Все предприятия могут оценить эффективность своих ИТ-инвестиций путем сравнения с базовыми показателями, которые представляют процент ИТ-затрат, предназначенных для текущих расходов (по сравнению с процентом ИТ-затрат, предназначенных для усовершенствований). Предприятию необходимы постоянные и тщательные ревизии новых разработок и приложений, чтобы сохранять темпы развития и конкурентоспособность – и в еще большей степени сейчас, когда ценность бизнеса во многом определяют именно информационные технологии.

Новые разработки и крупные усовершенствования требуют расходов, которые выходят за рамки созданных систем или приложений. За каждый доллар, выделенный на развитие новых функциональных возможностей, по имеющимся оценкам среднее предприятие будет платить от 40 до 60 центов ежегодно для поддержания срока полезного использования новой системы. Например, те предприятия, которые недавно модернизировали свои бизнес-процессы благодаря применению систем планирования ресурсов предприятия (ERP), хорошо знакомы с этими перспективами.

Кроме того, на инициативы электронного бизнеса в настоящее время выделяются ежегодно почти 60 центов из каждого вложенного доллара для поддержания срока полезного использования этой системы. Предприятия, которые находятся в середине процесса перехода к электронному бизнесу, будут иметь более низкие базовые показатели (и более высокие уровни дискреционных расходов), чем отраслевые нормы; их базовый показатель ИТ-затрат будет составлять не менее 72 %.

Число сотрудников предприятия, работу которых поддерживает один ИТ-специалист, часто служит показателем эффективности работы ИТ-департамента. Формальное эталонное сравнение – при котором такие понятия, как сложность, бизнес-процесс, уровни услуг и расходы, приводятся к стандартной форме для правильного сопоставления.

Проблемы сбора информации

Сбор точной информации о состоянии информационных технологий может оказаться проблематичным, поскольку компании, занимающиеся ИТ-аутсорсингом, подрядчики и консультанты, по идее, должны быть включены в выборку для сравнения. Если аутсорсинг выполняется в большом масштабе, то получить точные сведения о числе ИТ-специалистов может быть трудно.

Способ использования информационных технологий будет влиять на уровень, а также на стоимость необходимой поддержки. В целом, чем выше процент сотрудников back-office (вспомогательных служб), тем меньше стоимость поддержки каждого сотрудника. Чем больше процент сотрудников front office (службы, ориентированные на клиента) и другого персонала, тем выше стоимость их поддержки. Поддерживаемые бизнес-процессы будут определять эти проценты. Хотя понимание потребностей сотрудников, вероятно, повысит эффективность ИТ-услуг, это не обязательно приведет к снижению затрат на поддержку каждого сотрудника.

К 2006 году доля ИТ-специалистов в компаниях Северной Америки и Европы достигнет 8 %, а в отраслях, ориентированных на информационные технологии, – 15–20 %.

Некоторые компании, широко применяющие услуги внешних провайдеров (ESP), столкнулись со следующей проблемой: до какой степени могут использоваться внешние услуги? Многие предприятия очень избирательно обращаются к ESP и оказывают определенные ИТ-услуги собственными силами.

В целом тенденция использования внешних ресурсов будет продолжена, и вопросы, относящиеся к ESP, переговорам по контрактам и управлению, будут накапливаться у большинства предприятий. Однако предоставляемые с помощью аутсорсинга услуги, которые не находятся в ведении ИТ-департамента, будут усиленно контролироваться.

Правильное соотношение внутренних и внешних сотрудников будет зависеть от предприятия. Если опираться на данные статистики, то стоимость работ эффективно функционирующего ИТ-департамента будет по меньшей мере на 20 % меньше по сравнению с аутсорсинговой компанией (исключение составляют стандартные ИТ-услуги). Однако цена часто представляется вторичным по важности фактором при рассмотрении возможности использования внешних ресурсов. Для большинства предприятий такие вопросы, как стратегия и основной круг компетенции ИТ-департамента, имеют большое значение при принятии решения об использовании внешних и внутренних ресурсов.

Следующие факторы будут определять продолжающийся уход сотрудников ИТ-департамента во внешние организации:

• аутсорсинг бизнес-процессов;

• появление провайдеров прикладных услуг;

• переход ИТ-департаментов и организаций, предоставляющих общие услуги, от положения провайдера услуг к положению координатора услуг.

ИТ-департаменты должны планировать рост числа сотрудников внутри предприятия, которое могло бы координировать деятельность провайдеров услуг.

Вплоть до 2006 года предприятия не смогут сократить общие затраты на глобальную сеть, сети передачи голоса и данных более чем на 45 %, не повлияв при этом на уровень оказания услуг.

Следующие мероприятия помогут сэкономить предприятию до 45 % затрат на телекоммуникации:

• проведение переговоров о лучших ценах;

• определение соотношения уровней услуг и потребностей;

• исключение ненужного использования услуг;

• выбор оптимальной инфраструктуры;

• ограничение роста пропускной полосы.

Телекоммуникации остаются легким способом урезать затраты предприятий на информационные технологии. При наличии множества поставщиков такие затраты имеют тенденцию к снижению, следовательно, предприятие может сократить ИТ-бюджет.

Руководитель, управляющий ресурсами предприятия, должен прежде всего выделить бюджет телекоммуникаций из общего бюджета и сравнить его с бюджетом телекоммуникаций типового предприятия. Такого рода сравнение поможет обнаружить потенциальные области экономии расходов.

Типовое предприятие может сэкономить до 45 % своих телекоммуникационных затрат, проведя переговоры о лучших ценах, соотнеся уровни услуг с потребностями, прекратив бесполезное использование услуг, оптимизировав инфраструктуру и ограничив рост полосы пропускания.

Чтобы добиться снижения затрат, руководители, управляющие ресурсами предприятия, должны сотрудничать с руководителями отделов телекоммуникаций и другими сотрудниками ИТ-департамента.

Типовые проблемы управления информационными технологиями в России

Обеспечение оптимальной стоимости ведения бизнеса с использованием информационных технологий требует постоянного совершенствования процессов управления ими в соответствии с лучшим мировым опытом. Практика показывает, что в России существует ряд факторов, снижающих эффективность информационных технологий для бизнеса и приводящих к необоснованному росту затрат на обслуживание ИТ:

• недостаточная интеграция информационных технологий в бизнес. Непонимание и слабая поддержка ИТ-инициатив со стороны бизнес-руководства;

• слабый контроль инвестиций в информационные технологии и сильная диспропорция в структуре ИТ-затрат;

• отсутствие измеримых ИТ-показателей, понятных бизнесу и руководителям;

• заинтересованность поставщика услуг в усложнении ИТ-архитектуры и отсутствии прозрачности управления информационными технологиями;

• отсутствие четкого описания и контроля ИТ-услуг при взаимодействии с поставщиками услуг;

• недостаточный контроль удовлетворенности конечных пользователей информационными технологиями;

• отсутствие доверия между заказчиком и поставщиком услуг.

Планирование ИТ-бюджета обычно происходит по остаточному принципу. Приоритеты между подразделениями определяет руководство организации. Затраты на информационные технологии имеют один из самых низких приоритетов в организации.

При определении объемов финансирования за расчетную базу обычно принимается бюджет прошлого года. Уровень расходов носит случайный характер с возможностью небольшого увеличения и не зависит от объемов обучения конечных пользователей, степени соответствия стандартам программно-аппаратного обеспечения и количества клиентских устройств.

Бюджет формируется на основе заявок из подразделений организации. Причем приоритеты инвестирования какими-либо документами обычно не определяются. Если и существует задача планирования ИТ-бюджета, то не на основе общепринятых в мировом сообществе методик. Расчет затрат непрозрачен и сложен как для понимания, так и для дальнейшего контроля ИТ-договоров.

В результате развитие информационной системы во многом ведется хаотично, по ситуации. Об этом может свидетельствовать практически полное отсутствие проектной и эксплуатационной документации по информационным технологиям. Высокая неопределенность финансирования существенно снижает эффективность ИТ-планирования. Соответствующие планы могут существовать в неформализованном виде, однако они не оформляются до уровня утвержденных документов, не обсуждаются и не доводятся до сведения бизнес-подразделений. В итоге у бизнес-руководителей нет должного признания (понимания необходимости), обеспечения и обязательности планируемых мероприятий.

Уровень автоматизации бизнес-процессов достаточно низок, у многих организаций он составляет менее 10 %.

Организация процесса учета технических средств внутри предприятия формально централизована и возложена на ИТ-службу. Практически вся техника числится за соответствующими бизнес-подразделениями. Важной особенностью является фактическое отсутствие каких-либо специализированных средств для учета активов, что приводит к существенным неопределенностям и разбросу данных. Так, относительно полная информация по серверам может быть получена иногда только по результатам «проверки» IP-адресов.

Отсутствие средств для учета активов делает невозможной интеграцию с системой финансового учета, поэтому существуют сильные расхождения между реальным оборудованием и оборудованием, числящимся на балансе предприятия. Следовательно, такие расхождения снижают достоверность данных по планированию затрат на модернизацию информационных технологий. Кроме того, отсутствует целостный систематический учет и планирование ремонта и обслуживания технических средств. Периодически требуется инвентаризация технических средств.

В области отслеживания истории операций с техническими средствами определенной формализованной стратегии не существует. На практике инсталляция, передача технических средств от одного подразделения к другому отслеживаются почти всегда, а факты изменения/модернизации или передачи персональных компьютеров от одного пользователя к другому, выведение из эксплуатации – только в части случаев (иногда).

Формализованные стандарты на ПО также существуют номинально и не являются обязательными для применения на практике. Фактически ИТ-служба не контролирует отклонения от стандартов.

Определенной стратегии по утилизации устаревшего и «лишнего» ПО обычно нет, каких-либо стандартов по выводу из эксплуатации оборудования и программного обеспечения – тоже. Практически не используются возможности модернизации оборудования.

На предприятиях существует централизованная ИТ-служба, которая регулирует весь путь приобретения технических средств от подачи заявки до получения. Различий между процессом приобретения для разных подразделений, как правило, нет.

Процесс закупки вычислительных средств начинается с подачи заявки по электронной почте от производственных отделов. Обоснование заявки зачастую не проводится. Причины подачи заявки в большинстве случаев основаны на текущей ситуации в подразделении, а не на долгосрочном планировании. Выполнение или невыполнение заявок на закупку техники, а также объем услуг, оказываемых или не оказываемых подразделениями обеспечения, никак не сказываются на финансовом положении подразделения-заказчика, а растворяются в накладных расходах организации. Подобный механизм, лишенный обратной связи, приводит, с одной стороны, к безответственности заказывающих подразделений по объемам и стоимости заказов, а с другой – к отсутствию должной оценки труда обеспечивающих подразделений.

Заявки в течение месяца накапливаются. По окончании некоторого времени, в зависимости от финансовых средств, по ним принимается решение о заключении договоров. Принятие решения об удовлетворении конкретной заявки происходит на основе текущего финансового положения организации, текущего и меняющегося по ситуации представления о целесообразности закупки лицами, ответственными за это решение. При этом административное решение в отсутствии всесторонней информации может оказаться и оказывается неоптимальным. Заявки проходят несколько инстанций, и эти инстанции могут руководствоваться разными (иногда противоречивыми) соображениями. Решение о закупке зачастую принимается руководством постфактум, в случае невыполнения задания каким-либо подразделением по причине отсутствия техники.

Выбор поставщика, как правило, производится на основе либо тендерной процедуры, в которой оцениваются только сроки и цена поставки (то есть такие факторы, как стабильность вендора, качество техники, выполнение вендором обязательств и т. п., в расчет не принимаются или учитываются на субъективном уровне), либо устоявшихся связей с конкретными поставщиками. Процедура поставки обычно не формализована. В целом на процесс приобретения аппаратных средств затрачивается по разным источникам от трех недель до полугода. Небольшая часть (в среднем 15 %) персональных компьютеров приобретается посредством лизинга.

Контроля за использованием закупленного оборудования после его инсталляции практически не существует.

Учет затрат и возмещение расходов

Для управления ИТ-учетом в основном используются неспециализированные бухгалтерские системы, которые в принципе не предназначены для выполнения подобных функций и не обеспечивают полномасштабный учет ИТ-активов с требуемым качеством.

Имеющиеся базы данных таких систем фактически учитывают лишь поступления на условный склад. Из них реально можно получить только информацию о марке, модели, поставщике, номере счета, инвентаризационном номере, дате закупки. Но это нельзя сделать оперативно, и нет уверенности в достоверности информации, так как инвентаризация запасов происходит нерегулярно. Базы не содержат данных о комплектации и размещении оборудования. Тяжело разобраться, что где находится, оценить остаточный ресурс, возможность модернизации. Комплектация рабочих мест в существующих учетных базах не детализируется и не учитывается в виде типов оборудования, производителей, наименований внутренних устройств. Опыт анализа данных бухгалтерии показывает, что их достаточно проблематично использовать для управления активами по следующим причинам:

• многие позиции невозможно идентифицировать, например винчестер, модуль памяти и т. д., поскольку не известно, где конкретно их использовали;

• частично отсутствует информация о датах закупок ИТ-активов и затратах на запчасти, расходные материалы, модернизацию ИТ-активов;

• непонятна глубина детализации описаний компьютеров, как единиц, состоящих на балансе, потому что учитываться могут такие позиции, как «системный блок без монитора», «системный блок с монитором», «компьютер», «компьютер с монитором», «просто иностранные названия», «монитор»;

• по бухучету не представляется возможным точно идентифицировать все серверы, их назначение и распределение по задачам.

Обычно учет затрат на информационные технологии ведется нецентрализованно. Есть разрозненные данные в финансовой службе, бухгалтерии, ИТ-службе, которые могут отличаться между собой. За администрирование процесса учета затрат формально отвечает ИТ-служба, но реально она обычно не владеет всей информацией.

Данные о лицензионном ПО не хранятся в электронном виде. Для соблюдения лицензионных соглашений практически не используются никакие методы. Информация о лицензиях или регистрационные записи о закупке никак не связаны с реальным использованием инструментальных средств. В большинстве случаев нет возможности получить достоверную и актуальную информацию о приобретенном и используемом клиентском ПО. В результате нет возможности контролировать соблюдение правил лицензирования.

Таким образом, актуальность, полнота, формы учета и предоставления информации имеющихся систем не удовлетворяют требованиям эксплуатационного и даже материального учета.

Управление уровнями услуг (управление уровнем сервиса)

В настоящее время на предприятиях не используется ни внутренняя сервисная модель, ни модель взаимоотношения с аутсорсинговыми организациями на принципах соглашений об уровне обслуживания.

Отношения с внутренними подразделениями номинально регламентируются на основе положения об ИТ-службе. Количественные характеристики процессов и обязательств не устанавливаются.

Что касается отношений с поставщиками услуг, то они регулируются на основе заключаемых договоров. При этом такие отношения имеют целый ряд недостатков:

• фактически они являются односторонними и безальтернативными – отсутствуют варианты предоставления услуг;

• нет показателей измерения качества оказания услуг и, соответственно, механизма учета «качества-цена» и штрафов за неоказанные услуги или оказанные на недостаточном уровне;

• в спецификациях имеют место ошибки либо труднообъяснимые схемы формирования стоимости услуг.

Мнения конечных пользователей относительно степени удовлетворенности ИТ-услугами обычно не выясняются.

Формальной структуры ИТ-менеджеров, ответственных за определенные бизнес-процессы, а также внутренних соглашений по уровням обслуживания не существует.

Обучение конечных пользователей и персонала

В основном политика организаций в области обучения информационным технологиям предполагает, что конечные пользователи должны уметь работать на ПК, а ИТ-специалисты по поддержке информационной системы иметь должную квалификацию. Поэтому какие-либо формализованные задачи по данному направлению в работе организаций зачастую отсутствуют. Такая политика может приводить к значительному росту косвенных ИТ-затрат (до 30 % ИТ-бюджета), связанных с неэффективной работой ИТ-персонала и конечных пользователей.

Исключением может являться внедрение новых приложений, но каких-либо стандартов и определенных практик не существует. Статистика проводимых занятий, наличия сертификатов и т. п. отсутствует или недоступна.

Соответственно, квалификация и сертификация ИТ-персонала никак явно не учитываются в ходе работы, планирования карьеры или расчета вознаграждения.

Если подвести некоторые итоги анализа текущего состояния российских компаний в области управления информационными технологиями, то можно выделить следующие моменты.

Отсутствие политики контроля финансовых показателей ИТ, инструментальных средств управления ИТ-активами приводит к недостаточному контролю совокупных затрат компании на информационные технологии и сильной диспропорции в структуре затрат по сравнению с мировым опытом. При этом существенную роль играют аспекты, связанные с отсутствием определенности в ИТ-архитектуре и политикой закупок.

При общем, сравнимом с мировым, уровне инвестирования информационные системы не интегрированы в бизнес-процессы организаций и не вносят соответствующий вклад в обеспечение конкурентоспособности компании. Существующие информационные системы имеют пониженный уровень сложности, автоматизация бизнес-процессов составляет менее 10 %. Данная ситуация говорит о недостаточной работе ИТ-служб в части предложения ИТ-инициатив бизнес-подразделениям и объяснения пользы информационных технологий для бизнеса.

Несмотря на низкую заинтересованность бизнес-подразделений в информационных технологиях и невысокий процент использования их в организации, косвенные расходы (сверх ИТ-бюджета) на конечных пользователей значительно превышают типовые показатели и составляют около 30–40 % от ИТ-бюджета.

Глава 6 Методы повышения эффективности управления информационными технологиями

Для того чтобы качественно решать поставленные задачи, ИТ-менеджеры должны уметь находить ответы на следующие вопросы:

• Какие ИТ-инициативы нужны заказчику?

• Каковы приоритеты инвестирования в информационные технологии?

• Сколько сейчас стоит ИТ-система? Сколько будет стоить в будущем?

• Как должна выглядеть ИТ-система?

• Какие должны быть показатели деятельности ИТ-системы?

• Каков оптимальный состав портфеля ИТ-услуг?

• Каков требуемый уровень предоставления ИТ-услуг?

• Какое должно быть качество предоставления ИТ-услуг?

Существует ряд методов и подходов, позволяющих помочь ИТ-менеджерам в решении вышеуказанных задач. В табл. 6.1 перечислены методы, которые используются многими западными организациями для обеспечения эффективного управления информационными технологиями.

Таблица 6.1.Методы, используемые для повышения эффективности управления информационными технологиями

Информационные технологии и управление предприятием Глава 6 Методы повышения эффективности управления информационными технологиями.

Таблица 6.1. Методы, используемые для повышения эффективности управления информационными технологиями (окончание) Информационные технологии и управление предприятием Глава 6 Методы повышения эффективности управления информационными технологиями.С целью оперативного сбора необходимой для реализации вышеуказанных методов исходной информации требуется использовать системы управления ИТ-активами (ITAM).

Анализ TVO

Существуют различные способы полноценного количественного и качественного анализа того вклада, который информационные технологии вносят в достижение конечного результата компании. Одним из способов доказательства эффективности проектов в области информационных технологий является принятие логичной тиражируемой методологии оценки. TVO (Total Value of Opportunity) – общая оценка возможностей – стандартная методология на основе метрик для всестороннего инвестиционного анализа любых ИТ-инициатив для бизнеса. Такая методология помогает идентифицировать и контролировать инвестиции, которые оказывают самое непосредственное воздействие на финансовое оздоровление организации. Конечная цель оценки инвестиций заключается в установлении прямой связи между инвестициями в информационные технологии и результатами работы компании.

Для обоснования инвестиций в информационные технологии предлагается использовать методологию оценки их совокупной ценности для бизнеса (Total Value of Opportunity – TVO).

Данная методология позволяет оценить, как инвестиции в конкретную технологию отразятся на успешности бизнеса. Результаты в равной степени зависят как от эффективности самого предприятия и используемой системы отчетности, так и от самой технологии. TVO дает более полное представление о последствиях бизнес-инициатив в сфере информационных технологий и устраняет своего рода языковый барьер между управленцами и специалистами в области информационных технологий, позволяя более четко демонстрировать, как технологическая инициатива отразится на бизнесе.

В рамках методологии TVO определяются следующие параметры:

• ценность для бизнеса, которую принесет ИТ-инициатива;

• риски, относящиеся к данной инициативе;

• способность организации воплотить решение успешно.

Для оценки ценности информационных технологий для бизнеса рассматривается целый ряд ключевых показателей (рис. 6.1).

Информационные технологии и управление предприятием Анализ TVO.

Рис. 6.1. Ключевые бизнес-показатели

Данный подход позволяет повысить степень понимания бизнес-руководителями эффекта от ИТ-инициатив. В рамках данного подхода необходимо ответить на следующие вопросы: • Что представляет собой инициатива?• Как измеряется ценность для бизнеса?• Что делает данная технология?• Какую выгоду можно получить?• Сколько будет стоить проект?• Как учесть будущие возможности?• Может ли предприятие использовать данные возможности?Формирование системы показателей, оценивающих ИТ-инициативы на основе методологии TVO, и дальнейший их контроль позволят организации решить проблему ранжирования ИТ-проектов по их пользе и стоимости с целью определения приоритетных проектов (рис. 6.2).Информационные технологии и управление предприятием Анализ TVO.Рис. 6.2. Ранжирование ИТ-проектов

В результате в организации устанавливается подход к определению и сбору параметров TVO, формированию показателей деятельности ИТ-службы, учитывающих и влияние информационных технологий на бизнес, и развитие инфраструктуры ИТ [1] .

Отраслевой анализ ИТ-затрат

Одной из важнейших интегральных характеристик ИТ-бюджета является его сравнение с типовыми значениями для сравнимых по масштабу и профилю деятельности организаций. Для приведения всех организаций к сопоставимому масштабу в качестве метрик используются отношения различных затрат на информационные технологии к годовому доходу организации. Такое сравнение дает возможность оценить уровень ИТ-обеспечения деятельности предприятия в целом. При этом, разумеется, значимыми являются только отклонения данного показателя от средних параметров:

• примерное соответствие величин бюджета, вообще говоря, не означает адекватности ИТ-системы (так как возможно неэффективное использование средств);

• значительное превышение бюджета по отношению к типовому может быть вызвано как неэффективностью инвестиций в информационные технологии, так и необходимым активным развитием организации в целом и ее ИТ-системы, например для резкого изменения рыночной доли;

• значительное уменьшение бюджета по отношению к типовому свидетельствует о недостаточном финансировании информационных технологий и значительных предпосылках к неэффективной деятельности предприятия.

В качестве источника для сравнения наиболее целесообразно использовать достаточно репрезентативные данные различных консалтинговых компаний. При этом необходимо помнить, что одна отдельно взятая статистика по ИТ-затратам не позволяет измерить эффективность информационных технологий и не является эталоном обязательного соответствия ИТ-системы задачам бизнеса.

Текущий уровень ИТ-затрат, поддерживающих бизнес-модель конкретных отраслей бизнеса, часто не адекватен новым условиям. Для большинства предприятий причинами возрастания затрат на информационные технологии являются:

• изменение модели бизнеса;

• развитие электронного бизнеса, расширение бизнеса в целом;

• изменение роли информационных технологий в организации.

В настоящем разделе для сопоставимости различных параметров, описывающих расходы на информационные технологии, используются следующие определения.

ИТ-бюджет предприятия. Категории, включаемые в ИТ-бюджет предприятия:

• аппаратное обеспечение – затраты на лизинг, амортизацию, новые закупки (амортизируемые в течение года), оплату поддержки и обслуживания клиентских компьютеров, корпоративные компьютеры, сетевую инфраструктуру и инфраструктуру документооборота;

• ПО – стоимость лицензий, затраты на поддержку и обслуживание, новые закупки и однократные затраты, а также амортизацию ПО;

• зарплата и выплаты внутреннему персоналу, включая разработчиков, производственный персонал, персонал ИТ-управления, административный и прочий персонал, кадровую службу, специалистов по обучению;

• внешние поставщики услуг – затраты на привлечение консультантов, системных интеграторов, работников по контракту и прочих внешних специалистов;

• затраты на голосовую связь, в том числе все затраты на внешних поставщиков сетей голосовой связи. Они не включают аппаратное обеспечение, ПО или внутренний персонал, связанные с данными затратами;

• затраты на обмен данными, к которым относятся затраты на всех внешних поставщиков, на обеспечение глобальных (кроме LAN) сетей передачи данных и реализацию иерархических и многопротокольных сетевых компонентов. Не включают оборудование, ПО или внутренний персонал, связанный с данными затратами;

• оборудование – затраты на рабочие места, электричество, газ, воду, аренду и т. п.;

• прочие затраты – транспортные и представительские расходы, временная помощь, обучение, ремонт и обслуживание, мебель и аксессуары, почтовые и офисные расходы, амортизация продукции, не относящейся к классу HW/SW, прямые расходы бизнес-единиц и аренду.

Капитальный ИТ-бюджет (ИТ Capital). Бюджет, покрывающий запланированные расходы на покупку ИТ-оборудования или новое строительство. Обычно в расходы на информационные технологии или операционный бюджет на предприятии включают как расходы на приобретение комплектующих и капитальные вложения в течение года, так и другие платежи (в случае аренды оборудования) и амортизационные отчисления (в случае приобретения оборудования). Капитальный бюджет включает редко возникающие расходы, которые амортизируются с течением лет на протяжении жизненного цикла ИТ-актива. Например, большие серверы могут приобретаться только каждые пять лет; строительство нового вычислительного центра может осуществляться только один раз. Как результат – увеличение размера капитального бюджета сильно зависит от конкретного предприятия и отрасли.

Скрытые ИТ-затраты. Затраты, не включенные в ИТ-бюджет, могут быть сравнимы с самим ИТ-бюджетом. Скрытые ИТ-затраты представляют собой долю затрат, находящуюся вне поля зрения централизованной ИТ-службы (закупки производились бизнес-подразделениями и не были учтены ИТ-службой). Зависимость скрытых ИТ-затрат как процента от дохода представляет собой автономную метрику и не используется для увеличения других рассматриваемых параметров.

Общие ИТ-затраты = ИТ-бюджет – (Амортизация HW и SW) + Капитальный ИТ-бюджет + Скрытые ИТ-затраты.

Таким образом, в представленных данных под понятием ИТ-бюджета понимается сумма операционных (operational) расходов и амортизации (amortization) за конкретный год. Это означает, что ИТ-бюджет отличается от ИТ-бюджета типовой российской компании, который обычно равен сумме операционных и капитальных расходов, но при этом не включает амортизационные отчисления. Для проведения адекватного сравнения в соответствующие значения бюджета российских организаций необходимо вносить эти поправки. В табл. 6.2 показан пример среднеотраслевых значений затрат на информационные технологии (отчет компании Gartner Group).

Таблица 6.2.Среднеотраслевые затраты на информационные технологии

Информационные технологии и управление предприятием Отраслевой анализ ИТ-затрат.

Таблица 6.2. Среднеотраслевые затраты на информационные технологии (продолжение) Информационные технологии и управление предприятием Отраслевой анализ ИТ-затрат.

Таблица 6.2. Среднеотраслевые затраты на информационные технологии (продолжение) Информационные технологии и управление предприятием Отраслевой анализ ИТ-затрат.

Таблица 6.2. Среднеотраслевые затраты на информационные технологии (окончание) Информационные технологии и управление предприятием Отраслевой анализ ИТ-затрат.

Анализ ТСО

В настоящее время успех или неудачная деятельность многих высокотехнологичных компаний во всем мире связаны с использованием информационных технологий (ИТ). Развитие информационных технологий требует от организаций постоянного увеличения расходов на эти цели. В этой связи отечественные компании не являются исключением: инвестиции в развитие информационных технологий составляют или должны составлять значительную часть общего бюджета организации. При этом, принимая решения о будущем развитии информационной системы, руководство должно постоянно помнить о проблемах эффективности работы этой системы и необходимости анализа и учета современных ИТ-тенденций.

При выполнении этих задач со стороны высшего звена управления и ИТ-менеджеров возникает ряд вопросов, требующих решения:

• Какие средства затрачиваются на информационные технологии?

• Оптимальны ли они для нашего бизнеса?

• Насколько хорошо работает ИТ-служба по сравнению с другими?

• Как мне управлять инвестированием в информационные технологии?

• Какие выбрать направления развития ИТ-инфраструктуры?

• Как обосновать ИТ-бюджет?

• Как доказать эффективность существующей информационной системы и ИТ-службы?

• Какова оптимальная структура ИТ-службы?

• Сколько должны стоить аутсорсинговые услуги по сопровождению информационных технологий?

• Как оценить эффективность нового ИТ-проекта?

Для ответа на данные вопросы требуется проведение мероприятий по оценке текущего уровня инвестиций в информационные технологии и анализу его адекватности бизнесу, а также обеспечению управляемости процессом инвестирования. В основе решения этой задачи может лежать методология оценки совокупной стоимости владения (ТСО). Методология оценки ТСО предназначена:

• для получения полной информации о среде распределенных вычислений и совокупной стоимости владения;

• для сравнения подразделений организации между собой, а также с другими организациями, аналогичными по функциональным возможностям;

• для оптимизации инвестиций путем непрерывного повышения качества инвестиций, технологии, организации, процессов, степени удовлетворенности конечных пользователей.

ТСО представляет собой набор методологий, моделей и средств для изучения совокупных затрат какой-либо ИТ-системы, которая поддерживает выполнение определенной деятельности на качественном уровне обслуживания (уровне услуг). Основные компоненты ТСО – «прямые» и «непрямые» затраты.

Прямые затраты включают как капитальные компоненты (ассоциируемые с фиксированными активами или собственностью), так и трудозатраты, которые учитываются в категориях операций и администрирования. Сюда же относят затраты на услуги удаленных пользователей, аутсорсинг и др., связанные с поддержкой деятельности организации.

Непрямые затраты отражают влияние системы на пользователей посредством таких измеримых показателей, как простои и «зависания» системы, затраты на операции и поддержку (не относящиеся к прямым затратам). Очень часто непрямые затраты играют значительную роль, так как они не задействуются бюджетом, не выявляются явно в анализе затрат, что в конечном счете может привести к росту «скрытых» затрат пользователя.

Концепция ТСО была выдвинута Gartner Group в 1986–1987 гг. Для некоторого класса систем существует своя специфика определения этой модели. ТСО является ключевым количественным показателем ИТ/ИС в компании, так как позволяет оценить совокупные затраты на информационные технологии, проанализировать их и, соответственно, управлять ИТ-затратами (ИТ-бюджетом) для достижения наилучшей отдачи от информационных технологий.

В настоящий момент концепция ТСО является общепринятой для оценки эффективности информационных технологий, и работы по управлению ТСО считаются частью плановой работы ИТ-менеджеров (ИТ-департамента) западных компаний.

Некоторые специалисты приводят целый ряд аргументов в пользу данного подхода, которые рассмотрены ниже.

Измерение ТСО применяется как для «наведения порядка» в существующих ИТ-активах, так и при рассмотрении будущих проектов. ТСО является одним из важных критериев при выборе одного из нескольких технических решений, так как дает экономическую обоснованность этого решения. Однако при принятии решения необходимо учитывать многие качественные и количественные технологические, управленческие, кадровые и финансовые моменты. Не всегда наименьшее ТСО идет на пользу проекту.

Даже если рассматривать только прямые расходы на информационные технологии, то в большинстве случаев учитываются не все составляющие прямых расходов. Многие компоненты, например расходы на управление или обучение или техническую поддержку, упускаются из виду. В результате реальные прямые затраты на ИТ-проекты оказываются существенно выше. Как показывает практика западных компаний, доля стоимости оборудования и ПО в прямых расходах составляет менее или около 50 %. Другие составляющие прямых расходов представляют существенный интерес, так как могут быть уменьшены в результате управленческих мероприятий (то есть практически без инвестиций), что очень важно, если компания действительно стремится снизить свои издержки.

Структура прямых расходов важна при различных проектах. Часто даже внутри затрат на покупку оборудования, ПО и услуг наблюдается нерациональное распределение ИТ-бюджета. Еще в большей степени это относится к другим составляющим прямых расходов, и особенно к косвенным расходам на информационные технологии. Значит, организация ИТ-проектов в компании находится не на должном уровне и может быть улучшена путем управленческих решений (то есть без инвестиций). Более рациональное использование ИТ-бюджета может сократить общую стоимость ИТ-проектов.

Вы никогда не сможете определить эффективность ваших ИТ-проектов без расчета затратной части, а именно ТСО. Даже если прямой экономический эффект от внедрения информационных технологий определен, его всегда надо сравнивать с затратной частью, то есть ТСО.

Косвенные расходы, которые в ТСО для западных компаний составляют более 50–60 %, обычно не учитываются и не определяются, хотя они реально существуют и поглощают финансовые и прочие ресурсы компании. Они являются очень важным показателем надлежащей организации работы корпоративных информационных технологий и степени удовлетворенности конечных пользователей работой.

ТСО – интегральный показатель качества работы корпоративных информационных технологий, который объединяет все моменты, характеризующие их. Это объективный показатель, объединяющий как технические, так и управленческие и финансовые параметры, принятый как концепция и рабочий инструмент всеми компаниями и директорами.

Качество работы важно отслеживать с помощью модели ТСО (см. рис. 6.3), так как плохие показатели свидетельствуют о том, что компания имеет перерасход средств на информационные технологии и непродуманную организацию этой деятельности. Поскольку ИТ-бюджеты компаний ограничены (даже в Газпроме), то часть ИТ-проектов откладывается или не имеет достаточного финансирования. Это может привести к отставанию компании в применении информационных технологий и, как следствие, в конкуренции на рынке. В ближайшие годы 50 % всех инвестиций в американских компаниях будут направлены в ИТ-технологии, телекоммуникации или связанные с ними отрасли. Подсчет ТСО позволит направлять сэкономленные ресурсы в другие области инвестирования компании.

Информационные технологии и управление предприятием Анализ ТСО.

Рис. 6.3. Составляющие модели ТСО

Плохие показатели ТСО свидетельствуют о неэффективности технических и организационных решений. Если руководству компаний небезразлично будущее бизнеса, то анализ ТСО будет проводиться в организации. Без нее нельзя эффективно развивать бизнес, так как в этом случае организация всегда будет уступать своим конкурентам, расходуя ИТ-бюджет менее грамотно, чем они. В ближайшем будущем, как упоминалось выше, ИТ-бюджет будет являться существенным фактором, влияющим на финансовое состояние компании в целом. Акционерам компании важно знать эффективность расходования ее средств. Совет директоров должен не только быть уверенным в эффективности расходования корпоративных средств, но и представлять отчеты об аудитах и обосновании инвестиций своим акционерам.ИТ-директорам важно знать ТСО, так как это единственный объективный показатель, позволяющий принимать решения в условиях воздействия многих противоречивых факторов и давлений со стороны различных отделов и служб. В итоге ТСО – решающий аргумент. Технические аргументы не всегда могут оправдать финансовые потери и всегда могут быть оспорены.Мероприятия по оптимизации ТСО на практике совпадают или определяют ряд важных стратегических направлений развития информационных технологий в компании. Например, мероприятия по стандартизации или по пересмотру структуры обучения. ИТ-директора могут использовать ТСО как аргумент в обосновании финансовых требований по различным ИТ-проектам.Бессмысленно развивать информационные технологии, не представляя достаточно точно, какую экономическую выгоду компания будет с этого иметь. Бессмысленно инвестировать новые ИТ-проекты, не определив, какие дополнительные прямые и косвенные расходы они принесут компании.ТСО – важный инструмент в определении того, что нужно делать самим, а что отдать на аутсорсинг. Отдав на аутсорсинг определенные участки корпоративных информационных технологий с плохими показателями ТСО (например, из-за неоптимального количества программистов для разработки собственных приложений или штата специалистов по телекоммуникациям), компания может повысить эффективность ИТ-инвестиций. ТСО – основание для привлечения внешних ресурсов или для решения задачи собственными силами.Стоимость услуг, лизинговых договоров должна базироваться на реальных цифрах ТСО, особенно при долгосрочных контрактах. Кроме того, может оказаться, что эти контракты вообще невыгодны (например, приобретение оборудования выгоднее лизинга). Интегральный и объективный показатели качества организации ИТ-обслуживания в компании – это ТСО. Иным путем трудно доказать, что работа налажена правильно.ТСО позволяет определить участки корпоративных информационных технологий, куда следует делать инвестиции. Если на каких-то участках при расчетах ТСО отмечены недостатки, то их работу следует реорганизовать и задействовать на эти цели определенные инвестиции. Это может принести большую отдачу, чем инвестиции в новые ИТ-проекты.При определении косвенных расходов проводится анкетирование пользователей и выяснение объективных показателей качества функционирования информационных технологий. Это самый важный этап, так как информационные технологии призваны обслуживать основной бизнес компании. Если выясняется, что косвенные расходы существенны, а пользователи недовольны работой информационных технологий, то рассуждения о передовых информационных технологиях не могут служить оправданием плохой организации их работы.ТСО – основной критерий в решении о замене старых информационных технологий новыми в рамках всей компании (управление циклом жизни). Поскольку смена поколений техники требует значительных инвестиций, то важно знать:• когда нужно осуществлять циклическую замену;• какое оборудование следует заменить;• как распределить старые ИТ-активы;• как реорганизовать работу технической поддержки в результате замены и многое другое.Реализуя программу по циклическому обновлению парка информационных технологий, важно всегда смотреть на ТСО, иначе будет отсутствовать интегральный технико-экономический критерий для такой замены.ТСО используется при обосновании введения корпоративных ИТ-стандартов. Это главный критерий для реализации программ по стандартизации. Выигрыш в ТСО при оптимизации стандартизации может быть до 15–30 %.Показатели ТСО характеризуют качество обучения конечных пользователей (и специалистов технической поддержки). Большие косвенные издержки в ТСО свидетельствуют о том, что результативность обучения ИТ внутри компании крайне низка и надо предпринимать определенные меры по реорганизации системы обучения в компании. Это позволит снизить ТСО на 10–15 %.Задумавшись над ТСО, можно организовать в компании работу по управлению ИТ-активами на регулярной основе. Это наведет, безусловно, порядок в компании и поможет снизить ИТ-расходы на 6 %.Большие косвенные расходы и анализ ситуаций с разрешением ИТ-проблем в компании свидетельствуют о плохом уровне организации этих работ или о том, что об этом вообще не думали. Управление решением проблем в компании позволит сократить простои в работе бизнес-персонала и техники. Показателем эффективности усилий по организации разрешения ИТ-проблем внутри компании также является ТСО.ТСО – основной критерий для обоснования перехода на другие платформы (например, с РС на NetPC или на Windows XP) и выбора момента и суммы средств для этих целей. Кроме того, ТСО – основа мероприятий по реализации концепции «тонкого клиента» в компании, обоснованию внедрения средств NSM.При умелом управлении ТСО можно сэкономить средства ИТ-бюджета и тем самым продемонстрировать руководству компании снижение затрат на информационные технологии (и как следствие – повышение эффективности работы ИТ/ИС в компании). Освободившиеся деньги ИТ-бюджета можно направить в новые проекты.Ключевым моментом является сравнение ТСО вашего предприятия (например, ТСО в пересчете на одного пользователя системы) с ТСО в других компаниях аналогичного профиля. Дело в том, что часто довольно трудно оценить прямой экономический эффект от информационных технологий (то есть прибыль от внедрения информационных технологий). Сравнение же показателей ТСО дает ИТ-менеджеру возможность доказать руководству компании, что «его» ИТ/ИС или проект имеет экономические показатели не хуже, чем в среднем по отрасли (или лучше). Это достаточно важный фактор в оценке деятельности ИТ-менеджера. Сравнение происходит, как правило, со средними показателями по отрасли (аналогичным компаниям) и с «лучшими в группе». Средние и лучшие показатели рассчитываются и отслеживаются экспертами по многим предприятиям различных отраслей.Поскольку ИТ-расходы в компаниях обычно делятся на централизованные и «местные» (расходы отделов и подразделений), то для улучшения показателей ТСО в централизованных ИТ-активах, подотчетных ИТ-менеджеру, можно «нерентабельные» ИТ-статьи перекинуть на отделы. Таким образом, экономические показатели централизованной ИС/ИТ будут улучшаться и сэкономленные средства централизованного ИТ-бюджета можно направить в другие проекты. Но для этого с помощью анализа ТСО надо выявить «нерентабельные» статьи ИТ-расходов.ТСО – единственный (или один из немногих) количественный показатель для обоснования ИТ-бюджета компании. Если руководству компании представить средние показатели ТСО по аналогичным предприятиям или проектам и пересчитать на их основании стоимость требуемого ИТ-бюджета (текущего или разового, под проект), то у руководства компании не будет объективных оснований в отказе или «урезании» представленного ИТ-бюджета.Следует всегда соотносить ИТ-бюджет, общее финансовое состояние компании и расходы на другие проекты и нужды. Вследствие ухудшения общего финансового состояния компании ИТ-финансирование может быть свернуто. Крупные проекты могут «зависнуть». Поэтому лучше заранее планировать приоритеты ИТ-бюджета и пути выхода из чрезвычайных финансовых ситуаций (в том числе альтернативные пути реализации проектов).Таким образом, ТСО – это ключевой показатель для решения следующих задач:• обоснование затрат на существующие информационные технологии или будущие проекты;• доказательство эффективности существующих ИС/ИТ или будущих проектов;• защита ИТ-бюджета;• доказательство эффективности работы ИТ-департамента совету директоров компании или акционерам компании, не являющимся специалистами в области ИТ-технологий, но разбирающимся в расходовании средств компании.

Подход BSC для ИТ-службы

Для определения направлений развития ИТ-инфраструктуры целесообразно использовать подход по формированию сбалансированных счетных карт (BSC, Balance Score Card).

Подход заключается в формировании миссии ИТ-службы с ответом на четыре основных вопроса (см. рис. 6.4):

• Если мы достигнем успеха, как это отразится на наших отношениях с финансовыми службами?

Информационные технологии и управление предприятием Подход BSC для ИТ-службы.

Рис. 6.4. Подход BSC

• Чтобы реализовать наше видение, как мы должны строить отношения с конечными пользователями? • Чтобы удовлетворить конечных пользователей, финансовые службы, а также выполнить миссию, на каких ИТ-процессах мы должны сосредоточиться?• Чтобы реализовать наше видение, как должны наши сотрудники (внутренний и внешний персонал) учиться, общаться и работать вместе?Стратегическими целями развития ИТ-системы могут являться:• финансовая политика:– эффективное использование собственного капитала;– контроль движения денежных средств;– рост эффективности ИТ-службы;– оптимизация затрат на ИТ;• политика по отношению к конечным пользователям:– обеспечение удовлетворенности конечных пользователей;– обеспечение доступности ИТ-услуг;– использование информационных технологий как конкурентного преимущества;– повышение эффективности деятельности бизнес-подразделений на основе информационных технологий;• внутренняя политика:– совершенствование качества услуг;– оптимизация технической архитектуры;– совершенствование операционных процессов;• политика в области обучения и роста:– совершенствование компетенции и деловых навыков пользователей и ИТ-персонала;– повышение имиджа ИТ-службы в организации;– оптимизация организационно-штатной структуры обеспечивающего ИТ-персонала;– развитие ИТ-процессов и освоение новых ИТ-услуг.Для достижения поставленных целей необходимо определить набор ключевых показателей выполнения [2] (KPI, Key Performance Indicators) и совокупность проектов, направленных на их достижение.В качестве ключевых показателей ИТ-службы можно использовать показатели, оцениваемые в походах TVO, TCO.Для контроля достижения финансовых целей, например, можно анализировать следующие показатели (см. табл. 6.3).Таблица 6.3. Финансовые показатели Информационные технологии и управление предприятием Подход BSC для ИТ-службы.Для контроля достижения целей удовлетворения конечных пользователей можно использовать набор показателей, соответствующих модельным параметрам ТСО по матрице конечных пользователей (табл. 6.4) и параметрам сервисной службы (табл. 6.5).Таблица 6.4. Матрица конечных пользователей Информационные технологии и управление предприятием Подход BSC для ИТ-службы.В качестве показателей выполнения целей внутренней политики может выступать процент отклонения текущего состояния ИТ-процессов от назначения методов лучшей практики. Для этого должны быть определены целевые уровни их применения.Таблица 6.5. Показатели сервисной службы Информационные технологии и управление предприятием Подход BSC для ИТ-службы.Политика в области обучения и роста имеет следующие задачи:• привлекать и удерживать наиболее полезных сотрудников;• развивать процесс долгосрочного планирования;• увеличивать компетентность менеджеров и функциональных технических служащих всех уровней как внутреннего, так и внешнего персонала;• продолжить внутреннее развитие ИТ-службы и организационной культуры;• разработать счетную карту показателей (BSC) для ИТ-службы и внедрить ее.Штатная численность ИТ-персонала должна обосновываться, с одной стороны, лучшей практикой в отрасли, а с другой – уровнем TCO. Основой решений о заказе ИТ-услуг внешних организаций может являться расчет TCO.Исходя из этого, в качестве показателей выполнения могут выступать следующие целевые характеристики:• уровень целевой сложности системы;• уровень автоматизации бизнес-процессов;• распределение ИТ-персонала по процессам (см., например, раздел «Структура ИТ-персонала» в главе 10).

Управление аутсорсингом

Привлечение внешних организаций для управления ИТ-инфраструктурой и взаимодействие с ними необходимо производить в соответствии с утвержденной стратегией аутсорсинга ИТ-услуг на тендерной основе, даже если заранее известна компания, которая наиболее предпочтительна при прочих равных условиях. В стратегии аутсорсинга должны быть рассмотрены основные направления развития взаимоотношений с внешними организациями в следующих ключевых областях:

• концепция взаимоотношений, отражающая вопросы формирования стратегических целей, плана взаимодействия с поставщиками услуг, прав и ответственности независимых консультантов, обеспечивающих диалог и доверие между заказчиком и аутсорсером;

• управление взаимоотношениями, описывающее модель анализа рисков, матрицу владельцев процессов, матрицу ролей и ответственности;

• методы и процессы управления изменениями, рассматривающие вопросы формирования плана завершения взаимоотношений, плана управления спросом на ИТ-услуги, плана управления изменениями в аутсорсинговых отношениях, плана развития и преобразования отношений;

• выгода от взаимоотношений: рассматриваются вопросы формирования инновационного плана, границ и стоимости соглашений, методов оценки эффективности ИТ-услуг.

Взаимоотношения с внешними организациями должны основываться на обеспечении ими требований к аутсорсинговым услугам по обеспечению полезности, повышению производительности бизнес-процессов и росту влияния на бизнес.

Обеспечение полезности ИТ-услуг необходимо сконцентрировать на контроле их стоимости и дальнейшей оптимизации при обеспечении непрерывности их поставок. Критерием выполнения данного требования является удовлетворенность конечных пользователей при соответствующем уровне обслуживания, готовности и надежности компонентов системы.

Повышение производительности бизнес-процессов необходимо сконцентрировать на обеспечении роста конкурентоспособности предприятия за счет оптимизации ИТ-услуг и бизнес-процессов. Цель аутсорсинговых соглашений состоит в повышении способности бизнес-процессов удовлетворять изменениям в бизнес-требованиях.

Модель корпоративного управления информационной системой должна обеспечивать качественное управление:

• процессами управления сервисами с целью максимального удовлетворения потребностей бизнес-подразделений;

• процессами управления аутсорсингом с целью обеспечения оптимальной стоимости ведения бизнеса на основе планирования и контроля ИТ-услуг.

Привлечение на контрактной основе внешних организаций может происходить по следующим процессам управления аутсорсингом:

• формирование ИТ-стратегии (цели, направления, политики, процедуры, методы управления изменениями, критерии и процедуры завершения аутсорсинговых контрактов);

• взаимодействие с поставщиками (навыки, ресурсы, выбор поставщика);

• интеграция решений (стандарты, роли, зоны ответственности, уровни сервиса);

• управление собственностью (финансирование, активы, контроль цен, сметы, ценообразование);

• аудит (непрерывность, совершенствование, производительность, определение стоимости, оценка состояния/действий/проектов, анализ рисков);

• управление обратной связью (отчеты, прогнозы, выводы, анализ).

Когда организация принимает решение об аутсорсинге тех или иных бизнес-функций, редко кто задумывается о том, как будет осуществляться управление. Но если внешний поставщик услуг уже выбран и контракт подписан, то следующим важным шагом должно стать определение круга лиц из числа персонала предприятия, которые будут отвечать за ведение аутсорсинговых отношений. Эта группа (команда) должна действовать как наблюдательный/контролирующий орган, а именно – отслеживать выполнение условий контракта, обеспечивать ежедневное взаимодействие с поставщиком услуг, а также регулировать взаимоотношения с бизнес-подразделениями и контролировать производственную деятельность. При этом нельзя упускать из виду контроль за выполнением основной задачи аутсорсинга – получение ожидаемого экономического эффекта в виде снижения затрат и повышения добавочной стоимости компании.

Не так много еще предприятий и организаций, в планах карьерного роста которых предусматривается наличие персонала, обладающего необходимым набором навыков и умений в техническом, управленческом и коммерческом аспектах для аутсорсингового менеджмента. Проблема, возникающая перед кадровыми отделами предприятий, заключается в том, чтобы определить, в каких пропорциях такие навыки необходимы и как найти людей, отвечающих им. Одни идут по пути поиска необходимых специалистов на своем предприятии (в ИТ-службе, бизнес-подразделениях, среди административного персонала), другие вынуждены нанимать дополнительный персонал для выполнения такого рода задач и функций, потому что имеющиеся сотрудники не обучены, не имеют достаточной квалификации и т. п.

На рис. 6.5 приведен пример структуры для управления аутсорсингом. Качественный и количественный состав команды может варьироваться, в зависимости от передаваемых в аутсорсинг функций, масштаба предприятия и других факторов.

Информационные технологии и управление предприятием Управление аутсорсингом.

Рис. 6.5. Структура для управления аутсорсингом

Далее описываются основные функции и роли персонала, представленного на данной схеме. Менеджер по контрактам отвечает за управление контрактными обязательствами в целом и контроль работ, являясь основным контактным лицом во взаимоотношениях между предприятием и аутсорсинговой организацией (ESP, External Service Provider). Лицо, назначаемое на эту роль, должно, с одной стороны, четко понимать бизнес-требования предприятия, а с другой – обладать основополагающими знаниями в области информационных технологий и управления контрактами. Кроме того, данное лицо должно иметь необходимые полномочия, чтобы выступать от имени предприятия во взаимоотношениях с ESP. Как правило, на этой позиции используется менеджер среднего звена из ИС-службы предприятия, хотя существует и другое мнение, что лучше на данную позицию выдвинуть человека «со стороны» (имеется в виду «другая» сторона по отношению к аутсорсингу, то есть не та область, в которой планируется использовать аутсорсинг), поскольку в этом случае у человека нет «багажа» из прошлого, такого как негативное отношение к аутсорсингу.Ответственность перед менеджером по контрактам несут технические эксперты и менеджеры по исполнению. Технические эксперты отвечают за то, чтобы соблюдалась стратегическая направленность, а также за оценку и обзор технических и операционных изменений, связанных с деятельностью ESP. От них требуется хорошее знание технической базы, технологических особенностей, они должны обладать навыками управления бизнес-изменениями и быть компетентными в вопросах развертывания ИТ-ресурсов.Менеджеры по исполнению отвечают за обеспечение качества, за соблюдение соглашений об уровнях сервиса. К ним предъявляются следующие требования: наличие опыта в вопросах обеспечения качества, а также знание показателей уровней сервиса и инструментария для измерения этих показателей.Центр управления проектами является хранителем стандартов, методологий, показателей, руководств, а также носителем передового опыта в области управления проектами, предоставляя услуги по обучению и консультированию в этой области. Количество персонала и его квалификация в значительной степени зависит от предполагаемой роли в проекте центра управления.В самом простом случае центр управления проектами функционирует как репозиторий (хранилище) информации по проекту, и персонал центра может включать только экспертов по методологии или администратора проекта. По мере усложнения проектов возникает необходимость в менеджере проекта, а для выработки бизнес-требований – в менеджерах по взаимодействию с бизнес-подразделениями. Менеджеры по взаимодействию помогают в детализации ИТ-требований конечных пользователей и служат своего рода посредниками между конечными пользователями и поставщиками услуг. Как правило, эту роль выполняют бизнес-аналитики из ИТ-службы предприятия.Предприятие должно контролировать качество услуг, предоставляемых поставщиками. На крупных предприятиях обеспечением контроля качества занимается или отдельная структура, или эту функцию берет на себя ИТ-служба. На более мелких предприятиях может существовать специализированный отдел или команда из независимых и не относящихся к данному проекту специалистов. Таким образом, структура, обеспечивающая контроль качества, – это «глаза и уши» управления аутсорсингом в «качественных» вопросах и проблемах.Критическим фактором успеха аутсорсинга является активное управление взаимодействиями внутри самого предприятия. Описанная выше организационная структура, с этой точки зрения, оптимальная. Однако если смотреть на этот вопрос шире, то предприятию необходима некая управленческая структура, которая контролировала бы целесообразность использования внутренних и внешних источников предоставления ИТ-услуг с точки зрения соответствия требованиям бизнеса. Деятельность, связанная с созданием подобных управленческих структур, называется экспертизой источников ИТ-услуг. Ввиду того, что стратегии предприятия в области бизнеса и информационных технологий все теснее взаимоувязываются, то решение об использовании аутсорсинга перемещается из сферы чисто тактических и стоимостных решений (например, капитализация ИТ-активов, снижение численности персонала ИС и т. п.) в область достижения стратегических бизнес-ценностей (то есть поиск возможностей получения максимальной пользы от информационных технологий). Регулированием этого процесса также может заниматься экспертиза источников ИТ-услуг.Назначение экспертизы источников ИТ-услуг:• анализ и выработка рекомендаций, наиболее подходящих данному предприятию из источников предоставления ИТ-услуг;• координация источников предоставления ИТ-услуг в случае, когда требования предприятия к информационным технологиям зависят от нескольких/многих ESP;• оценка текущих и планируемых источников предоставления ИТ-услуг с точки зрения их использования для достижения бизнес-целей предприятия.Концепция экспертизы источников ИТ-услуг появилась относительно недавно. В большинстве случаев эта структура зарождается внутри ИС-службы и подчиняется непосредственно директору по информационным технологиям. Следующий этап в развитии этой структуры – от контроля внутренних/внешних источников предоставления ИТ-услуг к возможному аутсорсингу бизнес-процессов; при этом происходит организационное переподчинение, и управление структурой переходит к ИС-менеджерам. Но пока концепция экспертизы источников ИТ-услуг не доказала свою значимость, скорее всего, данная структура будет существовать в рамках ИС-службы.Требования к персоналу, проводящему экспертизу источников ИТ-услуг, – обладать знаниями в области бизнеса, быть технически квалифицированными специалистами, понимать процессы и их источники. Кроме того, можно выделить еще ряд дополнительных ролей данного персонала:• менеджеры по управлению переходом к внешним источникам предоставления ИТ-услуг;• финансовые менеджеры (для финансового обоснования);• администраторы по контролю и распределению затрат между бизнес-подразделениями предприятия.Обсуждение концепции экспертизы источников ИТ-услуг на данный момент ведется, как правило, в контексте предоставления ИТ-услуг. Однако подобная структура может быть использована и в более общем случае для управления специалистами, привлекаемыми извне для выполнения работ по каким-либо контрактам или на время, а также для организации взаимодействия с поставщиками таких ресурсов.

Формирование SLA

Основным стратегическим направлением совершенствования организационной поддержки бизнес-процессов со стороны информационных технологий является создание и внедрение системы соглашений по уровню обслуживания (Service Level Agreement – SLA). Каждое соглашение определяет спецификация на ИТ-услугу (группу услуг) в конкретной бизнес-области.

Информационные технологии и управление предприятием Формирование SLA.

Рис. 6.6. Субъекты SLA

Общие положения: • предприятие осуществляет покупку сервисных ИТ-услуг. Каждая сервисная услуга оказывается по группе однородных ИТ-объектов (устройств, систем). Объект описывается в специальном паспорте;• при покупке услуг должен выполняться учет инцидентов (любое событие, нарушающее предоставление услуги) и заявок на выполнение работ в разрезе услуг и объектов;• оказание услуги состоит в выполнении операций. На каждую операцию должна заполняться расчетно-технологическая карта, содержащая наименование операции, ее содержание, требования к квалификационному уровню персонала, время выполнения, стоимость;• спецификация на предоставление ИТ-услуги (группу услуг) для конкретного бизнеса должна заключаться в форме соглашения. По каждой услуге определяются параметры надежности и доступности (согласованное количество инцидентов).Для качественного исполнения соглашения об уровне обслуживания устанавливаются и используются измеримые критерии работы приложений и предоставляемых услуг (производительность и доступность сети и функций приложений). Одним из критериев, которые необходимо принимать во внимание при принятии решения о заказе услуг внешних организаций, является обеспечение соответствия показателей ТСО по соответствующей услуге (не выше) мировому уровню типовой организации.Качество уровня услуг определяется, с одной стороны, по объективным данным обращений в службу поддержки и результатам независимого аппаратного мониторинга, с другой – на основе выяснения мнения пользователей относительно степени удовлетворенности услугами ИТ-инфраструктуры.Для обеспечения эффективности поддержки конечных пользователей применяются технологии работы сервисной службы на основе использования специализированных инструментальных средств, таких как базы знаний/экспертные системы, системы автоматического распределения звонков, интерактивный голосовой ответ, справочные Web-системы, инструментальные средства регистрации проблем, системы удаленного контроля клиентских мест. Сервисная служба будет использовать единое интегрированное средство управления проблемами с общей базой данных.Применение механизма соглашений об уровнях обслуживания позволяет как поставщикам услуг, так и подразделениям информационных технологий различных организаций обеспечить гарантии заказчикам и пользователям по предоставляемым ими услугам.Соглашение об уровне предоставления услуг – это договор между потребителем услуг и их поставщиком, который формализует и устанавливает параметры обслуживания. Сложность современных информационных технологий, быстрые темпы их развития и увеличивающиеся запросы заказчиков требуют эффективного управления уровнями обслуживания.Установление метрик для оценки уровня услуг представляет собой некий баланс между потребностями бизнеса, технологическими возможностями и возможностями поставщика услуг.Формирование SLA позволяет менеджерам:• определить ключевые бизнес-процессы на предприятии;• измерить критичные виды деятельности для предприятия;• проверить полученные результаты на предмет принципиальных ошибок и проблем;• внести необходимые поправки для устранения ошибок и проблем;• непрерывно управлять процессом для получения желаемого результата.SLA – это преобразование общего видения ИТ-услуг, ИТ-стратегии в определение конкретных услуг с помощью детальных спецификаций.По результатам анализа потребностей бизнеса процесс планирования услуг (service planning) составляет и контролирует «портфель» стандартных услуг, необходимых большинству корпоративных заказчиков. При желании стандартные услуги могут быть модифицированы для решения специфических задач бизнес-подразделения.Для процесса планирования услуг разрабатываются подробные спецификации ИТ-услуги, которые затем будут использоваться другими процессами управления услугами. К задачам этого процесса относятся также анализ рисков, связанных с реализацией услуг, определение функциональных требований, заключение стратегических альянсов для реализации услуг, прекращение предоставления услуг.Понятие требуемого уровня предоставляемой услуги, которое может включать перечень приложений на рабочих местах, время отклика компьютерных систем, время устранения неисправностей и т. д., является важнейшей составляющей управления информационными услугами и поддерживается процессом управления уровнем услуг (service level management). В ходе этого процесса на основе заданных параметров стандартной услуги и оценок ее стоимости определяется, обсуждается с заказчиком, отслеживается и фиксируется в отчетах необходимый заказчику уровень услуг. Подробные спецификации услуг, полученные в результате выполнения процесса их планирования, являются отправной точкой для заключения осмысленных соглашений SLA.Каждый уровень сервиса SLA определяется следующим набором данных (характеристик):•  задание категории. Ключевая бизнес-функция, процесс или процедура, которая подвергается измерению, описанию и непрерывному совершенствованию;•  временные рамки (доступность). Временной период, в течение которого данный уровень сервиса может быть измерен (как правило, указывается факт включения/исключения выходных и праздничных дней);•  допущения/ответственность. Отражение специфических требований со стороны как поставщика, так и получателя услуг, выполнение которых является необходимым условием согласованности и непротиворечивости SLA;•  сервисные метрики. Измерение выполняемых поставщиком услуг, обычно выражаемое в процентах;•  формула для расчета. Описание математической формулы, используемой для измерения услуги;•  интервал измерения/отчетный период. Период измерения, в течение которого фиксируется факт превышения/достижения/не достижения данного уровня сервиса;•  источники данных. Описание типов и источников собираемых данных, мест и способов их хранения, а также информация о лицах, ответственных за предоставление и сбор данных;•  взаимодействие. Определяется, кто и когда оповещается в случае возникновения проблем с предоставлением услуги поставщиком. Включает регистрацию проблемы (для текущего отслеживания проблемных ситуаций) и управление проблемами (в ситуациях, когда согласование с поставщиком не может быть достигнуто в заданный период измерения);•  исключения, штрафы, премии. Описание включенных в договорные обязательства каких-либо исключений, штрафных санкций и систем мотивации;•  формула для расчета премий/штрафов . Описание математической формулы, используемой для расчета премий/штрафов;•  целевой уровень. Описание желаемого (с точки зрения получателя услуги) режима работы поставщика, являющегося результатом предоставления данного уровня сервиса.Следует иметь в виду, что эти данные являются примерными и для разработки собственных SLA необходимы фактические данные, которые отражали бы специфические требования и конкретные условия взаимодействия поставщиков и получателей услуг.В качестве примера можно привести описание ИТ-услуги по предоставлению серверных и сетевых сервисов:•  задание категории. Время отклика End-to-end response time;•  временные рамки (доступность). Серверные и сетевые сервисы доступны круглосуточно в течение 24 часов, с воскресенья по субботу, за исключением определяемых клиентом праздников и выходных дней;•  качество. Ошибки – менее чем в 1 % соединений;•  реактивность (время реакции) – менее 1 секунды;•  взаимодействие. Регистрация проблемы – при наличии проблемы в течение первых 30 минут она регистрируется/решается менеджером программы (или другим уполномоченным лицом); если в течение 4 часов проблема остается, то ее регистрация/решение передается региональному менеджеру. Управление проблемами – ведется менеджером программы, если неисправность не устранена в течение первого отчетного месяца; ведется региональным менеджером, если неисправность не устранена в течение двух отчетных месяцев;•  допущения/ответственность. Сервер является собственностью получателя услуг, у него же на рабочем месте он и располагается. Доступ к серверным системам предоставляется получателем услуг в соответствии с требованиями поставщика. В то же время поставщик услуг выполняет все требования организации-клиента по безопасности и защите информации. Intranet – поддерживается время отклика менее 1 секунды. Internet – поддерживается время отклика менее 3 секунд;•  формула для расчета. Время отклика = < 1 секунды (под временем отклика понимается интервал, необходимый для появления всех символов на экране конечного пользователя после начального запроса);•  интервал измерения и отчетный период. Интервал измерения – ежедневно. Отчетный период – еженедельно (обобщенный);•  источники данных. Инструментальные средства, предоставляемые поставщиком, которые автоматически регистрируют информацию о дате и времени каждой операции системы;•  регистрация проблемы. См. взаимодействие;•  управление проблемами. См. взаимодействие;•  исключения, штрафы, премии (из договора). Уровень услуг считается неприемлемым, если организация-получатель услуг за 90 дней не предоставляет прогноз по всем необходимым стандартным продуктам, или производители этих продуктов не смогут предоставить их поставщику услуг. Штрафные санкции применяются, начиная со следующего за отчетным месяца, если в отчетном месяце не было достижения или превышения оговоренного уровня услуг. Штраф устанавливается в размере 10 % от стоимости услуг. Премиальные выплаты не предусмотрены;•  формула для расчета штрафов. Штраф = 10 % стоимости;•  целевой уровень. Поддержка и техническое сопровождение аппаратных средств для эффективного разрешения проблем, что позволяет добиваться высокого уровня работоспособности и реактивности систем.Обычно разработка SLA состоит из следующих этапов:• проведение оценки существующих в организации предложений поставщиков услуг (Statement of Work – SOW) и соглашений об уровне услуг (SLA) по сравнению с лучшей мировой практикой. Разработка шаблонов контрактов организации с поставщиками услуг. Цель – подготовка соглашения по услугам, в котором устанавливались бы расценки за соответствующие услуги и штрафные санкции в случае невыполнения поставщиком своих обязательств;• настройка шаблонов SLA и критических показателей;• проведение интервью с ключевыми бизнес-и ИТ-менеджерами для формирования понимания стратегических целей организации. В ходе этого процесса идентифицируются существующие/будущие позиции и ключевые фигуры в области бизнеса и информационных технологий, которые будут приняты во внимание при формировании SLA и контрактов;• обеспечение поощрения и стимулирования (Incentives and Credits methodology), гарантирующих выполнение SLA и представляющих собой средство управления, с помощью которого организация может успешно и на долгосрочной основе взаимодействовать с поставщиком услуг. Внедрение этой методики даст возможность контролировать такие значимые параметры, как работоспособность систем, разрешение инцидентов, удовлетворенность заказчика и др.;• контроль удовлетворенности уровнем ИТ-услуг.Проведение исследований удовлетворенности ИТ-пользователей позволяет обеспечить:• инструмент для мониторинга и развития ИТ-услуг и управления ими в целях улучшения бизнеса и производительности труда персонала;• поддержку принятия решений по информационным технологиям в части составления ИТ-бюджета, распределения ресурсов, стратегического планирования;• оценку ценности информационных технологий, потребностей и уровней удовлетворенности для различных групп ИТ-пользователей;• оценку качества услуг.Данные исследования предназначены для ИТ-менеджеров, бизнес-руководителей, внешних поставщиков услуг.Всестороннее исследование удовлетворенности пользователей служит для оценки качества ИТ-услуг и управления информационными технологиями внутри организации.Внутреннее исследование, то есть внутри ИТ-департамента, необходимо для оценки мнения ИТ-департамента по ожиданиям пользователей и их удовлетворенности относительно ИТ-услуг и сравнения результатов с точкой зрения пользователей.Мониторинг изменений мнения пользователей проводится с помощью кратких периодических исследований.Области исследования:• важность информационных технологий и качества управления ими для бизнеса компании;• уровень ИТ-услуг и уровень работы ИТ-департамента;• взаимодействие ИТ-департамента и провайдеров услуг;• способность сотрудников использовать возможности информационных систем;• функционирование информационных систем.После сбора информации проводится ее сопоставительный анализ с типовыми компаниями на предмет:• расхождения в ожиданиях пользователей и их удовлетворенности;• расхождения во мнениях пользователей и ИТ-департамента при оценке важности отдельных факторов и услуг;• расхождения в удовлетворенности пользователей и мнении ИТ-департамента при оценке степени удовлетворенности по отдельным факторам и услугам;• расхождения в оценке важности и степени удовлетворенности ИТ-услугами;• подготовки отчета для руководства с выводами и рекомендациями. План работ по проведению опросов состоит из следующих этапов:• подготовка анкет для опроса;• планирование выборки пользователей и прогнозируемых ответов;• управление сбором данных через специальное Web-приложение (портал);• статистическая интерпретация ответов;• оценка и подготовка отчетности по результатам.Обзоры составляются таким образом, чтобы была возможность ежегодно пересматривать полученные результаты с целью мониторинга степени удовлетворенности и с учетом прогрессивных тенденций.

Управление ИТ-активами

Для обеспечения учета ИТ-активов (как аппаратных средств, так и ПО) с требуемым качеством используются специализированные системы управления. Они обладают минимальной функциональностью и обеспечивают предоставление следующей информации:

• данные о конфигурации программно-аппаратных средств;

• данные об инвентаризации;

• данные о планировании приобретения;

• данные о стандартах;

• данные об убытках/доходах;

• данные о передаче активов;

• данные о внутреннем бюджете;

• контроль состояния (статуса) требования;

• калькуляция цен;

• управление запасами;

• управление контрактами;

• управление поставщиками;

• контроль/аудит счетов.

Появление отдельного класса систем управления ИТ-активами в дополнение к модулям управления активами ERP-систем объясняется тем, что последние не могут создать полномасштабную систему, которая бы учитывала все требования, предъявляемые к управлению установленными в организации ИТ-активами.

Основные недостатки, выявленные при внедрении и использовании модулей управления активами в ERP-системах:

• увеличение временных и стоимостных затрат на настройку – для обеспечения требуемой функциональности необходимы детальные спецификации компонентов ИС (ПК, серверы и т. д.); их частое перемещение и реконфигурация вызывают значительные, и зачастую непреодолимые, затруднения для учета;

• отсутствие возможности интеграции (фильтров для импорта/экспорта) со средствами сетевого управления (help desk, удаленный контроль, автораспространение ПО) требует дополнительных усилий по созданию собственных интерфейсов;

• управление активами не является чисто технологическим решением (от 40 до 50 % усилий направляются на услуги по внедрению/интеграции), поэтому, чтобы понять, как «правильно» использовать приложение, особого внимания при внедрении заслуживает фаза выработки требований (обычно она длится 3–6 месяцев);

• неспособность отследить в полном объеме соблюдение условий контрактов и использования лицензий на ПО;

• управление активами в ERP-системах ориентировано на какую-то одну конкретную область (например, ОС, закупки) и не может обеспечить адекватную функциональность при работе с различными данными, характеризующими состояние существующей ИТ-инфраструктуры организации;

• модуль управления активами взаимодействует с другими модулями, что создает дополнительные сложности для его инсталляции и поддержки (например, соответствующий модуль в SAP работает с GL, MM, Plant Maintenance, HR), в то время как специализированные приложения управления ИТ-активами являются автономными и внешними по отношению к общей системе.

Цель управления ИТ-активами состоит в том, чтобы синхронизировать процессы управления информационными технологиями с деятельностью предприятия и бизнес-целями подразделений:

• уменьшить стоимость владения;

• улучшить эксплуатационную эффективность;

• минимизировать риски.

Применение системы управления ИТ-активами позволяет:

• оптимизировать бизнес-процессы внутри компании;

• иметь актуальную информацию в реальном режиме времени;

• держать все ресурсы под постоянным контролем;

• уменьшить совокупные затраты на владение ИТ-системой на 8—15 %;

• повысить производительность труда ИТ-персонала в среднем на 10–15 %;

• оптимизировать процесс закупок оборудования и выбора поставщиков.

Кроме уменьшения прямых затрат и улучшения эксплуатационной эффективности внедрение систем управления ИТ-активами помогает в идентификации и управлении следующими рисками:

•  деловой риск, который возникает от недостатка гибкости и оперативности ИТ-системы обеспечивать развитие бизнеса предприятия;

•  финансовый риск. Источники финансового риска ведут к прямой потере дохода или появлению непредвиденных расходов от неправильно рассчитанного количества требуемых программно-аппаратных средств или потери доступа к информационной системе. Финансовый риск может быть обусловлен неудачным развертыванием ИТ-решения, например, когда внедряемая ERP-система не приводит к ожидаемым результатам;

•  эксплуатационный риск, связанный с недостаточной надежностью ИТ-инфраструктуры. На рынке, где конкурентоспособность зависит от оперативности принятия решений, измеряемых в неделях или месяцах (меньше, чем годы), успех часто зависит от способности системы управления ИТ-активами предоставлять достоверную и наиболее значимую информацию. Например, для предприятия жизненно важно заранее знать, когда сервер достигнет предела своих возможностей. Современная система управления ИТ-активами может уведомить об этом ИТ-персонал. Или, например, предприятие при реализации планов развития бизнеса должно определять требования к инфраструктуре, обеспечивающей возможности по развитию. Без надежных ИТ-данных управления активами такие усилия будут затруднены;

•  юридический риск. Предприятия, не управляющие лицензионной политикой, могут быть подвержены штрафам или судебным преследованиям. Кроме того, может пострадать репутация компании, в результате чего будет утрачено доверие со стороны клиентов. Этот риск обычен в следующих ситуациях:

– использование нелицензионного программного обеспечения;

– несоблюдение лицензионных условий по программному обеспечению;

– нарушение авторского права;

– нецелевое использование электронного оборудования;

– неправомочное распространение конфиденциальной информации.

Автоматизированная система управления активами должна быть интегрирована с бизнес-и ИТ-процессами и стратегиями, используемыми для организации снабжения, списания активов и управления изменениями. Для синхронизированного управления активами должен быть создан централизованный репозиторий (база данных). Основная цель состоит в создании организации с необходимым объемом предоставляемых услуг, обеспечивающих оптимальную стоимость ведения бизнеса на основе информационных технологий.

Управление ИТ-активами представляет собой систему объединенных процессов, стратегий и технологий, позволяющих предприятию обеспечивать контроль над ИТ-активами (рис. 6.7).

Информационные технологии и управление предприятием Управление ИТ-активами.

Рис. 6.7. Управление ИТ-активами

В управлении ИТ-активами можно выделить три основных аспекта – физический, финансовый и договорный (рис. 6.8). Объединение физических, финансовых и договорных данных поддерживает функции управления, необходимые для эффективной работы ИТ-активов. Информационные технологии и управление предприятием Управление ИТ-активами.Рис. 6.8. Компоненты управления ИТ-активами Физический компонентДанные о физическом состоянии активов позволяют получить информацию о пользователях активов, месте расположения и конфигурации активов. При сборе данных могут использоваться как инструментальные средства, так и механические процессы. Посредством инструментов автообнаружения можно зафиксировать активы, присоединенные к сети, используя при этом агента, установленного на локальном устройстве или на центральном сервере, который сканирует сетевые устройства. Помимо сканирования аппаратных характеристик можно получить информацию об установленном на данных устройствах ПО. Однако использование только средств автообнаружения не даст полноценную картину состояния всех активов предприятия. Существуют устройства, не включенные в сеть (например, локальный принтер), но которые также нуждаются в трэкинге, осуществляемом вручную. Кроме того, процессы, выполняемые вручную, необходимы для получения информации о физическом местоположении активов, идентификации сотрудников и т. п.Финансовый компонентС финансовой точки зрения выделяют данные о стоимости активов, их амортизации и остаточной стоимости. Как правило, для отслеживания состояния ИТ-активов создается репозиторий, в котором каждому активу присваивается уникальный идентификатор. Полученные финансовые данные используются в процессе поставок, для планирования бюджета, для расчета экономической эффективности.Договорный компонентУдобный доступ к актуальной информации о контракте имеет первостепенную важность при управлении активами. На большинстве предприятий контракты часто хранятся в бумажной форме. Без эффективных электронных средств отслеживания соглашений с поставщиками об уровнях обслуживания, информации о гарантиях и техподдержке предприятия подвергаются значительным рискам. К таким рискам относятся просрочка сроков лицензирования, ошибки при выставлении счетов, негарантированное автоматическое возобновление контрактов. Договорный компонент, таким образом, используется с целью соблюдения лицензионного соответствия и обеспечения необходимых уровней обслуживания. Такая информация также оказывается полезной на предконтрактной стадии и в управлении процессом техподдержки.После сбора и обработки данные о физических, финансовых и договорных аспектах активов централизованным образом сохраняются в репозитории по управлению ИТ-активами. Репозиторий позволяет отслеживать состояние активов на протяжении их жизненного цикла.Основными элементами систем управления ИТ-активами являются следующие модули:• управление портфелем активов:– обширный набор функций инвентаризации;– управление программным обеспечением;– управление жизненным циклом ресурсов;• управление закупками:– процесс принятия решения о закупке;– управление циклом закупки;– управление запасами;• управление договорами:– динамическое управление контрактами;– контроль передачи/приема оборудования;– анализ финансовых затрат;• управление финансами:– мониторинг затрат по различным статьям;– администрирование локальных бюджетов;– оперативный контроль состояния активов.

Глава 7 Архитектура предприятия

Определение архитектуры предприятия

Архитектурой предприятия называются информационные составляющие, которые определяют:

• структуру бизнеса;

• информацию, которая необходима для ведения этого бизнеса;

• технологии, которые необходимы, чтобы поддерживать деловые операции;

• переходные процессы (процессы преобразования, развития), которые необходимы для реализации новых технологий в ответ на появление новых изменяющихся бизнес-потребностей.

Рассмотрим два типа архитектур, ответственных за интеграцию предприятия:

• архитектура предприятия, которая отвечает за организацию развертывания и выполнения такого проекта, как интеграция предприятия, или иной программы;

• системная архитектура (архитектура системы), которая отвечает за конструирование некоторой системы, например компьютерной системы контроля и управления, как части интегрированной системы предприятия в целом.

Основная цель введения понятия «архитектура предприятия» состоит в том, чтобы информировать, управлять и осуществлять решения, которые в первую очередь связаны с инвестициями в информационные технологии.

При описании архитектуры используется термин «слой» (слои модели архитектуры). Слой – это способ структуризации информации, содержащейся в понятии архитектуры и указывающий, какой именно аспект деятельности предприятия отражается. В настоящее время существует несколько моделей архитектуры предприятия. Они различаются количеством слоев, детальностью и используемой терминологией. Общее, что присутствует во всех моделях, – это принцип расположения слоев, на которые делится модель архитектуры. На верхнем слое, как правило, отражены функциональные требования к предприятию, связанные с его деятельностью, на нижнем слое – технические особенности используемых информационных систем.

Существует несколько представлений (моделей архитектуры). На рис. 7.1 показана модель архитектуры предприятия, предложенная Национальным институтом стандартов и технологий (NIST).

Информационные технологии и управление предприятием Определение архитектуры предприятия.

Рис. 7.1. Модель архитектуры предприятия

Зачем требуется понятие архитектуры

Использование понятия «архитектура предприятия» позволяет установить связь между бизнесом предприятия и параметрами информационной системы – функциями системы и интероперабельностью данных.

Основными предпосылками к использованию понятия архитектуры являются стандарты и унификация методов сбора данных.

Существуют добровольные промышленные стандарты, в которых взаимосвязи различных компонентов полностью определены спецификацией интерфейсов, доступных всем. Одна из главных целей заключается в использовании заимствованных архитектурных решений, однако на начальных этапах развертывания такие решения и системы могут составлять лишь отдельную часть общего проекта. Ключевое требование состоит в том, чтобы любая информация, создаваемая в информационных системах, была полностью независима от программного обеспечения разработки. Это означает концентрацию внимания на интероперабельности данных и быстрое продвижение по пути использования Internet и Web-стандартов, языка XML, порталов, Web-сервисов, а также увеличения использования услуг провайдеров приложений. Все это ограждает пользователей от традиционных проблем по поддержке интероперабельности, которые возникают в процессе работы с различными аппаратными и программными платформами. Основным принципом руководителей подразделений информационных систем должно стать устранение использования программного обеспечения собственного изготовления. Это требование необходимо включить в текущие и будущие планы.

Стандартизация данных устраняет избыточность и гарантирует их согласованность. Это особенно важно, поскольку традиционно существующие организационные и функциональные границы, в которых ранее данные представляли независимые друг от друга острова, могут пересекаться. Поэтому принцип «однократное поступление, многократное использование» должен быть реализован в более широком контексте, чем это было ранее.

Понятие архитектуры предприятия целесообразно использовать для достижения максимума показателей «возврат инвестиций» и «эффективность/ стоимость», а также для обеспечения эффективной защиты данных. Информация об архитектуре предприятия доступна и полезна благодаря следующим аспектам:

•  согласованность – архитектура предприятия является компонентом стратегического планирования, гарантирующим на стратегическом уровне согласованность развития информационных технологий и стратегического развития;

•  межведомственное взаимодействие – архитектура предприятия содействует совместному использованию информации между разными предприятиями, а также в государственных учреждениях (например, в органах местной власти, в различных международных организациях и т. д.).

Архитектура предприятия определяет общие и наиболее распространенные потребности деятельности и идентифицирует процессы, необходимые для того, чтобы реализовать эти потребности. С ее помощью осуществляется сбор и повышение качества данных – архитектура предприятия устанавливает согласованные с пользователями методы сбора данных, что в целом сокращает затраты на этот процесс. Использование понятия архитектуры предприятия содействует распространению унифицированных способов доступа к данным, представляющим интерес для пользователей, особенно с применением Internet. Архитектура предприятия благодаря наличию общих решений может оказать помощь другим предприятиям в подготовке технологической информации по планированию процессов инвестирования. В части планирования инвестиций в информационные технологии архитектура предприятия позволяет определять и прогнозировать перспективные направления их развития и возможности использования в деятельности организации. С учетом этих сведений могут приниматься более обоснованные решения по инвестициям в информационные технологии.

Архитектура предприятия содержит схему о состоянии информационных технологий в разные периоды времени. Имея такую информацию, специалисты получают возможность быстрее реагировать на изменяющуюся ситуацию, минимизировать количество промежуточных шагов при проведении изменений, а самое главное, значительно упростить процессы переосмысливания потребностей и анализа принимаемых решений. Собранные вместе различные проекты архитектур предприятия предоставляют наиболее полную картину о них и позволяют воплощать самые передовые, например дистанционное обучение через Internet. Набор схем архитектур предприятия представляет собой пул применявшихся приемов, которые могут использоваться как исходные данные для принятия быстрых и грамотных решений по развитию и разработке информационных технологий.

Особо стоит выделить финансовые аспекты применения такого понятия, как архитектура. Сокращение затрат при использовании стандартизованной архитектуры предприятия реализуется, во-первых, благодаря типовым архитектурам и, во-вторых, за счет уменьшения необходимости начинать разработки с нуля тех решений, которые уже известны.

Перечислим другие мотивы, которые стимулируют разработку и использование архитектуры предприятия:

• приведение предприятия в соответствие с намерениями – реальное обеспечение того, что преобразованное предприятие будет соответствовать исходным требованиям;

• интеграция – реализация того, что бизнес-процедуры и правила являются непротиворечивыми, данные – защищенными, интерфейсы и потоки информации – стандартизированными, коммуникации и взаимодействие (интероперабельность) поддерживаются в пределах всего предприятия и государства;

• облегчение управления изменениями в любых аспектах предприятия:

– конвергенция – использование стандартных информационных технологий;

– улучшение связи между основными подразделениями и подразделениями информационных технологий в пределах всего предприятия на основе использования стандартизированного словаря;

– наглядное представление предприятия, которое помогает связывать и описывать большие системы и облегчает управление в сложных средах;

– ориентация на стратегическое использование современных технологий для управления большими потоками информации;

• улучшение согласованности, точности, своевременности, целостности, качества, пригодности, доступности и возможностей совместного использования общей информации;

• совершенствование процессов планирования капиталовложений и инвестиционного управления;

• появление возможностей повышения качества и гибкости используемых приложений без увеличения затрат (стандартизация);

• достижение экономии на основе совместного использования услуг в масштабах всего предприятия;

• упрощенная интеграция наследуемых, перемещаемых и новых систем.

Описание слоев архитектуры

Как отмечалось ранее, архитектура предприятия представляется с помощью такого понятия, как слои. Обычно рассматривают следующие слои:

• бизнес-слой;

• архитектура данных;

• интеграция физических данных;

• концептуальная модель/модель процессов;

• архитектура приложений;

• технологическая архитектура;

• техническая модель.

Бизнес-слой идентифицирует функции, процессы, организацию и информационные потоки, обеспечивающие выполнение миссии организации. Он представляет собой исходную точку зрения для анализа данных, используемых приложений и их возможностей, а также реализацию технологий, необходимых для поддержания повторного использования компонентов и выполнения стандартов.

В бизнес-слое учитываются все потенциально возможные методы доступа к информации, а именно:

•  персональные контакты (личные встречи, телефонные переговоры, видеоконференции);

•  электронные средства (факсимильная связь, Web-браузеры, информационные киоски и др.);

•  бумажные документы (подача бумажных документов с помощью традиционной почты);

•  сервис-провайдеры (коммерческие поставщики услуг или предприятия смешанного типа).

Архитектура данных определяет главные типы данных, которые необходимы для поддержки деятельности предприятия. Словарь общих данных и определений является особенно критическим для использования. В нем часто пересекаются традиционные организационные, функциональные и системные границы. В архитектуру данных, кроме того, включаются не только операционные, но и аналитические данные, и содержание (контент), представленное на Web-сайтах. В этом же слое присутствует модель интероперабельности (поддержки взаимодействия).

Для поддержки интероперабельности данных необходимо:

• использовать стандартные синтаксисы;

• применять промышленные словари с момента начала разработки и использовать их в качестве отправной точки;

• избегать создания единых «всеобщих» схем, применять их сегментирование и структурирование с учетом последующего расширения и распространения в масштабах всего проекта;

• обеспечивать совпадение семантики разделяемых (совместно используемых) элементов данных;

• использовать стандартные интерфейсы для услуг документирования.

Модель интероперабельности описывает важнейшие прикладные компоненты, которые поддерживают концептуальную модель/модель процессов и способ взаимодействия в пределах конкретных решений. Такая модель охватывает поддержку интероперабельности для пользователей, данных и приложений. Она отражает широко распространенные промышленные стандарты и передовой опыт.

Архитектура безопасности должна быть предусмотрена для каждого компонента модели интероперабельности начиная от общих услуг электронной аутентификации и заканчивая управлением доступом через запрашивающие приложения и транзакционные услуги.

Секретность, как и безопасность, должна отражаться во всех компонентах модели интероперабельности.

Границы размещения различных компонентов модели интероперабельности не являются жесткими.

Архитектура приложений определяет используемые приложения и средства, которые предназначены для эффективного управления данными и информацией, необходимой, чтобы поддержать деятельность и достичь намеченных целей.

Технологическая архитектура определяет доступное компьютерное оборудование, программное обеспечение, а также их физическую дислокацию с позиции поддержания приложений, данных и функций.

Техническая модель показывает, как взаимодействуют те или иные компоненты.

Архитектура информационной системы

Гораздо более распространенным понятием, нежели понятие архитектуры предприятия, является архитектура системы. Описание архитектуры ИТ-системы представляет собой детальное руководство, которое определяет основные, стандартные или типовые элементы ИТ-системы, их взаимосвязь, а также процессы управления ИТ-системой. Для удобства представления можно использовать четырехуровневую модель компании Gartner Group. В этой модели два верхних уровня, определяющие архитектуру предприятия в целом (то есть его взаимодействия с внешней средой и архитектуру бизнес-процессов), являются общими для бизнес-подразделений и ИТ-службы.

Внутренние уровни являются исключительно компетенцией ИТ-службы. Здесь целесообразно выделить уровень элементов (операционные системы, серверные платформы, отдельные технологии и специализированные продукты, общесистемные сервисы, в частности электронная почта, и т. п.) и более общий уровень – уровень архитектурных шаблонов.

Элементы информационной системы (такие, как сетевое оборудование, серверы, средства хранения данных, системное ПО, стандартные приложения и т. п.) оцениваются с учетом ситуации в отрасли, степени использования в организации, целесообразности исключения из системы в течение перспективного срока (старение) или временного сохранения, целесообразности развития, целесообразности проведения переоценки его роли в будущем. При определении стратегии обычно выделяются среднесрочный (12–24 месяца) и перспективный (24–60 месяцев) периоды (рис. 7.2).

Информационные технологии и управление предприятием Архитектура информационной системы.

Рис. 7.2. Периоды планирования

Оценка перспективности развития проводится с учетом следующих факторов: • стратегии развития, расширения бизнеса, изменения отношений с клиентами и поставщиками;• общемировых тенденций развития информационных технологий;• направления развития ИТ-технологий у заказчика и стратегий реализации (срочные, среднесрочные и перспективные этапы).ИТ-архитектура подразделяется на набор областей верхнего уровня (доменов), описывающих отдельные аспекты ИТ-системы. В состав списка доменов входят следующие области:• управление приложениями;• управление данными;• управление информацией;• управление пользователями и их доступом;• сети и коммуникации;• платформы;• управление системами;• информационная безопасность и т. п.Домены, в свою очередь, включают несколько функциональных областей, например, в домен «Управление системами» входят следующие области:• управление активами (Asset management);• управление изменениями (Change management);• управление событиями (Event management);• поддержка пользователей (Help Desk);• обеспечение непрерывности бизнеса (Business continuity) и др.Для каждой области определяются возможные технологии (например, для домена «Управление данными» это могут быть реляционные СУБД, почтовые базы, файловые каталоги и т. п.), продукты и версии продуктов. Для каждой области, технологии и продукта могут устанавливаться «требования соответствия», определяющие необходимость соблюдения тех или иных международных рекомендаций (RFC), стандартов, российских законодательных актов, например по применению сертифицированных средств ЭЦП, внутренних инструкций и т. п.Для элементов архитектуры (на уровне домена, функциональной области, технологии и продукта) в описании архитектуры системы определяется обычно следующее.Домен: • описание, область охвата (какие аспекты ИТ-системы входят/не входят в данный домен);• функциональные области, принципы, лучшие практики, тренды.Функциональная область: • описание, область охвата, ссылка на домен;• кросс-ссылки на другие функциональные области;• методологии, технологические области;• требования к документированию.Технологическая область: • описание, ссылка на функциональную область;• обоснование выбора единственного или множественных продуктов (вендоров, приложений).Продукт/приложение: • описание, ссылка на технологическую область;• информация о вендоре, классификация;• условия использования, политика миграции.Важным преимуществом такого подхода является возможность представления всего описания архитектуры в виде гипертекстовой базы данных, что позволяет эффективно организовать процессы управления жизненным циклом отдельных документов, а также эффективно разграничить права доступа к некоторым разделам (например, документам, описывающим применяемые средства защиты информации) при сохранении целостности и единства описания.Наряду с описанием элементов инфраструктуры в ходе разработки документа определяется реализация применительно к конкретным особенностям предприятия процессов поддержки жизненного цикла ИТ-архитектуры. К этим процессам относятся, в частности:• документирование, рецензирование, информирование, изменение;• проверка соответствия, поддержка актуальности;• организация управления разработкой.

Метод Захмана

Метод Захмана является одной из ранних попыток связать характеристики информационной системы с бизнес-задачами предприятия. Ни одна современная организация не работает без системы или систем какого-либо рода, при помощи которых достигаются цели функционирования этой организации. Информационная система – это комбинация «ручных» и компьютерных процессов, решающих поставленные задачи, четко и логично взаимодействующих между собой. В условиях современной конкурентной экономики использование развитых информационных систем помогает организациям занимать лидирующие позиции в бизнесе.

Этот метод хорошо известен в мировой практике. Суть его сводится к формализованному представлению модели предприятия в виде матрицы. В строках этой матрицы отображаются различные категории специалистов, определенным образом связанных с деятельностью предприятия (планировщик, собственник предприятия, проектировщик, разработчик и субподрядчик), а в столбцах – основные аспекты производственной деятельности (объекты = что, действия = как, местоположения = где, люди = кто, время = когда и мотивы = почему). Структура матрицы изображена на рис. 7.3.

Информационные технологии и управление предприятием Метод Захмана.

Рис 7.3. Формализованное представление модели предприятия по методу Захмана

На рис. 7.4 изображена диаграмма, иллюстрирующая несколько главных технологий моделирования, а также места их пересечения при формировании матрицы Захмана. Каждая из этих моделей реального мира должна соответствовать контексту общего направления бизнеса, которое определяется его задачами, приоритетами и критическими для успеха факторами. Информационные технологии и управление предприятием Метод Захмана.Рис. 7.4. Типы моделирования

Использование моделей (рис. 7.5) на разных стадиях развития системы проиллюстрировано в табл. 7.1. Информационные технологии и управление предприятием Метод Захмана.Рис. 7.5. Модели развития системы

Таблица 7.1. Использование методов моделирования Информационные технологии и управление предприятием Метод Захмана.Примечание к табл.: о – обязательное использование;н – не обязательное, но возможное использование.

В 1987 году Джон Захман опубликовал полезную схему развития архитектуры информационной системы. Такая схема создает контекст для описания различных представлений архитектуры разрабатываемой системы. Эти представления соответствуют тому, как видят систему ее заказчик, проектировщик и разработчик, причем в разрезе трех выбранных аспектов, к которым относятся данные, функции и сетевая структура. В схеме Захмана строке соответствует точка зрения какого-либо участника проекта по созданию системы. Аспекты представлены в схеме колонками (рис. 7.5). Архитектурное представление – это ячейка таблицы, соответствующая пересечению выбранных столбца и строки. Захман определяет архитектуру как представление информационной системы с точки зрения одного из заинтересованных лиц. Таким образом, существует не одна архитектура, а некое множество архитектур. В зависимости от того, кем вы являетесь и на каком аспекте фокусируете внимание, вы видите архитектуру системы по-разному.Заказчик видит систему с точки зрения общих стратегических и тактических аспектов. Они могут находиться в очень широких диапазонах (бизнес в целом или, напротив, его часть) и не всегда могут быть определены точно. Архитектурные представления, соответствующие точке зрения заказчика, приведены в двух верхних строках таблицы. Начальное планирование бизнеса и анализ обычно определяют первые уровни детализации для этих архитектурных представлений. Цели бизнеса и его требования к системе полностью детализируют каждое представление.Представления проектировщика, несмотря на то что рассматривается одна и та же система, существенно отличаются от представлений заказчика, причем не только дополнительными деталями. Представления проектировщика – это проект системы, обеспечивающей удовлетворение требований, которые, в свою очередь, описываются представлениями заказчика. Во многом представление проектировщика добавляет точность, необходимую для тех, кто будет реализовывать систему, но представления проектировщика и заказчика остаются независимыми от технологий, которые будут использоваться при реализации. Структурный анализ, информационное моделирование и отдельные виды прототипирования являются теми методами, которые могут быть использованы для формирования архитектурного представления проектировщика. Точке зрения проектировщика соответствует третья строка в схеме Захмана.Проекты, связанные с созданием систем, наиболее успешны, когда компоненты каждого из технологически независимых взглядов, соответствующие данным, функциям и сетевой структуре (три верхних строки), разрабатываются одновременно командой, хорошо понимающей бизнес и имеющей опыт в создании приложений и сетей, а также в администрировании данных. Хотя участники могут представлять свою точку зрения (заказчик или проектировщик) или фокусироваться на своих аспектах (данные, функции или сети), каждый вносит свой набор знаний. Эти наборы в совокупности дают хорошую общую картину требуемой системы. В достаточной степени проектировщики должны понимать точку зрения заказчика и наоборот. Заказчик и проектировщик не могут развивать свои взгляды отдельно друг от друга. Физическое воплощение логических требований зависит от характеристик аппаратно-программной базы, выбранной для реализации системы. В отличие от желаемых логических связей, реальные связи зависят от физических ограничений. Таким образом, необходимо знать, что мы хотим, перед тем, как делать вывод о невозможности чего-либо. Технология ограничивает решения задач, а не их условия.Важно помнить, что строки схемы представляют разные точки зрения, а не разные уровни детальности представления. Для каждой ячейки таблицы может быть сделано многоуровневое описание. Необходимо понимать, что могут возникать ситуации, в которых важно понятие взгляда, то есть совокупности архитектурных представлений, находящихся в пределах одной строки.Три аспекта, рассмотренных в схеме, приводят к различным архитектурным представлениям каждой из точек зрения. Аспекты соответствуют вопросам «Что?», «Как?» и «Где?», относящимся к конечному продукту (информационной системе). Каждому аспекту соответствуют разные методы формирования представления.Колонка данных соответствует вопросу «Что?». В строительстве, например, она соответствует списку материалов и частей, используемых при возведении здания, и взаимосвязям между этими частями. Внимание концентрируется не на том, из чего строится здание, а на том, как и где оно строится. Для информационных систем вопрос «Что?» относится к сущностям данных и их связям.Колонка функций соответствует вопросу «Как?». Она описывает, как работают отдельные части системы. В информационных системах функции обычно определяются входами (элементы данных), процессами (преобразования) и выходами (элементы данных). Внимание уделяется не столько отдельным частям и их связям, сколько тому, как эти части взаимодействуют при выполнении общей задачи.Колонка сетевой структуры соответствует вопросу «Где?». Архитектурные представления в этой колонке описывают местоположение элементов системы и механизмы их взаимодействия.В целом схема Захмана является простым, но достаточно мощным средством создания приложений и других необходимых компонентов ИТ-инфраструктуры организации. Необходимо помнить, что эта схема была разработана достаточно давно и ее применение вместе с современными стандартами может вызвать трудности.

Глава 8 Методика создания корпоративных информационно-управляющих систем

Проблематика построения корпоративных информационно-управляющих систем (КИУС) за последние годы привела к созданию самостоятельного направления науки об управлении и развитию целой отрасли наукоемких технологий.

Последние годы отмечены качественным расширением понятия «система», широко используемого в международных комитетах и профессиональных сообществах, ориентированных на информационные технологии. На современном этапе под системой понимается «комплекс, состоящий из процессов, технических и программных средств, устройств и персонала, обладающий возможностью удовлетворять установленным потребностям или целям». Следует сказать, что это определение достаточно близко к определению понятия «автоматизированная система», приведенного в ГОСТ 34.003-90 (Информационная технология. Комплекс стандартов и руководящих документов на автоматизированные системы. Термины и определения): «в процессе функционирования автоматизированная система представляет собой совокупность технических средств, организационно-методических и технологических документов и специалистов, использующих их в своей профессиональной деятельности».

В стандартах присутствует и четкое определение понятия «ИТ-система». Так, в ГОСТ Р ИСО/МЭК ТО 10000-1-99 информационно-технологическая система определяется как «набор информационно-технологических ресурсов, предоставляющий услуги по одному или нескольким интерфейсам».

Для целей данной книги используется понятие КИУС, эквивалентное понятию ИТ-системы.

Информационная система предназначена для сбора, передачи, обработки, хранения и выдачи информации потребителям и состоит из следующих основных компонентов:

• программного обеспечения;

• информационного обеспечения;

• технических средств;

• обслуживающего персонала.

Экономическими предпосылками создания и использования КИУС являются:

• обеспечение гибкости рыночной стратегии;

• эффективное взаимодействие с партнерами;

• эффективная работа с клиентами;

• эффективное управление ресурсами и процессами;

• оперативное получение достоверной информации;

• анализ больших информационных объемов.

В современных условиях руководителей предприятий интересует:

• агрегация данных (а не обилие конкретных значений);

• динамика, перспективы, тенденции (а не статика);

• корпоративные решения (а не решения для подразделений);

• минимальные затраты на поиск требуемой информации;

• полнота и непротиворечивость информации;

• аналитические срезы для поддержки принятия решений.

С их стороны к корпоративным системам в современных условиях предъявляются следующие требования:

• решение всего комплекса задач бизнеса;

• сбалансированная стоимость владения;

• широкие функциональные возможности;

• быстродействие и гибкость;

• безопасность.

Современный уровень развития информационных технологий, со своей стороны, позволяет обеспечить:

• функциональную полноту;

• масштабируемость – система должна учитывать растущие потребности предприятия;

• гибкость – система должна настраиваться на изменения бизнес-процессов и внешней среды;

• стандартизацию и мобильность – компоненты системы должны функционировать на различных аппаратных и системных платформах, а также быть взаимозаменяемыми компонентами аналогичной функциональности;

• информационную безопасность;

• экономическую эффективность;

• независимость – с одной стороны, предприятие не должно попадать в зависимость от поставщиков, с другой – не иметь собственного штата разработчиков.

Использование КИУС с точки зрения бизнеса обеспечивает увеличение доходности, повышение конкурентоспособности, улучшение качества обслуживания клиентов, снижение времени выпуска новых продуктов, полноту и непротиворечивость информации. С позиций технологии достигается консолидация данных и приложений, осуществляется естественная замена устаревших унаследованных систем. Однако эффективность системы в первую очередь зависит от того, насколько широко она охватывает все сферы деятельности современного предприятия.

При создании КИУС единственно правильным решением для предприятия является четкая расстановка акцентов – не подгонка задач предприятия под возможности конкретного решения (то есть решение проблем производителей систем), а выбор решения, соответствующего задачам бизнеса (то есть достижение собственных целей). Такая постановка вопроса требует проведения целого комплекса трудоемких и длительных исследовательских работ, предваряющих покупку лицензий или выдачу заданий программистам, а именно:

• проверки соответствия существующего положения дел с уже имеющимися на предприятии информационными системами целям и задачам бизнеса;

• разработки концепции создания КИУС;

• выявления, формирования и анализа требований к КИУС;

• выбора компонентов КИУС, наиболее полно удовлетворяющих этим требованиям, и т. д.

Рассмотрим перечисленные задачи более подробно.

Проверка соответствия существующих программных систем задачам бизнеса. Целью этого мероприятия является оценка функциональности и техническая оценка имеющихся на предприятии программных комплексов на предмет перспектив дальнейшего развития и использования в составе КИУС. В ходе проверки должна быть получена характеристика состояния информатизации, включающая идентификацию существующих информационных систем и поддерживаемых ими бизнес-процессов, описание технологической архитектуры и используемых программно-технических средств, квалификацию пользователей и степень их удовлетворенности. Также должны быть рассмотрены вопросы взаимодействия со смежными системами, обеспечения информационной безопасности комплекса, аппаратного обеспечения, условий эксплуатации и состояния эксплуатирующей службы. В качестве ресурсной части необходимо рассмотреть квалификационный, численный состав всей ИТ-службы, а также ее структуру.

Текущее состояние информатизации должно быть проанализировано с точки зрения эффективности ее использования и перспектив развития. При этом должны быть идентифицированы пробелы в покрытии информационными системами наиболее существенных бизнес-процессов, а также оценена степень соответствия существующей системы управления развитием и использованием информационных технологий основным требованиям бизнеса.

Итоговый документ (отчет) должен содержать общую характеристику объекта и техническую оценку по каждой из анализируемых программных систем. Общая характеристика объекта должна включать:

• перечень имеющихся на предприятии прикладных программных комплексов и их общие описания;

• структуру ИТ-службы, ее цели и задачи, роли и численность персонала, обслуживающего каждую из программных систем;

• состояние и состав эксплуатируемого системного программного обеспечения;

• состояние и состав аппаратного обеспечения;

• информационную безопасность эксплуатируемых систем.

По каждой из анализируемых программных систем должно быть представлено:

• состав подсистем и перечень функций системы;

• схемы информационных взаимодействий с другими системами;

• степень покрытия бизнес-процессов предприятия функциональностью системы;

• направления и приоритетность развития функциональности системы;

• оценка методологии создания системы;

• оценка архитектурных решений, использованных в системе (общая оценка архитектуры, оценка информационной модели – схемы базы данных, оценка реализации базовых функциональных элементов);

• оценка характеристик системы (масштабируемость системы, устойчивость к внесению изменений, степень интегрируемости системы в комплексное решение, степень документированности и отчуждаемости системы);

• общая оценка системы и выводы о ее возможном использовании при построении КИУС.

Разработка концепции

При разработке концепции КИУС необходимо ориентироваться на итерационность процесса создания КИУС, речь идет о последовательном ее построении на базе стратегии развития информационных технологий и в соответствии с единым планом, который является составной и неотъемлемой частью общей стратегии развития предприятия.

Концепция КИУС должна включать:

• описание основных требований к системе со стороны функциональных подразделений;

• описание существующих решений, включая перспективные вырианты, а также общие принципы взаимодействия смежных систем;

• описание существующих проблем, связанных с эксплуатацией приложений и аппаратных средств;

• описание предлагаемых решений и их обоснование;

• план развития системы на 2–3 года.

Такая концепция должна предоставить руководству предприятия единую стратегию развития КИУС, информацию об обоснованности выбранных технических решений и вложений средств в информационную систему, в результате чего:

• руководители функциональных подразделений получат возможность сформулировать основные требования к КИУС;

• служба автоматизации получит описание существующей информационной системы, а также согласованный как с высшим руководством, так и с внутренними потребителями план создания КИУС;

• служба технической поддержки и внедрения получит поддержку при решении вопросов обучения и отвлечения специалистов функциональных подразделений при внедрении КИУС.

Концепция должна рассматривать создание КИУС как процесс взаимосогласованных изменений программного комплекса и предприятия, их сближающий, и базироваться на следующих основных принципах:

• предлагается не внедрение компонентов КИУС, а создание эффективной системы управления предприятием, гармонично обеспечивающей решение стоящих перед предприятием задач;

• внедряются не просто системы, а комплекс технологий учета и управления, подкрепленный соответствующими программными и техническими инструментами;

• состав этого комплекса определяется актуальными потребностями предприятия и его реальными возможностями.

Предлагаемые решения должны отвечать следующим требованиям:

•  функциональность. Реализация принципа функциональности подразумевает непрерывное соответствие КИУС потребностям предприятия на протяжении жизненного цикла системы и обеспечивает возможность ее расширения и модернизации;

•  комплексность. Принцип комплексности предполагает интеграцию и учет в системном проекте всех смежных функциональных задач, источников и пользователей информации, с которыми прямо или косвенно взаимодействует КИУС. Реализация данного принципа обеспечивает единство и целостность информационного пространства;

•  стандартизация. Реализация принципа стандартизации подразумевает соответствие международным и национальным стандартам в области информатизации, отраслевым стандартам и нормативам, а также стандартам и нормативам, которые будут приняты в рамках создания КИУС. Реализация данного принципа обеспечит возможность интеграции каждой функциональной задачи в сложные иерархические системы;

•  масштабируемость . Данный принцип обеспечивает возможность поэтапного наращивания КИУС путем подключения и ввода в действие новых функциональных модулей, расширяющих область применения системы, и пользователей (подразделений), включенных в совместную работу;

•  преемственность. Предполагает эволюционное развитие всего комплекса информационно-технологических средств. На каждом новом этапе развития системы обеспечивается максимальное сохранение и использование действующих модулей, алгоритмов, правил, данных и их форматов, а также технических средств. В процессе развития системы ее элементы должны сохраняться, а их функциональность (эффективность использования) должна по возможности увеличиваться за счет повышения комплексности системы в целом и полноты использования ее возможностей;

•  экономическая эффективность . Инвестиции в информационные технологии – это долгосрочные вложения в бизнес, которые не только его поддерживают, но и развивают, переводя на качественно новый уровень. Информатизация не только снижает затраты предприятия, но и создает дополнительную прибыль за счет повышения качества, управляемости, увеличения конкурентоспособности и инвестиционной привлекательности.

Построение КИУС

Построение КИУС должно осуществляться с учетом базовых концепций:

• информационной безопасности;

• управления проектами;

• документационного обеспечения;

• управления качеством.

Внедрение концепции информационной безопасности позволяет защитить КИУС от несанкционированных внешних воздействий, а также построить систему регламентации и реализации прав доступа с целью обеспечения основных свойств безопасности (целостность, доступность, конфиденциальность) для каждого вида информации.

Система управления проектами существенно зависит от корпоративных стандартов в области выработки и принятия управленческих решений и требований к детальности сбора и анализа информации. Ее внедрение позволит предприятию получить конкурентные преимущества за счет обоснованного определения целей и объемов инвестирования, четкого планирования и контроля за ходом исполнения проектов, оптимального применения доступных ресурсов, поддержания оперативного взаимодействия между участниками проекта, накопления и использования опыта успешных проектов.

Концепция документационного обеспечения управления обеспечивает решение задач как офисного, так и производственного документооборота и предусматривает унификацию процедур документирования; внедрение современных методов работы с документами, хранящимися в электронном архиве; создание единой автоматизированной среды управления делопроизводственной деятельностью, включающей единые процедуры регистрации документов, движения документов по исполнителям, контроля исполнения документов и поручений; создание корпоративного архива электронных документов.

Ключевым моментом стратегии управления является взаимная увязка системы качества и КИУС. В современных условиях система качества предприятия, построенная в соответствии с требованиями стандартов серии ИСО 9000, выступает как определяющий компонент системы управления.

Функционирование КИУС должно обеспечиваться соответствующей инфраструктурой, включающей:

• сети и телекоммуникации;

• оборудование;

• операционные системы;

• инструментальные средства, поддерживающие работу КИУС.

Создание и поддержка функционирования КИУС должны базироваться на обучении персонала. Оно осуществляется по всем без исключения направлениям, необходимым в процессе создания и сопровождения КИУС.

Реализация всех вышеизложенных принципов и концепций обеспечивает в итоге построение эффективной КИУС, соответствующей потребностям и условиям работы предприятия, развивающейся вместе с ним и, в свою очередь, создающей условия для его дальнейшего развития.

В основе создания КИУС должна лежать методология поэтапной проблемно-ориентированной автоматизации, позволяющая строить систему на базе отдельных завершенных подпроектов, выполняемых в соответствии с перечисленными выше принципами, что обеспечивает следующие преимущества.

Внедрение осуществляется именно в тех областях деятельности предприятия, где это в первую очередь необходимо и где эксплуатация системы даст наибольший эффект из-за разрешения проблем, реализация которых поставлена в конкретном проекте.

Ввод системы в эксплуатацию (функциональных подсистем) может быть начат в сжатые сроки, особенно при исполнении пилотных проектов, реализующих базовую функциональность.

Развитие системы и расширение функциональности идет путем подключения и ввода в эксплуатацию новых модулей. При этом обеспечивается целостность системы и «бесшовность» стыковки.

Сокращаются единовременные затраты на создание КИУС, так как бюджет может быть распределен во времени.

Обеспечивается эффективная защита инвестиций, так как при таком подходе не требуется радикальной доработки или перепроектирования уже внедренных модулей при развитии системы и связанных с этим изменений бизнес-процессов предприятия.

Интегрирующим компоненты КИУС механизмом являются подсистемы управления потоками работ (workflow-системы). Подсистемы данного класса существуют на рынке в трех ипостасях:

• в виде самостоятельных систем (например, Staffware от Staffware Inc., Action Workflow от Action Technologies);

• в виде компонентов так называемых интеграционных платформ, таких как, например, решение компании BEA Systems – Weblogic Е-Business Platform;

• в виде компонентов систем управления (прежде всего ERP-систем).

Подсистемы управления потоками работ оперируют с картами бизнес-процессов, описывающих, кто, когда, как, на каком рабочем месте, с помощью каких программ должен осуществлять информационную обработку. Такое описание позволяет автоматизировать формирование, активизацию, исполнение, контроль и т. п. различных заданий. Использование стандартных нотаций позволяет автоматически строить карты из моделей бизнес-процессов.

В ходе разработки концепции должны быть также определены:

• укрупненная структура и классификация групп пользователей системы;

• необходимая и достаточная полнота функциональных возможностей;

• необходимая и достаточная структура и интенсивность информационных потоков;

• требования к структуре программ и распределению функций обработки данных;

• требования к операционным средам функционирования прикладных программных средств;

• требования к сетевым программным средствам;

• требования к технической среде обработки данных системы;

• требования к техническому обеспечению системы передачи данных.

Необходим набор альтернативных вариантов в рамках перспективного развития КИУС и рассмотрены укрупненные архитектурные решения по каждому из предложенных альтернативных вариантов. Для предложенных вариантов решений составляются ориентировочные сметы затрат и разбиваются на этапы с ориентировочными сроками реализации. Этапы реализации проектов должны основываться на приоритетности стоящих перед предприятием задач.

В концепции необходимо предусмотреть создание подразделения методологического направления внутри предприятия с проработкой эффективного механизма его деятельности. Должны быть приведены и обоснованы технические, программные и организационные ресурсы для осуществления данного проекта.

Наконец, в концепции нужно определить основные этапы построения КИУС:

• определение целей проекта;

• анализ опыта похожих предприятий по созданию КИУС;

• определение целей проекта в контексте системы управления;

• формирование критериев успешности проекта;

• формирование финансового плана;

• подготовка к созданию КИУС;

• организация тендера, выбор генерального подрядчика и поставщика консалтинговых услуг;

• подготовка персонала к неизбежности изменений;

• формирование плана-графика проведения работ на этапе;

• анализ, выбор и утверждение проектных методологий и методик по этапу;

• формирование и обучение рабочей группы аналитиков;

• проведение обследования предприятия;

• моделирование «как есть» и «как должно быть» и, по необходимости, реорганизация бизнес-процессов;

• утверждение бизнес-модели «как должно быть»;

• уточнение целей и критериев успешности проекта создания КИУС;

• разработка требований к КИУС;

• разработка технических заданий (общего и частных по каждому из компонентов);

• анализ рынка и выработка предложений по компонентам КИУС (включая собственную разработку);

• выбор поставщиков компонентов КИУС;

• формирование требований к поставщику;

• организация презентаций поставщиков;

• выбор поставщиков;

• определение форм сотрудничества и заключение контрактов с поставщиками;

• создание КИУС;

• разработка и утверждение плана-графика создания КИУС;

• формирование и обучение рабочей группы;

• разработка системного проекта;

• настройка и тестирование тиражируемых компонентов;

• разработка уникальных компонентов;

• интеграция компонентов в опытную версию КИУС;

• опытная эксплуатация КИУС;

• разработка методик работы с КИУС;

• обучение и сертификация пользователей и администраторов;

• переход к промышленной эксплуатации КИУС.

Формирование, документирование и анализ требований позволяет реализовать следующие цели:

• достижение взаимопонимания между всеми участниками разработки относительно функций и характеристик КИУС;

• обеспечение возможности «видения» и корректировки будущей системы до того, как она будет реализована физически;

• уменьшение затрат на разработку и внедрение системы;

• обеспечение базиса для планирования, оценки стоимости и времени создания системы.

Фактически на данном этапе дается ответ на вопрос «Что будет делать перспективная система?». Именно здесь лежит ключ к успеху всего проекта по созданию КИУС, в практике известно немало примеров провала подобных проектов именно из-за неполноты или нечеткости определения системных требований.

Задача формирования требований является наиболее трудной частью процесса создания КИУС, при их определении возникают следующие проблемы:

• сложно получить исчерпывающую информацию от заказчика для оценки требований;

• требования от различных заинтересованных лиц могут быть противоречивыми;

• требования не всегда ясны и имеют много источников происхождения;

• заказчик, как правило, не является ИТ-специалистом и может формулировать требования вне возможностей информационных технологий;

• число требований может быть огромным (и разной степени детализации) и вследствие этого неуправляемым;

• требования изменяются и т. д.

Требования к КИУС

Требования к КИУС разбиваются на две самостоятельные группы – требования к функциям и нефункциональные требования. Основой выявления требований первой группы является модель бизнес-процессов предприятия, на базе которой, собственно, и формируется иерархия требований. К числу нефункциональных требований относятся:

• правовые и законодательные требования;

• качественные характеристики создаваемой системы, включая требования к ее практичности, надежности, производительности и возможностям поддержки;

• требования по безопасности;

• другие требования, например касающиеся операционных систем и сред, совместимости и проектных ограничений.

На основании выявленных требований разрабатывается техническое задание (ТЗ) на КИУС и, по необходимости, частные технические задания на ее компоненты (подсистемы). ТЗ создается на основе ГОСТ 34.602-89. Техническое задание на создание автоматизированной системы включает следующие основные разделы:

• Общие сведения;

• Назначение и цели создания системы;

• Характеристика объекта автоматизации;

• Требования к системе;

• Состав и содержание работ по созданию системы;

• Порядок контроля и приемки системы;

• Требования по подготовке и вводу в действие;

• Требования к документированию;

• Источники разработки;

• Глоссарий.

Раздел «Общие сведения» содержит справочную информацию, в том числе полное наименование системы, ее условное обозначение, шифр (номер) договора, названия предприятий разработчика и заказчика (пользователя) системы и их реквизиты, перечень документов, на основании которых создается система, плановые сроки начала и окончания работы по созданию системы, сведения об источниках и порядке финансирования работ.

В разделе «Характеристика объекта автоматизации» приводятся общие сведения о предприятии согласно его уставу, перечень основных видов деятельности и бизнес-процессов, перечень бизнес-процессов, подлежащих автоматизации в рамках КИУС, характеристики видов обеспечения – организационного (организационные документы, организационная структура, нормативное обеспечение, квалификация персонала), методического, программного (в сфере управления, в сфере производства, общесистемное), технического, лингвистического, математического, правового и информационного.

Раздел «Требования к системе» содержит три подраздела: требования к системе в целом, требования к функциям, требования к видам обеспечения. В первом подразделе содержатся:

• перечень компонентов (подсистем), их назначение и основные характеристики, требования к структуре системы;

• требования к интеграции компонентов (включая требования к способам и средствам связи для информационного обмена между компонентами системы и требования к функциональной интеграции в рамках бизнес-процессов);

• требования к характеристикам взаимосвязей создаваемой системы со смежными системами, требования к ее совместимости, способы информационного обмена;

• требования к режимам функционирования системы;

• требования к диагностированию системы;

• требования к численности и квалификации персонала системы и режиму его работы (включая обслуживающий персонал, пользователей и, по необходимости, частные требования по отдельным подсистемам);

• требования к надежности и сохранности информации (технических средств, базового системного программного обеспечения, специализированного функционального программного обеспечения, средств защиты информации, средств резервного копирования информации и носителей резервных копий и т. п., включая требования к парированию отказов и восстановлению после аварийных ситуаций);

• требования к безопасности и защите информации (включая перечень угроз информационной безопасности, требования к архитектуре и функциям обеспечения защиты информации, требования к организационному обеспечению защиты);

• требования к стандартизации и унификации.

Подраздел «Требования к функциям» содержит требования к компонентам (подсистемам) системы в случае общего ТЗ или детальные функциональные требования в случае частного ТЗ на конкретную подсистему. Подраздел «Требования к видам обеспечения» включает детальное описание требований к математическому, информационному, лингвистическому, программному, техническому и организационному обеспечению.

В разделе «Порядок контроля и приемки системы» определены виды, состав, объем и методы испытаний системы (предварительные испытания, опытная эксплуатация, приемочные испытания), требования к оформлению соответствующей документации (программы и методики испытаний, протокол предварительных испытаний, акт приемки в опытную эксплуатацию, журнал опытной эксплуатации, протокол приемочных испытаний, акт о приемке системы в промышленную эксплуатацию и др.), требования к организации приемки типовых компонентов системы.

Раздел «Требования по подготовке и вводу в действие» описывает требования к организации работ по внедрению системы на предприятии, осуществляемые в связи с этим изменения в организационно-штатной структуре (прежде всего по развитию ИТ-службы), нормативно-методическом обеспечении (регламенты подразделений, должностные инструкции сотрудников), персонале (комплектование и обучение), а также требования по внедрению типовых компонентов системы.

Раздел «Требования к документированию» содержит состав комплекта документации и структуру документов по системе. По типовым компонентам, используемым в системе, предоставляется документация, входящая в комплект поставки. Эксплуатационная документация по разрабатываемым компонентам представляется в соответствии с требованиями ГОСТ 34.201-89 «Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Виды, комплектность и обозначение документов при создании автоматизированных систем», а также РД 50–34.698-90 «Методические указания. Информационная технология. Требования к содержанию документов». Приведем перечень этих документов:

• частное техническое задание – в соответствии с ГОСТ 34.602-89;

• описание информационного обеспечения – в соответствии с п. 5.3 РД 50–34.698-90 (при необходимости);

• описание программного обеспечения – в соответствии с п. 6.1 РД 5034.698-90;

• инструкция по обозначениям и кодированию (при необходимости);

• альбом выходных форм;

• руководство администратора подсистемы;

• руководство пользователя – в соответствии с п. 3.4 РД 50–34.698-90;

• программа и методика испытаний – в соответствии с п. 2.14 РД 5034.698-90.

В перечне проектной документации также должны присутствовать документы, отражающие ход работ по проекту и обеспечивающие качество их выполнения:

• план разработки (детализированный календарный план работ, содержащий виды работ, даты начала и завершения работ, отметки о выполнении работ);

• план управления конфигурацией, содержащий описание следующих процессов управления проектной документацией: порядок разработки и хранения, порядок внесения изменений, ведение версионности, рассылка, порядок внутреннего согласования;

• план качества проекта, определяющий перечень и порядок проведения мероприятий, направленных на обеспечение качества (внутренние аудиты, тестирование, анализ результатов).

Основными тиражируемыми (типовыми) компонентами КИУС являются:

• системы управления предприятиями (MRP-II – Manufactory Resource Planning / ERP – Enterprise Resource Planning);

• системы управления активами и фондами (EAM – Enterprise Asset Management);

• системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM – Customer Relations Management);

• системы управления цепочками поставок (SCM – Supply Chain Management).

Типы КИУС

Краткое описание ряда типовых компонентов КИУС приведено в приложении. Наполнение предметной части КИУС существенно зависит от профиля деятельности предприятия. В качестве примеров таких компонентов можно привести:

• отраслевые и специализированные учетные системы, назначением которых является поддержка выполнения учетных функций на предприятии с ориентацией на его специфику (отметим, что если правила бухгалтерского учета являются едиными для предприятий всех видов деятельности, то методы производственного, торгового, складского и кадрового учета могут существенно отличаться не только по отраслям, но и по отдельным предприятиям в рамках отрасли);

• системы автоматизированного проектирования (САПР), назначением которых является автоматизация работ по подготовке новых технологических решений, инженерных расчетов, графической проектной документации (чертежей, схем, эскизов), моделированию проектируемых объектов.

При выборе компонентов КИУС решаются следующие вопросы:

• заказная или тиражируемая;

• отечественная или зарубежная;

• весовая категория – от локальных до крупных интегрированных и/или их отдельных модулей.

Основные недостатки заказной разработки обычно объясняются так:

• трудозатраты и стоимость соизмеримы с затратами на тиражируемую систему (такие продукты должны реализовываться большими коллективами аналитиков, проектировщиков и программистов);

• использование тиражируемой системы менее рискованно, чем заказной разработки;

• тиражируемая система внедряется поэтапно и частично может быть доступна в рабочем режиме гораздо быстрее, чем заказная.

В табл. 8.1 приведены основные результаты анализа перечисленных подходов по ряду важнейших параметров, таких как стоимость, время, работоспособность и др., демонстрирующие преимущества использования тиражируемых систем в качестве компонентов КИУС.

Таблица 8.1.Сравнение заказных разработок и тиражируемых систем

Информационные технологии и управление предприятием Типы КИУС.

Необходимо отметить, что двух одинаковых предприятий не существует, поэтому тиражирование даже очень хорошей системы практически никогда не устроит заказчика полностью, поскольку не может учесть его специфики. Следовательно, возникает проблема выбора системы, наиболее подходящей для конкретного предприятия, сложность которой обуславливается:

• масштабностью тиражируемых систем;

• тонкими отличиями реализации технологий основных бизнес-процессов;

• одинаковостью маркетинга (ключевые слова, характеризующие различные системы, практически одни и те же, – единая информационная среда предприятия; режим реального времени; независимость от законодательства; интеграция с другими приложениями; поэтапное внедрение и т. п.).

Тем не менее интуитивно понятными критериями выбора тиражируемой системы являются:

• поддержка большинства функций, выявленных при анализе требований;

• поддержка концептуальной модели данных (информационной модели предприятия);

• наличие высокоуровневых механизмов разработки для компенсации отсутствующих данных и функций;

• функционирование на различных аппаратных платформах, гибкость;

• сложность сопровождения и администрирования;

• локализация, адаптация к российским условиям;

• деловые критерии продавца (прежде всего его опыт внедрения и надежность).

Основные отличия между зарубежными и российскими системами:

• зарубежные решения ориентированы на хорошо структурированную иерархическую систему бизнес-процессов предприятия;

• зарубежные системы, как правило, опираются на стандарты, которым процессы должны удовлетворять;

• зарубежные системы, направленные на автоматизацию управления, поддерживают полный набор управляющих функций: планирование – контроль отклонений (учет) – регулирование;

• российские системы более полно отражают национальные особенности, российскую учетную специфику;

• логика российских систем близка российским управленцам;

• российские системы более удобны в случае работы с неполными, недостоверными или конфиденциальными данными.

Отметим, что значительное число проектов в отечественной практике создания КИУС завершается неудачно либо имеет тенденцию неограниченного увеличения сроков внедрения при одновременном отсутствии значимых результатов. При этом объяснение причины неудачи является традиционным (и очень удобным для консультантов-внедренцев) – «предприятие не готово к внедрению». На самом деле основные причины неудач лежат в несколько иной плоскости.

Фактически не система настраивается под предварительно реорганизованные бизнес-процессы конкретного предприятия, а наоборот, предприятие перестраивается под систему (любимая фраза внедренцев – «мы проводим реинжиниринг под нашу систему»). При этом зачастую и сам выбор системы осуществляется не на основании детальных функциональных требований к соответствующему компоненту КИУС, а попросту навязывается поставщиком. В одном из последних бюллетеней MIT Sloan Management Review отмечается: «…от 30 до 75 % систем не соответствуют ожиданиям пользователей, главная причина – стремление подогнать бизнес-процессы предприятия под существующую технологическую инфраструктуру».

Детальное моделирование и анализ задач не проводятся по следующим причинам:

• это серьезная работа, требующая высокой квалификации исполнителей и соответствующей оплаты, а заказчика еще нужно убедить в полезности полученных результатов в виде отчетов;

• фирме-поставщику тиражируемого решения невыгодно выполнять такую работу, поскольку сравнительный анализ модели требований и функционала системы может привести к плачевным результатам, вплоть до потери заказчика;

• само внедрение на основании модели требований не оставляет шансов тиражировать фрагменты настроек и знания из других проектов;

• фактически настройки осуществляются членами проектной группы самого предприятия (бухгалтерами, экономистами, плановиками и т. п.), прошедшими короткое обучение, – консультанты лишь отвечают на их конкретные вопросы и решают вставшие перед ними проблемы.

Глава 9 Методы оценки эффективности ИС

Методические вопросы оценки совокупной стоимости владения

Подход к оценке ТСО базируется на результатах аудита ИТ-инфраструктуры, основных процессах управления, ИТ-активах, операций ИТ-персонала и действий конечных пользователей. Сбор и анализ статистики по структуре прямых (HW/SW, операции, административное управление) и косвенных затрат (на конечных пользователей и простои) проводится в течение 12 месяцев. Полученные данные оцениваются по ряду критериев сравнения с аналогичной по бизнесу компанией.

В ТСО в качестве базы для сравнения используются западные типовые компании. Методика учитывает различия с отечественными компаниями посредством использования поправочных коэффициентов:

• по стоимости ИТ-активов (Cost Profiles) с учетом данных по количеству и типам серверов, персональных компьютеров, периферии и сетевого оборудования;

• по заработанной плате сотрудников (Salary and Asset Scalars) с учетом дохода компании, географического положения, типа производства и размещения организации (в крупном городе или нет);

• по конечным пользователям ИТ (End User Scalars) с учетом типов пользователей и их размещения (для каждого типа пользователей требуется различная организация службы поддержки и вычислительной инфраструктуры);

• по использованию методов лучшей практики в области управления информационными технологиями (Best Practices) с учетом реального состояния дел по управлению изменениями, операциями, активами, сервисному обслуживанию, обучению, планированию и управлению процессами;

• по уровню сложности предприятия с учетом состояния организации конечных пользователей (процент влияния – 40 %), технологии SW (40 %), технологии HW (20 %).

Типовой план работ по оценке ТСО состоит из последовательности действий.

Подготовка и планирование:

• проведение учебного курса по анализу ТСО и работе с TCO Manager;

• обсуждение со спонсором области применения проекта;

• цели проекта и ключевые результаты;

• ограничения по проекту: бюджет, ресурсы, график и т. д.;

• роли и ответственность;

• готовность компании к запуску проекта;

• обсуждение специфики: ограничения по срокам, командировки и т. д.;

• формирование группы для сбора данных;

• определение круга лиц, включаемых в анализ;

• обсуждение вопросов поддержки и участия руководства в проекте;

• распределение ролей и ответственности в группе;

• совместная работа менеджера проекта и эксперта по TCO;

• обсуждение границ проекта, выборки и периода анализа;

• разработка и выпуск план-графика проекта;

• определение даты и повестки дня совещания по запуску проекта;

• обсуждение способов распространения документа «Обзор ТСО» среди членов команды проекта.

Запуск проекта:

• утверждение даты и времени совещания по запуску проекта со спонсором и ключевыми участниками;

• подготовка аудитории, проектора и т. п. для проведения совещания;

• подготовка копий презентационных материалов;

• приглашение участников, среди которых:

– спонсор проекта;

– ключевые участники;

– координатор;

– участники сбора данных (управление активами, управление контрактами, управление вендорами);

– представители финансовой службы;

– представители HR-службы;

– Web-специалисты (если отчет по конечным пользователям готовится Web-средствами).

Совещание по запуску проекта:

• обеспечение координатора и сборщиков данных опросниками («Обзор ТСО», таблица распределения задач, обзор по конечным пользователям);

• представление выступающих на совещании;

• распределение ролей и ответственности между координатором и сборщиками данных;

• обсуждение границ, плана, рисков, критериев отбора, приоритетов проекта;

• подтверждение обязательств со стороны членов команды проекта и исполнительного спонсора;

• рассылка протокола (обсуждаемые вопросы, принятые решения, ответственность);

• корректировка план-графика проекта;

• завершение совещания.

Сбор данных:

• опрос;

• детальное изучение опросников;

• обсуждение неясных вопросов с экспертом по ТСО;

• разъяснение координаторам и сборщикам данных их роли и места в проекте;

• проверка для всех выборок непротиворечивости и правильности расчетов при сборе данных;

• еженедельное проведение совещаний с координаторами;

• выявление вопросов, требующих внешнего участия в их разрешении.

Распределение вопросов «Обзор ТСО» по функциональным областям:

• стандарты и политика (комитет по стандартам или группы по архитектуре);

• методы амортизации, возмещение стоимости и т. п. (финансовая служба);

• уровни сервиса (исполнительные службы);

• процесс разрешения проблем и Help Desk (служба поддержки);

• информация по обучению (учебный центр или кадровая служба);

• контракты на аутсорсинг (управление по работе с вендорами или финансовая служба);

• информация по закупкам (службы – закупки, поддержка ИС, бюджетный контроль);

• информация по управлению активами (службы – закупки, поддержка ИС, бюджетный контроль);

• проверка на полноту данных из всех выборок;

• компиляция собранных данных и заполнение опросников;

• обзор по конечным пользователям;

• акцентирование на тех вопросах из обзора, которые используются в TCO Manager;

• замена в обзоре названия организации (если необходимо);

• определение количества экземпляров обзора для рассылки (уровень доверия – 90 %);

• определение способов рассылки опросников (бумажный, е-mail, Internet);

• утверждение вопросов и списка рассылки;

• контроль правильности адреса и даты приема ответов;

• рассылка обзоров для заполнения (обеспечить максимальное участие);

• сбор и передача ответов координатору и/или менеджеру проекта;

• таблица распределения задач ИС;

• доведение информации о целях опроса до всех участников;

• рассылка таблиц для заполнения (обеспечить максимальное участие).

Информация о передовом мировом опыте и сложности:

• приглашение для участия технического и управленческого персонала;

• проведение интервью (лучшая практика);

• определение границ и существующего уровня лучшей практики;

• проведение интервью (сложность);

• сбор результатов;

• совещание фокус-групп (необязательно);

• определение необходимого количества фокус-групп;

• определение числа приглашенных на каждое совещание;

• согласование расписания совещаний фокус-групп с менеджером проекта;

• подготовка аудитории, проектора и т. п. для проведения совещаний;

• представление группам менеджера проекта;

• проведение совещаний фокус-групп;

• представление спонсору проекта, комитету по управлению текущего состояния проекта;

• корректировка плана проекта в зависимости от его текущего состояния;

• ввод данных;

• сбор всех необходимых данных (от членов команды проекта);

• проверка всех предоставленных данных на ясность и однозначность;

• проверка точности данных;

• запрос координаторам и сборщикам информации на получение дополнительной информации (в случае необходимости);

• протоколирование всех источников получения данных и допущений;

• ввод данных (типичные и фактические) в TCO Manager;

• проверка данных/моделей на точность и обоснованность.

Анализ полученных данных:

• обсуждение вопросов, касающихся полученных данных, с членами команды;

• проверка всех вопросов на ясность и однозначность;

• проверка точности данных;

• запрос координаторам и сборщикам информации на получение дополнительной информации (в случае необходимости);

• передача ответов менеджеру проекта (телефон, факс, е-mail);

• поиск возможностей для совершенствования;

• выбор наилучших вариантов;

• обсуждение в команде лучших вариантов для моделирования;

• совместно с исполнительным спонсором утверждение целей создаваемой модели;

• построение целевой модели;

• запрос данных об экономической выгоде от исполнительного спонсора, CFO, CEO;

• построение модели ROI;

• подготовка итоговых отчетов;

• формирование методик стоимости офисного обеспечения персонала.

Проведение обзорного совещания:

• утверждение графика проведения встреч на местах с соответствующими членами команды;

• подготовка аудитории, проектора и т. п. для проведения совещания (весь день);

• приглашение на совещание координаторов и основных сборщиков данных;

• участие в обсуждениях на местах;

• обсуждение на совещании информации, представленной менеджером проекта;

• подготовка программы действий по результатам обсуждений;

• обсуждение целевой и ROI-моделей;

• рассылка протокола (обсуждаемые вопросы, принятые решения).

Предварительный анализ:

• контроль исполнения решений совещания;

• перепроверка источников получения данных и их точности (если требуется);

• рецензирование результатов анализа;

• внесение корректив (если необходимо);

Презентация полученных данных:

• обсуждение со спонсором проекта задач и состава участников презентации;

• подготовка окончательного варианта презентации;

• согласование даты и времени презентации со спонсором проекта и ключевыми участниками;

• подготовка аудитории и проектора для проведения совещания;

• обеспечение возможности работы на совещании удаленных участников;

• приглашение участников на презентацию;

• подготовка копий презентационных материалов (если необходимо);

• проведение презентации;

• регистрация возникших в ходе обсуждения на презентации вопросов, требующих контроля исполнения;

• представление итогов презентации команде проекта.

Формирование дальнейших шагов:

• использование моделей для проведения более детального анализа (если необходимо);

• совместная работа с руководством организации по определению следующих шагов, направленных на реализацию рекомендаций;

• планирование повторного использования модели ТСО.

Другими словами, подход к оценке ТСО включает решение трех основных задач:

• оценка текущего уровня ТСО;

• аудит ИТ-процессов на основе сравнения процессов компании и текущего уровня ТСО с примерами передового мирового опыта;

• формирование целевой модели ТСО.

Оценка текущего уровня ТСО

Оценка ИТ-затрат.

В ходе работ по оценке ТСО проводится сбор информации и расчет показателей ТСО организации по следующим направлениям:

• ИТ-активы (серверы, клиентские компьютеры, периферийные устройства, сетевые устройства);

• расходы на аппаратные средства и программное обеспечение (расходные материалы, амортизация);

• расходы на операции (обслуживание компьютеров, периферийных устройств, серверов, сетевых устройств, планирование и управление процессами, сбор данных, анализ деятельности, разработка специализированного программного обеспечения);

• расходы на административное управление;

• косвенные расходы на деятельность конечного пользователя по решению вопросов сервисного обслуживания и время простоя.

Пример структуры затрат по классификации ТСО приведен в табл. 9.1.

Таблица 9.1.Структура затрат

Информационные технологии и управление предприятием Оценка текущего уровня ТСО.

Таблица 9.1. Структура затрат (окончание) Информационные технологии и управление предприятием Оценка текущего уровня ТСО.Оценка сложности ИТ-системыНаряду с финансовыми показателями уровень информационных технологий в организации может быть охарактеризован и нефинансовыми параметрами.Одной из интегральных метрик, используемых для сравнения различных систем, является термин «сложность ИС». Сложность ИС характеризуется скалярным показателем, который формируется на основе количественных данных по организации процессов, распределению конечных пользователей и используемым аппаратно-программным технологиям. Этот показатель определяет требования конечных пользователей к информационной системе по поддержке бизнес-процессов и служит для создания модели TCO. Показатель сложности – это относительное измерение многообразия и типов требуемых приложений, активов, пользователей, процессов, политики и управления – всего того, что может сделать среду более дорогостоящей (высокий уровень сложности) или менее дорогостоящей (низкий уровень сложности).Существующая сложность по методике Gartner Group может оцениваться уровнями от 1 до 10. Оценка сложности базируется на следующих составляющих, которые необходимо учитывать при расчете трудозатрат на поддержку информационной системы.Организация пользователей:• число пользователей, охваченных общей ИТ-инфраструктурой;• источник обращений в справочную службу компании;• территориальное распределение конечных пользователей;• бизнес-функции, охватываемые общей ИТ-инфраструктурой организации;• сочетание трех разных групп конечных пользователей;• среднее время реакции на запрос Help Desk;• среднее время предоставления сервисного решения;• число часов, когда доступна поддержка;• среднее число часов в неделю, в течение которых пользователи работают с настольными системами и приложениями;• компьютерные навыки большинства конечных пользователей;• степень увеличения или уменьшения за последний год числа конечных пользователей, охваченных общей ИТ-инфраструктурой;• процент пользователей, переместившихся (физически) в пределах организации.Программное обеспечение:• серверы для используемых в бизнес-единицах приложений;• стандартный набор ПО среднестатистического клиентского компьютера;• процент времени, затрачиваемого конечными пользователями на ответственных участках, работающих с приложениями критического характера;• процент конечных пользователей, работающих в workflow-приложениях (включая управление документооборотом);• процент конечных пользователей, применяющих программы календарного и группового планирования;• процент пользователей, работающих в графических пакетах;• число СУБД;• число систем электронной почты;• число торговых марок и версий персональных приложений функционального назначения, используемых на типичном клиентском компьютере;• число операционных систем, инсталлированных на клиентских рабочих местах и серверах;• процент пользователей, имеющих доступ в Internet;• процент пользователей, имеющих доступ в Intranet;• количество закупленных приложений масштаба предприятия;• среднее число изменений в ПО на клиентском месте в этом году.Аппаратные средства:• процент клиентских ПК, замененных новым оборудованием в течение последнего года;• процент клиентских ПК, модернизированных в течение последнего года (например, память и накопители);• процент пользователей, получивших оборудование в течение последнего года, которое было передано от других пользователей;• среднее число каскадов (передач оборудования), вызванных инсталляцией нового оборудования, за последний год;• процент клиентских ПК, являющихся высокопроизводительными системами (закупочная цена в пять раз выше стоимости типового ПК);• процент компьютеров-клиентов, являющихся мобильными (laptop или полноразмерные ноутбуки).Косвенные расходы оцениваются на основе проведения анкетирования конечных пользователей, в котором определяется ряд параметров:• удовлетворенность конечных пользователей;• время использования компьютеров и уровень пользователей;• качество сетевого оборудования, серверов, персонального оборудования и локального ПО;• временные затраты пользователей.В качестве примера такого рода анализа можно привести следующие результаты.Удовлетворенность конечных пользователей. Одним из ключевых показателей эффективности ИС является интегральная удовлетворенность ее работой со стороны конечных пользователей. В результате отношение пользователей к ИС и сложившаяся практика их работы в ИС существенно влияют на эффективность инвестиций в ИТ и величину косвенных затрат на ИТ.При формировании этой оценки важно принимать в расчет наличие различных групп пользователей, отличающихся по степени применения ИТ и важности их работы для деятельности компании:• высокоэффективные работники – сотрудники, которые выполняют важные, критичные для организации задачи. Для решения этих задач обычно используют специализированные вычислительные платформы и прикладные программы. Кроме того, предъявляются повышенные требования к организации услуг поддержки и к вычислительной инфраструктуре. В соответствии с требованиями к эффективности и надежности функционирования данной инфраструктуры корректируются кадровое обеспечение и капиталовложения. Примеры подобных задач: торговля долговыми обязательствами (облигациями), акциями, валютой, генная инженерия, проектирование чипов, квантовая физика, 3D-моделирование, 3D-анимация;• работники с квалификацией – сотрудники, которые собирают, обрабатывают и передают информацию для поддержки процесса принятия решений. Стоимость времени простоя таких сотрудников – величина непостоянная, но весьма заметная. Деятельность этих ресурсов регулируется проектами и специальными требованиями, они сами принимают решения по поводу того, над чем работать и как выполнять задачи. Примеры задач: маркетинг, управление проектами, продажи, подготовка публикаций, поддержка принятия решений, управление знаниями, финансовый анализ, дизайн и др.;• работники, занимающиеся структурированными задачами, – сотрудники, которые включены в технологический процесс и постоянно выполняют одни и те же повторяющиеся действия. Деятельность большинства таких сотрудников только частично связана с компьютерами (простои, ремонт и т. д.). Примеры задач: обработка претензий, расчеты с кредиторами, расчеты с дебиторами, обслуживание заказчиков, высококачественное (high-end) производство, высококачественное (high-end) обслуживание, ремонт;• специалисты по вводу данных – сотрудники, которые вводят данные в компьютерные системы.Оценка времени использования компьютеров и уровень пользователей. Например, анкетирование конечных пользователей показывает, что 30 % оценивают свой уровень работы на компьютере вполне удовлетворительно, 52 % считают, что многие проблемы могут быть решены самостоятельно. Средний стаж использования компьютера – 3 года. 45 % сотрудников подразделений имеют стаж работы с ПК 5 лет и более. Это достаточно высокий показатель для конечных пользователей. Причем у половины этот показатель варьируется между годом и двумя. Примерно 37 % сотрудников всех подразделений работают в ИС более 30 часов в неделю.Качество сетевого оборудования, серверов, персонального оборудования и локального ПО. Около 37 % пользователей вынуждены перегружать компьютер два или более раз в течение дня; примерно 4 % пользователей оценивают работу ЛВС как неудовлетворительную/требующую улучшения. Порядка 30 % пользователей не полностью удовлетворены своим персональным компьютером.Примерно 14 % пользователей отметили минимально достаточную квалификацию по работе со стандартными приложениями. Для этой группы может представить интерес обучение (переподготовка) работе с основными приложениями.Заметим, что больше всего сотрудников, положительно оценивающих работу службы поддержки, трудятся в подразделениях, меньше всего пользующихся их услугами. Отсюда можно сделать вывод о том, что следует несколько усовершенствовать систему поддержки и освободить более опытных пользователей от решения возникающих проблем.Около 25 % респондентов всех конечных пользователей обращаются за помощью коллег в качестве первого и лучшего источника для решения проблем, связанных с неработоспособностью оборудования и ПО. Примерно 50 % обращаются в первую очередь и в основном к знакомым из службы. При возникновении проблем типа «как сделать» основная масса обращений поступает к коллегам и знакомым.Оценка временных затрат пользователей. Каждый пользователь, по результатам анкетирования, обращается в официальную службу поддержки в связи с проблемами при работе со стандартными PC-приложениями и операционными системами в среднем 2,8 раза в год. При этом 32 % от числа конечных пользователей обращаются за помощью 3–6 раз в год. Зарегистрированных обращений в службе поддержки в несколько раз меньше – всего около 1000 в год.При возникновении проблем со специализированными бизнес-приложениями количество обращений в службу техподдержки у конечных пользователей в среднем составляет 2,2 в год, при этом количество обращений более 12 раз в год – 8 % от общего числа респондентов.С проблемами, возникающими при работе с аппаратными средствами (ремонт, модернизация и т. д.), 47 % пользователей обращаются редко, менее двух раз в год. Важно отметить, что 34 % от общего числа обращаются больше 12 раз, а 5 % конечных пользователей никогда не обращаются за помощью.Таким образом, среднее количество обращений за год по всем подразделениям – 8,2 раза, что говорит о необходимости повышения контроля за установкой лицензионного ПО, соблюдением технологической дисциплины, соответствием условий эксплуатации ПК техническим требованиям.На каждый запрос, связанный с работой по стандартным приложениям, официальная служба поддержки отвечает в среднем за 3,3 часа. На помощь коллегам 40 % пользователей тратят менее 15 минут в день и 45 % – более 1 часа день. Здесь очевидны значительные потери рабочего времени за счет выполнения «не своей» работы.Около 2 % пользователей не тратят время на оказание помощи коллегам в работе с системами и приложениями.Аналогичная картина наблюдается и со случайным обучением. Значительная часть времени (более 8 часов в месяц) у 15 % пользователей уходит на случайное обучение.

Аудит ИТ-процессов

Процессы управления информационными технологиями следует рассматривать с точки зрения применения методов лучшего мирового опыта, то есть группы задач, направленных на оптимизацию эффективности (затраты/риски) или продуктивности (уровни обслуживания) бизнес-дисциплин или процессов. Эти задачи представляют собой стандартный набор исходных данных, которые могут быть реплицированы и легко приспосабливаемы для различных областей промышленности.

Примеры лучшего мирового опыта отражают, как правило, воздействие на текущее состояние реализации и ТСО, в то время как целевое представление – это взгляд на желаемое состояние реализации.

В табл. 9.2 представлены основные направления аудита ИТ-процессов.

Таблица 9.2.Основные направления аудита ИТ-процессов

Информационные технологии и управление предприятием Аудит ИТ-процессов.

Таблица 9.2. Основные направления аудита ИТ-процессов (окончание) Информационные технологии и управление предприятием Аудит ИТ-процессов.Каждому из направлений присваивается определенный коэффициент. Значения коэффициентов находятся в пределах от 1 до 10, то есть, чем лучше поставлен в организации процесс управления ИТ-инфраструктурой, тем выше значение коэффициента. На рис. 9.1 показаны направления использования модели ТСО.Информационные технологии и управление предприятием Аудит ИТ-процессов.Рис. 9.1. Администрирование активов (а)

Информационные технологии и управление предприятием Аудит ИТ-процессов.Рис. 9.1. Управление операциями (б) и изменениями (в)

Информационные технологии и управление предприятием Аудит ИТ-процессов.Рис. 9.1. Обслуживание заказчика (г) и обучение пользователей, обучение персонала и управление технологическим планированием и процессом (д)

На основе проведенного анализа выбирается модель ТСО, сравнимая со средними и оптимальными значениями для репрезентативной группы аналогичных организаций, имеющих схожие с организацией заказчика показатели по объему бизнеса. Такая группа выбирается из банка данных по эффективности ИТ. Сравнение текущей ТСО организации с модельным значением ТСО позволяет провести анализ эффективности информационной системы, результатом которого является определение «узких» мест в организации, причин их появления и выработка дальнейших шагов по улучшению ситуации.Определенные значения ТСО сравниваются с «типовыми» по отрасли и «лучшими». «Лучшие» показатели свидетельствуют о существовании пределов в оптимизации ТСО, к которым, однако, следует стремиться. И если ваша организация имеет показатели лучше «типовых», то это уже хорошо.В программе исследований часто рассматриваются конкретные рекомендации по улучшению ТСО в зависимости от уровня методов лучшей мировой практики, структуры ИС, типов платформ и ОС и т. д. Эти рекомендации были апробированы в различных организациях.Соответствие вышеуказанных метрик реальному положению дел в организации заказчика должно подтверждаться одинаковым уровнем затрат на операции, администрирование и конечных пользователей в актуальной и типовой моделях.Рассмотрим, например, затраты на конечных пользователей, которые оказались выше на определенную величину по сравнению с типовой моделью.Излишние потери, связанные с поддержкой пользователей друг другом, могут быть вызваны более слабыми возможностями ИТ-службы в таких сферах деятельности, как:• обучение (влияние методов лучшей мировой практики на обучение конечных пользователей составляет 20 %);• обслуживание заказчика (технологии (15,6 %) и процессы (19,5 %) Service Desk);• управление операциями (управление данными (39 %), соответствие стандартам (58,5 %), защита от вирусов (6,5 %), мониторинг деятельности (10,4 %));• управление изменениями (развертывание (7,8 %), технологии управления изменениями (3,9 %));• управление активами (управление жизненным циклом (6,5 %), управление поставками (6,5 %)).Излишние потери, связанные с самообучением конечных пользователей, могут быть вызваны более слабыми возможностями ИТ-службы по управлению изменениями (развертывание – 2,6 %) или обучению конечных пользователей – 20 %.Такие потери, связанные с управлением файлами и данными, могут быть вызваны более слабыми возможностями ДИТ по управлению операциями (управление данными – 84,5 %, соответствие стандартам – 45,5 %).

Формирование целевой модели ТСО

По результатам проведенного аудита моделируется целевая (желаемая) модель, учитывающая перспективы развития бизнеса и ИТ-инфраструктуры (активы, сложность, лучшие методы мировой практики, типы конечных пользователей, затраты).

Кроме того, рассматриваются капитальные расходы и трудозатраты, необходимые для проведения преобразований текущей среды в целевую среду. В трудозатраты на внедрение включаются затраты на планирование, развертывание, обучение и разработку, а также возможные временные увеличения затрат на управление и поддержку.

Для обоснования эффекта от внедрения новой ИТ-инфраструктуры (ROI) используются модельные характеристики снижения совокупных затрат (ТСО) при изменении активов, лучшей практики или сложности, а также экономическая выгода для бизнеса. Экономическая выгода – это либо рост прибыли, либо уменьшение потерь, которые достигаются путем запланированных изменений текущей среды при ее преобразовании в моделированную среду. Измеряется экономическая выгода в достигнутом росте производительности, в организационной эффективности, в полученном доходе/прибыли, а также в сокращении стоимости выполняемых проектов или преобразований.

Управление активами.

Методы передового мирового опыта по автоматизированному управлению активами включают электронную поддержку снабжения, автоматизированный учет и централизованный репозиторий данных, к которому имеют доступ финансовые, административные, технические службы, системные администраторы и сервисный отдел. Данные, обрабатываемые в системе управления активами, включают условия договоров, опись аппаратных средств, опись программного обеспечения, учет ресурсов, регистрационные записи по обслуживанию, архив изменений, архив технической поддержки и другую техническую и финансовую информацию.

Опись ПО – это поддерживаемый в актуальном состоянии реестр (предпочтительно электронный), содержащий детальную информацию о клиентском, сетевом и серверном программном обеспечении, установленном в организации. В оптимальном случае такая информация должна храниться в электронном виде в централизованном архиве (репозитории). Данные должны автоматически обновляться, поддерживаться и включать: лицензионные условия, дату поступления, имя и расположение пользователя, подробности инсталляции системы, соглашения на обслуживание, контроль использования, хронологию событий и другую необходимую информацию. Опись программного обеспечения имеет критичное значение для управления лицензиями, контрактами на техническую поддержку, процессами планирования, управления финансами.

Автоматизированное распространение программного обеспечения означает инсталляцию ПО на устройстве клиента без необходимости физического присутствия. При этом используется либо метод, при котором сервер сам управляет обновлением (более современный метод), либо метод, при котором обновление проводит конечный пользователь, запуская программу инсталляции с центрального сервера.

Такая технология, при ее интеграции в процесс управления изменениями, может заметно уменьшить время и стоимость изменений ПО. Кроме того, она допускает гораздо более частый цикл изменений, что может быть использовано как для обновления (upgrade) приложений, операционных систем, утилит, так и «заплаток» (patches), устраняющих проблемы программного обеспечения и обновляющих файлы с данными.

Опись аппаратных средств представляет собой список (предпочтительно в виде электронной базы данных), содержащий информацию обо всем ИТ-оборудовании, установленном в организации. Опись аппаратных средств должна отражать полный список компонентов сети, в том числе компьютеры-клиенты, серверы, периферийные и сетевые устройства. Данные описи содержат подробную информацию (серийные номера, данные инвентаризации, штрих-коды и т. п.) по каждому отдельному компоненту (системные блоки, карты расширения, периферийное оборудование и мониторы) компьютеров-клиентов, серверов, периферийных устройств и сетевой аппаратуры. Также по активам должна поддерживаться хронологическая информация финансового, физического и технического характера, в том числе данные о поступлении, перемещении, дополнительных установках, изменении, сервисном обслуживании, контрактах, амортизационной истории, лизинговых условиях и др. Информация, содержащаяся в описи, используется для технического планирования и поддержки, а также для управления финансами.

Управление системами.

Автоматизированное обнаружение вирусов и восстановление производится при помощи ПО, которое активно контролирует и выявляет проникновение вирусов, предупреждает системных операторов и пользователей о таких событиях и обеспечивает автоматическое уничтожение (восстановление) зараженных файлов. Программное обеспечение должно защищать как клиентов, так и серверные системы. Необходимо поддерживать постоянное автоматическое обновление системы обнаружения вирусов и восстановления пострадавших файлов. ПО должно полностью интегрироваться с процессами, обеспечивающими при необходимости вмешательство пользователя, поддержку удаленных/ мобильных пользователей, а также возможность совместного использования файлов/дисков и загрузок по внешним каналам связи (downloads).

Управление системами представляет собой автоматизированный процесс контроля событий, которые оперативно и своевременно уведомляют системных операторов об отказах системы, дефиците свободного места, проблемах с трафиком, появлениях вирусов и др. Инструментальные средства позволяют контролировать состояние системы, индикаторы исполнения, предупреждения пользователей, а также отслеживать решение проблем.

Управление системами обеспечивает оптимальную производительность системы, более быстрое разрешение проблем и позволяет свести к минимуму число отказов.

Автоматизированные решения используются для поддержки процессов распределенных вычислений, а также в целях обнаружения и исправления неполадок в работе системы и решения проблем оптимизации.

Серверное управление образом клиента означает возможность для администратора создавать на сервере определенную клиентскую конфигурацию приложений, параметров настройки и прав доступа. Полученные таким образом конфигурации затем могут быть автоматически разосланы по определенному адресу или набору адресов в сети; значит, клиенты могут быть изначально сконфигурированы, что в результате приведет к стандартизации в обслуживании. Для управления изменениями в целях синхронизации изображений на сервере и у клиента используется агент клиента.

Управление состояниями пользователя – способность клиентских систем отображать свое состояние на сервере. В случае аварийного отказа системы этот процесс дает возможность серверу автоматически восстановить систему клиента в ее последнем сохраненном состоянии.

Управление персональным компьютером.

Автоматическое включение – способность компьютера-клиента дистанционно включаться (из режима ожидания) через сеть.

Эта функция позволяет выполнять задачи управления сетью и системами независимо от того, включена система или нет. Среди надежно выполняемых задач: защита от вирусов и восстановление поврежденных файлов, распространение программного обеспечения, управление изменениями, резервное копирование, опись (инвентаризация) и другие функции управления системами. По имеющимся оценкам, в таком режиме можно оказать воздействие дополнительно на 20 % сетевых устройств.

Управление событиями клиентского аппаратного обеспечения – способность сетевых компонентов обнаруживать отклонения в работе аппаратной части и уведомлять об этом системного администратора или оператора с целью принятия мер корректирующего воздействия.

Под событиями подразумеваются проблемы, связанные с производительностью, памятью, кратковременные сбои, отклонения от нормальных значений показателей напряжения и температуры, а также специфические сигналы от устройств типа жестких дисков, процессоров, блоков питания, вентиляторов и др.

Эта функция, встроенная в управляющие системы и используемая при обслуживании, дает возможность команде поддержки оперативно реагировать на обращения за технической помощью, сводя к минимуму время незапланированных простоев и предупреждая каскадные эффекты сбоев аппаратных средств, а также позволяет снабжать поставщиков услуг ценной информацией о тенденциях сервисного обслуживания.

Наращивание вычислительных возможностей малыми средствами – способность сетевых активов увеличивать мощность при минимуме работ по модернизации и минимальной потере производительности пользователями во время модернизации. Это достигается за счет недорогой внешней физической модернизации или путем «горячей» модернизации, при которой система не прекращает обслуживать пользователя.

Эти функции при их интеграции в процесс «переместить-добавить-изменить» могут снизить трудовые затраты, затраты на дорогу и простои, одновременно продлевая срок жизнедеятельности существующих активов.

Масштабируемость.

Наращиваемая архитектура – это технологическая инфраструктура, которая может быть логически и физически надстроена по производительности и ресурсу с преемственностью в виде показателей прироста производительности и времени. Наращиваемая архитектура предполагает наличие стратегического миграционного плана относительно непрерывной модернизации и достигаемых показателей. Приверженность таким архитектурам предопределяет процесс свертывания однородных аппаратных платформ у пользователей и в департаментах с разными требованиями относительно обработки данных. Одновременно с этим вводится единая платформа, которую будет обслуживать технический персонал.

Отбор поставщика/провайдера по принципу «меньше риска, выше качество». Такой поставщик соответствует моделям отбора поставщика, используемым различными компаниями. Относительно настольных систем модель оценивает надежность поставщиков настольных ПК по некоторому набору характеристик, уже доказавших, что поставщики, обладающие ими, могут быть причислены к группе продавцов с малым риском и высоким качеством продаваемых товаров.

Близкие характеристики позволяют оценивать поставщиков и серверного, и сетевого оборудования, и сервис-провайдеров. Организация, которая тщательно будет решать вопрос отбора поставщика, предлагающего товар высокого качества при минимальном риске, вероятнее всего, избежит неприятностей, связанных с вопросами качества, надежности или доставки.

Эта оценка позволяет сравнить поставщиков и сервис-провайдеров по критериям финансовой надежности, организационной стабильности, контроля качества, строжайшего обеспечения совместимости, независимой маркетинговой поддержки технологических различий и по отклику на сервисные проблемы, предполагающие выезд к клиенту.

Привлечение лучших поставщиков/провайдеров позволяет снизить риск и соответствующие расходы по сравнению с поставщиками/провайдерами, предлагающими продукцию несколько дешевле, но без надлежащего тестирования, сервисной поддержки, выезда к клиенту и развитых управленческих методов.

Защита бизнеса.

Отказоустойчивые системы распознают сбои компонентов и обеспечивают единое автоматическое переключение на резервные компоненты, тем самым исключая простой.

Автоматизированное резервное копирование и восстановление данных выполняется на серверах сети, а также на настольных ПК и мобильных компьютерах. Автоматизированное резервное копирование и восстановление необязательно должно обеспечивать управление состояниями, однако должно выполняться регулярное (без вмешательства пользователя) резервное копирование и при этом данные должны сохраняться вне зоны их обработки. В случае глобального сбоя или потери файлов данные будут доступны на носителях резервного копирования и могут быть полностью восстановлены. Защита заключается в способности всей файловой системы восстанавливаться на новой машине в условиях, когда сбой потребовал замены аппаратных средств.

Эта технология, будучи составной частью единой стратегии восстановления данных и бизнеса, позволяет снизить риск потери информации и расходы, вызванные восстановлением данных и простоями.

Контроль физической безопасности аппаратных средств. Физическая безопасность состоит в обеспечении защиты аппаратных активов от кражи и порчи. Под физической безопасностью подразумевается способность организации предотвратить незаконное перемещение, изъятие с производственной территории устройства, а также наличие технологий для определения местонахождения и опознания украденных аппаратных средств. Эта технология, будучи составной частью единой программы по обеспечению безопасности, позволяет снизить потери, ставки страхования и обеспечить вторичную защиту от потери данных, от краж, а также помогает устранить повреждения.

Сервисная служба.

Управление проблемами и их разрешение сервисной службой позволяет регистрировать, структурировать, управлять и закрывать запросы, поступающие в сервисную службу. Подобные системы предусматривают управление запросами, управление проблемами и их устранение за счет использования базы знаний. В базе данных хранятся записи всех проблем и документация по всем типовым вопросам и использованным приемам устранения проблем. Автоматизированная сервисная служба обладает возможностью дистанционного обследования и контроля над компьютерами, а также возможностью доступа к информации по активам и отслеживанию изменений.

Современная автоматизированная сервисная служба должна располагать системой распределения вызовов и голосового ответа. Используя такие возможности автоматизированных голосовых систем, можно снизить типичные сервисные запросы, касающиеся состояния регистрации проблемы, сетевого состояния и переустановки пароля. Для получения адекватной помощи по разным вопросам необходимо, чтобы маршрутизация вызовов была автоматизирована. Автоматизированная сервисная служба должная иметь возможность предотвратить проблемы, которые решаются с помощью пользовательских справочных программ, особенно было бы неплохо уменьшить количество вопросов типа «Как…?». Также в современной автоматизированной службе сервиса было бы неплохо организовать корпоративный сайт для регистрации запросов о помощи, для размещения на нем часто задаваемых вопросов и контекстно-ориентированной помощи.

Дистанционное управление клиентом заключается в способности лица, ответственного за обслуживание клиентов, взаимодействовать с настольным ПК пользователя по сети через другой ПК. Это дает возможность ПК обслуживающего специалиста взять под контроль систему пользователя или отслеживать действия, предпринимаемые пользователем со своего ПК. Можно удаленно устранить неисправности, обучить и оказать техническую поддержку без необходимости перемещаться непосредственно к объекту обслуживания. Мобильные системы, подключенные к компьютерной сети, могут контролироваться практически так же.

Управление пользователями.

Управление политикой предприятия предполагает управление пользовательским окружением, в котором сетевой или системный администратор способен определять, опираясь на логику правил, какими приложениями, установками, сетевыми ресурсами, базами данных может воспользоваться сотрудник. Это окружение определяется исходя из идентификационных имен пользователей и зачастую не зависит от типа компьютера. Обычно это достигается за счет ведения списка конфигураций пользователей, которые хранятся на сервере и синхронизируются с клиентскими устройствами, закрепленными за пользователями.

Управление политикой предприятия предупреждает попытки пользователя вносить изменения в систему (например, загрузка неразрешенного программного обеспечения или внесение изменений в установки, приводящих к возникновению конфликтов с другими системными ресурсами). Управляемая среда контролирует степень использования настольных ПК, предоставляя стандартный набор приложений и доступ группам пользователей или отдельным исполнителям.

Таким образом, пользователь оснащается только теми инструментальными средствами, которым он обучался и которые необходимы ему в повседневной работе, кроме того, обеспечивается контроль над вносимыми изменениями.

Этот процесс, интегрированный в управление системами и являющийся частью политики управления изменениями, может снизить число поступающих в сервисную службу обращений и время незапланированных простоев, а также помогает разработать более предсказуемую платформу для системных обновлений (апгрейдов).

Фиксированное пользовательское окружение представляет собой ограниченную версию управляемого пользовательского окружения. Оно предотвращает попытки пользователя вносить изменения в установки, а также загружать неразрешенное программное обеспечение. Это окружение отличается от управляемого пользовательского окружения тем, что зависит от компьютера и является локальным по отношению к устройству. Оно не управляется и не синхронизируется конфигурацией сервера.

Эта особенность, совместно с процессами управления системами и управления изменениями, способствует снижению числа незапланированных сбоев и обращений в сервисную службу, а также дает возможность более реально планировать управление.

Управление безопасностью данных заключается в логической защите данных от их порчи, кражи или любой комбинации того и другого. Управление безопасностью данных предполагает идентификацию и авторизацию пользователей, обеспечение тщательного контроля над загрузкой данных и файлов из внешних коммуникационных каналов и, наоборот, над загрузкой данных во внешнюю сеть, а также установку firewalls и других технологических барьеров для предотвращения несанкционированного доступа, хищения и порчи.

Этот метод является частью общего процесса обеспечения безопасности, который подразумевает понимание проблемы пользователями, их обучение, наличие политики, процедур, мер безопасности и планов по восстановлению бизнеса после аварии.

Управление изменениями – это политика, процедуры и инструментальные средства, разработанные для наблюдения за клиентскими компьютерами и другими элементами сетевых активов с целью обеспечения гарантий того, что никакие несанкционированные изменения не будут внесены. Все это предполагает наличие базы данных изменений, которая позволяет их распознавать в процессе устранения неисправностей.

Стандартизация.

Стандартизация поставщиков ограничивает число тех клиентов, с которыми работает организация.

Для выделенных элементов активов организация отбирает ограниченное число поставщиков, у которых могут быть приобретены аппаратные средства и программное обеспечение. Обычно поставщики делятся на основных и вторичных. Путем стандартизации меньшего числа поставщиков организация может получать скидки и минимизировать количество проблем, связанных с совместимостью, технической поддержкой, посредническими требованиями поставщика, проверкой новых технологий, а также административные расходы управленческого аппарата поставщика. С одной стороны, это может несколько ограничить выбор из имеющихся в распоряжении продавца технологий и характеристик. В то же самое время это дает возможность добиваться больших оптовых скидок. Стандартизация поставщика является частью всестороннего процесса управления активами, охватывающего разработку процедур и политики снабжения и закупок, а также контроля над выполнением требований соответствия.

Стандартизация платформ заключается в стандартизации специфических системных моделей и платформ операционных систем для серверов, клиентских компьютеров и периферийных устройств, в ограничении рассматриваемых для закупки операционных систем, моделей клиентских компьютеров, мобильных компьютеров, серверов, принтеров, сетевых и коммуникационных устройств. Стандарты устанавливаются для определенных пользователей и задают конкретный номер модели и названия операционных систем, рассматриваемых для закупки.

Стандартизация более специфических платформ будет нацелена на поставщика для выявления номера конкретной модели и серийных номеров компонентов каждой конфигурации.

С течением времени стандартизация будет изменяться вместе с потребностями пользователя.

Стандартизация платформ предусматривает установление процедур и политики снабжения и закупок, а также путь для обеспечения надзора за соответствием, включая управление активами и изменениями.

Уменьшение сложности может ознаменоваться доминированием систем, являющихся типовыми для групп пользователей, что упростит процессы конфигурирования, администрирования, устранения неисправностей и модернизации.

Стандартизация приложений означает унифицированное развертывание в организации набора приложений, специфических по версиям и поставщикам, где стандарты разрабатываются с учетом типов и групп пользователей. Стандартизация приложений заключается в разработке политики и процедур снабжения и закупки, а также в контроле над распространением приложений, инсталляциями и обновлениями, что гарантирует выполнение требований.

Стандартизация приложений значительно улучшает взаимодействие систем, особенно когда пользователям необходимо обмениваться файлами и данными. Также это упрощает процессы управления изменениями, обслуживания приложений, устранения неисправностей и обучения.

Централизованное снабжение представляет собой набор процедур и политику управления процессом снабжения. При централизованном снабжении необязательно сосредотачивать весь персонал снабженцев в одном-единственном месте. Скорее наоборот, следует развивать общий набор стандартов снабжения и деловых процедур, собирать информацию по запросам, договорам с поставщиками, данным активов, отраслевую информацию, а также профессиональные навыки ведения снабжения, чтобы получить все необходимые компоненты для успешного заключения выгодных сделок. Также централизованное снабжение должно гарантировать соответствие друг другу правил стандартизации.

Оптимальным процессом снабжения станет тот, который основывается на прогрессивных технологиях: электронная коммерция, интегрированные данные активов, предварительное планирование конфигураций для закупок, изготовление под заказ, укороченные циклы авторизации по стандартизованным технологиям. Это снизит расходы и повысит уровень удовлетворенности пользователей.

Управление практической деятельностью.

Время, требуемое для планирования ИТ-проектов. Планирование является важнейшим аспектом в критической траектории любого технологического проекта. Исследования показали, что при «срезании углов» в процессе планирования можно оказаться в ситуации, когда затраты и время реализация проекта уровня предприятия намного превышены. Планирование требует наличия адекватной информации по текущему и целевому состояниям и точных оценок времени и объема инвестиций, которые нужны для осуществления всех необходимых для реформы шагов. Планирование также предполагает создание команды мотивированных исполнителей с определенными для каждого ролями, описание всех задач, распределение обязанностей, своевременный контроль и уменьшение рисков. Процесс планирования должен включать разработку документа «видение/область применения приложения», который поможет каждому члену команды лучше понять проект, цели, график выполнения и риски. Плановая служба должна предоставить членам команды адекватное время на понимание, анализ, создание документов и обсуждение, прежде чем они возьмутся за разработку и внедрение.

Планирование является важной составляющей управления изменениями и управления проектом.

Контроль и управление уровнями сервиса. Уровень сервиса предварительно определяется соглашением об уровнях сервиса между группой пользователей и отделом ИС и между ИС и сторонним сервис-провайдером. В идеале это должен быть договор об особых услугах, которые ИС будут оказывать конечным пользователям, независимо от производительности и способов устранения проблемы. Показатели должны быть четко определены, измеримы, контролируемы и понятны.

Управление системами и использование технологии автоматизации сервисной службы обеспечивают глобальную поддержку для отслеживания, структурирования и контроля сервисных показателей. Опросы пользователей об их удовлетворенности также могут дать исходные данные, позволяющие наметить необходимые уровни сервиса и контроль над расходами.

Планирование мощностей представляет собой процесс, позволяющий оценить мощности сети и активов относительно требуемого уровня, а затем скорректировать их до нужного уровня. Процесс планирования загрузки мощностей предусматривает перенос новых ИТ-инициатив на существующую инфраструктуру с учетом динамики изменения стоимости обеспечения пропускной способности и емкости накопителей, памяти и других системных ресурсов сети.

Управление жизненным циклом TCO является финансовым управлением сетью, с помощью которого можно оценивать общую стоимость владения, сравнивать стоимости (затраты) с типовыми показателями по отрасли и принимать решения по изменениям, преследующим не только технические, но и финансовые цели. Процессы, методы и инструментальные средства непрерывно и регулярно применяются на практике для оценки достигнутого и оптимизации затрат. Используя управление жизненным циклом TCO, можно добиться лучших циклов технологического обновления, а также проверить, насколько инвестиции способны оказать положительное влияние и обеспечить возврат вложенных средств, перед тем как приступать к внедрению.

Обучение пользователей является одним из самых действенных средств снижения затрат. Исследования показывают, что недостаточно обученному пользователю по сравнению с опытным требуется в 2–6 раз больше технической поддержки (включая помощь коллег). Обучение пользователя следует проводить с применением систем и приложений, чтобы оно максимально соответствовало особенностям и требованиям фактической работы.

Обучение должно быть комплексным: с преподавателем в классах; на компьютерах; своевременное повышение квалификации для увеличения производительности работы пользователя и снижения стоимости поддержки.

Обучение эксплуатирующего персонала. Профессиональное обучение очень важно для подготовки специалистов службы ИС, обеспечивающих техническую и справочную поддержку пользователей. Персонал этой службы должен эффективно и быстро решать вопросы пользователей. Все сотрудники службы должны получить профессиональное образование, связанное с использованием систем, инструментальных средств и приложений в повседневной работе. Обучение должно включать тренинг-классы с инструктором, сертификационные курсы, семинары и работу на компьютерах. Профессиональное обучение должно значительно сократить число случаев самостоятельного обучения специалистов по ИС и уменьшить время, необходимое для внедрения систем и устранения неисправностей в них.

Мотивированный персонал – это такие сотрудники, которые будут работать в команде и при необходимости закроют собой любую брешь и решат любую проблему. Такие специалисты всегда могут подстраховать друг друга. Мотивированный персонал работает усердно для достижения целей, намеченных организацией. Основными мотивирующими моментами могут быть, к примеру, начальник, у которого все хотели бы работать; члены команды, которые нравятся и которых уважают; компенсации и бонусы; очевидное признание, особенно за пределами службы ИС.

Стабильность организации ИС очень важна для поддержания согласованности и сфокусированности в коллективе. Постоянная реорганизация, изменения в управлении и внутриполитические баталии плохо сказываются на моральном состоянии, оборотах, затратах, риске и результатах работы. В организации ИС необходимо найти баланс между стабильностью и стагнацией, чтобы поддерживать мотивированный коллектив, сформировавшийся в команду. Очевидно, что чем стабильнее будет организация, тем легче достичь поставленных целей.

Оценка эффективности сервисов

Другим методом помимо ТСО является экономическая оценка сервисов. При такой оценке возникают два вопроса:

• Сколько стоит сервис?

• Сколько стоит простой сервиса?

На первый вопрос дают ответ стандарт ITSM и метод прямых затрат, в котором расходы на сервис предлагается считать методом прямых затрат, – см. рис. 9.2.

Информационные технологии и управление предприятием Оценка эффективности сервисов.

Рис. 9.2. Метод прямых затрат

Естественно, что равномерно распределяемые затраты по мере накопления статистики или появления критериев распределения их по сервисам могут переходить в разряд условно распределяемых. Другой вопрос связан с оценкой потерь от простоя сервиса. Естественно, что она может быть дана только бизнес-подразделениями предприятия. В общем виде оценка потерь от простоя сервиса качественно описывается следующей кривой (см. рис. 9.3).Информационные технологии и управление предприятием Оценка эффективности сервисов.Рис. 9.3. Потери от простоя

Количественные значения потерь от простоя (вертикальная ось) могут быть получены, повторим, только бизнес-подразделениями.

Глава 10 Проекты с использованием методики оценки ТСО

Инвестиции в управление ИТ-активами

В качестве примера, позволяющего продемонстрировать оценку экономического эффекта проекта, приведем один из вариантов использования методики ТСО для организации, состоящей из 2500 сотрудников.

Исходные данные [3] :

• коэффициент дисконтирования – 12,0 %;

• ставка рефинансирования – 35 %;

• количество рабочих станций – 2000;

• количество ноутбуков – 500;

• средняя цена рабочей станции (с системным ПО) – $1500;

• средняя цена ноутбука (с системным ПО) – $3000.

Анализ текущего состояния процесса управления ИТ-активами выявил ряд дополнительных возможностей организации по оптимизации ее деятельности. В качестве рекомендаций было предложено повысить уровень использования передовых методик по управлению ИТ-активами за счет внедрения автоматизированной системы управления ими по следующим направлениям (при общей 10-балльной оценке):

• управление учетом аппаратных средств – с 3 до 10;

• управление учетом системного ПО – с 4 до 10;

• управление закупками – с 6 до 9.

при неизменном уровне процессов управления поставщиками (уровень 7) и жизненным циклом ИТ-активов (уровень 3) – см. рис. 10.1.

Информационные технологии и управление предприятием Инвестиции в управление ИТ-активами.

Рис. 10.1. Администрирование активов

В качестве основных элементов повышения эффективности были выбраны следующие задачи: • подготовка договоров о закупке оборудования (Volume Purchase Agreements);• оптимизация процесса инвентаризации ИТ-активов (IT Inventory Optimization);• автоматическое определение прибыли (Automatic Inventory Benefits);• обнаружение дополнительных доходов (Surplus Discovery Gains);• избежание потерь оборудования (PC Theft/Loss Avoidance);• сокращение расходов при инсталляции (MAC/Installation Savings);• обеспечение лицензионной чистоты (Software License Compliance);• оптимизация количества лицензий на ПО (SW License Optimization);• управление списанием оборудования (Asset Retirement Management);• автоматическое управление проблемами (Automatic Problem Management);• снижение количества звонков в службу обслуживания (Reduction in Service Desk Call Volume);• снижение времени на обработку внеплановых заказов (Reduction in Reactive Dispatching);• сокращение простоев системного и сетевого оборудования (System/ Network Outage);• повышение эффективности инфраструктуры (Infrastructure Efficiency Gain);• снижение расходов при сопровождении договоров (Maintenance Contract Savings);• снижение налоговых затрат на имущество (Property Tax Expense Reduction).Расходы на внедрение информационной системы состоят из затрат на:• лицензии на ПО (License);• консультационные услуги (Professional Services);• оборудование и общесистемное ПО (HW/SW);• техническую поддержку (Maintenance);• управление операциями и администрирование (Administration);• обучение (Training).В данном случае общие затраты на внедрение и эксплуатацию системы за пять лет составляют около 796 тыс. долларов, в том числе около 488 тыс. долларов за первый год, прежде всего за счет стоимости лицензий, услуг и оборудования.Оценка совокупной стоимости владения информационной системой организации (TCO) при текущем и целевом уровне внедрения методов управления ИТ-активами показывает, что эффект от внедрения системы составит около 0,6 млн. долл. в год (см. табл. 10.1). Аккумулированный эффект нарастающим итогом за пять лет эксплуатации представлен в табл. 10.2.Таблица 10.1. Эффект от внедрения системы управления активами Информационные технологии и управление предприятием Инвестиции в управление ИТ-активами.

Таблица 10.2. Эффект нарастающим итогом Информационные технологии и управление предприятием Инвестиции в управление ИТ-активами.

Таблица 10.2. Эффект нарастающим итогом (окончание) Информационные технологии и управление предприятием Инвестиции в управление ИТ-активами.Вывод: внедрение системы управления ИТ-активами экономически целесообразно. Период окупаемости инвестиций составляет 7 месяцев.

Инвестиции в информационную безопасность

В качестве примера использования методики ТСО для обоснования инвестиций на информационную безопасность (ИБ) рассмотрим проект создания корпоративной системы защиты информации от вирусов и вредоносных апплетов, интегрированной с системой контроля и управления доступом на объекте информатизации.

Для этого сначала условно определим три возможных степени готовности корпоративной системы защиты от вирусов и вредоносных апплетов, а именно: базовую, среднею и высокую.

Базовая. Стационарные и мобильные рабочие станции обладают локальной защитой от вирусов. Антивирусное программное обеспечение и базы сигнатур регулярно обновляются для успешного распознавания и парирования новых вирусов. Установлена программа автоматического уничтожения наиболее опасных вирусов. Основная цель уровня – организация минимальной защиты от вирусов и вредоносных апплетов при небольших затратах.

Средняя. Установлена сетевая программа обнаружения вирусов. Управление программными обновлениями на сервере автоматизировано. Системный контроль над событиями оповещает о случаях появления вирусов и предоставляет информацию по предотвращению дальнейшего распространения вирусов. Превентивная защита от вирусов предполагает выработку и следование определенной политике защиты информации, передаваемой по открытым каналам связи. Дополнительно к техническим мерам активно предлагаются и используются организационные меры защиты информации.

Высокая. Антивирусная защита воспринимается как один из основных компонентов корпоративной системы защиты. Система антивирусной защиты тесно интегрирована в комплексную систему централизованного управления ИБ компании и обладает максимальной степенью автоматизации. При этом организационные меры по защите информации преобладают над техническими мерами. Стратегия защиты информации определяется исключительно стратегией развития бизнеса компании.

Также условно выделим три степени готовности системы контроля и управления доступом: базовая, средняя, высокая.

Базовая. Ведется учет серийных номеров рабочих станций и серверов, инвентаризационные таблички крепятся на соответствующее аппаратное обеспечение. Введена процедура контроля перемещения аппаратных средств КИС. Проводятся постоянные и периодические инструктажи персонала компании. Особое внимание уделяется мобильным компонентам КИС.

Средняя. Используются механические и электронные замки, шлюзовые кабины и турникеты. Организованы контрольно-пропускные пункты и проходные. Осуществляется видеонаблюдение на объекте информатизации. Требования к персоналу определены и доведены под роспись. Разработаны инструкции по действию в штатных и внештатных ситуациях. Задействованы частные и государственные охранные предприятия и структуры.

Высокая. Обеспечение физической безопасности аппаратных средств является частью единой политики безопасности, утвержденной руководством компании. Активно используется весь комплекс мер защиты информации, начиная с организационного и заканчивая техническим уровнем.

Проект по созданию корпоративной системы защиты информации от вирусов предполагает определенное развитие и переход от некоторого базового уровня (уровень 0) к более высокому (уровень 10). В табл. 10.3 приведены характеристики процесса развития корпоративной системы защиты информации на выделенных уровнях защиты.

Таблица 10.3.Характеристики базового и повышенного уровней защиты

Информационные технологии и управление предприятием Инвестиции в информационную безопасность.

Таблица 10.3. Характеристики базового и повышенного уровней защиты (окончание) Информационные технологии и управление предприятием Инвестиции в информационную безопасность.В табл. 10.4 приведены список статей и возможный уровень снижения расходов при развитии процессов управления информационной безопасности и защиты от вирусов (начиная от уровня 0 и заканчивая уровнем 10) [4] .Таблица 10.4. Статьи расходов базового и повышенного уровней защиты Информационные технологии и управление предприятием Инвестиции в информационную безопасность.

Таблица 10.4. Статьи расходов базового и повышенного уровней защиты (окончание) Информационные технологии и управление предприятием Инвестиции в информационную безопасность.В табл. 10.5 и на рис. 10.2 показан уровень снижения расходов при переходе на более высокий уровень защищенности КИС (переход с уровня 0 на уровень 10). Полученные данные о снижении ТСО в среднем на 230 тыс. долларов в год позволяют обосновать инвестиции в размере около 600 тыс. долларов на защиту от вирусов. При этом период окупаемости составляет не более трех лет.Таблица 10.5. Уровень снижения расходов при внедрении лучших мировых методик Информационные технологии и управление предприятием Инвестиции в информационную безопасность.

Информационные технологии и управление предприятием Инвестиции в информационную безопасность.Рис. 10.2. Уровень снижения расходов при внедрении лучших мировых методик

Прокомментируем перечисленные расходы. Расходы на аппаратные средства и программное обеспечение. Эта категория модели ТСО включает серверы, компьютеры клиентов (настольные и мобильные компьютеры), периферийные устройства и сетевые компоненты. Расходы на аппаратно-программные средства ИС также входят в эту категорию.Расходы на операции ИС. Прямые затраты на содержание персонала, стоимость работ и аутсорсинг, произведенные компанией в целом, бизнес-подразделениями или службой ИС для осуществления технических задач и операций по поддержанию инфраструктуры для пользователей распределенных вычислений.Административные расходы. Прямые затраты на персонал, обеспечение деятельности и расходы внутренних/внешних поставщиков (вендоров) на поддержку операций, включающих управление, финансирование, приобретение и обучение ИС.Расходы на операции конечных пользователей. Это затраты на самоподдержку конечных пользователей, а также на поддержку их друг другом в противовес официальной поддержке ИС. Затраты включают: самостоятельную поддержку, официальное обучение конечных пользователей, нерегулярное (неофициальное) обучение, самостоятельные прикладные разработки, поддержку локальной файловой системы.Расходы на простои. Данная категория учитывает ежегодные потери производительности конечных пользователей от запланированных и незапланированных отключений сетевых ресурсов, включая клиентские компьютеры, совместно используемые серверы, принтеры, прикладные программы, коммуникационные ресурсы и ПО для связи. Для анализа фактической стоимости простоев, которые связаны с перебоями в работе сети и которые оказывают влияние на производительность, исходные данные получают из обзора по конечным пользователям. Рассматриваются только те простои, которые ведут к потере производительности.В табл. 10.6 и на рис. 10.3 показан пример расчета ТСО для организаций, обладающих средним уровнем защищенности КИС (уровень 5).Таблица 10.6. Пример расчета ТСО Информационные технологии и управление предприятием Инвестиции в информационную безопасность.

Информационные технологии и управление предприятием Инвестиции в информационную безопасность.Рис. 10.3. Пример расчета ТСО

Таким образом, применение методики ТСО для обоснования инвестиций в проекты обеспечения информационной безопасности на предприятии вполне обосновано и имеет право на существование. При этом выбор конкретной методики оценки затрат на ИБ находится в сфере ответственности руководителей соответствующих служб и отделов защиты информации.

Структура ИТ-персонала

В данном примере показано оптимальное соотношение ИТ-персонала по выполнению задач управления информационными технологиями одной из организаций, полученное на основе анализа ТСО. В составе информационной системы было около 9 тыс. персональных компьютеров, около 300 серверов различной конфигурации, 3 тыс. периферийного оборудования. Предполагалось, что информационная система является системой средней сложности (коэффициент 5 при 10-балльной шкале) и при ее управлении не используются инструментальные средства, позволяющие применять лучшие мировые методики по управлению информационными технологиями (коэффициент 0 при 10-балльной шкале).

В составе ИТ-персонала были выделены следующие категории:

• администратор;

• аналитик бизнес-сервиса;

• менеджер ИТ-проектов;

• супервизор;

• системный администратор;

• администратор по информационной безопасности;

• администратор БД;

• руководитель информационной службы (CIO);

• технический директор информационной службы;

• инженер по ПК;

• старший оператор;

• администратор сети;

• эксперт по технической поддержке ПК;

• менеджер по закупкам;

• технический консультант по обучению и аудиту;

• инженер по технической поддержке.

В табл. 10.7—10.11 приводится итоговое распределение ИТ-персонала по техническим услугам, управлению планированием и процессами, финансовому и административному управлению, обучению ИТ-персонала и конечных пользователей, которое наиболее оптимально для данного предприятия.

Распределение персонала представлено в эквиваленте полной занятости (ЭПЗ, FTE, Full Time Equivalent). Концепция эквивалента полной занятости (ЭПЗ) используется при определении понятия «трудовые ресурсы». Для каждой категории трудовых ресурсов подсчитывается «логический» (а не «физический») персонал. ЭПЗ измеряется в календарном времени, один ЭПЗ – это работа сотрудника полный рабочий день на своем рабочем месте в течение одного года. Время отпуска, болезни, другой деятельности административного характера не вычитаются. Один физический сотрудник не может быть учтен более чем один логический сотрудник. Однако один физический сотрудник может быть учтен менее чем один логический сотрудник (это происходит, если не все рабочее время попадает в сферу анализа). Например, сотрудник, работающий на полставки, будет считаться как 0,5 FTE, а сотрудник, работающий целый день и имеющий 20 % переработки, – только как 1,0 FTE.

Технические услуги.

Решение проблем среднего уровня

Учет трудозатрат и затрат на контракты, связанных с системными проблемами, сетями и приложениями, которые не могут быть решены персоналом сервисной службы уровня 1 и недостаточно серьезные для их передачи персоналу поддержки уровня 3 (эксперты). Ресурсы уровня 2 используются, когда сотруднику сервисной службы недостаточно набора стандартных решений для того, чтобы решить проблему; для этого необходимы более глубокие знания систем и т. п.

Решение проблем на уровне экспертов

Учет трудозатрат и затрат на контракты, связанных с техническими и административными работами по идентификации и решению вопросов, требующих расширенной поддержки. К таким вопросам следует отнести проблемы, связанные с работой сети, компьютеров, принтеров, сетевого оборудования, операционных систем и приложений (отказ, ошибки, доступ). Как правило, ресурсы уровня 3 – это сертифицированные эксперты, которые осуществляют поддержку сервисной службы и персонала уровня 2.

Планирование и управление трафиком

Учет трудозатрат и затрат на контракты, связанных с активным мониторингом, интерпретацией, планированием и балансировкой загрузки в сетевой инфраструктуре.

Настройка производительности

Учет трудозатрат и затрат на контракты, связанных с активным мониторингом, интерпретацией, планированием и балансировкой производительности серверов, сетевых систем и прикладных программ.

Администрирование пользователей (добавление, перемещение, изменение)

Учет трудозатрат и затрат на контракты, связанных с управлением правами доступа пользователей к ресурсам сети и приложениям. Задачи администрирования включают добавление новых пользователей и ресурсов, логическое перемещение пользователей в новые группы, управление паролями или изменение профиля пользователя.

Поддержка операционной системы

Учет трудозатрат и затрат на контракты, связанных с управлением операционной системой, включая настройку параметров, инсталляцию, обновление драйверов и лицензирование.

Трудозатраты на сопровождение

Учет трудозатрат и затрат на контракты, связанных с выполнением стандартных задач, запускаемых по определенному графику для обеспечения работоспособности серверов, клиентов, принтеров и коммуникационных сетевых устройств. Поддержка файловой системы и дисков (например, управление дисковым пространством и архивирование файлов) рассматривается в другой категории.

Развертывание программного обеспечения

Учет трудозатрат и затрат на контракты, связанных с размещением нового ПО или обновлением существующего заказного или закупленного/арендованного ПО. Размещение ПО включает утилиты, прикладные программы и программное обеспечение для передачи сообщений. Категория не включает управление операционными системами.

Управление приложениями

Управление приложениями в рамках предоставления технических услуг – это учет трудозатрат на текущее управление клиентскими рабочими местами, серверами и сетями при использовании прикладного ПО, в том числе контроль конфигураций, управление доступом, запуск, контроль использования, учет лицензий. Сюда же относится и управление бизнес-приложениями. В эту категорию не попадает инсталляция приложений или операционных систем.

Реконфигурирование аппаратных средств

Учет трудозатрат и затрат на контракты, связанных с реконфигурированием существующих сетевых решений, включая установку дополнительного оборудования, обновления, изменения местоположения или изменения конфигурации. Составными элементами этой категории являются обновления систем, изменения в топологии, в коммутируемых сетях, другие изменения (на физических или логических уровнях). Затраты на обновление ПО и операционных систем в этой категории не учитываются.

Развертывание аппаратных средств

Учет трудозатрат и затрат на контракты, связанных с установкой и размещением новых аппаратных средств, включая серверы, клиенты, периферийные устройства и коммуникационные сетевые устройства. Также в эту категорию входят трудозатраты на размещение меняющих свое местоположение или списанных аппаратных средств.

Управление дисками и файлами

Учет трудозатрат и затрат на контракты, связанных с оптимизацией локальных и серверных систем хранения данных и файловых систем. Также в эту категорию включается управление деревьями каталогов, дефрагментацией дисков, общей организацией дисков и их обслуживание.

Планирование емкости памяти

Учет трудозатрат и затрат на контракты, связанных с мониторингом, управлением (и оптимизацией в режимах on-line и off-line) объемами запоминающих устройств для обеспечения нормальной работы. Категория включает затраты, связанные с организацией файловой системы (удаление, чистка и т. д.), и не включает управление базами данных и их администрирование.

Резервное копирование, архивирование и восстановление

Учет трудозатрат и затрат на контракты, связанных с резервным копированием сетевых и локальных данных, восстановлением потерянных/поврежденных файлов или данных, а также их архивированием и поиском.

Управление хранилищем данных

Учет трудозатрат и затрат на контракты, связанных с управлением центральным хранилищем данных на дисках или магнитных лентах, включая управление библиотекой носителей, а также мониторинг и управление удаленными хранилищами данных.

Таблица 10.7.Распределение затрат

Информационные технологии и управление предприятием Структура ИТ-персонала.

Таблица 10.7. Распределение затрат (продолжение) Информационные технологии и управление предприятием Структура ИТ-персонала.

Таблица 10.7. Распределение затрат (продолжение) Информационные технологии и управление предприятием Структура ИТ-персонала.Управление планированием и процессамиУправление расчетами Учет затрат по контракту и на работы, связанных с взаимодействием между службой ИС и бизнес-подразделениями. Типичные требования предъявляются к инфраструктуре и приложениям бизнес-подразделений, управлению проектом и др.Управление системными исследованиями Учет трудозатрат и затрат на контракты, связанных с определением потребностей инфраструктуры, пересмотром конфигураций, установкой стандартов, исследованием параметров, а также идентификацией и документированием запланированных изменений. В эту категорию входят следующие задачи: документирование существующих архитектур и конфигураций, воспроизведение и моделирование новых систем, управление жизненным циклом ТСО и разработка стандартов персоналом ИС.Оценки закупок Учет трудозатрат и затрат по контрактам (ИС), связанных с оценкой работы и тестированием серверов, клиентов, сетей, приложений и систем перед их закупкой. Сюда же относят прямые трудозатраты, связанные с поддержанием деятельности по закупкам, которые включают поддержку юридического отдела и отдела закупок. Персонал, участвующий в процессе поставок и приобретения, относят к категории «административное управление». Управление поставщиками не рассматривается в данной категории, а относится к категории «административное управление».Безопасность и защита от вирусов Учет трудозатрат и затрат на контракты, связанных с обнаружением или предотвращением нарушений защиты, с ограничениями по защите, с управлением доступом и идентификацией процесса восстановления от возможных нарушений или вирусных вторжений. В эту категорию не входят административное управление паролями, управление активами и поддержка уровней 2 и 3.Восстановление деятельности Учет трудозатрат и затрат по контрактам на создание планов по восстановлению бизнес-данных, включая процедуры резервного копирования, планирование «горячего» и «холодного» резервного копирования, хранения данных, а также управление командой по восстановлению бизнес-данных.Администрирование и управление базами данных Учет расходов на персонал, который осуществляет администрирование и управление БД. К задачам администрирования относятся управление индексами, репликация, ведение журналов, восстановление данных, оптимизация и другие задачи, связанные обслуживанием БД. В зависимости от распределения обязанностей по поддержке и выделяемых бюджетов учет расходов по данной категории делится между соответствующими службами ИС (центральной, бизнес-подразделений, отделов).Сервисная служба (уровень 0/1) Учет стоимости трудозатрат на персонал сервисной службы, в частности на персонал, занимающийся предоставлением услуг поддержки уровня 0 и уровня 1. Поддержка уровня 0 – получение и регистрация запросов, но без предоставления помощи или решения проблем. Уровень 1 относится к первому и второму уровням помощи, которые предусматривают разрешение проблем по телефону, электронной почте или через Internet в режиме реального времени. В зависимости от выделяемых бюджетов учет расходов по данной категории делится между соответствующими службами ИС (центральной, бизнес-подразделений, отделов).Таблица 10.8. Распределение затрат Информационные технологии и управление предприятием Структура ИТ-персонала.

Таблица 10.8. Распределение затрат (продолжение) Информационные технологии и управление предприятием Структура ИТ-персонала.Финансовое и административное управлениеУчет затрат Учет трудозатрат и затрат на контракты, связанных с предоставлением ресурсов, и услуг, связанных с выполнением наблюдательных функций. Это относится, в частности, к менеджерам среднего звена (службы ИТ, ИС и т. д.). Учет затрат всех участников относят к услугам, которые они поддерживают.Административная поддержка ИС Учет трудозатрат персонала административной поддержки, оказывающего помощь управленцам среднего и высшего звена.Управление активами Управление активами учитывает трудозатраты и затраты по контрактам на управление такими операциями, как амортизация, заключение договоров об аренде, проведение инвентаризации активов (физическое или автоматизированное управление), идентификация и трэкинг активов, управление базой данных активов, регистрация изменений и согласование.Бюджетирование и возмещение расходов Учет трудозатрат и затрат по контрактам на решение задач, связанных с бюджетированием и учетом затрат и включающих управление бюджетами служб ИС (центральной, бизнес-подразделений, департаментов), а также учет соответствующих систем возмещения расходов.Аудит Учет трудозатрат и затрат по контрактам на выполнение аудиторских задач, включающих обзор договоров ИС, взаимодействий, операций с активами, а также проверку на соответствие процессов официально утвержденной политике.Управление закупками, приобретениями и контрактами Учет трудозатрат и затрат на контракты, связанных с приобретением программно-аппаратных средств для конечных пользователей и персонала ИС, с поставками услуг, обучением, с предоставлением юристов и юридических услуг, которые заключают соглашения о закупках, лицензиях, а также занимаются другими юридическими вопросами, связанными с закупками и поставками.Управление вендорами Учет трудозатрат и затрат на контракты, связанных с управлением аппаратными средствами, программным обеспечением, приложениями и поставщиками услуг. Эта категория включает время работы персонала ИС, затраченное на встречи с поставщиками, написание и рассмотрение предложений, решение совместных с поставщиком проблем и другие задачи, связанные с управлением поставщиками, кроме задач по исследованиям и оценке продукции (эти задачи относятся к категории «операции»).Таблица 10.9. Распределение затрат Информационные технологии и управление предприятием Структура ИТ-персонала.Обучение персонала, эксплуатирующего ИСРазработка курсов по ИС Учет трудозатрат и затрат на контракты, связанных с разработкой учебных курсов по ИС, и средств на компьютерное обучение. Эта категория также включает ряд других задач, связанных с обучением, например координацию и согласование.Обучение персонала Учет затрат (в том числе аутсорсинг) на выполнение разработки курса по обучению ИС, а также на согласование и проведение учебы. Категория включает разработку курса по ИС (разработка курса и средств компьютерного обучения). К этой категории относится также координация работ.Непосредственное обучение Таблица 10.10. Распределение затрат Информационные технологии и управление предприятием Структура ИТ-персонала.Обучение конечных пользователейРазработка курсов Учет трудозатрат и затрат на контракты, связанных с разработкой учебного ПО и средств компьютерного обучения. Эта категория также включает ряд других задач, связанных с обучением конечных пользователей, например координацию и согласование.Обучение конечных пользователей Учет трудозатрат и затрат на контракты, связанных с разработкой курсов обучения конечных пользователей, а также затрат на другие административные (организационные) расходы.Таблица 10.11. Распределение затрат Информационные технологии и управление предприятием Структура ИТ-персонала.

Глава 11 Организационная структура ИТ-подразделения

Каким должно быть подразделение информационных технологий современной компании, задумываются многие отечественные руководители, деятельность которых так или иначе связана с этими самыми технологиями. При этом разброс мнений здесь может быть очень большим. Начальник отдела АСУ или директор по информационным технологиям? Подчиняется главному инженеру или напрямую генеральному? Как обеспечить разумное соотношение между «своими» людьми и «варягами»?

Некоторые задумываются и над более сложными вопросами. ИТ-подразделение должно быть централизованным или децентрализованным? Различные услуги оказываются по территориальному принципу, или присутствует ярко выраженная специализация по направлениям деятельности? Мы ориентированы на создание центров бизнес-решений или инфраструктурных центров? Как руководителю ИТ-службы найти правильные ответы на эти и многие другие вопросы, чтобы создать эффективное подразделение, способное быстро адаптироваться к изменению условий? Да и нужно ли подстраиваться под эти самые условия, тем более что западные «грабли» для широких российских просторов вроде бы и не сильно подходят?

Отбросив в сторону рассуждения об уникальности России, можно сделать простой вывод: как предприятия, так и отдельные направления деятельности развиваются аналогично западным. Только цикл становления и развития у нас значительно сократился. Поэтому отечественные структура и задачи ИТ-службы меняются точно так же, как во всем мире, но с большей скоростью. А изменение организационной структуры предполагает преобразование бизнес-процессов, требуемых для достижения конкурентных преимуществ. Это также способствует быстрой смене технологий, заставляющей организации запускать проекты в части электронного бизнеса, CRM, корпоративных информационных систем (ERP), управления цепочками снабжения и поддержки электронной коммерции. Поэтому поддержка изменений является одной из ключевых задач современного подразделения информационных технологий.

Широта и глубина технологий, циклы модернизации способствуют тому, чтобы ИТ-подразделения охватили полный, постоянно расширяющийся фронт информационных технологий. Вместо того чтобы постоянно набирать новый персонал, здравомыслящие ИТ-директора проверяют, какие элементы ключевых ИТ-компетенций – планирование, маркетинг, интеграция, поддержка и управление персоналом – могут быть обеспечены за счет внутренних ресурсов, а какие должны быть взяты на аутсорсинг. Такая стратегия заставляет старший ИТ-персонал концентрироваться на реализации и руководстве. Исследования показывают, что более 95 % из 2000 крупнейших предприятий заключают многомиллионные соглашения по аутсорсингу ИТ-услуг. Структура ИТ-услуг представлена на рис. 11.1.

Информационные технологии и управление предприятием Глава 11 Организационная структура ИТ-подразделения.

Рис. 11.1. Структура ИТ-услуг

Планирование. Эта ключевая ИТ-компетенция включает политику и стратегию, архитектуру и закупки. Для того чтобы озвучить политику и руководящие положения в области информационных технологий, ИТ-директор должен создать и поддерживать исполнительный комитет, технологический комитет и комитет по изменениям. Исполнительный комитет состоит из высшего руководства компании и руководителей направлений и сфокусирован на стратегическом и бизнес-ориентированном использовании информации и технологий. Технологический комитет состоит из технологически-ориентированных представителей большинства бизнес-подразделений, отвечающих за работу персонала своих подразделений, и сотрудников ИТ-подразделения, в задачу которых входит внедрение и реализация конкретных инициатив в области информационных технологий. Комитет по изменениям включает представителей как бизнес-, так и ИТ-подразделений, нацеленных на получение добавленной стоимости. Его задача – реализация ИТ-программ или проектов с максимальной отдачей для компании. Кроме этого, следует выделить такой важный элемент, как подразделение закупки, имеющее дело с техническими и функциональными аспектами контрактов и работающее в плотном контакте с юридическими и договорным подразделениями компании. Иногда такое подразделение оставляют внутри ИТ-структуры, но в большинстве крупных российских компаний наблюдается тенденция выделения подразделения закупок в отдельную независимую структуру.Маркетинг. Маркетинговая составляющая является необходимым элементом обучения, которое каждый ИТ-директор должен проводить. Скоординированные маркетинговые усилия позволяют лучше распознать зависимость компании от ИТ и гарантировать, что ИТ-директор повышает свой статус до партнера по бизнесу. Осознавая зависимость своей компании от расширения информационных технологий, ИТ-подразделение становится способным обеспечить рост бизнеса. Перечислим основные принципы, которым необходимо следовать в маркетинге:• внедрение CRM-подхода, базирующегося на структуре менеджеров по работе с клиентами, плотно контактирующих с бизнес-подразделениями;• коммуникации, коммуникации и еще раз коммуникации (цель состоит в улучшении восприятия зависимости бизнеса от работы ИТ-подразделения) через демонстрацию:– успешных проектов (лучше всего подойдет рассказ об успешно проделанной работе);– важных (осознанных) результатов (уверенность в этом прививает демонстрация того, что ИТ-подразделение владеет всей ситуацией);• рассмотрение ситуации с точки зрения клиента (конкретного подразделения);• выявление потенциального потребителя результатов работы ИТ-подразделения и установление с ним прочного взаимодействия;• переход от взаимодействия ИТ-подразделения и бизнеса как продавца и покупателя к совместной деятельности бизнес-структур и ИТ-подразделения.Каталог продуктов в области информационных технологий является настольной книгой, описывающей услуги и продукты, которые может предоставить ИТ-подразделение, как их применять и какова их ценность для подразделения (например, почему используется данный продукт или предоставляется конкретная услуга).Важным вопросом является и то, как ИТ-подразделение понимает и управляет потребностями бизнес-единиц в информации и технологиях. Данный вопрос обычно решается менеджерами по работе с клиентами/посредниками, которые приходят из бизнес-подразделений. Главной задачей этой категории персонала является определение и прорисовка общего решения, способного создать бизнес-ценность, плотная работа по конкретному решению с ИТ-подразделением и последующая поддержка выработанного решения на всех стадиях: от утверждения до окончания внедрения.Интеграция. Здесь можно отметить управление программами, разработку приложений и инфраструктуру. При расстановке приоритетов создание инфраструктуры обычно получает наивысший приоритет. Без нее не будет доступна автоматизация прикладных услуг или бизнес-процессов.Под управлением программами подразумеваются инициативы в области информационных технологий, затрагивающие все предприятие. Это могут быть программы, подобные решению пресловутой «проблемы 2000», внедрению ERP-системы, или система автоматизации продаж.Разработчики инфраструктуры отвечают за проектирование, создание и объединение отдельных компонентов (например, СУБД, сервер, дисковые массивы, ПО промежуточного уровня, сетевые компоненты и др.) в общедоступные структуры. Данный подход предполагает, например, использование единого дискового массива различными прикладными системами.Создатели приложений описывают основные бизнес-процессы, после чего разрабатывают собственные программные комплексы, интегрируя их с тиражируемым ПО, используемым на предприятии.Поддержка. Наиболее важными элементами поддержки являются эксплуатация, работа центра обслуживания и управление изменениями. Эксплуатация отвечает за обеспечение требуемых характеристик инфраструктуры, поддержку прикладной логики и бизнес-процессов, функционирование информационного центра, безопасность, модернизацию и обеспечение постоянства бизнеса для всех этих элементов. Работа по обеспечению непрерывности бизнеса требует планирования и действий в периоды катастроф или других форс-мажорных обстоятельств. Надо четко понимать, что катастрофы случаются, и планирование приоритетов является ключевым в результативном разрешении кризисов.Сервис-центр предоставляет комплексные услуги и помогает в решении проблем.Управление человеческим капиталом (HCM). Нельзя не отметить возрастающей роли управления человеческим капиталом, при котором создаются методы, порождающие ответственность персонала. По оценкам специалистов, в ближайшие 2–3 года более 50 % компаний из числа 2000 крупнейших начнут использовать подход управления человеческим капиталом (HCM) для удержания своих лучших кадров.Большинство современных компаний все еще надеются на компенсации как на основной способ удержания людей, формирования лояльности и создания прочного трудового коллектива. Зарплата – это только одно из средств управления человеческим капиталом, благодаря которому ИТ-директор может увеличить удовлетворение своего персонала, его производительность, а также удержать на предприятии наиболее ценных сотрудников. Однако компенсации (зарплата и премиальные) с течением времени демонстрируют меньшую значимость, чем перспективная работа, одобрение коллег и руководства, отношения в коллективе и многое другое.Ключевые ИТ-компетенции и бизнес-модель предприятия. Фокусируясь на ключевых ИТ-компетенциях, ИТ-директора могут решать, как обеспечить поддержку бизнес-моделей своих компаний.Если компания использует модель холдинговой структуры, ИТ-директор должен фокусироваться на задачах планирования и маркетинга, а также внешней поддержке и интеграции компетенций. Так как для данной модели характерны лишь небольшие общекорпоративные действия, директор по ИТ создает добавленную стоимость за счет разностороннего планирования и изучения потребностей дочерних компаний. С целью увеличения корпоративного быстродействия он разрабатывает шаблоны для специфических соглашений по отдельным направлениям деятельности.Когда компания растет за счет поглощений и слияний, ИТ-директор должен сфокусировать свое внимание на планировании и интеграции, а также уметь добавлять и отключать отдельные направления деятельности за короткие интервалы времени. Это нужно для того, чтобы снизить зависимость от рисков, связанных с поддержкой систем зависимых компаний, которые будут отделены. Если при этом корпоративная стратегия придерживается модели холдинговой компании, отдельные дочерние структуры будут функционировать и обслуживаться собственными ИТ-специалистами. Если же корпоративная стратегия направлена на повышение эффективности от роста масштабов производства, задачи технической поддержки в рамках всей компании могут быть объединены.Если компания использует модель операционного превосходства, директор по ИТ концентрируется на интеграции и технической поддержке. Так как такая компания обладает продолжительными циклами планирования и закупки, директор по ИТ принесет наибольшую пользу, помогая производству и обеспечивая поддержку продукции и эффективность услуг. Если корпоративная стратегия компании быстро смещается в сторону развивающихся рынков, то в число его основных приоритетов может попасть краткосрочное планирование.Когда компания нацелена на достижение превосходства продукции, директор по ИТ может сфокусироваться на вопросах планирования и поддержки. Поскольку такая компания обладает мало пересекающимся набором продуктов и специализированным маркетингом, директор по ИТ принесет наибольшую пользу, устанавливая тесные отношения с клиентами. Это может быть достигнуто за счет развертывания центра взаимодействия с клиентами и обеспечения быстрой связи с партнерами по вопросам создания продукции. Если же корпоративная стратегия состоит в расширении рыночной доли, действия ИТ-директора могут быть направлены на создание масштабируемости решений.В любом случае концентрация усилий на ключевых направлениях помогает директору решить, какие основные компетенции создавать, какие функции могут быть закрыты за счет привлечения сторонних компаний, а какие задачи должны выполняться силами собственных специалистов.

Комплектование персонала: внутреннее, внешнее или смешанное

Итак, определившись с тем, какие специалисты, навыки и направления деятельности ИТ-подразделения наиболее востребованы в краткосрочной и долгосрочной перспективе, ИТ-директор должен определить, что получать из внутренних источников, а что – из внешних. Каждый поставщик услуг – внутренний или внешний – наделен характеристиками, во многом зависящими от времени и места. Направления деятельности меняются по мере того, как поставщик услуг развивается в каждой конкретной ситуации. В результате решения о поиске должны приниматься на двух уровнях: на уровне предприятия и на уровне бизнес-подразделения. На уровне предприятия – параллельно со стратегией бизнеса и ИТ – руководство должно разработать связанную стратегию поиска кадров для всего предприятия. На уровне бизнес-подразделения – для определенной потребности, в определенное время, в определенном месте – решения будут приниматься под руководством общей стратегии, основываясь на требованиях конкретной работы.

Каковы типы источников комплектования? Рынок поиска кадров меняется каждый день благодаря возможностям экономики, постоянным технологическим новинкам, новым типам услуг, а также потребности в них. Строго говоря, источники комплектования можно разделить на пять групп: одну внутреннюю и четыре внешних.

Внутренний персонал: обычно характеризуется наличием формальных соглашений о найме, по которому сотрудник выполняет только требования своего нанимателя.

Возможные сильные стороны данного источника: понимание и разделение идеологических принципов компании; знание используемых компанией технологий и приложений; организационные знания; понимание информационных потоков; вовлечение в социальную структуру и структуру знаний; надежность, позволяющая работать с конфиденциальной информацией.

Возможные слабые стороны: отсутствие наиболее современных знаний и опыта; относительная узость перспективы; нежелание перемен; опыт работы лишь в одной компании.

Фирмы, предоставляющие дополнительный персонал, и работающие по контракту программисты: независимые или нанятые через посредников профессионалы, предоставляющие услуги на основе повременных или другого типа контрактов, без каких-либо других обязательств и ответственности.

Возможные сильные стороны данного источника: быстрый старт; доступ к наиболее востребованным техническим знаниям и навыкам; возможный источник найма (то есть контрактник, которого можно нанять).

Возможные слабые стороны: высокая текучесть кадров; высокая стоимость; вопросы одновременной работы на разных нанимателей (подрядчики сами могут быть наняты другим работодателем); потеря знаний при уходе из компании; недостаточные квалификационные процессы; недостаточная мотивация; враждебность постоянных сотрудников; необходимость уделять управлению много времени и средств.

Консультанты: помощь в разработке или внедрении стратегии, процессов и проектов, с содержанием, связанным с реинжинирингом и управлением изменениями; ответственность за организационное планирование, оценку и подготовку персонала, принятие на себя части – если не всей полноты – ответственности за результаты найма сотрудников.

Возможные сильные стороны данного источника: «ноу-хау» в промышленной области и в области процессов; доступ к нужным людям и знаниям; накопленный опыт в решении похожих проблем.

Возможные слабые стороны: высокие расходы; несовпадение ожиданий предприятия и реальности поставщика; неторопливость при выполнении работ; слабое понимание методологии поставщика со стороны предприятия; слабая поддержка после окончания работ.

Системные интеграторы: внедрение больших, сложных проектов (например, создание клиентской архитектуры или архитектуры приложений) и их интеграция с новым или уже инсталлированным оборудованием, пакетным или клиентским ПО и коммуникациями; сильная зависимость от интеграторов при управлении программным обеспечением.

Возможные сильные стороны данного источника: технические знания; опыт управления крупномасштабными проектами и программами; знание отрасли, процесса и технологии.

Возможные слабые стороны: никогда не заканчивающееся сотрудничество; уходя, интегратор уносит с собой свои знания.

Поставщики аутсорсинговых услуг: контрактные отношения с внешними поставщиками, гарантирующие ответственность за одну или несколько функций или бизнес-процессов ИТ.

Возможные сильные стороны данного источника: экономичный масштаб; эффективность; избавление от второстепенных задач.

Возможные слабые стороны: нереальные ожидания экономии расходов; негативная эмоциональная реакция персонала предприятия, передающаяся поставщику; кошмары, связанные с уровнем обслуживания; арбитражные конфликты между поставщиками и предприятием.

Чтобы оценить, какой тип источника комплектования подходит для определенного типа деятельности, предприятиям следует создать оценочную таблицу, в которой сравниваются источники и их характеристики, риски и затраты. При разработке стратегии выбора источника комплектования на высоком уровне в оценочной таблице сравниваются источники как общие категории и сопоставляются «за» и «против» по отношению к перспективам бизнеса и с учетом его философии. При выборе источника комплектования для специфического вида работы в оценочной таблице взвешиваются «за» и «против» использования внутренним персоналом специфических внешних источников. В этом случае (при условии специфической работы) сравниваются не поставщики, а, скорее, роли, которые поставщики будут играть в предлагаемых условиях.

Какие характеристики важны по-настоящему? Источники комплектования обладают многими характеристиками, влияющими на тип услуг, опыт и знания, а также на способ их доставки. Хотя риски и затраты являются важными критериями оценки, три основные категории, характеризующие источник – персонал, команды и объект приложения услуг, – оказывают наибольшее влияние на функционирование источника, и на них следует обратить особое внимание при оценке и выборе внутреннего или внешнего источника.

Персонал. Профессиональные навыки: Какие технические знания и умения требуются для оказания данной услуги? Какими средствами и методологиями нужно владеть? Каков опыт претендента в управлении проектами?

Экономические и корпоративные знания: Какой степенью владения специальными знаниями в области бизнеса, промышленности и предприятия нужно обладать для выполнения данной услуги?

Персональные характеристики и межличностное взаимодействие: До какой степени данная услуга зависит от поведения и взаимодействия персонала? На каком уровне будет происходить это взаимодействие?

Команды. Соответствие бизнесу: Насколько эта услуга зависит от соответствия команды целям бизнеса?

Способность к новаторским решениям: Принесут ли новации конкурентное преимущество? Является ли новаторство необходимым в данном случае?

Коммуникации и взаимоотношения: Требует ли данная услуга расширенных взаимосвязей с командой, департаментом ИТ, поставщиками предприятия или его партнерами?

Лидерство и управление: Существуют ли трудности в управлении командами? Являются ли команды смешанными, имеющими представителей из внутреннего и внешнего источников? Являются ли команды виртуальными? Являются ли они глобальными? Обладают ли команды нужными побудительными мотивами, оборудованием и руководством?

Культура: Каково влияние культуры предприятия на предоставление этих услуг или знаний? Ожидаются ли большие перемены в связи с этим?

Объект приложения услуг: постоянные услуги, процессы, проекты, программы или разовые попытки.

Гибкость: Какой гибкости требует исполнение работы?

Скорость: Как быстро услуга будет выполняться или доставляться? Каковы промежуточные показатели? Как реагируют источники на изменения?

Качество: Насколько важно качество для этой услуги? Каков требуемый уровень качества? Какие измерения будут определять качество?

Эффективность: Насколько важна эффективность? Каков требуемый уровень эффективности?

Провозглашение решений по поиску кадров требует от предприятия описания своей общей философии в части поиска ресурсов, определения сильных и слабых сторон, уяснения и понимания целей бизнеса, а также изучения типов источников комплектования и возможных альтернатив. Поиск ресурсов является постоянной – и критичной – управленческой задачей, которая быстро становится важнейшей дисциплиной современных предприятий.

Пять трудных вопросов о поиске кадров

Провозглашенные решения по поиску ресурсов почти полностью зависят от того, насколько ИТ-подразделения знают и понимают окружающие бизнес-приоритеты; от того, насколько они готовы к инвестициям в одних специалистов и сокращению других специалистов; а также от того, как они определят и оценят возможные альтернативы. Директор по ИТ и другие руководители, не работающие над созданием видения своего организационного будущего, одним из четких компонентов которого являются альтернативы поиска кадров, всегда будут использовать устаревшие решения. Компания Gartner Group определяет пять вопросов, которые очерчивают общие контуры того, что должно быть сохранено, передано и заменено.

Вопрос 1. Если теоретически все услуги могут предоставляться как аутсорсинговые, в каких областях мы должны прилагать максимальные усилия по поддержке и развитию бизнеса?

Сегодня директора по ИТ концентрируют свои выбор и развитие персонала около таких центральных понятий, как анализ бизнеса, интеграция бизнеса, управление данными, стратегическое планирование, управление оценкой клиентов и планирование архитектуры, – всех областей деятельности, которые обеспечивают рост бизнеса. Роли, навыки и знания, которые выпали из этих ключевых областей, могут стать кандидатами для поиска вовне или для их создания. Мало найдется директоров по ИТ, декларирующих, что они стремятся достичь целей бизнеса за счет Java, Microsoft Windows NT или С+ +.

Рекомендации: определите пять или шесть организационных компетенций, которые будут развиваться и характеризовать успех предприятия. Многие важные технические навыки окажутся за рамками этих компетенций.

Вопрос 2. Если у вас появился новый персонал, какие услуги, навыки и роли вам придется закупать, а какие – создавать?

Большинство наших компаний прошли путь, при котором их собственные специалисты занимались разработкой бухгалтерских, складских программ, программ по расчету заработной платы и многих других. Зачем вкладывать деньги в собственный персонал для разработки, развития и поддержки приложений, которые можно легко приобрести у специализированных разработчиков? Именно по такому пути и идет большинство отечественных компаний в настоящее время.

Рекомендации: объективно и нейтрально подумайте о закупке услуг, экспертизе приложений и услуг перед тем, как принять решение о самостоятельном изобретении уже известных услуг, навыков и ролей.

Вопрос 3. Если вы собрались покупать внешние ИТ-услуги и специалистов, станут ли ваши конкуренты покупать их у вас?

Немногим предприятиям нужны ИТ-подразделения, которые всегда будут лучшими в своем сегменте. Статус «лучшего» подразумевает затраты, которые часто слишком высоки, малопонятную ценность предложения или управленческую структуру, не приспособленную к конкуренции. Большинство эффективных поставщиков услуг – вне зависимости от того, внутренние они или внешние, – это те, кто сознательно направляет все свои усилия на достижение ключевых возможностей бизнеса. Когда они используют в этих областях людей, знания и деньги, то сокращают усилия или полностью уходят из других областей. Тем не менее найдется немного удачных поставщиков услуг, работающих беспорядочно или без концентрации на чем-то. Некоторые ошибки случаются по вине клиента; другие – всегда, но они не страшны.

Рекомендации: перенаправьте энергию и усилия на услуги, роли и навыки, которые эффективно содействуют выявленным и имеющим ясные цели требованиям бизнеса.

Вопрос 4. Что случится с вашими знаниями и информацией, если вы интенсивно используете внешние источники?

Когда энергичные и квалифицированные люди оставляют свою работу, страдает предприятие; но зачастую в этом виновато именно оно. Предприятия обычно слабо подготовлены к определению ключевых знаний и основных людей, извлечению ценных для организации знаний и сбора бизнес-информации – независимо от того, где и как циркулируют знания и информация. Кроме того, им не удается оценить или выяснить, какие внешние ресурсы чаще всего приносят на предприятия бизнес-знания, отраслевую специфику и межотраслевую информацию. Потоки знаний и информации во многих направлениях, а также возможность постоянного обучения, которые характеризуют взаимосвязанную экономику, будут гарантировать большой объем и высокую частоту этих потоков.

Рекомендации: выявите, управляйте и аккумулируйте бизнес-знания и бизнес-информацию. Будьте проницательными. Не вся информация важна. В конце концов, создайте культуру быстрого и эффективного обучения, способствуйте продвижению знаний и создайте вспомогательную инфраструктуру, которая будет заниматься сбором знаний.

Вопрос 5. Знаете ли вы, как управлять разнообразной рабочей силой?

Рабочая сила, собранная из различных мест, требует новых ролей управления, характеристик и наборов навыков. Если рассматривать внутренний персонал, то руководители могут набирать специалистов, подготавливать план карьерного роста, разумно мотивировать персонал и создавать систему вознаграждений, которые будут стимулировать производительность сотрудника без противодействия внешних участников. Что касается внешнего персонала, то руководители должны сконцентрировать свои усилия на связях с поставщиками, понимании процедур ведения переговоров и заключения контрактов, описании тарифов и уровней обслуживания, а также выяснении терминов успеха. В конце концов, менеджеры должны доводить до всех специалистов – внутренних и внешних – схемы мотивации, распоряжения, зоны ответственности, хорошо описанные критерии оценки производительности, четкие документы и соглашения о том, что представляют собой качественные услуги. Кроме того, они должны создать структуру управления и процессы, характерные для большого количества источников комплектования персонала, внедрить систему учета, управлять изменениями и разрешать противоречия.

Рекомендации: множественные источники комплектования персонала поднимают планку управления рабочей силой. Лидерство, сочувствие, создание команды, коммуникабельность, координация и мотивация – это важнейшие качества менеджера.

В конце концов, правильные ответы на пять критических вопросов позволят определить достоинства и недостатки организации и показывают то, как ИТ-подразделения могут распределять навыки, знания и роли между внутренними и внешними источниками ресурсов. Без самостоятельного понимания своей специфики предприятия получат слабое соответствие между требованиями и результатами, вне зависимости от того, кто управляет процессом, а кто выполняет работу. Решение о том, какие навыки и специалисты будут сохранены на предприятии, а какие взяты извне, зависит от определения того, что должны будут делать ИТ-подразделения в будущем, а не от того, что они уже делали ранее.

Навыки ИТ-руководителя: почему сейчас

Выход ИТ-службы на уровень бизнес-подразделения предприятия предъявляет к ее персоналу и руководству новые требования. Причем требования эти несколько разнятся. Так, поддержка основной деятельности требует от подразделения информационных технологий достижения максимальной эффективности и надежности, то есть во многом работы как центра затрат. С другой стороны, информационные технологии становятся фактором развития основной деятельности, обеспечивая, например, поддержку управления поставками в реальном времени, электронную торговлю, расширение маркетинга, управление знаниями. А это заставляет рассматривать деятельность ИТ-подразделения как инновационную.

В складывающейся ситуации начинают меняться требования к тому, что должен знать и за что должен отвечать руководитель службы информационных технологий. Так, акценты от навыков в чисто технической области все сильнее смещаются в сторону навыков оперативного и стратегического менеджмента. Современный руководитель службы автоматизации должен хорошо разбираться в основной деятельности своей компании, быть в курсе основных тенденций развития информационных технологий и, естественно, становиться профессиональным менеджером. Не случайно, именно во второй половине 90-х на передовых предприятиях западных стран возникла новая «прослойка» топ-менеджмента – CIO (Chief Information Officer – директор по информационным технологиям).

На современном этапе навыки менеджмента выходят на первый план, так как рассчитывать только на силы собственных ИТ-специалистов уже не приходится. Быстрая смена технологий, дефицит кадров в некоторых ИТ-областях, высокая стоимость подготовки в сочетании с длительным сроком становления специалистов, например консультантов по внедрению ERP-систем, – все это вынуждает компании искать ресурсы внутри своего предприятия. Таким образом, эффективная реализация ИТ-проектов требует управления различными категориями персонала: собственными специалистами по аппаратному и программному обеспечению, будущими пользователями из бизнес-подразделений и внешними специалистами.

Всю эту деятельность просто невозможно представить без постоянного повышения квалификации менеджеров. Их обучение должно включать:

• техническое обучение. Для менеджеров его необходимо сфокусировать на создании базы с целью выработки технических решений по вопросам архитектуры и проектирования, основанных на входных данных от различных внутренних и внешних источников. Такое обучение необходимо для улучшения способностей менеджеров принимать решения о технологической стратегии. При этом не надо обучать всем техническим деталям, которые позволят менеджеру управлять процессом на самом нижнем уровне. Техническое обучение должно охватывать средства и текущие технологии, средства разработки и стратегии, архитектуры, методологии и оценку совокупной стоимости владения;

• обучение, направленное на повышение эффективности бизнеса. Менеджерам необходимо эффективно управлять как собственным, так и внешним персоналом. Ответственность за эффективность работы своего персонала требует от менеджера обучения процессам планирования карьеры и развития навыков, управления производительностью, преподавания и планирования преемственности. Такой специалист должен знать организационные «правила движения». Данное обучение обеспечивает согласие среди персонала, чье моральное состояние и накопленные проблемы часто недооцениваются. Менеджеры должны создавать и управлять навыками, которые могут потребоваться организации в будущем (например, организационные навыки, планирование и поиск источников комплектования). Навыки во внешних по отношению к информационным технологиям областях, например по финансам, бухгалтерскому учету и основным принципам бизнеса, дают возможность ИТ-менеджеру обучать подчиненных, а также лучше адаптировать ИТ к потребностям бизнес-подразделений. Кроме того, чрезвычайно важно и наличие навыков общения;

• обучение управлению проектами. Временные рамки очень важны для ИТ-проектов. ИТ-менеджеры должны становиться лидерами по части управления проектами в рамках своих подразделений. Основу управления проектами составляют:

– планирование и оценка проекта;

– бюджетирование и распределение ресурсов;

– составление графиков работ и анализ критических путей;

– отслеживание проектов;

– управление результатами;

– расстановка приоритетов;

– подведение итогов проекта.

Современные проекты обычно не ограничиваются рамками предприятия. В результате успешное управление проектами включает и эффективные взаимоотношения с поставщиками, продавцами и пользователями, которые становятся частью расширенного предприятия. Важный элемент управления проектами – умение передавать изученный материал – также должен быть доступен ИТ-менеджерам.

Следовательно, ИТ-менеджеры должны быть полностью подготовлены в области технологий, эффективности бизнеса, создания команды и управления проектами для того, чтобы иметь успех в современном бизнесе. Те компании, которые игнорируют рост требований к руководителям ИТ-служб, обрекают себя и свои компании на неудачу.

Навыки, необходимые для управления поставщиками внешних услуг

Компании постоянно подвержены изменениям. Ожидается, что к 2006 году организации перейдут на матричную структуру бизнес-подразделений и сконцентрируют усилия на наборах базовых знаний. Для того чтобы уцелеть, им будет необходима помощь поставщиков внешних услуг. Именно сторонние организации будут предоставлять более 70 % требуемых ИТ-услуг. Поэтому ИТ-подразделениям необходимо сконцентрировать внимание на выборе и управлении услугами, предоставляемыми внешними компаниями. Они должны гарантировать, что их сотрудники обладают подходящими навыками для эффективного управления этими услугами. Так как внешние фирмы расширяются в сторону ИТ-стратегии, планирования, предоставления посреднических услуг и системной интеграции, предприятия клиентов должны определить критичные ИТ-навыки, которые им нужно сохранить, а также то, чему обучать свой штат для соответствия данным направлениям деятельности.

Сохраняемые роли. К ним относятся критические, не подлежащие передаче центральные функции, связанные с управлением бизнесом, которые необходимо сохранить, а также роли по управлению поставщиками внешних услуг (рис. 11.2). Менеджер по контрактам, технический консультант, менеджер по эксплуатации, менеджер по работе с клиентами, менеджер по взаимодействию и менеджер проекта – все это требуемые роли. Ответственность указанных ролей будет усиливаться в соответствии с ростом количества источников комплектования персонала.

Информационные технологии и управление предприятием Комплектование персонала: внутреннее, внешнее или смешанное.

Рис. 11.2. Сохраняемые ИТ-подразделения

Ответственность персонала. Подразделения информационных технологий никогда не должны делегировать внешним компаниям свою ответственность за достижение бизнес-результатов, поэтому им нужно хорошо разбираться в вопросах обеспечения того, какие услуги внешних поставщиков позволяют достичь поставленных целей. Они должны устанавливать и претворять в жизнь стандарты по политике безопасности и управления поставщиками – сферы ответственности, за которые не могут отвечать отдел закупок или контрактный офис. Кроме того, подразделение информационных технологий должно отвечать за архитектуру и планирование. Закрепление этих ролей за ИТ-подразделением будет гарантировать, что бизнес-подразделения смогут использовать лучшие технологии. Хотя поставщики услуг могут оказать содействие в определении альтернатив, ИТ-подразделения в обязательном порядке будут отвечать за результат выбора любых вариантов. Подразделения смещаются от подхода, предусматривающего тактические закупки услуг, к фокусировке на стратегический источник услуг. В результате ИТ-подразделения под чутким руководством директора по ИТ должны изменить свое понимание отдельных ролей и ответственностей. Требуемые навыки. ИТ-подразделение должно функционировать как предприниматель. Персоналу нужно расширить свое мышление и воспринимать новые идеи, которые помогают изменить традиционные границы. Специалисты будут решать, какие услуги собственного персонала и какие услуги внешних поставщиков лучше всего подходят для их подразделения, отвечая на вопрос «Каков наилучший путь для оказания помощи бизнесу?». ИТ-персонал также должен обладать творческим подходом при работе с различными поставщиками услуг, концентрируясь на инновациях и новых путях, а не на том, чтобы работать по конкретным правилам и методикам. Это требует меньше энергии на ежедневный контроль неисправностей и больше энергии на поиск решений для увеличения эффективности работы.Так как ИТ-подразделения будут состоять из собственных и привлекаемых со стороны сотрудников, управление ими требует определенных навыков:• ведение переговоров;• умение создавать альянсы;• выстраивание взаимосвязей;• финансовый и стоимостной анализ;• управление изменениями;• контроль;• управление производительностью;• определение услуг;• оценка и анализ поставщика;• определение ролей;• планирование действий;• анализ данных;• управление программами.Традиционные роли будут развиваться, основываясь на новых обязанностях. Менеджерам по контрактам необходимо уметь вести переговоры и готовить соглашения, формирующие вытекающую из стратегии ценность. Операционным менеджерам нужно смещаться от модели внутренних услуг к модели внешних услуг. Менеджерам по взаимодействию нужно быть уверенными в том, что процессы эффективного взаимодействия отлажены и что управление поставщиками строится на основании возможностей поставки. Менеджерам по производительности необходимо измерять эту величину и управлять ею. Финансовые менеджеры должны сфокусироваться в основном на совокупных операционных расходах и получении с помощью ИТ дохода для бизнеса, а не только на совокупной стоимости владения и доходе от ИТ-активов.Важный вопрос для подразделений – смогут ли они найти требуемые навыки у существующего персонала или им нужно будет искать их где-нибудь еще. ИТ-руководство должно тщательно проверить ключевых специалистов и определить, есть ли у них эти навыки или могут ли они получить данные навыки за счет обучения и перераспределения полномочий (рис. 11.3).Информационные технологии и управление предприятием Комплектование персонала: внутреннее, внешнее или смешанное.Рис. 11.3. Зоны ответственности пользователей предприятия

Сотрудники в смешанной среде комплектования должны показывать технический героизм, восприятие бизнеса и навыки управления взаимоотношениями – по существу, полный спектр технических, деловых качеств и способностей общения (рис. 11.4). Основываясь на уровне доступности квалификационных ресурсов, все ИТ-подразделения должны гарантировать, что они обладают навыками, требуемыми для успеха. Информационные технологии и управление предприятием Комплектование персонала: внутреннее, внешнее или смешанное.Рис. 11.4. Модель способностей для менеджера по работе с поставщиками

Управление средой, в которой внутренние и внешние ресурсы работают совместно, означает оценку не только базы навыков специалистов, но и того, обладают ли они необходимым опытом в части стратегии, планирования, оказания посреднических услуг, интеграции и управления. Если эти навыки в подразделении отсутствуют, директор по ИТ должен или нанять новый персонал, или обучить существующих сотрудников. Подводя итог всему вышесказанному, следует еще раз подчеркнуть, что для отечественных компаний сейчас самое главное – добиться от руководства понимания того, что информационные технологии начинают оказывать существенное влияние на эффективность бизнеса. А это приводит к переосмыслению места и роли ИТ-подразделений в деятельности компаний. Какие задачи ставят руководители российских предприятий перед собственными ИТ-службами? Именно на этот вопрос отвечали респонденты исследования, проведенного компанией АйТи в сентябре – октябре 2001 г. В исследовании приняли участие руководители 34 средних и крупных предприятий Москвы, Санкт-Петербурга, Уфы, Красноярска и Волгограда.Результаты исследования показывают явный дисбаланс между реально существующей ролью руководителя ИТ-службы и той идеальной ролью, исполнения которой ждут руководители предприятий. Так, на долю консультирования и выполнения оперативных задач приходится 79 % ролевых задач ИТ-подразделения, а на ИТ-стратегию и управленческие задачи – всего 21 %. В то же время руководители предприятий видят идеального директора по ИТ, идеальную ИТ-службу, нацеленными именно на разработку стратегии и управленческие задачи (управление персоналом, бюджетом, другими ресурсами).Очевидно, что путь «автоматизатора» к CIO в России будет непростым. С одной стороны, необходимо, чтобы у руководства предприятия возникла потребность в таком специалисте (а она, судя по результатам исследования, уже назрела). С другой стороны, сами руководители ИТ-служб должны осознать необходимость такого качественного перехода в своей деятельности. Наконец, нужна система подготовки специалистов ИТ-служб в области не только технологий, но и бизнес-задач.Для формирования представления о ключевом персонале современного ИТ-подразделения в следующем разделе приводятся описания обязанностей ключевых сотрудников ИТ-организации.

Описание должностных обязанностей ключевого персонала

Директор по информационным технологиям CIO.

Директор по ИТ (Chief Information Officer – CIO) отвечает за обеспечение видения и прямое обеспечение достижения предприятием стратегических технологий и бизнес-целей. CIO принимает решения относительно стратегических инициатив, демонстрируя способность использовать обширную бизнес-информацию и знания. Лицо, занимающее эту должность, должно определять наиболее сильные стороны компании в технологиях и бизнесе, усиливая преимущества и аккумулируя корпоративные знания. Этот человек должен также стремиться к тому, чтобы технологии не внедрялись без непосредственного понимания того, какую пользу они могут принести всей деятельности компании.

Тесно сотрудничает с клиентами, коллегами и другими заинтересованными лицами для определения и увеличения возможностей использования знаний и технологий (например, для улучшения бизнес-процессов, поддержки стратегического использования информации и обеспечения персонала информацией и технологиями). Осуществляет корпоративное руководство, управление ИТ-организацией, обеспечивает поддержку бизнес-целей и потребностей компании.

Обязанности:

• разрабатывать корпоративные технологии, знания и стратегии управления информацией;

• разрабатывать решения для комплексных бизнес-проблем, требующих изобретательности и инноваций;

• систематизировать и распространять данные распределенной информации и использовать знания для инноваций;

• управлять техническими и бизнес-командами для достижения того, чтобы все проекты соответствовали стратегическим целям;

• создавать команды для облегчения эффективного взаимодействия доступных навыков, информации и знаний в рамках всего предприятия;

• отвечать за расположение ИТ и бизнес-ресурсов, а также формировать, обрабатывать, фильтровать и представлять соответствующую информацию для поддержки целей предприятия;

• определять лучшие практики в рамках организации и передавать/внедрять их на корпоративном уровне;

• управлять разработкой стандартов корпоративных технологий для достижения совместимости и интеграции (например, платформ различных поставщиков) в рамках всей компании;

• обеспечивать полное управление, техническое и финансовое руководство стратегическими ИТ-проектами предприятия;

• управлять ростом и направлять группы технологических систем и знаний;

• анализировать потребности предприятия в программах и планировать ресурсы (например, персонал, затраты), необходимые для достижения целей;

• сохранять прогресс в новых технологиях и платформах;

• создавать и поддерживать бизнес-грамотность и понимание бизнес-процессов в ИТ-подразделениях;

• поддерживать понимание о ценностях, видении, намерениях и целях;

• способствовать взаимодействию между всеми ключевыми ИТ-группами и сообществом пользователей;

• укреплять и поддерживать высокий уровень доверия клиентов и уверенность в групповых знаниях по (и относящихся к) бизнес-вопросам клиентов.

Знания и навыки:

• управлять целями предприятия за счет способности прогнозировать, анализировать и управлять культурными и технологическими изменениями в рамках организации;

• понимать направления технологий, тенденции и стратегическое влияние на ключевых бизнес-и ИТ-инициатив;

• активные лидерские способности, которые могут совершенствоваться и питать энергией комплексные, высокоэффективные рабочие команды за счет обучения и применения новых навыков/технологий, нацеленных на достижение бизнес-потребностей;

• основательные знания и понимание принципов, процессов и технологий бизнеса;

• прочные навыки командной работы и межличностного общения в сочетании с навыками общения с клиентами, персоналом и высшим руководством;

• способность использовать независимые оценки и создавать проблемно-ориентированные технологии в очень сложной среде, используя передовые технологии и/или разнообразные пользовательские системы;

• превосходные способности устного и письменного общения; способность презентовать и обсуждать техническую информацию для установления взаимопонимания, убеждения оппонентов и устранения спорных моментов;

• сильные навыки бизнес-планирования, аналитические способности и концептуальное мышление;

• незаурядные навыки управления проектами, в том числе способность эффективного использования ресурсов и управления сложными проектами в многофункциональной среде;

• способность создавать новые концепции и использовать эвристические подходы для тестирования/уточнения существующих теорий и процессов;

• умение разрабатывать новые системные подходы для решения проблем и поддержки успеха бизнеса.

Опыт:

• требуется ученая степень в бизнесе или управлении; степень бакалавра в компьютерной или инженерной области или другой дисциплине, связанной с ИТ, или аналогичный опыт работы;

• опыт работы с такими технологиями, как групповая работа, обмен сообщениями, Web-браузер, системы документооборота, поиск и восстановление, data mining, технологии принудительной накачки информации (push technology) и интеллектуальные агенты;

• 10—15-летний опыт стратегического планирования, разработки, внедрения и сопровождения крупномасштабных интегрированных систем on-line на базе реляционных СУБД в рамках разнородных аппаратных и программных платформ;

• по крайней мере, семилетний опыт управления проектами в области крупных проектов разработки, особенно в роли бизнес-лидера;

• по крайней мере, 5—9-летний опыт управления, за время которого было реализовано не менее одного проекта:

– успешная разработка и внедрение новых технологий и рабочих процессов;

– компетентность в стратегическом мышлении и лидерстве в строгом сочетании с управлением взаимосвязями;

– успешный опыт управления многопрофильными, высокопроизводительными рабочими командами/группами;

– компетентность при создании работоспособных и эффективных решений разнообразных и сложных бизнес-проблем;

– высокая компетентность в управлении проектами и реализации сложных и больших проектов;

• опыт работы в бизнес-подразделениях, а также успешная демонстрация чувствительности и понимания проблем и вопросов бизнеса.

Рабочее взаимодействие. Внутреннее:

• отчитывается перед исполнительным директором (CEO) или финансовым директором (CFO); управляет действиями менеджеров проектов, отвечающих за управление знаниями и технологиями;

• регулярно общается с сотрудниками ИТ-подразделений и сообществом пользователей; имеет тесные рабочие связи с группами, аналогичными ИТ;

• постоянно общается с высшим руководством компании и руководителями бизнес-подразделений для обсуждения проектов, а также стратегических и оперативных вопросов.

Внешнее:

• часто общается с другими компаниями и внешними поставщиками по технологическим вопросам;

• может выступать в средствах массовой информации как технологический консультант/эксперт;

• посещает конференции и группы пользователей; состоит в профессиональных организациях.

Директор по технологиям.

Директор по технологиям (Chief Technical Officer – CTO) выполняет функции внутреннего консультанта, обеспечивающего руководство большинством комплексных технических проектов. Специалист, занимающий данную должность, регулярно осуществляет техническое руководство, планируя и контролируя основные технологические проекты, влияющие на все предприятие.

Данное должностное лицо полностью отвечает за проектирование, разработку, выпуск и техническую поддержку технологических систем и услуг для всех бизнес-функций компании. Это требует тесной работы с клиентами, коллегами и другими заинтересованными лицами по определению и расширению возможностей использования технологий для улучшения бизнес-процессов, продвижению на стратегический уровень использования информационных технологий и помощи персоналу в использовании технологий. CTO осуществляет корпоративное руководство и управление технологическими системами, обеспечивая достижение бизнес-целей и потребностей компании.

Обязанности:

• применять передовые технические знания и навыки при оценке технических потребностей и создавать решения по чрезвычайно сложным проблемам, требующим мастерства и изобретательности высокого уровня;

• выступать в роли основного консультанта или лидера проекта по организации крайне важных вопросов, связанных с техническими программами, производительностью и долгосрочными целями и задачами;

• быть посредником групп пользователей для обеспечения эффективного взаимодействия и трансляции технических потребностей по всем системам, за которые он отвечает;

• управлять персоналом для обеспечения успешной реализации планов автоматизации пользователей и потребностей информационных систем;

• осуществлять техническое управление одной или большим количеством проектных групп по обеспечению качества информационных систем для пользователей наиболее чутким и наименее затратным способом;

• хорошо ориентироваться в новых технологиях и платформах;

• создавать и поддерживать бизнес-грамотность и понимание бизнес-процессов в рамках ИТ-подразделения;

• поддерживать ясность о ценностях, видении, намерениях и целях;

• обеспечивать взаимосвязь между всеми ключевыми группами ИТ-пользователей и сообществом клиентов;

• укреплять и поддерживать высокий уровень доверия клиентов и уверенность в групповых знаниях по (и относящихся к) бизнес-вопросам клиентов.

Знания и навыки:

• глубокие знания по обработке данных в сочетании с широкими знаниями различных прикладных систем и/или технологий;

• технические знания и опыт по планированию, проектированию и внедрению информационных систем;

• способность высказывать независимое мнение и создавать проблемно-ориентированные технологии в чрезвычайно сложной среде, использующей передовые технологии и/или интегрирующей разнообразные пользовательские системы;

• способность предсказывать, распознавать и управлять культурными и технологическими изменениями в рамках организации и в переходные периоды;

• понимать направления развития технологий, тенденции и стратегическое влияние бизнеса;

• активные лидерские способности, которые могут совершенствовать и питать энергией комплексные, высокоэффективные рабочие команды за счет обучения и применения новых навыков/технологий, нацеленных на достижение бизнес-потребностей;

• способность эффективно приспосабливаться к быстрой смене технологий и применять их для потребностей бизнеса, разрабатывать и реализовывать проекты, используя передовые технологии;

• превосходные способности устного и письменного общения; способность презентовать и обсуждать техническую информацию для установления взаимопонимания, убеждения оппонентов и устранения спорных моментов;

• сильные навыки бизнес-планирования;

• незаурядные навыки управления проектами, включая способность эффективного использования ресурсов и управления разнообразными (от малых до больших) проектами в многофункциональной среде;

• способность создавать свежие концепции и использовать эвристические подходы для тестирования/уточнения существующих теорий и разрабатывать новые системные подходы к решению проблем и использовать возможности для поддержки успеха в бизнесе;

• сильные аналитические способности и концептуальное мышление.

Опыт:

• ученая степень в бизнесе или управлении; степень бакалавра в компьютерной или инженерной области или другой дисциплине, связанной с ИТ:

– разработка, внедрение и поддержка крупномасштабных систем, желательно на различных программных и аппаратных платформах;

– опыт управления бизнес-подразделением, в том числе тесное взаимодействие с ИТ при разработке или внедрении крупномасштабных систем;

• по крайней мере, пятилетний опыт управления крупными проектами;

• серьезный опыт и знания в части новых компьютерных архитектур и внедрения сетевых компьютерных структур; приветствуется опыт разработки и внедрения Intranet-приложений;

• опыт работы в области реинжиниринга или улучшения бизнес-процессов с привлечением различных информационных систем, использованием средств и технологий для эффективного изменения бизнеса; опыт анализа бизнес-систем;

• по крайней мере, 5-летний опыт управления, за время которого было реализовано не менее одного проекта:

– высокая компетентность в реализации больших и сложных проектов;

– компетентность в стратегическом мышлении и лидерстве в строгом сочетании с управлением взаимосвязями;

– опыт в управлении ресурсами для достижения целей в рамках сложных проектов;

– опыт в управлении многопрофильными, высокоэффективными рабочими командами/группами;

– компетентность в создании эффективных и производительных решений для различных и сложных бизнес-проблем;

• превосходные навыки межличностного общения, ведения переговоров и маркетинга при работе с пользователями, высшим руководством и внешним персоналом по важным вопросам, часто требующим скоординированных действий различных организационных структур.

Рабочее взаимодействие.

Внутреннее:

• отчитывается перед CIO; управляет действиями менеджера(ов) проекта, отвечающего за технологические услуги и процессы;

• регулярно общается с сотрудниками ИТ-подразделения и сообществом пользователей; имеет тесные рабочие связи с группами, аналогичными ИТ;

• постоянно общается с высшим руководством компании и руководителями бизнес-подразделений для обсуждения проектов, а также стратегических и оперативных вопросов.

Внешнее:

• часто общается с другими компаниями и внешними поставщиками по технологическим вопросам;

• может выступать в средствах массовой информации как технологический консультант/эксперт;

• посещает конференции и группы пользователей; состоит в профессиональных организациях.

Директор по работе с клиентами.

Директор по работе с клиентами (Chief Customer Officer – CCO) отвечает за реализацию постоянного высокоуровневого взаимодействия с клиентами (внутренними и внешними), поддерживая и усиливая курс на взаимоотношение с клиентами, что позволяет предприятию достигать стратегических технологических и бизнес-целей. Отвечает за координацию решений по стратегической политике, создание/усиление взаимосвязей с клиентами и усиление роли разнообразной бизнес-информации и знаний. Критичной функцией является надзор за системами управления взаимоотношениями с клиентами (CRM-системами), включая Internet и Intranet, а также накопление и использование разного рода информации. Данный сотрудник должен быть способен объединять все области предприятия, которые являются точками общения с клиентами. Специалист, занимающий данную позицию, должен полностью понимать основные технологии компании и ее преимущества, усиливая преимущества и накапливая корпоративные знания.

Выступает в роли адвоката клиента в организации, не зависящего от групп продукции, продаж или маркетинга, обеспечивая смещение фокуса на клиента. Тесно работает с клиентами, коллегами и другими заинтересованными лицами для определения и увеличения возможностей использования клиентских знаний и технологий (например, для улучшения бизнес-процессов, поддержки стратегического использования информации и обеспечения возможности использовать информацию и технологии). Осуществляет корпоративное руководство, видение и управление ИТ-организацией за счет CRM-функций, обеспечивает поддержку бизнес-целей и потребностей компании с акцентом на услуги, отличные от конкурентов.

Обязанности:

• возглавляет разработку корпоративных стратегий взаимодействия с клиентами и управляет информацией;

• решает комплексные бизнес-проблемы, требующие мастерства и изобретательности;

• управляет группами поддержки пользователей для обеспечения всеми проектами соответствия стратегическим целям за счет использования эталонов, задач и системы мотивации;

• создает команды для улучшения эффективного взаимодействия и обучения необходимым навыкам, умениям и знаниям в рамках всего предприятия;

• отвечает за распределение ресурсов по поддержке клиентов, а также организацию, обработку, фильтрацию и представление соответствующей информации для поддержки целей предприятия;

• определяет лучшие практики в рамках организации и распространяет/ внедряет эти практики на корпоративном уровне;

• гарантирует, что корпоративные стандарты в части CRM обеспечивают согласованную поддержку клиентов в рамках всей компании;

• управляет ростом и направлением знаний и технологий CRM;

• анализирует корпоративные требования в части CRM-проектов и прогнозирует потребность в ресурсах (например, персонал, затраты, технологии), необходимых для достижения целей;

• обеспечивает рассмотрение запросов клиентов в кратчайшие сроки;

• усиливает рост продукции и услуг в соответствии с новыми выпусками CRM-предложений;

• сохраняет прогресс в новых средствах и философии управления CRM;

• формирует и поддерживает понимание о CRM и бизнес-процессах в организации;

• поддерживает понимание ясности о ценностях, видении, намерениях и целях;

• обеспечивает взаимосвязь между всеми ключевыми группами ИТ-пользователей и сообществом клиентов;

• укрепляет и поддерживает высокий уровень доверия клиентов и уверенность в групповых знаниях по (и относящихся к) бизнес-вопросам клиентов;

• управляет целями предприятия за счет способности прогнозировать, анализировать и управлять культурными и технологическими изменениями в рамках организации под влиянием клиентов;

• разрабатывает новые системные подходы к решению проблем и использованию возможности для поддержки успеха в бизнесе;

• определяет соответствующий уровень персонала, основанный на росте клиентов;

• организует тренинги и обеспечивает проведение соответствующих тренингов по всем клиентам и услугам на постоянной основе.

Знания и навыки:

• понимание направления развития технологий, тенденций и стратегического влияния бизнеса ключевых областей;

• активные лидерские способности, которые позволяют совершенствовать и питать энергией комплексные, высокоэффективные рабочие команды за счет обучения и применения новых навыков/технологий, нацеленных на достижение бизнес-потребностей;

• основательные знания и понимание принципов, процессов и технологий бизнеса;

• прочные навыки командной работы и межличностного общения в сочетании с навыками общения с клиентами, персоналом и высшим руководством;

• способность высказывать независимое мнение и создавать проблемно-ориентированные технологии в чрезвычайно сложной среде, использующей передовые технологии и/или разнообразные пользовательские системы;

• превосходные способности устного и письменного общения; способность презентовать и обсуждать стратегии и техническую информацию для установления взаимопонимания, убеждения оппонентов и устранения спорных моментов;

• сильные навыки бизнес-планирования, аналитические способности и концептуальное мышление;

• незаурядные навыки управления проектами, включая способность эффективного использования ресурсов и управления сложными проектами в многофункциональной среде;

• способность создавать оригинальные концепции и применять эвристические подходы для тестирования/уточнения существующих теорий и процессов.

Опыт:

• требуется ученая степень в бизнесе, управлении или психологии либо аналогичный опыт работы;

• опыт работы в группе, с сообщениями, с Web-браузером, с системами документооборота, поиск и восстановление данных, владение технологией принудительной накачки информации (push technology) и интеллектуальными агентами;

• более чем 10-летний опыт стратегического планирования, разработки, внедрения и сопровождения крупномасштабных интегрированных систем on-line на базе реляционных СУБД в рамках разнородных аппаратных и программных платформ;

• по крайней мере, семилетний опыт управления проектами;

• по крайней мере, 5—8-летний опыт управления, за время которого было реализовано не менее одного проекта:

– успешная разработка новых рабочих процессов;

– компетентность в стратегическом мышлении и лидерстве в строгом сочетании с управлением взаимосвязями;

– успешный опыт управления многопрофильными, высокопроизводительными рабочими командами/группами;

– компетентность при создании работоспособных и эффективных решений разнообразных и сложных бизнес-проблем;

– высокая компетентность в управлении проектами и реализации сложных или больших проектов;

• опыт работы в бизнес-подразделениях, а также успешная демонстрация чувствительности и понимания проблем и вопросов бизнеса.

Рабочее взаимодействие. Внутреннее:

• отчитывается перед исполнительным (CEO) или финансовым директором (CFO); управляет действиями менеджера(ов) проектов по CRM;

• регулярно общается с различными подразделениями организации и сообществом клиентов;

• постоянно общается с высшим руководством компании и руководителями бизнес-подразделений для обсуждения проектов, а также стратегических и оперативных вопросов.

Внешнее:

• часто общается с другими компаниями и внешними поставщиками;

• посещает конференции и группы пользователей; состоит в профессиональных организациях.

Ответственный за электронный бизнес.

Контроль и координация действий по работе с клиентами через Internet, включая интеграцию деятельности с корпоративными методологиями и процедурами в области центров обработки вызовов (call-центров). Данный руководитель (Е-Care Executive) должен плотно взаимодействовать со службой корпоративного маркетинга. Обеспечивает то, что обслуживание клиентов через Web проводится на таком же уровне, как в стандартном центре обработки вызовов. Взаимодействие с департаментом маркетинга приводит к дополнительным возможностям, основанным на данных о действиях клиентов, полученных через Web. Усиливает технологии, нацеленные на расширение возможностей обслуживания клиентов (например, технологии продвижения, воспроизведение аудио/видео). Совершенствует процесс общения с клиентом, приспосабливая структуры Web, а также обеспечивает равномерное распределение запросов среди персонала, обслуживающего Web-клиентов. Отвечает за управление персоналом, обслуживающим Web-клиентов, и проведение необходимых тренингов, основанных на продвижении товара, других предполагаемых событиях, а также данных центра взаимодействия с клиентами. Отчитывается перед директором по работе с клиентами (CCO).

Обязанности этого специалиста:

• обеспечивает интеграцию системы обработки Web-запросов с корпоративной системой распределения вызовов; напрямую влияет на процесс сквозного обслуживания Web-клиентов;

• обеспечивает полную интеграцию процесса управления взаимоотношением с клиентами через Web с другими корпоративными каналами обслуживания клиентов (например, телефонные продажи, выездные продажи, центр взаимодействия с клиентами);

• проводит необходимые изменения в укомплектовании персоналом, основанные на действиях по продвижению товара, других ожидаемых событиях, а также данных по действиям клиентов;

• добивается, чтобы проводимые тренинги улучшали навыки персонала Web-служб в части обслуживания клиентов и технической области;

• следит за производительностью представителей Web-обслуживания клиентов;

• получает маркетинговые отчеты, основанные на данных по Web-клиентам, и постоянно создает возможности, основываясь на информации по действиям клиентов;

• гарантирует, что соответствующий персонал знает вопросы/проблемы/ возможности, вытекающие из данных Web-обслуживания клиентов;

• формирует второй уровень ответов на нерешенные проблемы и регулярно просматривает открытые записи о неисправностях, обеспечивая нормальную работу процесса обслуживания;

• взаимодействует с группами обслуживания клиентов высокого уровня для определения влияния центров обработки вызовов на бизнес-подразделения и производительность систем;

• просматривает данные откликов Web-клиентов для определения возможных проблем (продолжительность от регистрации электронного запроса клиента до ответа по электронной почте и т. п.);

• организует наблюдение за Web-службами, отвечающими за отслеживание взаимодействия персонала/клиентов, техническую точность и согласованность с политиками компании;

• обеспечивает точное соответствие Web-содержания корпоративным продуктам и услугам, а также его своевременное обновление;

• взаимодействует с персоналом Web-разработки для обеспечения корректных записей меню анонсов, а также проведения необходимых изменений по окончании рабочего дня, рабочей недели или на праздниках;

• собирает рабочую статистику для расчетов, а также сохранение записей по запросам на обслуживание и претензиям клиентов;

• определяет рабочие процедуры, подготовку графиков работ и ускорение рабочих процессов;

• изучает и стандартизирует процедуры для повышения эффективности подчиненных;

• готовит сложные отчеты из частных отчетов подчиненных.

Знания и навыки:

• глубокие навыки обслуживания клиентов и межличностного общения; телефонный этикет;

• способность устанавливать стандарты сервисного обслуживания клиентов и разрабатывать нормативные документы, а также разъяснять политику сотрудникам;

• полностью понимать Web-технологии, а также корпоративные системы автоматического распределения вызовов (ACD, automatic call distribution);

• хорошие организаторские способности;

• превосходные способности устного и письменного общения (технические и нетехнические);

• продемонстрированные навыки решения проблем;

• сильные навыки управления проектами и ресурсами, а также опыт управления удаленными местами; хорошие навыки календарного планирования;

• способность устанавливать и поддерживать высокий уровень доверия клиентов и уверенность в групповых знаниях, касающихся потребностей клиентов;

• подтвержденный стаж работы по управлению различным персоналом и ресурсами в сложных проектах на протяжении всех фаз жизненного цикла в соответствии с установленными распоряжениями и стандартами;

• обширные знания в области телекоммуникаций, сетей и локальных приложений, в том числе:

– телекоммуникации: офисные АТС, голосовая почта и периферийные устройства;

– ОС/приложения: Novell NetWare 3.1 (4.1), AIX, OS/2, cc: Mail, Lotus Notes;

– локальное рабочее место: Windows NT, Windows 2000, Microsoft Office Professional Suite, Lotus Notes, Novell GroupWise, Microsoft Exchange, Microsoft Explorer, Visual Basic, Smalltalk, PowerBuilder, С++, McAfee, протоколы AppleTalk;

– сети: Frame relay, маршрутизаторы, концентраторы, мосты, token ring, Ethernet, TCP/IP, ATM.

Опыт:

• степень бакалавра в компьютерной области, телекоммуникациях или аналогичных дисциплинах; предпочтение степени магистра;

• не менее 7—10-летний опыт управления группами, ответственными за обслуживание клиентов или стратегическое планирование, техническое обслуживание, а также поддержку производства перечисленных выше областей;

• опыт работы с многоплатформенными средами.

Рабочее взаимодействие. Внутреннее:

• взаимодействует с руководителями подразделений и бизнес-единиц, а также менеджерами и лидерами проектов для определения задач и решений по обслуживанию; взаимодействие с клиентом является ключевым для управления ожидаемыми результатами, оценки потребностей и предоставления услуг;

• принимает участие в выступлениях перед высшим руководством;

• взаимодействует с сообществом пользователей;

• тесно сотрудничает с персоналом подразделений разработки и эксплуатации как посредник и специалист, решающий проблемы клиентов; решает вопросы производительности, модернизации, оценки проектов и установки/внедрения приложений.

Внешнее:

• общается с внешними поставщиками, подрядчиками и консультантами для определения и настройки требований по поддержке;

• общается с основными поставщиками программного/аппаратного обеспечения по вопросам продуктов, цен, поддержки, поиску неисправностей и т. п.; устанавливает SLA;

• поддерживает отношения с профессиональными организациями, аналогичными группами и промышленными группами для определения текущих технологий; участвует в конференциях.

Директор – ответственный за бизнес-приложения.

Директор по бизнес-приложениям отвечает за управление проектированием, разработку, выпуск и поддержку прикладных бизнес-систем в рамках всего предприятия или основных областей деятельности (например, страна в целом, международное сотрудничество, дочерние структуры). Данный менеджер тесно сотрудничает с клиентами, коллегами и другими участниками над определением потребностей пользователей в информации и поиском возможностей по созданию систем, основанных на новых вычислительных архитектурах (например, клиент/сервер, Intranet, Web), позволяющих улучшить бизнес-процессы и поддержать критические бизнес-стратегии; обучает персонал стратегическому применению данных технологий. Обычно отчитывается непосредственно перед CIO (или аналогичным менеджером) и тесно сотрудничает с программными разработчиками, операторами и другими специалистами ИТ-области, занятыми в области разработки многоплатформенных приложений.

Этот специалист отвечает за взаимодействие с руководителями бизнес-подразделений, технологическими/бизнес-консультантами (менеджерами по работе с клиентами), различными функциональными ИТ-областями и внешними консультантами по оценке пригодности, сравнению затрат и эффекта, ранжированию проектов, а также созданию и реализации планов по системам, относящимся к потребностям бизнеса в информации и установлении стратегических целей бизнеса и систем. Он планирует и управляет действиями группы менеджеров по разработке, программистов и специалистов, связанных с подразделениями/областями бизнеса, которые тесно сотрудничают с клиентами по определению их потребностей и по проектированию, разработке и внедрению прикладных бизнес-систем. С точки зрения функции разработки прикладных бизнес-систем выступает как основной подрядчик сложных проектов, включающих различные платформы и субподрядчиков в рамках ИТ-подразделения, и внешних поставщиков технологий и сервисного обслуживания, необходимых для того, чтобы системы соответствовали потребностям клиентов.

Сотрудник, занимающий данный пост, руководит группой реализации бизнес-приложений, члены которой закреплены за бизнес-подразделениями или областями. Тесно взаимодействует с клиентами по проверке вариантов решения и отвечает за планирование и управление разработкой, поддержкой сложных прикладных систем, а также усиление использования в проектах новых платформ вычислительной архитектуры.

Основная задача директора по бизнес-приложениям – установление оптимального уровня интеграции бизнес-систем и данных, а также интеграции с коммуникационными и новыми технологиями. Данный сотрудник осуществляет руководство развитием и использованием людских ресурсов, взаимодействие с клиентами и поддержание ИТ в соответствии с приоритетами сложных проектов.

Обязанности:

• участие в формализации планов по архитектуре бизнес-систем компании, оценке затрат и возможности выполнения системных запросов и обеспечении поддержки плана с точки зрения как стратегических, так и тактических потребностей;

• планирование бизнес-систем, управление разработкой, реализацией и технической поддержкой корпоративных бизнес-приложений и АСУ ТП;

• работа с финансовым подразделением и руководителями разного уровня по обеспечению того, что затраты и сроки реализации проекта правильно оценены и контролируются;

• сотрудничество с клиентами, поставщиками, отраслевыми консультантами, высшим руководством компании по определению уровней обслуживания;

• объединение действий с бизнес-подразделениями и другими ИТ-подразделениями по обеспечению успешного внедрения и поддержке проектных усилий;

• выполнение задачи генерального подрядчика в рамках ИТ-подразделений по созданию необходимой поддержки проектов различных технологических и сервисных подразделений;

• организация коллективной работы.

Знания и навыки:

• способность динамично и энергично возглавить многофункциональные рабочие группы для изучения и применения новых навыков/технологий в соответствии с требованиями бизнеса;

• превосходные способности устного и письменного общения;

• сильные аналитические способности и концептуальное мышление;

• незаурядные навыки управления проектами; опыт организации, планирования и реализации масштабных проектов по внедрению, привлечению внутреннего персонала, подрядчиков и поставщиков; способность анализировать потребности проекта и определять ресурсы, требуемые для достижения поставленных целей;

• прочные навыки командной работы и межличностного общения; способность взаимодействовать и убеждать на всех уровнях управления и успешно развиваться в межфункциональной среде;

• знание правил деятельности и управления компании, а также хорошая осведомленность о продуктах и ресурсах компании;

• знания и опыт разработки стратегических планов по информационным системам;

• превосходные навыки управления персоналом.

Опыт:

• требуется степень бакалавра в бизнесе (или управлении), компьютерной или инженерной области или схожих дисциплинах либо аналогичный опыт работы; предпочтение степени мастера (или аналогичной);

• 10—12-летний опыт в области ИТ, включая разработку, внедрение и сопровождение масштабных интегрированных систем реального времени на базе реляционных СУБД на различных программных и аппаратных платформах; серьезный опыт и знания новых вычислительных архитектур и внедрения сетевых компьютерных структур на базе ПК;

• по крайней мере, восьмилетний опыт управления и реализации проектов, в том числе крупных;

• не менее 5-летний опыт управления, за время которого было реализовано более одного проекта:

– компетентность в стратегическом мышлении и лидерстве в строгом сочетании с управлением взаимосвязями;

– успешные разработка и внедрение приложений в среде новой вычислительной архитектуры, использующей новые и перспективные технологии;

– подтвержденный успех управления техническим персоналом на протяжении различных фаз жизненного цикла (приветствуется опыт межфункционального взаимодействия);

– управление многопрофильными, высокопроизводительными рабочими командами/группами;

– соответствующее целям и сложным проектам управление финансовыми ресурсами;

– высокая компетентность в управлении проектами и реализации сложных больших проектов, включая соответствующее целям управление ресурсами сложных проектов;

– принятие эффективных решений различных и комплексных бизнес-проблем.

Рабочее взаимодействие. Внутреннее:

• отчитывается перед CIO (или аналогичным руководителем) за установление равноправных отношений с руководителями различных направлений ИТ; может установить двухстороннее взаимодействие с высшим руководством;

• выступает в роли менеджера подразделения для всех других должностей разработчиков бизнес-приложений;

• постоянно общается с высшим руководством бизнес-единиц, членами правления и ИТ-персоналом по конкретным проектам.

Внешнее:

• общается с поставщиками, консультантами, подрядчиками и профессиональными объединениями для того, чтобы быть в курсе существующих и перспективных промышленных стандартов и технологий.

Вице-президент (директор) – группа хранилищ данных.

Вице-президент (директор) группы хранилищ данных полностью отвечает за проектирование, разработку, выпуск и техническое обслуживание систем хранилищ данных (DW) или витрин данных (DM) и обслуживает все бизнес-функции компании. Этот специалист тесно сотрудничает с клиентами, коллегами и другими заинтересованными лицами по определению и увеличению возможностей использования DW-систем для улучшения бизнес-процессов, продвигает стратегическое использование информационных технологий и обеспечивает использование персоналом этих технологий. Обеспечивает корпоративное руководство и управление DW/DM-системами, добиваясь поддержки целей и потребностей бизнеса компании. Ключевой сферой ответственности является обеспечение организационного баланса и согласованности систем между ПК/клиентами и действиями по обработке данных в хранилище. Обязанности:

• взаимодействовать с высшим руководством и другими категориями персонала для преобразования корпоративных/функциональных бизнес-и информационных целей в стратегический/тактический бизнес-план по DW и разработке систем;

• создавать стратегию и координировать работу бизнес-и технических групп по обеспечению соответствия стратегическим целям всех проектов, связанных с DW;

• обеспечивать разработку корпоративных стандартов в части DW для достижения совместимости и интеграции платформ различных поставщиков в компании;

• обеспечивать эффективные с точки зрения затрат проектирование, разработку, интеграцию, внедрение, тестирование и техническую поддержку хранилища данных, соответствующего бизнес-целям и информационным потребностям;

• осуществлять полное техническое и финансовое руководство в части DW, а также совершенствовать инструменты контроля, бюджетирования и измерения для отслеживания прогресса;

• управлять развитием и руководством DW:

– исследовать/оценивать потребности конечных пользователей (клиентов);

– отслеживать спрос пользователей и расширяющиеся рамки проекта;

– контролировать/отслеживать дополнительные предметные хранилища направлений бизнеса в сочетании с общим DW;

– оценивать потребности и стоимость массивов данных;

– оценивать общие затраты по DW/DM-проекту, включая существующую техническую поддержку и потребности;

• поддерживать организационный баланс и согласованность систем между средой внешних ПК/клиентов и внутренними функциями по обработке данных в хранилище DW;

• анализировать потребности проекта и определять ресурсы (например, персонал, затраты), необходимые для достижения целей;

• обсуждать и утверждать связанные с DW контракты;

• утверждать субподрядчиков, оценивать поставщиков и выбирать источники поставки техники;

• использовать новые технологии и платформы;

• набирать кадры и развивать DW-подразделение;

• создавать среду, позволяющую менеджерам проектных групп по DW развивать в своих командах способности планирования, оценки, внедрения и развития персонала;

• поддерживать бизнес-грамотность и понимание бизнес-процессов в ИТ-подразделениях;

• поддерживать понимание о ценностях, видении, намерениях и целях;

• способствовать взаимодействию между всеми ключевыми ИТ-группами и сообществом пользователей;

• укреплять и поддерживать высокий уровень доверия клиентов и уверенность в групповых знаниях по (и относящихся к) бизнес-вопросам клиентов.

Знания и навыки:

• активные лидерские способности, которые могут совершенствовать и питать энергией комплексные, высокоэффективные рабочие команды за счет обучения и применения новых навыков/технологий, нацеленных на достижение бизнес-потребностей;

• способность эффективно приспосабливаться к быстрой смене технологий и применять их для потребностей бизнеса, разрабатывать и реализовывать проекты, используя (где это возможно) передовые технологии;

• основательные знания и понимание бизнес-принципов и процессов;

• прочные навыки командной работы и межличностного общения в сочетании с навыками общения с клиентами, персоналом и высшим руководством;

• превосходные способности устного и письменного общения; способность презентовать и обсуждать техническую информацию для установления взаимопонимания, убеждения оппонентов и устранения непонимания;

• сильные навыки бизнес-планирования;

• незаурядные навыки управления проектами, включая способность эффективного использования ресурсов и управления сложными проектами различного размера в многофункциональной среде;

• способность создавать свежие концепции и использовать эвристические подходы для тестирования/уточнения существующих теорий и создания новых системных подходов к решению проблем и возможностей с целью укрепления бизнес-успеха;

• способность решать одновременно несколько задач;

• сильные аналитические способности и концептуальное мышление;

• способность возглавлять подразделение численностью более 40 человек.

Опыт:

• степень бакалавра в компьютерной или инженерной области или другой дисциплине, связанной с ИТ, или аналогичный опыт работы; предпочтение отдается степени магистра;

• 10—15-летний опыт стратегического планирования, разработки, внедрения и сопровождения крупномасштабных интегрированных систем on-line на базе реляционных СУБД в рамках разнородных аппаратных и программных платформ; минимум 10 лет – уровень директора, при этом 10 лет – уровень вице-президента, плюс, по крайней мере, пятилетний опыт использования различных информационных систем (включая консалтинг) на базе современных программно-аппаратных комплексов;

• по крайней мере, семилетний опыт управления крупными проектами преимущественно как бизнес-руководитель;

• по крайней мере, 3—5-летний опыт управления, за время которого было реализовано не менее одного проекта:

– успешная разработка и внедрение новых технологий и процессов;

– высокая компетентность в управлении проектами и реализации сложных или больших проектов;

– компетентность в стратегическом мышлении и лидерстве в строгом сочетании с управлением взаимосвязями;

– успешный опыт управления многопрофильными, высокопроизводительными рабочими командами/группами;

– компетентность при принятии работоспособных и эффективных решений разнообразных бизнес-проблем;

– опыт работы в бизнес-подразделениях, а также успешная демонстрация понимания проблем и вопросов бизнеса;

– опыт управления подразделением численностью более 40 человек (включая подрядчиков) и годовым бюджетом/затратами, превышающим $15 миллионов.

Рабочее взаимодействие.

Внутреннее:

• отчитывается перед CIO, вице-президентом по обслуживанию клиентов, директором по бизнес-приложениям или аналогичными руководителями; управляет действиями менеджера(ов) проектов, отвечающего за клиентскую и серверную части хранилища данных;

• постоянно взаимодействует с DW-группой, сотрудниками ИТ-департамента и сообществом пользователей, а также с другими ИТ-группами;

• регулярно общается с высшим руководством компании и бизнес-подразделений для обсуждения проектов, а также стратегических и оперативных вопросов.

Внешнее:

• часто общается с другими компаниями и внешними поставщиками по технологическим вопросам;

• может выступать в средствах массовой информации как технологический консультант/эксперт;

• посещает конференции и группы пользователей; состоит в профессиональных организациях.

Директор – консалтинг по бизнес-технологиям.

Директор консалтинга по бизнес-технологиям отвечает за обеспечение соответствия между информационными технологиями и бизнес-системами. Эта задача заключается в оценке потребностей и передаче ИТ-подразделениям информации, касающейся тенденций бизнеса и потребностей бизнеса и затрагивающей, в то же время, обучение, чуткое реагирование и управление ожиданиями бизнес-подразделений. Основываясь на знании деятельности клиентов, эта функция включает прямые отчеты и активный поиск возможностей с целью применения технологий для бизнес-процессов. Сам руководитель и его персонал информируют и консультируют пользователей бизнес-подразделений по вопросам функциональности, стоимости, преимуществ и требований к внедрению информационных систем.

Он отвечает за то, что группа консалтинга по бизнес-технологиям должна устанавливать связи с клиентами, и обладает глубокими знаниями в области бизнес-операций, стратегий, информационных потребностей и приоритетов. Проводит начальный анализ потребностей клиентов, обеспечивает сочетание пользовательских запросов с техническими возможностями ИТ, помогает расставить приоритеты в рамках всего предприятия и участвует вместе с клиентами и другими ИТ-группами в создании годовых и долгосрочных планов разработки систем.

Директор консалтинга по бизнес-технологиям доводит до конца оперативные планы консультантов, назначенных в каждом бизнес-подразделении или организационной единице компании и отчитывающихся перед ним (см. описание должностных обязанностей старшего менеджера по бизнес-технологиям и консультанта по бизнес-технологиям). Данный руководитель концентрирует усилия на установленных областях деятельности клиентов и взаимодействует в основном с высшим руководством, специализируясь на бизнес-анализе, оценке потребностей и предварительном сравнении затрат/эффекта. Он сотрудничает с различными функциональными ИТ-группами по созданию планов систем и обеспечению сочетания продуктов и услуг с потребностями бизнеса.

Демонстрируя понимание проблем бизнеса и эффективно сотрудничая по техническим решениям, директор группы консалтинга по бизнес-технологиям может создавать и поддерживать эффективные рабочие связи с клиентами и высшим ИТ-руководством.

Обязанности:

• консультирует команды компании и других клиентов по важным проблемам бизнеса, определяет бизнес-процессы и выявляет пригодные технологии, основываясь на потребностях клиентов;

• активно ищет пути применения в бизнес-проектах тех технологий, которые потенциально подходят для всей области деятельности;

• формулирует подходы, которые приводят к требуемым бизнес-целям, включая описание облика и целей системы, помогающим принять обоснованное бизнес-решение;

• сотрудничает с бизнес-руководителями, высшим ИТ-руководством, а также менеджерами аналогичного уровня по вопросам оценки стоимости технологий и влияния рекомендованных изменений, помогает выявить приоритеты и координирует межструктурные объединения, в которых могут быть определены общие потребности;

• управляет комплексными проектами и отвечает за полное внедрение и реализацию проектных критериев и критериев производительности; владеет информацией обо всех фазах внедрения технологий, ориентированных на конкретную деятельность;

• участвует в годовом и стратегическом планировании разработки систем;

• предоставляет высшему и ИТ-руководству интегрированные перспективы конкретных видов деятельности и деятельности всей компании, оценивает и консультирует по рискам и эффекту влияния конкретных потребностей на другие бизнес-процессы и системные приоритеты; обеспечивает сочетание технологий и бизнес-стратегии;

• контролирует и поддерживает бизнес-грамотность в ИТ-подразделении; поддерживает ясность в вопросах интеграции объемов, видения, намерений и целей ИТ и бизнеса;

• создает командный рабочий дух, помогающий членам проектной команды профессионально и разносторонне развиваться, способствует командной работе и взаимодействию.

Знания и навыки:

• динамичный лидер, который в состоянии воодушевлять многофункциональные рабочие группы на обучение и применение новых навыков/ технологий в соответствии с требованиями бизнеса;

• знание правил деятельности и управления компанией, а также хорошая осведомленность о продуктах и ресурсах компании; опыт стратегического использования информационных технологий в управлении и поддержке бизнеса;

• сильные технические знания и способность формулировать комплексные технические концепции в терминах, понятных для бизнеса;

• превосходные навыки управления проектами; опыт организации, планирования и реализации крупномасштабных проектов с точки зрения внедрения, вовлечения внутреннего персонала, подрядчиков и поставщиков; способность анализировать потребности проекта и определять ресурсы, необходимые для достижения целей;

• сильные навыки командной работы и межличностного общения и способность взаимодействовать со всеми уровнями управления;

• сильные навыки письменного общения;

• сильные аналитические и концептуальные способности; подтвержденный опыт работы по созданию новых концепций разработки различных проектов и комплексных технических планов;

• понимание того, как технологии влияют на организацию, и способность увязать это с модернизацией бизнес-процессов;

• командный игрок; дружелюбный, приятный и полный энтузиазма;

• способность комфортно ощущать себя в неиерархической структуре и преуспевать в неструктурированной «оперативной» среде, требующей консультативного подхода и решений, которые охватывают различные среды бизнес-областей.

Опыт:

• ученая степень в бизнесе или управлении; степень бакалавра в компьютерной или инженерной области или другой дисциплине, связанной с ИТ;

• уровень директора с не менее 10-летним опытом в реализации хотя бы одного проекта:

– разработка, внедрение и поддержка крупномасштабных систем, желательно на базе различных программно-аппаратных платформ;

– опыт управления бизнес-единицами, в том числе разработка и внедрение крупномасштабных систем;

• по крайней мере, пятилетний опыт управления крупными проектами (или совместное управление с другими бизнес-единицами);

• значительный опыт и знания в части новых компьютерных архитектур и внедрения сетевых компьютерных структур, особенно ПК; плюсом является опыт разработки и внедрения Intranet-приложений;

• опыт предшествующей работы по реинжинирингу бизнес-процессов или улучшению процессов с привлечением различных информационных систем, использованием средств и технологий для эффективного изменения бизнеса; опыт анализа бизнес-систем;

• по крайней мере, 5-летний опыт управления, за время которого было реализовано более одного проекта:

– высокая компетентность в реализации больших и сложных проектов;

– наличие стратегического мышления и лидерских качеств в строгом сочетании с управлением взаимосвязями;

– опыт в управлении ресурсами для достижения целей в рамках сложных проектов;

– опыт в управлении многопрофильными, высокоэффективными рабочими командами/группами;

– компетентность в создании эффективных и производительных решений для различных и сложных бизнес-проблем.

Рабочее взаимодействие. Внутреннее:

• отчитывается перед CIO (или равным ему); может обмениваться отчетами с высшим руководством;

• непосредственно отчитывается перед старшими консультантами по бизнес-технологиям и консультантами по бизнес-технологиям;

• регулярно общается с высшим руководством бизнес-единиц, корпоративным руководством и ИТ-персоналом по конкретным проектам.

Внешнее:

• постоянно общается с поставщиками, консультантами и подрядчиками.

Менеджер по взаимодействию ИТ-предприятия.

Этот специалист отвечает за создание прочных отношений с клиентами, специализированным персоналом и/или персоналом продаж. Поддерживает аналитиков и менеджеров в различных проектах, обеспечивая строгое соблюдение принятых практик управления проектами. Просматривает и утверждает рабочие планы, обеспечивая корректную разбивку на управляемые задачи. Подтверждает время выполнения работ и оценки затрат, а также задания и планы проектов. Использует подход матрицы проектной команды для обеспечения соответствия между техническими решениями и требованиями бизнеса, а также соответствующее планирование и внедрение. Помогает в планировании ИТ-инициатив. Выступает в качестве связующего звена между бизнес-клиентами и ИТ-ресурсами. Собирает данные и контролирует финансовые аспекты заданных проектов, распределяет ресурсы в соответствии с требуемыми приоритетами, а также обеспечивает прямое взаимодействие между бизнес-клиентами и ИТ-ресурсами. Обеспечивает точное соответствие ожиданий требованиям, доводит до ИТ-менеджеров требования бизнеса и помогает планировать ИТ-инициативы для проектов поддержки или аутсорсинга, зависящих от групп, которые он назначил. Менеджеры по взаимодействию ИТ-предприятия в основном фокусируются на обеспечении создания коммуникаций и задачах по объединению ИТ-групп предприятия и основных клиентов.

Обязанности менеджеров по взаимодействию:

• определять потребности клиентов, концентрируя усилия на «важных картинах»;

• накапливать и просматривать все финансовые аспекты проектов;

• распределять персонал в соответствии с проектами или приоритетами;

• обеспечивать прямое взаимодействие между бизнес-клиентами и ИТ-ресурсами;

• обеспечивать строгое соблюдение принятых практик управления проектами;

• вносить инновационные идеи, нацеленные на улучшение жизненного цикла разработки ПО;

• оценивать запросы на модификацию системы;

• вести переговоры по этапам и срокам, основываясь на текущих заданиях и доступности программистских ресурсов;

• выступать в качестве посредника внедрения технических решений в соответствии с требованиями бизнеса;

• просматривать и утверждать планы работ, обеспечивая требуемую последовательность управляемых задач, обоснованные оценки задач, задания и проектные планы;

• помогать с приобретением требуемых ресурсов.

Знания и навыки:

• сильная техническая база знаний;

• знание консалтинга и отраслей услуг в области программного обеспечения, продукции поставщиков;

• сильные навыки межличностного общения и навыки устного/письменного общения;

• способность общаться с высшим руководством;

• хорошая осведомленность в комплексной информации, касающейся ИТ-проектов и решений для руководителей линий бизнеса и персонала;

• хорошие навыки планирования и ведения расчетов;

• осведомленность о корпоративных технологических решениях, включая маркетинговую активность и стратегический консалтинг или проекты.

Опыт:

• степень бакалавра в бизнесе, компьютерной области или родственных областях;

• опыт управления, продаж или обслуживания клиентов от 2 до 4 лет;

• опыт развития бизнеса или управления клиентами с использованием технических решений – более 5 лет;

• опыт в официальных проектных методологиях и управления проектами разработки приложений.

Рабочее взаимодействие.

Внутреннее:

• установление прочных отношений с высшим руководством по управлению клиентами, выполняющими ИТ-разработки;

• возможно вовлечение в развивающиеся отношения по сложным проектам, взаимодействие со старшим ИТ-персоналом и персоналом и руководством направлений деятельности;

• руководство менеджерами проектов и бизнес-аналитиками в отношении навыков, необходимых для реализации различных функций.

Внешнее:

• поддерживает связи с поставщиками, консультантами и подрядчиками, а также специализированными организациями для укрепления профессиональных и технических знаний по программному обеспечению и системам.

Директор (старший менеджер) – разработка ПО.

Директор (старший менеджер) по разработке программного обеспечения отвечает за организацию видения программного обеспечения и разработку программных продуктов. Определяет инструменты и методологии, которые могут быть использованы при создании ПО, и руководит группой разработки ПО. Обеспечивает выполнение проектов в сроки и в рамках бюджета. Должен обладать сильными техническими способностями и знаниями бизнеса. Отвечает за управление проектированием, разработкой, выпуском и технической поддержкой программного обеспечения конкретных приложений в распределенной вычислительной среде или для определенных основных областей деятельности (например, страна в целом, международное сотрудничество, дочерние структуры). Данный специалист руководит действиями группы проектирования и имеет прочные взаимосвязи с клиентами, коллегами и другими заинтересованными лицами для определения потребностей и поиска возможностей построения систем, основанных на новых вычислительных архитектурах (например, клиент/сервер, Intranet, Web), нацеленных на улучшение бизнес-процессов и поддержку критических бизнес-стратегий. Обычно отчитывается непосредственно перед вице-президентом по разработке ПО (или аналогичным ему) и тесно сотрудничает со всеми областями разработки ПО и функциональными областями ИТ, нуждающимися в программном обеспечении.

Этот специалист отвечает за оценку пригодности, сравнение затрат и эффекта, расстановку приоритетов, а также разработку и внедрение планов создания систем, преобразуя потребности в информации в новые программные продукты. Придерживается установленных стратегических бизнес-целей, системных целей. Планирует и управляет действиями группы руководителей программной разработки, разработчиков ПО, программистов и других специалистов, добиваясь соответствия между продуктами или областями деятельности. Определяет потребности клиентов, проектирует, разрабатывает и внедряет ПО. При разработке программных систем выполняет задачи генерального подрядчика по различным проектам на базе разных платформ и при участии субподрядчиков, объединяя ИТ-подразделения и внешних поставщиков с целью поддержки технологий и услуг, требуемых для удовлетворения потребностей клиентов в системах.

Сотрудник, занимающий данную должность, руководит группой разработки программного обеспечения, сотрудники которой отвечают за продукты или области деятельности. Тесно сотрудничает со своими клиентами по тестированию вариантов решений и отвечает за планирование и управление проектами по разработке, поддержке и расширению сложных программных систем, использующих новые платформы вычислительной архитектуры.

Главной задачей директора по разработке ПО является достижение оптимального уровня интеграции программных продуктов и данных, при котором они соответствуют потребностям бизнес-сообщества, а также интегрируются с коммуникационными системами и развитием технологий. Данный человек обеспечивает управление разработкой и использованием людских ресурсов, взаимодействуя с клиентами и опираясь на ИТ-группу для расстановки приоритетов по сложным проектам.

Обязанности:

• принимает участие в формулировке планов проектирования корпоративной архитектуры ПО, оценивает затраты и исполнение системных запросов и обеспечивает поддержку планов как с точки зрения стратегических, так и краткосрочных потребностей;

• внедряет планы разработки ПО, управляя созданием, выпуском и технической поддержкой бизнес-приложений компании и систем контроля процессов;

• взаимодействует с финансовым подразделением и различными менеджерами для обеспечения точного соблюдения установленных затрат и графика реализации проектов;

• сотрудничает с клиентами, поставщиками, отраслевыми консультантами, высшим руководством компании по определению уровней обслуживания;

• объединяет усилия с бизнес-подразделениями и другими ИТ-подразделениями по обеспечению успешного внедрения и поддержке проектных усилий;

• выступает в роли генерального подрядчика в рамках ИТ-подразделений по созданию необходимой поддержки проектов различных технологических и сервисных подразделений;

• организует коллективную работу.

Знания и навыки:

• способность динамично и энергично возглавить многофункциональные рабочие группы для изучения и применения новых навыков/технологий в соответствии с требованиями бизнеса;

• превосходные способности устного и письменного общения;

• сильные аналитические способности и концептуальное мышление;

• незаурядные навыки управления проектами; опыт организации, планирования и реализации масштабных проектов по внедрению, привлечению внутреннего персонала, подрядчиков и поставщиков; способность анализировать потребности проекта и определять ресурсы, требуемые для достижения поставленных целей;

• прочные навыки командной работы и межличностного общения; способность взаимодействовать и убеждать на всех уровнях;

• знание правил деятельности и управления компанией, а также хорошая осведомленность о продуктах и ресурсах компании;

• знания и опыт разработки стратегических информационных систем;

• превосходные навыки управления персоналом.

Опыт:

• требуется степень бакалавра в компьютерной или инженерной области или схожих дисциплинах, или аналогичный опыт работы; предпочтение степени мастера (или аналогичной);

• требуется 10—12-летний опыт в области ИТ, включая разработку, внедрение и сопровождение масштабных интегрированных систем реального времени на базе реляционных СУБД на различных программных и аппаратных платформах; кроме того, глубокий опыт и знания новых вычислительных архитектур и внедрения сетевых компьютерных структур на базе ПК;

• по крайней мере, 3—5-летний опыт в области объектно-ориентированного программирования, включая Java и С+ +;

• опыт разработки приложений на базе NT, UNIX и Windows 95; приветствуются знания моделирования данных;

• по крайней мере, восьмилетний опыт управления и реализации различных крупных проектов;

• опыт управления пять или более лет, за время которого было реализовано не менее одного проекта:

– наличие стратегического мышления и лидерских качеств в строгом сочетании с управлением взаимосвязями;

– успешные разработка и внедрение приложений в среде новой вычислительной архитектуры, использующей новые и перспективные технологии;

– успешный опыт управления техническим персоналом на протяжении различных фаз жизненного цикла (приветствуется опыт межфункционального взаимодействия);

– управление многопрофильными, высокопроизводительными рабочими командами/группами;

– соответствующее целям и сложным проектам управление финансовыми ресурсами;

– высокая компетентность в управлении проектами и реализации сложных больших проектов, включая соответствующее целям управление ресурсами сложных проектов;

– создание эффективных решений различных и комплексных бизнес-проблем.

Рабочее взаимодействие.

Внутреннее:

• отчитывается перед вице-президентом по разработке ПО и имеет равноправные отношения с руководителями различных функциональных областей ИТ;

• выступает в роли менеджера подразделения для всех других должностей по разработке программного обеспечения;

• постоянно общается с высшим руководством бизнес-единиц, членами правления и ИТ-персоналом по конкретным проектам.

Внешнее:

• общается с поставщиками, консультантами, подрядчиками и профессиональными объединениями для того, чтобы быть в курсе существующих и перспективных промышленных стандартов и технологий.

Директор – обеспечение непрерывности бизнеса.

Отвечает за планирование и интеграцию процедур управления рисками в рамках всего предприятия при помощи ИТ-деятельности. Хорошо осведомлен о бизнес-целях и имеет большой опыт работы в качестве бизнес-руководителя. Полностью понимает стратегическую суть инициатив обеспечения бесперебойности бизнеса как ключевых при поддержке ИТ-услуг и снижении финансового влияния простоев в продуктовом/клиентском цикле. Отвечает за помощь бизнес-подразделениям в установлении разумных и экономически эффективных планов обеспечения бесперебойности бизнес-процессов и их ежегодного пересмотра.

Управляет персоналом, работающим по направлению бесперебойности бизнеса/резервного восстановления, который отвечает за исключение времени простоя систем, обеспечивая своевременную реакцию подразделения на ошибки системы, отслеживая и тестируя процессы планирования и процедуры бесперебойной работы. Взаимодействует в рамках различных каналов и анализирует бизнес, технические и инфраструктурные вопросы, определяя потенциальные области рисков.

Ключевая фигура в деятельности по планированию чрезвычайных ИТ-ситуаций для внутренних и международных систем, с серьезным влиянием на пользователей. Взаимодействует со всеми уровнями управления и внешними поставщиками. Обладает проверенным опытом управления разнообразным техническим персоналом и ресурсами в различных проектах управления рисками. Устанавливает направление развития и стандарты, поддерживая высокий уровень доверия пользователей и уверенность в групповых знаниях, касающихся бизнес-потребностей клиентов, а также критический характер безболезненного функционирования ИТ для внутренних и внешних пользователей.

Обязанности:

• планировать и интегрировать процедуры управления рисками для оборудования и систем в рамках всего предприятия;

• эффективно поддерживать все уровни деятельности по управлению рисками мэнфреймов, серверов, WAN/LAN-сетей передачи данных/ голоса и настольных систем;

• описывать стандарты, процессы и процедуры управления ИТ-рисками;

• описывать и наблюдать за механизмами восстановления всех систем и приложений (например, процедуры резервного копирования, варианты хранения);

• на регулярной основе распространять в продуктивных ИТ-системах и обслуживающих подразделениях информацию, касающуюся планов и процедур обеспечения бесперебойной работы;

• создавать, развивать, набирать кадры и наблюдать за командами, работающими в области управления рисками;

• создавать и обсуждать соглашения об уровне обслуживания управления рисками; обеспечивать поддержку уровней обслуживания;

• демонстрировать лидерские качества в вопросах создания/мониторинга/тестирования плана действий в чрезвычайных ситуациях;

• анализировать ошибки и предлагать решения;

• формировать решения управления рисками и обеспечивать бесперебойность бизнеса (например, при помощи окна восстановления для приложений, систем);

• рекомендовать подходящие курсы для разработчиков/технических специалистов и менеджеров по вопросам планирования бесперебойности работы ИТ;

• активно рекомендовать курсы, направленные на обеспечение эффективности и конкурентоспособности с точки зрения затрат;

• наблюдать за всеми проектами планирования действий в чрезвычайных ситуациях для ИТ-деятельности;

• активно помогать в определении направления будущих проектов планирования действий в чрезвычайных ситуациях.

Знания и навыки:

• полностью понимает стратегическую суть инициатив обеспечения бесперебойности бизнеса как ключевых при поддержке ИТ-услуг и снижении финансового влияния простоев в продуктовом/клиентском цикле;

• хорошо осведомлен в целях бизнеса и имеет большой опыт как бизнес-менеджер, знает о возможностях систем поддержки для минимизации времени простоя и их влияния на производительность и прибыльность бизнеса;

• глубокие знания информационных систем и процессов деятельности в рамках различных платформ;

• способность планировать и управлять не только повседневной работой, но и в чрезвычайных ситуациях, опыт администрирования систем/ баз данных и сетевых операций;

• глубокие знания бизнес-среды, ИТ-инфраструктуры и сетевых операций;

• способность создавать уровни обслуживания, согласованные с текущими требованиями бизнеса и будущими потребностями; экспертные навыки ведения переговоров;

• способность создавать и управлять эффективными и мотивированными командами по управлению рисками в рамках различных платформ и в разных средах;

• способность определять групповые конфликты и помогать в их решении;

• опыт в создании и определении новых моделей/процедур деятельности и объяснении комплексных проблем или ситуаций;

• навыки планирования и управления проектами, включая способность определять и оценивать риски для определения действий;

• оказание помощи при принятии оперативных решений, отслеживании прогресса и отчета по результатам;

• способность спланировать операционные потребности на 3–5 лет вперед и помочь другим в реализации годовых целей;

• хорошие лидерские и наставнические качества;

• превосходные организаторские способности;

• хорошие способности устного и письменного общения;

• обеспечение функциональности систем и удовлетворение пользователей при быстром росте и изменении среды, включая безопасность и сетевые системы.

Опыт:

• отдается предпочтение степени бакалавра в компьютерной или инженерной области или другой дисциплине, связанной с ИТ;

• не менее 10-летний опыт работы на должности директора:

– внедрение, эксплуатация и техническая поддержка крупномасштабных систем, желательно на базе различных программных и аппаратных платформ;

– опыт управления бизнес-единицами, в том числе тесная работа с ИТ при внедрении и эксплуатации крупномасштабных систем;

– по крайней мере, пятилетний опыт управления рисками;

– значительный опыт и знания в области новых вычислительных архитектур и внедрении сетевых компьютерных структур; приветствуется опыт разработки и внедрения Intranet-приложений;

– опыт работы в области реинжиниринга или улучшения бизнес-процессов с привлечением различных информационных систем, с использованием средств и технологий для эффективного изменения бизнеса; опыт анализа бизнес-систем;

• опыт управления не менее пяти лет, за время которого было реализовано более одного проекта:

– высокая компетентность в реализации больших и сложных проектов;

– компетентность в стратегическом мышлении и лидерстве в строгом сочетании с управлением взаимосвязями;

– опыт в управлении ресурсами для достижения целей в рамках сложных проектов;

– опыт в управлении многопрофильными, высокоэффективными рабочими командами/группами;

– компетентность в создании эффективных и производительных решений для различных и сложных бизнес-проблем.

Рабочее взаимодействие.

Внутреннее:

• отчитывается перед директором по корпоративному управлению;

• регулярно общается с бизнес-подразделениями, корпоративным руководством и ИТ-персоналом по конкретным проектам управления рисками.

Внешнее:

• общается с поставщиками, специалистами в смежных отраслях и профессиональными ассоциациями для получения информации о существующих и появляющихся стандартах и технологиях.

Вице-президент – клиентские, серверные и сетевые системы.

Несет полную ответственность за инфраструктуру новых вычислительных средств (например, клиент/сервер, Intranet, Web), которая может включать централизованно или распределенно управляемые проектирование и эксплуатацию UNIX, NT или других операционных систем, а также организацию сетевой поддержки каждой области за счет систем LAN/WAN. Тесно взаимодействует с руководителями бизнес-подразделений, конечными пользователями и другими ИТ-подразделениями по разработке руководящих документов, которые обеспечат выстраивание стратегий и планов в соответствии с полными техническими или бизнес-стратегиями, и позволят координировать эффективные и рентабельные закупки, выбор, инсталляцию, тестирование ПО и обучение пользователей. Обеспечивает руководство ИТ-инициативами, поддерживающими бизнес-цели и потребности компании.

Обязанности:

• руководит и полностью отвечает за:

– программное и аппаратное обеспечение ПК (операционные системы, управление системами, базовое прикладное ПО/пакеты, включая бизнес-приложения, средства календарного планирования, электронную почту и т. п.);

– локальные вычислительные сети и сетевые сервисы (файлы, принтеры, базы данных, факсы, обмен сообщениями);

– сегменты внутренней и глобальной сети (коммутационные концентраторы, шлюзы, маршрутизаторы, протоколы, локальные/национальные и международные сетевые услуги, модемы, мультиплексоры, коммутаторы данных, ретрансляторы, ATM, ISDN);

– проектирование открытых систем, поддержка продуктов и эксплуатация (UNIX-компьютеры, симметричные мультипроцессоры, массовая параллельная обработка);

– реляционные СУБД/многомерные СУБД (системы управления многомерными базами данных)/SQL-проектирование, поддержка продуктов и эксплуатация;

– коммуникационные контроллеры/front end-системы;

– управление системами;

– услуги приобретения и инсталляции;

– поддержку технического обслуживания (программное и аппаратное обеспечение);

– обучение работе с ПК и обслуживание клиентов;

– непрямую поддержку сетевых операций;

• обеспечивает рентабельные проектирование, разработку, интеграцию, внедрение, тестирование и поддержку новых вычислительных средств (например, клиент/сервер, Intranet, Web) в соответствии с целями и потребностями бизнеса;

• осуществляет полное техническое и финансовое руководство, а также управление и формирование бюджета разработки;

• обеспечивает разработку корпоративных стандартов для платформы клиент/сервер в соответствии с совместимостью и интеграцией платформ различных поставщиков в рамках всей компании;

• управляет ростом и направлением развития систем клиент/сервер;

• утверждает исследования субподрядчиков и поставщиков, а также выбор технических ресурсов;

• набирает персонал и развивает структуру новых компьютерных архитектур (например, клиент/сервер, Intranet, Web);

• устанавливает и поддерживает высокий уровень доверия клиентов и уверенность в групповых знаниях по бизнес-вопросам клиентов; способствует взаимодействию между ИТ и сообществом пользователей.

Знания и навыки:

• опыт управления поставщиками и ведения переговоров для создания эффективных партнерских отношений с поставщиками;

• способность эффективно приспосабливаться к быстрой смене технологий и применять их для потребностей бизнеса, разрабатывать и реализовывать проекты, использующие (где это возможно) передовые технологии;

• активные лидерские способности, нацеленность на достижение бизнес-целей;

• хорошие знания и понимание бизнеса и процессов; хорошие навыки бизнес-планирования;

• прочные навыки командной работы и межличностного общения в сочетании с навыками общения с клиентами, персоналом и высшим руководством;

• превосходные способности устного и письменного общения; способность презентовать и обсуждать техническую информацию для установления взаимопонимания, убеждения оппонентов и устранения непонимания;

• незаурядные навыки управления проектами, в том числе способность эффективного использования ресурсов и управления сложными проектами различного размера в многофункциональной среде;

• сильные аналитические способности и концептуальное мышление.

Опыт:

• степень бакалавра в компьютерной или инженерной области или другой дисциплине, связанной с ИТ; приветствуются степень мастера или диплом MBA;

• 10—15-летний опыт, связанный с разработкой и руководством подразделения(ний), включая стратегическое планирование, проектирование программного/аппаратного обеспечения и техническое обслуживание, а также поддержку производственной деятельности;

• опыт управления подразделением с количеством сотрудников больше 70, имеющим годовой бюджет, превышающий 15 миллионов долларов;

• по крайней мере, семилетний опыт управления сложными крупными проектами:

– 3—5-летний опыт управления, за время которого было реализовано не менее одного успешного проекта;

– успешно спроектированы и внедрены новые технологии и рабочие процессы;

– высокая компетентность в управлении и реализации сложных или больших проектов, работающих в межфункциональной среде;

– компетентность в стратегическом мышлении и лидерство в строгом сочетании с управлением взаимосвязями;

– успешный опыт управления многопрофильными, высокопроизводительными рабочими командами/группами;

– компетентность при создании работоспособных и эффективных решений разнообразных и сложных бизнес-проблем;

• опыт эффективного взаимодействия с клиентами, персоналом и высшим руководством.

Рабочее взаимодействие. Внутреннее:

• отчитывается перед CIO или аналогичным руководителем;

• управляет действиями менеджеров уровня директора и отвечает за конкретные функциональные (или процессные) области;

• постоянно общается с пользователями и командами, работающими в области новых вычислительных архитектур (например, клиент/сервер, Intranet, Web) и сетей;

• регулярно общается с руководством бизнес-единиц на предмет просмотра проектов и стратегий и оперативных вопросов; взаимодействует с коллегами, занимающимися мэйнфреймами;

• напрямую связан со всеми областями ИТ, в том числе с равными ИТ-группами;

• принимает участие в выступлениях перед высшим руководством и может периодически общаться с управляющими комитетами или другими группами, которые убеждают бизнес-руководство принять совместные решения по ИТ-приоритетам и политикам, связанным с целями и задачами бизнеса;

• работает с руководством всех уровней для определения будущих информационных потребностей, потребностей в оборудовании и услугах для конкретных департаментов.

Внешнее:

• часто общается с основными поставщиками программного/аппаратного обеспечения для обсуждения продуктов, цен, поддержки, поиска неисправностей и т. п.; может также общаться с аутсорсинговыми компаниями;

• регулярно взаимодействует с другими компаниями, консультантами и отраслевыми торговыми группами по технологическим вопросам;

• принимает участие в конференциях и состоит в профессиональных организациях;

• может выступать в средствах массовой информации как технологический консультант/эксперт.

Глава 12 Управление проектами

Определение проекта

В отечественной практике это понятие до недавнего времени использовалось преимущественно в технической сфере. Под проектом обычно подразумевалась разработка документации для создания каких-либо зданий или сооружений. А сам процесс разработки назывался проектированием.

В зарубежных странах для обозначения данного процесса проектирования использовался другой термин – «designing» (дизайн, проектирование здания, разработка изделия), а понятие «project» (проект) трактуется более широко.

Существует ряд определений понятия «проект», каждое из которых имеет право на существование. Специалисты по управлению проектами пользуются тем из них, что наиболее подходит к решаемой ими задаче.

«Проект – некое предприятие с изначально установленными целями, достижение которых определяет завершение проекта» (США, Институт управления проектами (PMI)).

«Проект – это отдельное предприятие с определенными целями, часто включающими требования по времени, стоимости и качеству достигаемых результатов» (Великобритания, Английская ассоциация проект-менеджеров).

«Проект – это предприятие (намерение), которое в значительной степени характеризуется неповторимостью условий в их совокупности, например:

• задание цели;

• временные, финансовые, людские и другие ограничения;

• разграничения от других намерений;

• специфическая для проекта организация его осуществления» (Германия, DIN 69901).

Под проектом понимается комплекс взаимосвязанных мероприятий, предназначенных для достижения, в течение заданного периода времени и при установленном бюджете, поставленных задач с четко определенными целями» (Мировой банк, «Оперативное руководство» № 2.20).

На основании приведенных определений мы можем выделить общие признаки проекта:

• изменения – основное содержание проекта;

• ограниченная во времени цель;

• ограниченная по времени продолжительность проекта;

• бюджет проекта;

• ограниченность требуемых ресурсов;

• новизна;

• комплексность;

• правовое и организационное обеспечение проекта;

• разграничение с другими намерениями и видами деятельности.

Типы и виды проектов

Проекты, реализуемые в разных областях, имеют значительные различия. Поэтому для выбора того или иного подхода к управлению конкретным проектом необходимо предварительно разобраться с особенностями именно этого типа или вида проекта.

Классификация проектов может быть проведена по различным основаниям. Мы рассмотрим лишь наиболее распространенные ее варианты.

Типы проектов

Различаются по сферам деятельности, в которых осуществляется проект:

• технический (строительство здания или сооружения, внедрение новой производственной линии, разработка программного обеспечения и т. д.);

• организационный (реформирование существующего или создание нового предприятия, внедрение новой системы управления, проведение международной конференции и т. д.);

• экономический (приватизация предприятия, внедрение системы финансового планирования и бюджетирования, введение новой системы налогообложения и т. д.);

• социальный (реформирование системы социального обеспечения, защита необеспеченных слоев населения, преодоление последствий природных и социальных потрясений);

• смешанный (проекты, реализуемые сразу в нескольких областях деятельности; к примеру, проект реформирования предприятия, включающий внедрение системы финансового планирования и бюджетирования, разработку и внедрение специального программного обеспечения и т. д.).

Классы проектов

Различаются по составу, структуре и предметной области проекта:

• монопроекты – отдельные проекты различного типа и назначения, имеющие определенную цель, четко очерченные рамки по финансам, ресурсам, времени, качеству и предполагающие создание единой проектной группы (инвестиционные, инновационные и др.);

• мультипроект – комплексный проект, состоящий из ряда монопроектов и требующий применения многопроектного управления (реформирование существующих и создание новых предприятий, разработка и внедрение внутрифирменных систем);

• мегапроект – целевые программы развития регионов, отраслей и др. образований, включающие ряд моно– и мультипроектов (план Маршалла, создание Общеевропейского рынка, развитие Южной Кореи и т. д.).

Масштабы проектов

В американской практике существует деление проектов по масштабности:

• малые проекты – капиталовложения до $10–15 млн.; трудозатраты 40–50 тыс. человеко-часов. Примеры: опытно-промышленные установки, небольшие промышленные предприятия, модернизация действующих производств;

• мегапроекты – целевые программы, содержащие множество взаимосвязанных проектов, объединенных общей целью, выделенными ресурсами и отпущенным на их выполнение временем. Отличительные черты: капиталовложения – от $1 млрд. и более, нетрадиционные формы финансирования (акционерные, смешанные) – обычно консорциум фирм, трудоемкость – 2 млн. человеко-часов – на проектирование, 15–20 млн. человеко-часов – на строительство, 5–7 и более лет – срок реализации.

Виды проектов

Различаются по характеру предметной области:

• инвестиционный проект – главная цель – создание или реновация основных фондов организаций, требующие вложения инвестиций;

• инновационный проект – главная цель – разработка и применение новых технологий, «ноу-хау» и других нововведений, обеспечивающих развитие организаций;

• научно-исследовательский;

• учебно-образовательный;

• смешанный.

По длительности:

• краткосрочный – до 3 лет;

• среднесрочный – от 3 до 5 лет;

• долгосрочный.

Участники проекта и его окружение

Проект имеет ряд свойств, о которых необходимо помнить для того, чтобы методически правильно организовать работу по его реализации:

• сферу деятельности, в которой появляется и развивается проект, можно условно разделить на собственно «проект» и «окружение проекта» (внешнюю среду);

• проект не является жестким и стабильным образованием – ряд его элементов в процессе реализации могут переходить в состав проекта из внешней среды и обратно;

• элементы проекта могут использоваться как в его составе, так и вне его. Например, специалисты, одновременно работающие как над реализацией конкретного проекта, так и над решением других проблем (в частности, над выполнением какого-то другого проекта);

• рядовому сотруднику, участвующему в реализации конкретного проекта, обычно все равно, находится он или объект, с которым ведется работа, внутри или вне этого проекта. Для специалиста важно то, какую работу он выполняет и какое вознаграждение за нее получит. Совсем другое дело – ответственные исполнители проекта и руководители организаций, участвующих в нем. Для них вопрос о том, где они находятся – вне или внутри проекта, – один из значимых факторов для успешной работы.

Окружение проекта представляет собой сложный комплекс взаимосвязанных отношений, которые постоянно воздействуют на проект по мере его реализации. Кроме того, большинство проектов сами воздействуют на окружающую среду, и это, в частности, наблюдается в инфраструктуре проекта.

Еще более важно то, что факторы окружения проекта сами изменяются в процессе осуществления проекта, особенно если он длится несколько лет и реализуется поэтапно. Это ведет к увеличению неопределенности и риска.

В окружении проекта можно выделить среду предприятия, в рамках которого осуществляется проект, и внешнюю среду или окружение самого предприятия.

Проект в среде предприятия

Проект можно рассматривать как кратковременную мини-организацию внутри предприятия. На проект оказывают влияние все подразделения предприятия, с которыми связан процесс его появления и реализации. Как правило, это подразделения из следующих сфер деятельности (рис. 12.1):

• руководство предприятия – определяет цели и основные требования к проекту, исходя из стратегии организации;

• служба финансов – определяет бюджетные рамки проекта, а также способы и источники финансирования;

• отдел сбыта – формирует требования и условия для проекта, связанные с рынком сбыта, поведением покупателей и действиями конкурентов;

• сфера производства – связана с рынком средств производства, необходимых для проекта;

• служба материального обеспечения – связана с рынком сырья и полуфабрикатов; формирует требования к проекту, вытекающие из возможностей обеспечения сырьем, материалами и оборудованием по приемлемым ценам;

• сфера инфраструктуры – связана с рынком услуг и различных видов сервиса (реклама, транспорт, связь, телекоммуникации, информационное и инженерное обеспечение и т. д.);

• служба очистки и утилизации промышленных отходов – связана с требованиями по охране окружающей среды и разумным использованием отходов производства.

Информационные технологии и управление предприятием Участники проекта и его окружение.

Рис. 12.1. Проект в составе предприятия

Внешнее окружение проекта Внешнее окружение проекта оказывает влияние на проект как через предприятие, так и напрямую. Причем, чем больше масштаб проекта, тем сильнее влияние на него факторов внешнего окружения. К наиболее существенным факторам внешнего окружения проекта относятся:• политические условия (политическая стабильность, поддержка проекта правительством, уровень преступности и т. д.);• экономические условия (тарифы и налоги, уровень инфляции, стабильность валюты, развитость банковской системы, уровень цен, состояние рынков и т. д.);• социальные условия (уровень жизни, уровень образования, отношение местного населения к проекту и т. д.);• правовые условия (законы и нормативные акты, права собственности и т. д.);• культурные условия;• природные и географические условия;• используемая в проекте технология;• потребители продукции проекта;• конкуренты;• факторы инфраструктуры.Из всех перечисленных факторов окружения проекта менеджеру следует выделить и проанализировать только те, которые могут оказать существенное влияние на его реализацию. Пропуск каких-то значимых факторов окружения при подготовке и планировании проекта может привести к его кризису и «разрушению».Участники проекта Помимо проектного коллектива к числу участников проекта относятся различные внешние специалисты и организации, которые взаимодействуют с проектом на разных стадиях его осуществления. Необходимость изучения внешних участников возникает в связи с тем, что наряду со спонсорами, владельцами и потребителями эти люди управляют работой менеджера проекта и его команды.Для эффективного взаимодействия с внешними участниками проекта требуется:• выявить всех участников, которые могут реально влиять на проект;• провести классификацию участников по степени их воздействия на проект;• установить приоритеты в требуемых связях с внешними участниками.Выявление участников проекта:• инициатор проекта – в качестве инициатора может выступать практически любой из будущих участников проекта. Он выдвигает главную идею, готовит предварительное обоснование и предложения по осуществлению проекта. Но деловая инициатива по осуществлению проекта принадлежит заказчику или владельцу;• заказчик – будущий владелец проекта и потребитель его результатов. Он определяет основные требования к проекту и обеспечивает его финансирование за счет своих либо привлеченных от спонсоров или инвесторов средств. Он же заключает контракты с основными исполнителями проекта и управляет процессами взаимодействия между всеми участниками проекта;• инвесторы – банки, инвестиционные фонды, другие организации или физические лица, которые вкладывают средства в проект с целью получения на вложенные инвестиции максимально возможной прибыли. Инвесторы заключают соответствующие контракты с заказчиком, а затем контролируют их выполнение и осуществляют необходимые расчеты с другими участниками проекта по мере его реализации;• потребители конечной продукции проекта – это может быть как сам заказчик, так и различные организации и физические лица, являющиеся покупателями конечной продукции проекта. Они определяют требования к производимой продукции и оказываемым услугам. От их поведения зависит возмещение затрат и прибыль от проекта;• поставщики – организации, осуществляющие поставки материалов, оборудования, транспортных средств и т. д. на контрактной основе;• конкуренты основных участников проекта;• органы власти – представители местных, региональных и центральных органов власти, контролирующие выполнение определенных государственных и общественных требований к проекту;• лицензиары – организации, выдающие лицензии на право выполнения определенных видов работ и услуг, ведение торгов, на право владения земельным участком и т. д.;• консалтинговые, инжиниринговые, юридические организации, вовлеченные в процесс осуществления проекта;• общественные группы и организации, население, чьи значимые интересы затрагивает реализация проекта.Этот перечень участников не является исчерпывающим и может дополняться другими позициями, которые важны для той или иной области проектной практики с учетом ее специфики.После выявления основных участников проекта каждый из них может быть отнесен к одной из следующих категорий в соответствии с их возможностью влиять на проект:• контролируемые;• допускающие возможность влияния на них;• требующие высокой признательности.Внутри каждой категории участники также могут быть проранжированы по степени их возможного влияния на проект.

Базовые принципы и функции управления проектом

«Управление проектом (УП), или Project Management (PM), – это искусство руководства и координации людских и материальных ресурсов на протяжении жизненного цикла проекта путем применения современных методов и техники управления для достижения определенных результатов по составу и объему работ, стоимости, времени, качеству и удовлетворению участников проекта» (определение дано московским отделением Ассоциации управления проектами Project management Institute – PMI (Институт управления проектами)).

Сущность методологии УП – это сосредоточение прав и ответственности за достижение целей проекта у одного человека или небольшой группы. Этот человек – менеджер проекта – обеспечивает реализацию проекта, реализуя ключевые функции по управлению им.

Все методы управления проектами базируются на следующих принципах:

• согласование целей проекта со всеми заинтересованными в нем сторонами;

• тщательный подбор команды проекта, члены которой должны знать, перед кем они отчитываются, а управляющий проекта должен иметь все полномочия для работ по проекту;

• распределение ответственности между руководителями отдельных направлений;

• планирование основных совещаний и их целей;

• регулярная рассылка достоверной информации об ответственности участников проекта, о результатах совещаний, действиях и изменениях;

• четкий контроль хода выполнения проекта;

• регулярная проверка управляющим проекта выполнения сметы и выдача предупреждений в случае опасности перерасхода средств;

• сопротивление внесению изменений в проект при сохранении необходимой гибкости;

• открытое обсуждение проблем участниками проекта;

• решение проблем сегодня, так как завтра могут возникнуть новые проблемы.

К основным функциям УП специалисты из PMI (Международная ассоциация управления проектами) относят:

• базовые функции:

– предметная область;

– качество;

– время;

– стоимость;

• интегрированные функции:

– надежность и риск;

– трудовые (людские) ресурсы;

– контракты (материально-техническое снабжение – закупки, поставки);

– коммуникации и информация.

Такой подход к определению функций УП может быть полезен для руководителя проекта тем, что достаточно удобно структурирует поле его управленческой деятельности и позволяет определить для выполнения каждой из функций наиболее эффективный инструментарий.

Основные фазы жизненного цикла проекта

Типичный жизненный цикл проекта состоит из четырех фаз:

• начальная фаза (концепция);

• фаза разработки;

• фаза реализации;

• фаза завершения.

Начальная фаза посвящена разработке концепции проекта и включает:

• сбор исходных данных и анализ существующего состояния (предварительное обследование);

• выявление потребности в изменениях (в проекте);

• определение проекта:

– цели, задачи, результаты;

– основные требования, ограничительные условия, критерии;

– уровень риска;

– окружение проекта, потенциальные участники;

– требуемое время, ресурсы, средства и др.;

• определение и сравнительная оценка альтернатив;

• представление предложений, их апробация и экспертиза;

• утверждение концепции и получение одобрения для следующей фазы.

На этапе разработки создаются основные компоненты проекта и проводится подготовка к его реализации. Основные работы, выполняемые на этом этапе:

• назначение руководителя проекта и формирование команды проекта, в первую очередь ключевых членов команды;

• установление деловых контактов и изучение целей, мотивации и требований заказчика и владельца проекта, других ключевых участников;

• развитие концепции и разработка основного содержания проекта:

– конечный результат(ы) и продукт(ы);

– стандарты качества;

– структура проекта;

– основные работы;

– требуемые ресурсы;

• структурное планирование, в том числе:

– декомпозиция проекта;

– календарные планы и укрупненные графики работ;

– смета и бюджет проекта;

– потребность в ресурсах;

– процедуры УП и техника контроля;

– определение и распределение рисков;

• организация и проведение торгов, заключение субконтрактов с основными исполнителями;

• организация выполнения базовых проектных и опытно-конструкторских работ по проекту;

• представление проектной разработки;

• получение одобрения на продолжение работ по проекту.

Фаза реализации – выполняются основные работы, необходимые для достижения целей проекта. Данная фаза включает:

• организацию и проведение торгов, заключение контрактов;

• полный ввод в действие разработанной системы УП;

• организацию выполнения работ;

• ввод в действие средств и способов коммуникации и связи участников проекта;

• ввод в действие системы стимулирования (участников) проекта;

• детальное проектирование и технические спецификации;

• оперативное планирование работ;

• установление системы информационного контроля за ходом работ;

• организацию и управление материально-техническим обеспечением работ, в том числе запасами, покупками, поставками;

• выполнение работ, предусмотренных проектом (в том числе производство строительно-монтажных и пуско-наладочных работ);

• руководство, координация работ, согласование темпов, мониторинг прогресса. Прогноз состояния, оперативный контроль и регулирование основных показателей проекта:

– ход работ, их темпы;

– качество работ и проекта;

– продолжительность и сроки;

– стоимость и другие показатели;

• решение возникающих проблем и задач.

Завершающая фаза или окончание проекта – достигаются конечные цели проекта, подводятся итоги, разрешаются конфликты и проводится закрытие проекта.

Основные работы, выполняемые на этом этапе:

• планирование процесса завершения;

• эксплутационные испытания окончательного продукта(ов) проекта;

• подготовка кадров для эксплуатации создаваемого объекта;

• подготовка документации, сдача объекта заказчику и ввод в эксплуатацию;

• оценка результатов проекта и подведение итогов;

• подготовка итоговых документов;

• закрытие работ и проекта;

• разрешение конфликтных ситуаций;

• реализация оставшихся ресурсов;

• накопление фактических и опытных данных для последующих проектов;

• расформирование команды проекта.

Обращаем ваше внимание на то, что работы последних трех фаз проекта могут выполняться как последовательно, так и параллельно.

Очень важно представлять, как жизненный цикл проекта соотносится с жизненным циклом вашего предприятия и жизненным циклом продукта, на изменение которого он направлен. Сравнить упомянутые жизненные циклы вы сможете с помощью рис. 12.2.

Информационные технологии и управление предприятием Основные фазы жизненного цикла проекта.

Рис. 12.2. Типичный жизненный цикл проекта в контексте жизненного цикла организации и жизненного цикла продукта/оборудования (PMI, США)

Понятие «команда проекта»

Команда проекта – это временная группа специалистов, создаваемая на период выполнения проекта. Основная задача этой группы – обеспечение достижения целей проекта.

Отечественные специалисты выделяют пять этапов в жизненном цикле команды проекта.

Формирование

На этом этапе члены команды знакомятся друг с другом. Менеджер проекта занимается формированием благоприятных взаимоотношений и эффективного взаимодействия в команде, сплочением участников на основе главной цели проекта. Начинается выработка общих норм и согласование ценностей. Кроме этого, менеджер выстраивает эффективные отношения с окружением и внешними участниками проекта.

Этап срабатываемости участников

В процессе совместной работы над проектом проявляются различия в подходах и методах, используемых участниками, возникают трудности и конфликтные ситуации в работе команды.

Менеджер проекта уделяет особое внимание формированию конструктивных позиций у участников проекта при решении возникающих проблем и оптимальному распределению ролей в команде.

Этап нормального функционирования

К этому этапу у участников уже формируется чувство команды, все они, как правило, понимают, что от них требуется для достижения общей цели, и выполняют определенную часть работы. Этот этап является самым продолжительным и самым продуктивным для проекта.

Этап реорганизации

На этом этапе менеджер, как правило, производит изменения в количественном и качественном составе команды. Это связано с различными причинами, включая изменения в объемах и видах работ, необходимость замены некоторых работников из-за их непригодности, потребность в привлечении новых специалистов или временных экспертов.

Этап расформирования команды

По завершении проекта команда расформировывается. Два типичных сценария развития событий на этом этапе таковы.

В первом случае, когда команда достигает успеха в реализации проекта, все ее участники получают удовлетворение от совместной работы и готовы к дальнейшему сотрудничеству. При открытии нового проекта менеджер, как правило, приглашает в команду этих же людей.

Во втором случае, когда проект не успешен, команда расформировывается и в дальнейшем чаще всего в таком составе не собирается.

Опыт реализации различных проектов показывает, что оптимальный период работы проектной команды 1,5–2 года. Затем ее эффективность падает. Для решения данной проблемы специалисты рекомендуют периодически возвращать участников проекта в функциональные подразделения и привлекать новых сотрудников.

По количеству участников наиболее эффективными являются команды или группы, входящие в состав команд, численностью 6–8 человек.

По данным одного из опросов, проведенных Американской ассоциацией менеджеров, были выявлены весьма интересные тенденции, связанные с конфликтами в организациях:

• менеджеры высшего и среднего уровня тратят на разрешение конфликтов около 24 % рабочего времени;

• возможность управления конфликтами приобрела более важное значение в последние 10 лет;

• управление конфликтами имеет для менеджеров вес равный или больший, чем планирование, мотивация и принятие решений;

• источником конфликта в команде, как правило, являются психологические факторы (отсутствие взаимопонимания, недостатки в общении, столкновения личных интересов, различия в системе ценностей);

• наличие конфликтной ситуации в процессе управления проектом менеджеры считают типичным и даже нормальным явлением.

Типы конфликтов:

• внутриличностный;

• межличностный;

• между личностью и группой;

• межгрупповой.

Основные причины возникновения конфликтов в управлении проектами можно представить следующим образом:

• конфликт из-за приоритетов в проекте:

– мнения участников проекта о последовательности работ и задач различаются;

• конфликт из-за административных процедур:

– расхождения между участниками по поводу того, как должен управляться проект;

• конфликт из-за технических решений:

– несогласие по техническим вопросам и технологии производства работ.

• конфликт из-за людских ресурсов:

– набор исполнителей из других подразделений и распределения их по направлениям работ;

• конфликт из-за увеличения стоимости:

– перерасходы, вызванные авариями и другими непредвиденными ситуациями, увеличивающими стоимость проекта;

• конфликт из-за выполнения календарного плана;

– несогласие из-за времени и последовательности выполнения проектных задач;

• конфликт из-за личных взаимоотношений:

– для разрешения конфликта менеджер сначала должен выявить реальные причины конфликта, а затем использовать наиболее подходящие стратегии и методы для управления конфликтной ситуацией.

Ключевые факторы эффективной организации деятельности команды

Основными факторами, влияющими на снижение количества конфликтных ситуаций и эффективность работы команды в ходе проекта, являются:

• владение рефлексивными навыками. Это навыки выхода из осуществляемой деятельности, ее реконструкция, анализ и нормирование с целью выработки образцов поведения в преодолении возникших затруднений в новой деятельности. Основная идея: если ты встретил препятствие, не преодолевай его, это сигнал об ошибках в твоих собственных действиях;

• учет этапа формирования команды.

Среди этапов развития команды выделяют следующие:

– формирование (решающая роль – у лидера команды; необходимо прояснить цели, роли, ответственность и процедуры, которые имеют отношение к действиям команды);

– бурление (разрешение возникающих споров, обмен мнениями, воодушевление команды на достижение намеченных целей; опасность – авторитарный стиль);

– нормирование (установление общих норм, способствующих эффективной работе команды);

– функционирование (команда объединена и работает эффективно для достижения своих целей; необходимые качества для построения команды на этом этапе – одобрение, оценка, уменьшение числа инструктажей, выслушивание полезных замечаний);

– расформирование (для членов команды проекта важна информация о том, насколько хорошо они сделали работу, смогут ли справиться с новыми задачами);

• ролевое распределение в команде. Типы ролей в команде:

– председатель;

– формирователь;

– мыслитель;

– исследователь ресурсов;

– исполнитель;

– оценивающий;

– коллективист;

– доводящий до конца;

• учет мотивации персонала. Эффективность системы вознаграждений зависит от того, насколько она соответствует потребностям тех, для кого предназначена. Иерархия потребностей выглядит следующим образом (по А. Маслоу):

– потребности в самоактуализации;

– потребности в уважении, признании;

– социальные потребности;

– потребности в безопасности;

– физиологические потребности;

• владение навыками коммуникаций в команде. Теория коммуникаций утверждает, что в зависимости от того, как люди используют слова и язык, создается и формируется их представление о реальности. Основные навыки, используемые в теории коммуникаций:

– активное слушание;

– переформулирование контекста утверждений;

– вопросы вместо заявлений;

– «поддавайтесь сопротивлению»;

– использование парадоксальных решений;

– содержательная и в положительном ключе формулировка спорных вопросов;

– знание техники проведения переговоров. Типы применяемых подходов: мягкий, жесткий, принципиальный;

• владение техникой проведения совещаний. Типы совещаний: ориентированные на информацию, ориентированные на действия (планирование, решение проблемы, принятие решения), ориентированные одновременно на информацию и действие.

Варианты способов принятия решения:

– консенсус;

– выработка решения в рамках определенных условий;

– решение и объяснение;

– сбор мнений отдельных людей и принятие решения;

– выяснение мнения группы и принятие решения. Стадии совещания:

– открытие (идеи, мнения, информация);

– сужение (упорядочивание информации);

– закрытие (отбор информации, по которой достигнуто согласие, для принятия решения).

Методы управления проектом

В настоящее время существует целый ряд стандартов и технологий управления проектами, например:

• стандарты в области управления проектами (PMI, IPMA, PRINCE II, AIPM и др.);

• корпоративные технологии управления проектами (RUP, PJM, NASA).

Корпоративные технологии формируются на основе стандартов управления проектами. Они рассматривают вопросы управления проектами более подробно по сравнению со стандартами и, как правило, включают набор шаблонов управленческих документов. С целью изучения наиболее передового опыта управления проектами рассмотрим подробно одну из корпоративных технологий, которая, по мнению автора, зарекомендовала себя с лучшей стороны в условиях российского рынка.

Project Management Method (PJM) – это стандарт подхода фирмы Oracle к управлению проектами. Цель PJM – определить структуру, в рамках которой проекты в области информационных технологий можно было бы согласованно планировать, оценивать, контролировать и завершать. Необходимость в такой согласованности обусловлена тем, что в современных условиях для удовлетворения потребностей бизнеса реализация проектов обычно включает использование различных методов, средств и подходов.

Отличительными чертами выполняемых по проекту работ являются ограниченность по времени и уникальность. Ограниченность по времени означает, что каждый проект имеет конечную точку, которая знаменует собой либо достижение целей проекта, либо прекращение проекта. Уникальность выражается в том, что в любом проекте есть что-то, чего не было раньше.

Процессы

В основе метода лежит процессно-ориентированная методология, которая может быть приспособлена под специфику того или иного проекта.

Процесс – это набор или цепочка взаимосвязанных задач и подпроцессов, отвечающих цели проекта.

Представленные на рис. 12.3 пять процессов в совокупности образуют полный комплект задач, необходимых для управления проектом в области информационных технологий. Любой проект включает большую часть (если не все) этих процессов. Они перекрываются друг с другом по времени и взаимоувязываются посредством общих результатов.

Информационные технологии и управление предприятием Процессы.

Рис. 12.3. Процессы

Контроль и отчетность Процесс «Контроль и отчетность» включает задачи, цель выполнения которых – подтвердить область применения проекта и подходы к его выполнению, организовать управление изменениями и контроль за рисками. Также в рамках данного процесса рассматриваются вопросы, связанные с контролем планов проекта и подготовкой отчетности о его состоянии.Управление работами Задачи процесса «Управление работами» позволяют определять, отслеживать и направлять всю работу, выполняемую по проекту. К целям, реализуемым в данном процессе, относится также мониторинг финансовых аспектов проекта.Управление ресурсами Цель процесса «Управление ресурсами» заключается в достижении нужного для проекта уровня подбора персонала и подготовки инфраструктуры проекта.Управление качеством Процесс «Управление качеством» содержит описание системы мер по обеспечению качества, реализация которых позволит достичь целей и ожиданий заказчика в течение жизненного цикла проекта.Управление конфигурацией Процесс «Управление конфигурацией» включает задачи, регламентирующие хранение, организацию и контроль всех элементов конфигурации, произведенных в рамках проекта и полученных для использования в нем.

Организация задач в проекте

В каждом процессе PJM все задачи и подпроцессы организованы в три группы (рис. 12.4). Такая организация предназначена для поддержки выполнения задач в тех процессах проекта, которые непосредственно отвечают за создание продуктов и услуг. Эти группы задач образуют модель жизненного цикла, которая может быть использована для организации проектных работ фактически любого типа.

Информационные технологии и управление предприятием Организация задач в проекте.

Рис. 12.4. Модель жизненного цикла

Задачи планирования определяют рамки проекта с точки зрения области применения, качества, времени и стоимости. Кроме того, в этих задачах рассматриваются вопросы, связанные с организацией ресурсов для выполнения проекта. Подпроцессы контроля выполняются параллельно с исполняемыми задачами. Контроль осуществляется, чтобы убедиться в соответствии предпринимаемых шагов целям проекта и, в случае необходимости, предпринять корректирующие действия. Подпроцессы контроля могут иметь как непрерывный характер, так и выполняться дискретно, по мере необходимости. Их можно координировать друг с другом посредством обмена информацией и синхронизации действий.Задачи завершения формализуют процедуру приемки результатов проекта и организуют его завершение. Оно означает достижение удовлетворительных итогов проекта и урегулирование всех нерешенных проблем до передачи результатов проекта заказчику.

Жизненный цикл процесса управления проектом

Разделение проекта на этапы обеспечивает высокую степень контроля управления и снижает уровень неорганизованности. Окончание каждого этапа характеризуется подготовкой набора проектных результатов, которые передаются заказчику для анализа и приемки. Переход от одного этапа к другому представляет собой стратегическую точку в ходе выполнения проекта, в которой подтверждается его развитие в направлении, соответствующем потребностям заказчика. Все этапы проекта образуют его жизненный цикл.

Совмещение описанной выше модели жизненного цикла и жизненного цикла проекта дает возможность продемонстрировать сроки выполнения тех или иных задач и подпроцессов управления проектом.

Задачи планирования, контроля и завершения, входящие в каждый из процессов PJM, служат для двух различных уровней управления – для управления проектом и для управления этапом. В результате в жизненном цикле управления проектом (см. рис. 12.5) все задачи PJM образуют пять категорий.

Информационные технологии и управление предприятием Жизненный цикл процесса управления проектом.

Рис. 12.5. Процессы и жизненный цикл управления проектом

Таким образом, выделяют следующие категории жизненного цикла управления проектом: • планирование проекта – задачи, относящиеся к данной категории, определяют проект с точки зрения области применения, качества, времени и стоимости. Также в этих задачах описываются организация работы с ресурсами и обязанности по ведению проекта;• планирование этапа – в эту категорию объединены задачи, которые корректируют планы и процедуры проекта в зависимости от этапа; контроль этапа – задачи из этой категории выполняются параллельно с этапом создания продукта и предназначены для мониторинга и составления отчетности по ходу этапа;• завершение этапа – задачи из этой категории обеспечивают окончание работ по этапу и приемку результатов этапа;• завершение проекта – результатом выполнения задач, относящихся к данной категории, является достижение удовлетворительных итогов проекта и урегулирование всех нерешенных проблем до окончания проекта.Планирование проектаВ данном разделе описывается категория «Планирование проекта» (рис. 12.6), входящая в жизненный цикл PJM. Цель планирования – выяснить цели и подход проекта по отношению к области определения, качеству, времени и стоимости.Информационные технологии и управление предприятием Жизненный цикл процесса управления проектом.Рис. 12.6. Категория «Планирование проекта»

Цели планирования проекта: • определение области применения, технических целей и бизнес-целей, а также распределение ресурсов и разработка графика проекта;• составление базового рабочего плана обучения заказчика и подготовки требований к ресурсам проекта;• подготовка финансового плана проекта, который будет использоваться для контроля финансового состояния;• получение подтверждения со стороны заказчика и исполнителя на выполнение проекта;• определение показателей, на основе которых будет оцениваться качество процессов и результатов проекта;Критическими факторами успеха при планировании проекта являются:• область применения; цели и подход согласованы и однозначно трактуются всеми сторонами, принимающими участие в проекте;• климат в коллективе соответствует настрою на успешную реализацию проекта;• проектные риски идентифицированы, и установлены меры по их сдерживанию;• заказчик считает рабочий план проекта приемлемым с точки зрения области применения и произведенных оценок рисков;• заказчик осознает свои обязательства по обеспечению ресурсами для поддержки выполнения рабочего плана проекта.В табл. 12.1 приводится перечень задач и результатов на этапе планирования проекта.Таблица 12.1. Зависимости между задачами Информационные технологии и управление предприятием Жизненный цикл процесса управления проектом.На рис. 12.7 продемонстрированы зависимости между задачами при планировании проекта.Информационные технологии и управление предприятием Жизненный цикл процесса управления проектом.Рис. 12.7. Зависимость между задачами при планировании проекта

Планирование этапа.

В данном разделе описывается категория «Планирование этапа» (рис. 12.8), входящая в жизненный цикл PJM. Цель планирования этапа – подготовиться к реализации задач этапа проекта.

Информационные технологии и управление предприятием

Рис. 12.8. Категория «Планирование этапа»

Основные цели планирования этапа: • внесение корректировок в область применения проекта, которые отражали бы изменения, согласованные сторонами на предшествующем этапе;• создание подробного рабочего плана реализации этапа;• получение подтверждения от заказчика на выделение требуемых ресурсов и выполнение необходимых обязательств;• определение изменений в инфраструктуре, которые нужно произвести для поддержки реализации этапа;• обеспечение необходимыми ресурсами для реализации этапа;Критические факторы успеха при планировании этапа:• изменения в области определения в полном объеме рассмотрены и учтены в планах на этап;• выявление новых рисков, определение ограничений и мер по сдерживанию рисков;• стандарты и процедуры, необходимые для реализации этапа и получения качественных результатов, должны быть ясно и четко разъяснены персоналу;• вовремя созданная инфраструктура;• и исполнитель, и заказчик обеспечивают непрерывность в использовании ключевого персонала;• каждый член команды проекта осознает свою роль в выполнении рабочего плана и получении необходимых результатов.Контроль этапаВ данном разделе описывается категория «Контроль этапа» (рис. 12.9), входящая в жизненный цикл PJM. Цель контроля этапа – мониторинг, оценка, управление и получение отчетности.Информационные технологии и управление предприятиемРис. 12.9. Категория «Контроль этапа»

Основные цели этого этапа: • осуществление контроля за областью применения, качеством, стоимостью и графиком задач и результатов этапа с целью оправдания в полной мере ожиданий заказчика;• мониторинг за состоянием выполнения этапа, выявление расхождений и перепланирование с целью корректировки выявленных расхождений;• готовность к возможным рискам, принятие превентивных мер для их сдерживания;• обеспечение целостности результатов этапа и гарантий согласованности этих результатов с целями проекта;• эффективное разрешение спорных вопросов и проблем, определение их основополагающих причин и принятие мер по исправлению;• проведение кадровой политики с целью обеспечения успешной работы и эффективной организации.Критические факторы успеха при контроле этапа:• область применения, цели и «движение» проекта, согласованные и однозначно воспринимаемые всеми сторонами;• поддержание соответствия между интересами сторон и целями проекта;• изменения в области применения и основные спорные вопросы решаются на соответствующем уровне компетенции, быстро и по существу;• регулярные обзоры состояния работ и активные действия, предпринимаемые для коррекции расхождений с рабочим планом;• управление проектом необходимо для поддержания и претворения в жизнь мер по обеспечению качества;• результаты проекта защищены от несанкционированных изменений; основные положения проекта полностью отвечают его требованиям.В табл. 12.2 приводится перечень задач и результатов контроля этапаТаблица 12.2. Зависимости между задачами Информационные технологии и управление предприятием

Таблица 12.2. Зависимости между задачами (окончание) Информационные технологии и управление предприятиемНа рис. 12.10 продемонстрированы зависимости между задачами при контроле этапа.Информационные технологии и управление предприятиемРис. 12.10. Зависимость между задачами при контроле этапа Завершение этапаВ данном разделе описывается категория «Завершение этапа» (рис. 12.11), входящая в жизненный цикл PJM. Цель завершения этапа – обеспечить принятие заказчиком ключевых результатов данного этапа и подтвердить завершение этапа к взаимному удовлетворению исполнителя и заказчика.Информационные технологии и управление предприятиемРис. 12.11. Категория «Завершение этапа»

Цели завершения этапа: • проверка соответствия результатов этапа установленным критериям качества и стандартам;• обеспечение мер для приемки заказчиком результатов этапа;• высвобождение из проекта персонала и физических ресурсов, не задействованных более в проекте.Критическими факторами успеха при завершении этапа являются:• процедура приемки этапа, точно соответствующая плану качества проекта;• разрешенные до приемки результатов спорные вопросы и проблемы, которые влияют на результаты этапа;• полная, точная и соответствующая стандартам проекта информация, касающаяся контроля изменений, контроля конфигурации и качества.Завершение проектаВ данном разделе описывается категория «Завершение проекта» (рис. 12.12), входящая в жизненный цикл PJM. Цель завершения проекта – обеспечить принятие заказчиком результатов проекта и организованно его закрыть. При хорошо управляемом завершении проекта должно быть продемонстрировано, что потребности заказчика удовлетворены и намеченные цели достигнуты.Информационные технологии и управление предприятиемРис. 12.12. Категория «Завершение проекта»

Цели завершения проекта: • утверждение заказчиком всех результатов проекта;• закрытие всех договорных соглашений с заказчиком;• передача дел (результаты проекта, аппаратное обеспечение и др.) команде сопровождения (если такая имеется);• высвобождение из проекта персонала и физических ресурсов;• подготовка документации (в том числе в архивном виде) с описанием результатов проекта.Критическими факторами успеха при завершении проекта являются:• проработка вопросов, касающихся планирования приемки результатов и определения критериев приемки, на более ранних стадиях;• отлаженное взаимодействие с заказчиком и управляемые ожидания;• наличие запаса времени для возможных доработок при осуществлении приемки;• решение проблем и спорных вопросов до начала процедуры приемки.В разделе «Подход» дается описание подхода, который используется при завершении проекта (см. табл. 12.3).Таблица 12.3. Зависимости между задачами Информационные технологии и управление предприятием

На рис. 12.13 продемонстрированы зависимости между задачами при завершении проекта. Информационные технологии и управление предприятиемРис. 12.13. Зависимость между задачами при завершении проекта

Глава 13 Современные модели управления информационными технологиями

В настоящее время наибольшее распространение в мире получили следующие стандарты управления информационными технологиями:

• COBIT;

• ITIL/ITSM.

Эти стандарты имеют как общие черты, так и отличия. Последние касаются в основном способов использования и уровня развития. Прежде чем говорить о сходстве и различии стандартов, целесообразно ознакомиться с их содержанием. Полный текст стандартов приводится в специальных изданиях, поэтому данное описание не претендует на полноту.

Стандарт COBIT

В настоящее время стандарт COBIT, переживая третье издание, продвигается и поддерживается ассоциацией ISACA Первое издание состоялось в 1996 г. Стандарт описывается примерно в 30 книгах (в некоторых источниках указывается 34 книги).

Он состоит из четырех доменов:

• планирование и организация;

• проектирование и внедрение;

• эксплуатация и сопровождение;

• мониторинг,

которые содержат 34 объекта высокого уровня (подгруппы), в свою очередь состоящих из 302 объектов контроля.

COBIT соответствует всем общепринятым мировым стандартам и инструкциям, включая:

• ISO, EDIFACT и т. д.;

• критерии оценки ИС и процессов: ITSEC, TCSEC, ISO 9000, SPICE, TickIT и т. д.;

• COSO, IFAC, IIA, AICPA, GAO, PCIE, ISACA и т. д.;

• производственные стандарты и требования промышленных форумов ESF, I4 и т. д.;

• специализированные требования промышленности.

Основное положение COBIT гласит: «Ресурсы информационных систем управляются набором естественно сгруппированных процессов для обеспечения организации необходимой и надежной информацией». Весь стандарт выстроен на основании этого утверждения.

Управление информационными технологиями по COBIT.

Управление информационными технологиями осуществляется с учетом потребностей бизнеса. Для этой цели должны быть определены информационные критерии. Организация работы ИТ-подразделения должна быть основана на отдельных процессах, а не на функциях.

Уровни планирования при управлении информационными технологиями:

• стратегический;

• тактический.

Конкретные временные горизонты планирования не указываются.

Стратегические вопросы, которые необходимо рассматривать при использовании ИТ:

• Существуют ли в организации информационные технологии, которыми «удовлетворяются» все информационные потребности?

• Какая инфраструктура в организации, как осуществляется управление рисками и насколько организация зависит от этого?

• С какими проблемами организация сталкивается при управлении информационными технологиями?

Тактические вопросы:

• Что является результатом ИТ-процессов?

• Что является решением проблем в информационных технологиях?

• Будут ли работать эти решения?

• Как их реализовать?

Цели управления информационными технологиями:

• доступ к устройствам;

• идентификация взаимодействующих сторон;

• физическая безопасность;

• обследование;

• непрерывное управление кризисными ситуациями;

• защищенность персонала;

• предотвращение сбоев и защита от них;

• оперативный автоматический мониторинг.

Критерии выбора информационной системы:

• требования бизнес-процессов – создать физическую среду, устойчивую к человеческим ошибкам, сбоям оборудования и ПО;

• возможности ИТ-ресурсов – обеспечить постоянный контроль с целью анализа работы оборудования и выявления отклонений в его работе;

• требования к информации – целостность и доступность.

Общая схема управления ИТ-департаментом приведена на рис. 13.1.

Информационные технологии и управление предприятием Стандарт COBIT.

Рис. 13.1. Схема управления ИТ-департаментом

Рекомендуемая схема построения ИТ-департамента: • сравнение возможностей информационных технологий (ресурсов) с требованиями бизнес-процессов;• эффективное использование целевых ресурсов:– кадры;– приложения;– технологии;– средства информатизации;– данные.Основное требование – достижение целей бизнеса.Принципы построения информационной системы:• сопоставление возможностей ИС (ресурсов) с требованиями процессов бизнеса;• эффективность;• оперативность;• конфиденциальность;• целостность;• доступность;• надежность.Проанализируем возможности использования целевых ресурсов для каждого процесса.В ИТ-подразделении для реализации вышеприведенных схем должны быть сформированы:• критические факторы успеха (КФУ) – предназначены для организации контроля ИТ-процессов;• ключевые индикаторы цели (КИЦ) – предназначены для контроля достижения целей ИТ-процессов;• ключевые индикаторы результата – предназначены для контроля результатов каждого ИТ-процесса.Примеры КФУ:• действия по управлению информационными технологиями интегрированы в процессы управления организации и стиль работы руководителей;• управление информационными технологиями сосредоточено на целях организации;• действия по управлению информационными технологиями формализованы;• методы аудита определены;• наблюдается интеграция процессов управления информационными технологиями;• учрежден комитет, наблюдающий за независимым аудитом.Критические факторы успеха процесса создания ИТ-подразделения: должны быть сформулированы наиболее важные проблемы, решение которых направлено на достижение контроля над ИТ-процессами.В рамках использования стандарта должны быть определены ключевые индикаторы целей (КИЦ) – комплекс измерений, показывающий, что информационные технологии удовлетворяют бизнес-требованиям, и ключевые индикаторы результата (КИР) – действия, необходимые для определения, насколько ИТ-процессы достигают поставленных целей. Примеры КИЦ:• улучшение управления производительностью и стоимостью;• увеличение доходов от инвестиций в информационные технологии;• сокращение времени запуска в продажу нового продукта или услуги;• выполнение требований клиента по бюджету и времени управления рисками и т. д.Примеры КИР:• увеличение рентабельности ИТ-процессов;• увеличение нагрузки на ИТ-структуру;• повышение производительности сотрудников.В настоящее время стандарт в основном применяется для управления инвестициями и оценки рисков, а также технического аудита ИТ-подразделений, включая перекрестный аудит (рис. 13.2).Информационные технологии и управление предприятием Стандарт COBIT.Рис. 13.2. Аудит ИТ-подразделения

Стандарты ITIL/ITSM

В современных условиях происходит смещение акцентов в управлении ИТ-службой предприятия, связанное с тем, что фактически бизнес-подразделения предприятия потребляют не информационные системы, а сервисы (решение проблем и задач бизнеса средствами информационных технологий), оценка которых должна производиться не только по предоставляемой функциональности, но и по качеству обслуживания (см. введение). При этом серьезно меняется модель управления ИТ-службой предприятия, объектом управления становится услуга (а не информационная система), целью – решение бизнес-задачи (а не обеспечение технических возможностей использования ИС).

Основные идеи этого подхода были воплощены в следующих стандартах:

• ITIL–IT Infrastructure Library, проект систематизации передовой практики управления информационными технологиями;

• ITSM – IT Service Management, модель процессов службы ИС.

Первоначальным владельцем проекта была организация CCTA – Central Computing & Telecommunication Agency (UK). В настоящее время владельцем проекта является OGC – Office of Government Commerce (UK). Организация TSO (The Stationery Office) занимается публикацией книг с изложением стандартов ITIL/ITSM.

Начало проекта относится к 80-м годам прошлого века, а в конце 1980-х гг. образовалось сообщество ITIL в составе CCTA (OGC). В 90-е годы формируется библиотека книг стандартов и появляется интерес неправительственных организаций. В конце 1990-х гг. – ITIL становится стандартом де-факто. Сегодня стандарты ITIL/ITSM состоят из 15 книг по всем основным областям управления информационными технологиями, включая примеры.

ITSM базируется на понятиях сервиса и процесса. Основные отличия управления ИТ-сервисами от управления информационными системами заключаются в следующем:

• бизнес формулирует требования к ИТ-сервисам, а ИТ-служба обеспечивает их реализацию;

• информационные системы для ИТ-службы имеют статус ресурса;

• финансовый результат ИТ-службы определяется традиционным для бизнес-единицы образом: доходы за счет предоставления сервисов минус расходы по их разработке, внедрению и сопровождению;

• контроль деятельности ИТ-службы осуществляется на основе показателей, имеющих ценность с позиций клиента (использующего сервисы);

• прозрачность деятельности ИТ-службы обеспечивается за счет формализации управленческих процедур в виде пакета документов, являющихся нормативной базой для всех бизнес-процессов ИТ-службы.

Остановимся на последнем пункте более подробно. Нормативная база ITIL включает следующие документы: соглашение об уровне сервиса (SLA), регламентирующее собственно сервисы, ресурсы, права и обязанности сторон; план обеспечения качества, описывающий возможные сбои и мероприятия по их предотвращению и устранению; соглашение о взаимодействии внутри ИТ-службы (OLA). Основной документ SLA содержит перечень сторон с указанием ролей и ответственности, каталог сервисов и детальное описание каждого их них (включая функциональные и требования к качеству сервиса), требования к отчетности, описание механизмов контроля и разрешения разногласий.

Переход к модели ITIL/ITSM обеспечивает единый механизм оценки, планирования, реализации и технической поддержки ИТ-сервисов, а формализация управленческих процедур обеспечивает их прозрачность.

Стандарт ITIL/ITSM имеет статус свободно распространяемой модели и является сегодня самым популярным подходом к управлению ИТ-сервисами. Точнее всего его можно определить как систему взглядов. Он применим ко всем секторам и организациями любого размера и может быть внедрен как полностью, так и частично, как в каноническом, так и в измененном виде. Стандарт ITIL/ITSM описывает не организационные единицы и их функции, а процессы, причем количественных требований (например, число администраторов на число пользователей) или требований к используемому программному обеспечению он не содержит.

В стандарте основной упор делается на пользователей ИТ-сервисами, на вопросы улучшения коммуникаций с ИТ-департаментом и более эффективного применения в ИТ-бизнесе.

Все книги стандартов ITIL/ITSM имеют гриф «Библиотека лучшего международного опыта в области информационных технологий».

Стандарт ITIL.

Краткое содержание стандарта ITIL:

• о бизнес-перспективах (The Business Perspective Set). О роли информационных технологий для современного бизнеса и изменении их влияния в условиях современного динамичного мира;

• подборка для менеджеров (Managers Set). Об организации взаимодействия с клиентами, планировании, организации и контроле сервисов, опыте в вопросах управления, управлении качеством;

• о поддержке сервисов (Service Support Set). Все услуги, предоставляемые ИТ-подразделением для обеспечения функционирования прикладных бизнес-сервисов. Рассматривается иерархия критериев по отбору средств для поддержки сервисов;

• о предоставлении сервисов (Service Delivery Set). Вопросы, связанные с предоставлением сервисов: условия их доступности, непрерывности предоставления, управления стоимостью, обеспечения качества, а также инструментарий для воплощения перечисленных идей;

• поддержка программного обеспечения (Software Support Set). Вопросы лицензирования и обеспечения функционирования ПО;

• об оперативном функционировании компьютеров (Computer Operations Set). Все аспекты ежедневного оперативного функционирования оборудования и технологий, включая руководство по планированию и внедрению новых функциональных элементов;

• стратегия построения среды (Environmental Strategy). Проблемы планирования кабельной инфраструктуры;

• об офисной среде (Office Environment Set). Вопросы влияния внутриофисного дизайна, планирования размещения рабочих мест, роли человеческого фактора и обеспечения качественного труда персонала;

• управление средой (Environment Management Set). Вопросы управления электросетями, кабельной инфраструктурой, снижения акустических и электромагнитных шумов;

• управление данными (Data Management Set). Стандарты управления данными и роль управления ими в общей концепции корпоративной информации;

• управление информационной безопасностью (Security Management). Весь спектр вопросов, связанных с обеспечением информационной безопасности организации.

Дополнительные руководства (Complementary Guidance) – включает тома, посвященные вопросам планирования, построения и дальнейшего функционирования сетевой инфраструктуры.

О поддержке сервисов (Service Support Set) – все услуги, предоставляемые ИТ-подразделением для обеспечения функционирования прикладных бизнес-сервисов. Рассматривается иерархия критериев по отбору средств для поддержки сервисов.

Стандарт ITSM.

Краткое содержание стандарта ITSM.

Модель ITSM помогает сгруппировать бизнес-процессы ИТ-службы в следующие тематические блоки:

• блок построения взаимоотношений ИТ-подразделения с бизнес-подразделениями:

– процесс анализа потребностей бизнеса, основной задачей которого является согласование целей и приоритетов между бизнес-подразделениями предприятия и ИТ-службой;

– процесс управления клиентами, определяющий и согласовывающий требования по конкретным сервисам, необходимым подразделениям;

– разработка стратегии развития информационных технологий, организующая интегрированный корпоративный процесс по развитию информационных технологий для обеспечения их соответствия основным целям и потребностям предприятия;

• блок предоставления сервисов:

– процесс управления уровнем сервиса (качеством сервиса), согласующий спецификации по составу и параметрам сервиса и предоставляемым ИТ-службой ресурсам;

– процесс управления затратами, осуществляющий расчет издержек, пользовательских цен, а также поиск путей снижения затрат;

– процесс управления доступностью (временем предоставления сервиса, зависит от ИТ-инфраструктуры);

– управление мощностями (производительностью);

– управление непрерывностью (способностью поддерживать сервисы в чрезвычайных ситуациях);

• блок разработки и внедрения сервисов:

– процесс разработки и тестирования, основной задачей которого является реализация сервиса в соответствии с его спецификациями;

– процесс ввода в эксплуатацию, обеспечивающий инфраструктуру функционирования нового сервиса и осуществляющий подготовку справочных руководств, а также обучение специалистов технической поддержке сервиса;

• блок поддержки сервисов:

– функция поддержки пользователей (Service Desk);

– процесс управления инцидентами, обеспечивающий восстановление сервиса путем обработки инцидентов – событий, не являющихся частью нормального функционирования сервиса, приводящих (потенциально) к его отказу или снижению его качества;

– процесс управления проблемами, предназначенный для устранения причин возникновения инцидентов;

– процесс управления изменениями, задачами которого являются регистрация изменений, разрешение и отсев изменений, оценка воздействия изменений на ИТ-среду и т. п.;

– процесс управления конфигурацией, поддерживающий в актуальном состоянии данные по конфигурации информационных систем;

– процесс управления релизами (внедрением новых элементов конфигурации).

Основные положения стандарта:

• ИТ-подразделение является таким же формирующим прибавочную стоимость подразделением, как и остальные подразделения организации;

• ИТ-подразделение не предоставляет в пользование оборудование, а оказывает услуги, необходимые для конечных пользователей, которых в таком контексте предпочтительнее именовать «потребителями услуг»;

• следует перейти от отношений владелец-пользователь оборудования (приложений) к отношениям покупатель-продавец услуг;

• должны быть выработаны способы измерения качества предоставляемых услуг: невозможно оценить то, что нельзя измерить;

• качество предоставляемых услуг находится в непосредственной зависимости от их стоимости: не могут качественные услуги быть дешевыми, а дешевые – удовлетворять завышенным требованиям потребителей;

• нельзя гарантировать качество предоставляемых услуг без осуществления его непрерывного контроля и без своевременного принятия управленческих решений по его обеспечению;

• в современных сложных ИТ-инфраструктурах эффективный контроль качества предоставляемых услуг не может осуществляться без применения специализированных средств автоматизации;

• даже самые лучшие средства автоматизации не способны функционировать самостоятельно; положительный эффект будет достигнут только в случае построения комплексной системы управления, предусматривающей не только применение средств автоматизации, но и правильную организацию взаимодействия ИТ-персонала между собой и с представителями иных подразделений;

• при построении единой комплексной системы управления следует учитывать передовой опыт, творчески применяя его к каждой конкретной ситуации;

• система управления ИТ-инфраструктурой не является бесплатной, ее правильная реализация требует определенных затрат. Но предоставляемые при этом возможности по контролю и управлению ИТ-инфраструктурой позволяют существенно перекрыть эти расходы за счет повышения качества ИТ-сервисов и улучшения ситуации для бизнеса в целом.

Сравнение стандартов

Сходство стандартов.

Оба стандарта ориентированы на удовлетворение потребностей бизнес-подразделений ИТ-службой, оперируют понятием «процесс управления» и измеримыми показателями деятельности. Ни в одном из них не анализируются организационные структуры ИТ-службы.

Отличия стандартов.

В стандартах используется разная структуризация бизнес-процессов ИТ-службы. Предполагаются разные способы их реализации: стандарты ITIL/ITSM – для создания ИТ-службы, стандарт COBIT – для анализа степени совершенства ИТ-службы (основной способ использования – аудит). Соответственно стандарт COBIT должен использоваться на предприятиях, перешедших к применению сервисов, то есть находящихся на уровне выше второго (см. рис. 1 во введении).

Приложение Типовые компоненты информационных систем управления предприятием (ИСУП)

Системы управления ресурсами предприятий (MRP/ERP)

Как использовать современные информационные технологии для эффективного управления бизнесом? Подходят ли западные системы для управления непростыми российскими предприятиями или следует брать в расчет только отечественные продукты? Совершенно естественно, что универсальных рецептов, которые могли бы одинаково подходить различным компаниям, нет. Но есть методы, с использованием которых могут быть построены эффективные системы управления предприятием. Название этих методов – MRP, MRPII и ERP.

Методы или подходы MRP, MRPII и ERP – это формализованная совокупность понятий и процессов, позволяющая создать описание того, как предприятие должно работать. Они имеют сугубо конструктивный характер, то есть их можно воспринимать как набор инструкций (алгоритм): сделай это так, передай данные или материалы в таком-то виде туда, сделай запись о выполненных операциях там-то. Они интуитивно понятны любому управляющему или менеджеру. Их основная ценность заключается в следующем:

• в них отсутствуют утверждения «в принципе это может быть легко сделано…»;

• они появились в результате анализа деятельности реально работающих предприятий;

• их развитие происходило эволюционно, очередная концепция поглощала предыдущую;

• они доказали свою эффективность;

• они охватывают всю деятельность предприятия.

Немного истории. Выпуск практически любой продукции напрямую связан с тем, насколько хорошо и ритмично предприятие снабжается сырьем или комплектующими, насколько рационально используются складские площади, и наконец, с тем, насколько выпуск готовой продукции связан с заказами клиентов или потребностью рынка. Не секрет, что изменение оптимального соотношения любой из этих составляющих практически всегда влечет за собой те или иные проблемы. Так, перебои с поставками сырья влекут за собой простои в выпуске продукции. Однако и поступление большего, чем необходимо, количества материалов может повлечь за собой необоснованные потери. Таким образом, при выпуске продукции требуется четко спланировать и оперативно управлять всем производственным циклом: от поставки сырья и комплектующих до удовлетворения запросов конечных потребителей.

Именно с целью оптимального управления производством и возможного устранения указанных выше проблем в середине 60-х гг. Американское общество управления производством и запасами (APICS) сформулировало принципы управления материальными запасами предприятия. Эти принципы легли в основу концепции MRP (Material Requirement Planning – планирование материальных потребностей), базовыми положениями которой являются:

• производственная деятельность описывается как поток взаимосвязанных заказов;

• при выполнении заказов учитываются ограничения ресурсов;

• обеспечивается минимизация производственных циклов и запасов;

• заказы снабжения и производства формируются на основе заказов реализации и производственных графиков;

• движение заказов увязывается с экономическими показателями;

• выполнение заказа завершается к тому моменту, когда он необходим.

Кроме того, в 60-е годы вычислительные средства стали завоевывать широкую популярность и, одновременно с этим, становились все более доступными для пользователей. Таким образом, развитие вычислительных средств и наличие концепции привело к тому, что в 70-х годах стали появляться первые автоматизированные системы, реализующие MRP-концепцию.

Методика MRP декларирует, какие процессы учета и управления должны быть реализованы на предприятии, в какой последовательности они должны выполняться, и содержит рекомендации о том, как они должны выполняться (алгоритмы).

Процесс планирования включает функции создания проектов заказов на закупку и/или внутреннее производство необходимых материалов-комплектующих. Другими словами, применение концепции MRP для управления предприятием позволяет оптимизировать в каком-то смысле план поставок комплектующих, тем самым уменьшая затраты на производство и повышая его эффективность.

В дальнейшем развитие концепции MRP шло по пути расширения функциональных возможностей предприятия в сторону более полного удовлетворения потребностей клиентов и снижения производственных издержек. Это привело к тому, что в конце 70-х годов Дж. Плоел и О. Уайт дополнили концепцию MRP положениями о формировании производственной программы в масштабах всего предприятия и контроля ее выполнения на уровне подразделений (Closed Loop MRP – воспроизведение замкнутого цикла в MRP-системах). Затем появилась концепция MRPII (планирование производственных ресурсов – Manufacturing Resource Planning), основная суть которой сводится к тому, что прогнозирование, планирование и контроль производства осуществляются по всему циклу, начиная от закупки сырья и заканчивая отгрузкой товара потребителю.

MRPII (Manufacturing Resource Planning – планирование производственных ресурсов) представляет собой методологию, направленную на эффективное управление всеми ресурсами производственного предприятия. В общем случае она обеспечивает решение задач планирования деятельности предприятия в натуральных единицах, финансовое планирование в денежном выражении, моделирование возможностей предприятия, отвечая на вопросы типа «Что будет, если.?». Эта методология представляет собой набор проверенных на практике разумных принципов, моделей и процедур управления и контроля, выполнение которых должно способствовать улучшению показателей экономической деятельности предприятия.

Основные функции ERP-систем. Стандарт APICS на системы класса MRP II содержит описание 16 групп функций системы:

• Sales and Operation Planning (Планирование продаж и производства);

• Demand Management (Управление спросом);

• Master Production Scheduling (Основной план-график производства);

• Material Requirement Planning (Планирование материальных потребностей);

• Bill of Materials (Спецификация изделий);

• Inventory Transaction Subsystem (Управление запасами);

• Scheduled Receipts Subsystem (Плановые поставки);

• Shop Flow Control (Управление на уровне производственного цеха);

• Capacity Requirement Planning (Планирование потребностей в мощностях);

• Input/output control (Контроль входных ресурсов/выработки продукции);

• Purchasing (Материально-техническое снабжение);

• Distribution Resource Planning (Планирование ресурсов распределения);

• Tooling Planning and Control (Планирование и управление инструментальными средствами);

• Financial Planning (Финансовое планирование);

• Simulation (Моделирование);

• Performance Measurement (Оценка результатов деятельности).

С накоплением опыта моделирования производственных и непроизводственных операций эти понятия постоянно уточняются, постепенно охватывая все больше функций. Однако следует отметить, что перечисленный функциональный состав относится только к управлению производственными ресурсами предприятия.

Стандарт MRPII делит сферы отдельных функций (процедур) на два уровня: необходимый и опциональный. Для того чтобы программное обеспечение было отнесено к классу MRPII, оно должно выполнять определенный объем необходимых (основных) функций (процедур). Некоторые поставщики ПО приняли различный диапазон реализаций опциональной части процедур этого стандарта.

Состав функциональных модулей (он был приведен выше) и их взаимосвязи имеют глубокое обоснование с позиции теории управления. Они обеспечивают интеграцию функций планирования, в том числе согласование различных процессов управления во времени и пространстве. Важно отметить, что представленный набор модулей является не избыточным, и именно поэтому он в основном сохраняется в системах следующих поколений. Более того, многие понятия, методы и алгоритмы, заложенные в функциональные модули MRPII, остаются неизменным в течение длительного времени и входят в качестве элементов в системы следующих поколений.

Для каждого уровня планирования MRPII характерны такие параметры, как степень детализации плана, горизонт планирования, вид условий и ограничений. Эти параметры для одного и того же уровня MRPII могут изменяться в широком диапазоне в зависимости от свойств производственного процесса на предприятии. Более того, в зависимости от характера производственного процесса возможно применение на каждом отдельном предприятии определенного набора функциональных модулей MRPII. Из сказанного следует, что MRPII является гибкой и многофункциональной системой, применение которой возможно в широком спектре условий.

В общем виде система управления предприятием, построенная в соответствии со стандартом MRPII, показана на рис. П1.

Информационные технологии и управление предприятием Системы управления ресурсами предприятий (MRP/ERP)

Рис. П1. Функциональные блоки MRP

Приведем краткую характеристику перечисленных функциональных блоков MRPII. Бизнес-планирование. Процесс формирования плана предприятия наиболее высокого уровня. Планирование долгосрочное, план составляется в стоимостном выражении. Наименее формализованный процесс выработки решений. Как правило, алгоритмы, относящиеся к бизнес-планированию, в системах MRPII в полной мере не реализованы.Планирование спроса. Процесс прогнозирования (планирования) спроса на определенный период. В системах MRPII реализованы только простейшие алгоритмы прогнозирования: линейная аппроксимация, экспоненциальное сглаживание, применение аналогий к новым видам продукции и т. п. Алгоритмы прогнозирования, учитывающие различные ограничения, реализованы уже в более поздних версиях современных программных систем.Планирование продаж и производства. Бизнес-план и план спроса преобразуются в планы продаж основных видов продукции (как правило, от 5 до 10). При этом производственные мощности могут не учитываться или учитываться укрупненно. План носит среднесрочный характер.План продаж по видам продукции преобразуется в объемный или объемно-календарный план производства видов продукции (укрупненное объемно-календарное планирование). Под видом здесь понимаются семейства однородной продукции. В этом плане впервые в качестве планово-учетных единиц выступают изделия, но представления о них носят усредненный характер. Например, речь может идти обо всех легковых переднеприводных автомобилях, выпускаемых на заводе (без уточнения моделей). Часто этот модуль объединяется с предыдущим.При укрупненном объемно-календарном планировании на предприятиях создавался (иногда используется и сейчас) техпромфинплан, включающий: «Укрупненный план реализации основных видов продукции», «Укрупненный план потребностей в материальных ресурсах», «План по труду и кадрам», «Финансовый план», планы развития производства и др. При этом, если ранее исходная информация для формирования техпромфинплана содержалась в пятилетних планах, то сейчас основой для текущего планирования обычно является прогноз сбыта (реализации) на год-два, который составляется по видам продукции, по регионам, по кварталам года.План-график производства (выпуска продукции). План производства преобразуется в график выпуска продукции. Как правило, это среднесрочный объемно-календарный план, задающий количество конкретных изделий (или партий) со сроками их изготовления.Планирование потребностей в материальных ресурсах. В ходе планирования на этом уровне определяются в количественном выражении и по срокам потребности в материальных ресурсах, необходимых для обеспечения графика выпуска продукции.Входными данными для планирования потребностей в материалах являются спецификации изделий (состав и количественные характеристики комплектующих конкретного изделия) и размер текущих материальных запасов.Как правило, при планировании потребностей в материалах реализуются довольно простые алгоритмы разузлования готовой продукции, при которых, в зависимости от спроса на готовую продукцию (объемно-календарное планирование), партионности (объемов выпуска изделий/узлов/материалов) и ряда других показателей, происходит формирование плана производства и закупок конкретных сырья, материалов, узлов, комплектующих и т. п. в соответствии с объемно-календарным планом. Математика данных алгоритмов довольно простая, но при реальном расчете приходится учитывать большое количество параметров. Поэтому даже сейчас данная процедура может занимать несколько часов, не говоря уже о 70—80-х годах, когда на расчет потребностей в материалах могло уходить несколько дней.Очень часто планирование в системах MRP называют планированием с зависимым спросом. Действительно, в них спрос на сырье/комплектующие жестко зависит от спроса на готовую продукцию, в отличие от так называемых систем с независимым спросом, когда спрос по каждой позиции рассматривается без учета спроса на другие позиции, в том числе на готовую продукцию. Сюда можно отнести, например, планирование складских остатков по точке перезаказа. В реальной деятельности нет необходимости увязывать все складские позиции с выпуском готовой продукции. Например, ремкомплекты какого-нибудь станка с ЧПУ с выпуском мебельных гарнитуров.Планирование производственных мощностей. Как правило, в этом модуле выполняются расчеты по определению и сравнению располагаемых и требуемых производственных мощностей. С небольшими изменениями этот модуль может применяться не только для производственных мощностей, но и для других видов производственных ресурсов, способных повлиять на пропускную способность предприятия. Подобные расчеты, как правило, производятся после формирования планов практически всех предыдущих уровней с целью повышения надежности системы планирования. Иногда решение данной задачи включают в модуль соответствующего уровня. Входными данными при планировании производственных мощностей являются маршрутно-технологические карты выпускаемых изделий, описываемые в блоке маршрутизации.Управление заказами клиентов. Здесь реальные потребности клиентов сопоставляются с планами выпуска продукции. Фактически, в зависимости от принятого алгоритма производства, – производство на склад, производство на заказ, проектирование на заказ и т. п. – ввод заказов клиента может осуществляться до или после процедуры планирования.Управление на уровне производственного цеха. Здесь формируются оперативные планы-графики. В качестве планово-учетных единиц могут выступать детали (партии), сборочные единицы глубокого уровня, детали операции и т. п. Длительность планирования невелика (от нескольких дней до месяца).Оценка исполнения. По сути, в данном модуле оценивается реальное исполнение всех вышеперечисленных планов, чтобы внести корректировки во все последующие циклы планирования.Связь между уровнями в MRPII обеспечивается универсальной формулой, по которой строится система. Задача планирования на каждом уровне реализуется как ответ на четыре вопроса:• Что необходимо выполнить?• Что необходимо для этого?• Что есть в наличии?• Что необходимо иметь?В качестве ответа на первый вопрос всегда выступает план более высокого уровня. Этим и обеспечивается связь между уровнями. Структура ответов на последующие вопросы зависит от решаемой задачи.Дальнейшее развитие систем MRPII связано с их перерастанием в системы нового класса – «Планирование ресурсов предприятия» (Enterprise Resource Planning – ERP). Системы этого класса ориентированы на работу с финансовой информацией для решения задач управления большими корпорациями с разнесенными территориально ресурсами. Сюда включается все, что необходимо для получения ресурсов, изготовления продукции, ее транспортировки и расчетов по заказам клиентов. Системы этого класса активно развиваются с конца 80-х годов. ERP-системы полностью поглощают системы класса MRPII, расширяясь за счет новых функциональных модулей, в первую очередь связанных с управлением финансами и персоналом.Реализация управления финансами в ERP-системах – это тот камень преткновения, вокруг которого происходит основная борьба между так называемыми российскими и западными системами. Расхожее мнение состоит в том, что на базе западной системы можно построить реальное управление финансами – от планирования и прогнозирования до контроля всех финансовых показателей деятельности, зато отечественные решения лучше приспособлены к российским реалиям, выражающимся в постоянном изменении законов, специфической внешней отчетности и многих других параметрах, например в цене решения. Оставим обсуждение данного мнения за рамками книги, так как каждую из представленных на отечественном рынке ERP-систем, вне зависимости от «места рождения», можно охарактеризовать с разных сторон. И для каждого отечественного предприятия будет важен свой конкретный перечень из этого набора.То же самое можно сказать и по поводу управления персоналом. Безусловно, ряд западных поставщиков имеют в своем арсенале набор инструментов для управления персоналом как ресурсом. Но многие из них вообще не имеют в своем арсенале подобных решений, предпочитая интегрироваться с апробированными решениями отечественных лидеров в области разработки «кадровых решений».Следует отметить, что подход к решению задач планирования производства в системах ERP до недавнего времени оставался в основном неизменным, то есть в том виде, в каком он утвердился в системах MRPII. Коротко его можно определить как подход, базирующийся на активном применении календарно-плановых нормативов на производственные циклы. Недостаток такого подхода состоит в том, что он вступает в противоречие с необходимостью оптимизации планирования. Элементы оптимизации планирования в традиционных MRPII/ ERP-системах встречаются только на нижнем уровне – при решении задач оперативного планирования с применением методов теории расписаний. С ростом мощностей вычислительных систем, внедрением MRPII/ERP, поиском новых более эффективных методов управления в условиях конкуренции с середины 90-х годов на базе систем MRPII/ERP появляются системы нового класса, которые получили название развитых систем планирования (Advanced Planning/Scheduling – APS). Эти системы отличаются применением экономико-математических методов для решения задач планирования с постепенным снижением роли календарно-плановых нормативов на производственные циклы. По своей реализации APS представляют собой отдельные оптимизационные модули, которые могут ставиться дополнительно к «традиционному» MRP-планированию.Рост производительности и снижение незавершенного производства за счет внедрения таких систем объясняется тем, что при определении длительности производственного цикла в него не закладывается заранее усредненное время пребывания предметов в очередях. Данный подход особенно эффективен для сложного многономенклатурного производства. В то же самое время он требует существенного повышения профессионального уровня управленческого персонала.Таким образом, ERP-системы постоянно эволюционируют и совершенствуются. В каждый момент времени в концепциях MRPII/ERP можно выделить, условно говоря, три слоя.В первом слое находятся те методы и средства, которые проверены практикой и закреплены в виде стандартов. В США существует система стандартов, которая поддерживается государством, в частности Министерством обороны. В этих стандартах сформулированы требования к информационным системам фирм, выполняющих государственные заказы. В результате на стадии заключения контракта повышается уверенность государства в разумном расходовании бюджетных средств, а на стадии его выполнения осуществляется всесторонний контроль за сроками выполнения и фактическими затратами. В качестве примеров можно назвать правительственный документ «Требования к системам управления материальными процессами» (Material Management Application System – MMAS). Стандарты в первую очередь определяют требования к функциональной насыщенности систем управления, методам и результатам получения отчетности о финансовом состоянии контрактов. Фирмы-производители базовых систем, предназначенных для построения конкретных систем на фирмах-пользователях, тщательно следуют этим стандартам. Именно по этой причине сравнительный анализ различных базовых систем (особенно крупномасштабных) может потребовать значительных усилий, поскольку на первый взгляд функциональные возможности практически не отличаются.Второй слой составляют достаточно устойчивые, часто применяемые методы и приемы, которые, однако, не носят обязательного характера. Эти методы и приемы можно обнаружить при более глубоком анализе функциональных структур. В качестве примеров можно привести методологию скользящего планирования при составлении основного плана производства/планирования потребностей в материалах, алгоритмы образования партий в MRP, правила приоритетов при управлении на уровне производственного цеха и многое другое.Этот слой, жестко не регламентируемый, тем не менее представляет собой довольно стройную систему взаимосвязанных идей и методов. Главная роль в поддержании этой части концепций систем MRPII/ERP принадлежит, безусловно, Американскому обществу управления производством и запасами (APICS), основанному в 1957 году. Сегодня APICS объединяет около 70000 специалистов из многих стран мира, представляющих порядка 20000 компаний. В их числе примерно 500 компаний США, работающих в области MRPII/ ERP. По своему статусу APICS является транснациональной некоммерческой организацией, объединяющей и обслуживающей специалистов в области MRPII/ERP. Среди направлений деятельности APICS – распространение информационных материалов; оповещение о публикациях и проектах в области образования и переподготовки; реализация двух программ сертификации специалистов – по управлению производством и запасами (CPIM) и интегрированными ресурсами (CIRM); проведение очных и заочных конференций. APICS периодически издает толковый словарь APICS\'s Dictionary, который содержит сотни терминов, относящихся к MRPII/ERP, и способствует унификации терминологии. Этот момент исключительно важен, особенно для потенциальных пользователей в России на стадии анализа и выбора базовой системы. Значительный интерес представляют имеющиеся в Internet рекомендуемые APICS списки литературы по различным вопросам MRPII/ERP. Действует гибкая система членства в APICS, предусматривающая четыре вида членства – для корпораций, специалистов, учащихся университетов и колледжей, пенсионеров. Внутри APICS выделена группа, специализирующаяся в области управления сложными отраслями промышленности (CI SIG), такими как аэрокосмическая и оборонная.К третьему слою идей и методов MRPII/ERP следует отнести то новое, что вносят в базовые системы фирмы-производители программных продуктов. Реализованные на их основе новые информационные технологии представляют собой «ноу-хау» фирм-разработчиков. Как правило, именно в этом слое можно обнаружить значительные отличия в продуктах разных фирм. Некоторые новые технологии в состоянии оказывать серьезное влияние на эффективность построения крупных информационных систем.Видное место среди идей и методов систем MRPII/ERP принадлежит специально разработанным методикам внедрения. Все они базируются на стандартных методиках управления проектами и учитывают многолетний опыт, накопленный в ходе выполнения работ. Тщательное планирование проектов по внедрению, организация деятельности коллективов, упор на переподготовку персонала всех уровней (особенно высшего уровня) – вот далеко не полный перечень условий достижения положительных результатов. Этой работой занимаются сотни консалтинговых фирм различного масштаба, университеты, бизнес-школы.Наличие мощной инфраструктуры и методологии построения систем способствует достижению высокого уровня эффективности при внедрении систем управления типа MRPII/ERP на современных предприятиях. По некоторым оценкам внедрение подобных систем способно привести к сокращению запасов на 8—30 %, росту производительности труда на 8—27 %, возрастанию количества заказов, выполненных в срок, – на 7—20 %.Выбор конкретной ERP-системы (или другой) – довольно важный и трудоемкий процесс, от которого во многом зависит то, насколько хорошо эта система будет работать на конкретном предприятии. Вместе с тем схема выбора довольно простая – см. рис. П2.Информационные технологии и управление предприятием Системы управления ресурсами предприятий (MRP/ERP)Рис. П2. Схема выбора системы

На первых шагах желательно формализовать процесс выбора ERP-системы. Результатом может стать проектная группа, которой будет поручено выбрать конкретную систему. Желательно, чтобы в составе данной группы были несколько представителей предприятия (как минимум, из ИТ-подразделения и из бизнес-подразделений) и 1–2 внешних консультанта, обладающих экспертными знаниями в требуемой области. Затем необходимо формализовать на верхнем уровне (укрупненно) основные параметры бизнеса компании. Все данные желательно давать в разрезе текущего/планируемого состояния на интервале стратегического развития:• краткое описание структуры, деятельности и т. п.;• стратегические цели, задачи, потребности, проблемы;• требования, предъявляемые к ИТ, функциональные требования к системе;• размер ИТ-бюджета (хотя бы в самом общем виде);• наличие квалифицированного персонала, возможность найма и обучения и т. п.В результате из данных критериев вытекают довольно жесткие требования к потенциальному решению.Если потенциальный рынок поставщиков решения известен хорошо, то из их общего количества можно сформировать так называемый короткий список. В самом общем случае можно разослать в компании запрос информации (RFI) с просьбой указать, например, функциональные возможности решения. После этого отобрать поставщиков только тех конкретных систем, которые подходят, в частности, по функциональным признакам.Для более детального отбора поставщиков решения необходимо описать текущую/планируемую деятельность в формализованном виде. Формируются основные критерии, на основании которых будет происходить отбор финалистов. Таким критериями могут быть:• функциональные требования, необходимость интеграции решений и т. п.;• масштабируемость решения;• стоимость лицензий;• стоимость годовой технической поддержки;• стоимость консультационных услуг (внедрение);• стоимость/необходимость проведения возможных реорганизационных мероприятий;• сроки реализации проекта;• требования к составу/квалификации проектной группы со стороны заказчика/исполнителя;• наличие у поставщика решения партнерской сети;• наличие/доступность для ознакомления аналогичных выполненных проектов в России/мире;• требования к аппаратному обеспечению и квалификации обслуживающего персонала и т. д.На основании явно озвученных претендентам критериев и того, что остается «за кадром», производится отбор победителя, ознакомление с его решениями и т. п. После этого проектная группа заключает договор и начинает работу по внедрению системы.За последние несколько десятилетий в мире накоплен довольно большой опыт по использованию информационных технологий в целом и ERP-систем в частности. Хотя термин ERP появился в начале 90-х годов с легкой руки консультационной компании Gartner Group, история развития этих систем начинается еще с середины 60-х годов, с момента появления первых систем планирования/учета. И этот опыт показывает, что с использованием ERP на предприятиях не все так однозначно.Как правило, внедрение современной ERP-системы на предприятии – это процесс, который может длиться несколько лет. По данным компании Standish Group, только 16 % внедрения информационных систем завершается вовремя, в рамках запланированного бюджета, с реализацией запланированной функциональности. Почти треть проектов относятся к досрочно прекращенным (неудачным), а остальные – это проекты, выполненные с превышением сроков/ бюджета или с ограничениями по запланированной функциональности.Почему же мы получаем такую печальную статистику? Ответ довольно прост: внедрение ERP-системы представляет собой не простую инсталляцию программного обеспечения на рабочих местах пользователей, а довольно сложный процесс, сочетающий как доработку ПО, так и проведение некоторых мероприятий по изменению основной деятельности, направленных на более полное соответствие логике, заложенной внутри системы. Как правило, при внедрении ERP-систем можно выделить следующие основные риски:• риски, связанные с управлением проектом. К этой категории относятся риски, обусловленные применением неправильных методов управления проектами или полным отказом от использования методологий управления проектами;• риски, связанные с недостаточным финансированием. Пожалуй, это одна из наиболее распространенных категорий рисков, избавиться от которой практически невозможно. Причин может быть множество, результаты – единые для всех: увеличение сроков внедрения, отказ от части функциональности или от проекта в целом, недовольство рядовых пользователей и руководства и т. п.;• риски, связанные с поддержкой руководства. Уже стало азбучной истиной, что руководить проектом внедрения ERP-системы на предприятии должен сотрудник, обладающий определенным весом и наделенный большими полномочиями. Как правило, полномочий директора по информационным технологиям (или начальника отдела АСУ) для проведения таких работ явно недостаточно. Таким образом, руководителем проекта должен быть представитель высшего звена управления.Еще один фактор, с которым приходится сталкиваться при внедрении ERP-решений на Западе, – это необходимость проведения мероприятий, называемых реинжинирингом. Действительно, любой программный продукт разрабатывается на основании заранее определенных алгоритмов. В нашем примере это будет организация основных бизнес-процессов предприятий: управление финансами, производством, логистика, кадры и т. п. Внести изменения в ERP-систему, реализующую те или иные алгоритмы, зачастую оказывается экономически нецелесообразным. Поскольку, сильно изменив программный продукт, вы в дальнейшем будете вынуждены заниматься сопровождением системы самостоятельно, так как новые версии, поступающие от производителя, не будут учитывать выполненных вами модификаций.

Именно поэтому, перед началом внедрения ERP-системы, многие предприятия должны пройти фазу реорганизации собственной деятельности в соответствии с бизнес-логикой, заложенной внутри ERP-системы. Однако данные изменения для западных предприятий могут быть несущественны, так как основные принципы, в соответствии с которыми они функционируют, практически стандартны. Может быть, именно поэтому существуют конфигурации ERP-систем, например для R/3 или Oracle Applications, которые поставляются в стандартной конфигурации, с готовым комплектом пользовательской документации, практически полностью походящие под специфику деятельности многих западных компаний.

Однако чаще всего оказывается, что стоимость внедрения ERP-системы равна или в несколько раз превышает стоимость лицензий на систему. И происходит это вовсе не из-за желания поставщика решения «заработать» на внедрении, а из-за того, что практически в любое ERP-решение заложена довольно большая избыточность. Это и понятно: система должна быть пригодна для использования на предприятиях различного масштаба, с различным типом производства, имеющих разные планы счетов и т. п. А это обуславливает необходимость привлечения квалифицированных консультантов по внедрению и проведения довольно серьезных работ по настройке системы. Та часть бизнеса, которая не укладывается в рамки настроек, должна быть либо изменена, либо автоматизирована с помощью каких-нибудь других решений (включая доработку конкретной ERP-системы), либо оставлена в покое (не автоматизируется).

Как правило, срок внедрения ERP-решения, которое включает возможности по управлению финансами, логистикой и производством, колеблется в районе одного года и выше. Это и понятно: необходимо, не нарушая текущей деятельности, обучить в той или иной мере практически весь персонал предприятия, внедрить, придерживаясь некоторой оптимальной последовательности, систему во всех подразделениях, конвертировать в новую систему имеющиеся данные и, только после успеха опытной эксплуатации, приступить к промышленной эксплуатации.

Таким образом, практически каждый из поставщиков ERP-решений имеет собственную методику внедрения, где обозначены основные шаги и их последовательность, выполнение которых с большой долей вероятности повышает успех всего проекта. К стандартным шагам, которые необходимо выполнить при внедрении ERP-системы, можно отнести:

• действия, связанные с выявлением потребностей бизнеса и сопоставлением их с возможностями конкретного решения. Основной целью можно считать нахождение компромисса между существующими потребностями бизнеса и тем, как ERP-система может их реализовать. Как правило, в системе необходимо реализовать наиболее приоритетные потребности бизнеса. Если для этого стандартных настроек недостаточно, то конкретное требование должно быть реализовано за счет доработки заказного расширения или интеграции с продуктами третьих фирм. Менее критичные требования бизнеса, не соответствующие возможностям выбранного решения, удовлетворяются за счет осуществления реорганизации деятельности или за счет отказа от автоматизации;

• реализацию конкретного решения. Сюда можно отнести все действия, связанные с программой реализации очерченного выше решения, включая подготовку технической платформы, доработку модулей, конвертацию существующих данных, тестирование решения и создание необходимой документации;

• обучение пользователей. Как правило, при внедрении ERP-решения проводится первоначальное обучение проектной группы со стороны заказчика, которая в дальнейшем и будет заниматься внедрением системы совместно с персоналом исполнителя. В дальнейшем члены проектной группы со стороны заказчика будут обучать сотрудников предприятия.

Естественно, приведен только самый общий перечень шагов, полученный на основе обобщения методик внедрения ряда ERP-пакетов.

Системы управления активами и фондами (ЕАМ)

Система EAM представляет собой интегрированный, ориентированный на активы/фонды подход к управлению производственной деятельностью, позволяющий предприятиям с большими вложениями в основные средства значительно увеличить чистую прибыль. Системы управления активами и фондами предприятия – это новая и быстро растущая категория систем, отвечающая специфическим требованиям к технологиям капиталоемких предприятий.

Под активами и фондами понимается все, что требуется для обеспечения работы предприятия (люди, деньги, оборудование, машины, материально-производственные запасы, здания и сооружения, инструменты и т. д.).

ЕАМ-системы применяются в таких отраслях, как горнодобывающая промышленность, обрабатывающая промышленность, транспорт и перевозки, оборонная промышленность, а также на предприятиях по эксплуатации инженерных коммуникаций, коммунальных предприятиях, вырабатывающих, поставляющих и распределяющих газ, воду, электроэнергию и т. п. Они обеспечивают управление полным жизненным циклом фондов/активов с использованием управления прогнозированным и превентивным техническим обслуживанием, управления материалами, кадрами, производственной и финансовой деятельностью. Обычно такие системы включают следующие основные модули с перечисленной ниже функциональностью:

• управление производственной деятельностью, техническим обслуживанием и ремонтом:

– реестр оборудования;

– рабочие задания/наряды;

– стандартные работы;

– составление графика профилактического технического обслуживания;

– мониторинг состояния;

– управление горюче-смазочными материалами;

– статистика эксплуатационной и производственной деятельности;

– история оборудования и калькуляция издержек;

– управление документацией;

– управление проектами;

– рабочие группы;

– оценка и компоновка работ;

– отслеживание оборудования;

– совместимые блоки;

– заявки на проведение работ;

• управление материалами:

– каталоги;

– закупки;

– запасы;

– управление складами;

– управление договорами на перспективные закупки;

– управление ремонтируемыми единицами;

– отслеживание материально-производственных запасов;

– консолидация транспорта;

– управление контрактами;

– список запчастей по применению;

– списание;

– несоответствия;

– полномочия;

• управление персоналом:

– управление кадрами;

– управление штатным расписанием;

– управление квалификацией;

– обучение;

– развитие сотрудника;

– планирование рабочей силы;

– комплектование кадров;

– управление заработной платой;

– управление отсутствием;

– управление временем;

– платежная ведомость;

– здоровье и безопасность;

– управление льготами;

– калькуляция стоимости штатной единицы;

• управление финансами:

– управленческий учет;

– главная книга;

– калькуляция затрат по проектам;

– кредиторские счета;

– дебиторские счета;

– калькуляция затрат на работу;

– основные фонды;

– калькуляция затрат на оборудования;

– ассигнования на капиталовложения;

– калькуляция стоимости рабочей силы;

– журналы;

– план счетов;

– статистика.

В табл. П1 сравниваются подходы ЕАМ и MRP/ERP.

Таблица П1.Отличительные черты подходов ЕАМ и MRP/ERP

Информационные технологии и управление предприятием Системы управления активами и фондами (ЕАМ)

Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM)

Системы управления взаимоотношениями с клиентами предназначены для автоматизации сбора и анализа данных по субъектам рынка (клиентам, партнерам, конкурентам, контактным лицам) и их взаимоотношениям с предприятием, интерактивного взаимодействия с ними, поддержки принятия решений по привлечению и удержанию наиболее прибыльных клиентов для получения устойчивого роста доходов предприятия. В основе таких систем лежит соответствующая стратегия управления взаимоотношениями с клиентами CRM (Customer Relationship Management), основанная на применении современных управленческих и информационных технологий, с помощью которых предприятия аккумулируют знания о клиентах для выстраивания взаимовыгодного сотрудничества с ними. Стратегия CRM определяет взаимодействие с клиентами во всех организационных аспектах, она касается рекламы, продажи, доставки и послепродажного обслуживания, дизайна и производства продукта, выставления счетов и т. п. Она основана на:

• наличии единого информационного хранилища сведений обо всех случаях взаимодействия с клиентами;

• синхронизации управления каналами взаимодействия с клиентами за счет применения соответствующих регламентирующих организационных процедур;

• постоянном анализе собранной информации и принятии соответствующих решений (ранжирование клиентов, формирование индивидуального подхода и т. п.).

Создание стратегии CRM зависит от следующих факторов:

• около 80 % дохода предприятия обеспечивается 20 % ее клиентов (принцип Парето);

• при продажах промышленных товаров в среднем требуется от 10 обращений к новым потенциальным покупателям, чтобы продать единицу товара, и лишь 2–3 обращения – к уже существующим клиентам;

• заключить сделку с уже имеющимся клиентом легче (и, следовательно, дешевле) в 5—10 раз, чем с новым покупателем;

• среднестатистический клиент, разочарованный в поставщике, рассказывает о своих злоключениях 10 знакомым;

• увеличение доли постоянных покупателей на 5 % выражается в общем увеличении объемов продаж более чем на 25 %.

Отсюда, собственно, и вытекают следующие три основные задачи, на решение которых направлена стратегия CRM:

• удержание клиентов (снижение отсева клиентов на основе использования модели предпочтений, выявление склонности клиентов к различным каналам продаж, учет изменений в поведении покупателей, определение ценности клиентов);

• привлечение клиентов (интеграция данных о клиентах из всех доступных источников, привлечение новых клиентов на основе использования модели предпочтений, выявление клиентов, наиболее расположенных к покупке, обучение правильному общению с клиентами);

• обеспечение прибыльности по клиентам (выявление групп клиентов, приносящих наибольшую прибыль, изучение склонностей наиболее ценных клиентов в части покупки продуктов, оценка оптимальных затрат на маркетинг).

Реализация стратегии осуществляется по следующим двум направлениям:

• совершенствование бизнес-процессов в сфере продаж, маркетинга и обслуживания клиентов;

• создание информационной системы CRM – специального набора программного обеспечения и технологий, позволяющего автоматизировать бизнес-процессы в сфере продаж, маркетинга и обслуживания клиентов.

Основная функциональность большинства CRM-систем оформляется в виде следующих самостоятельных компонентов: автоматизация продаж (Sales Force Automation – SFA), автоматизация маркетинга (Marketing Automation – MA), автоматизация обслуживания клиентов (Customer Service & Support – CSS), средства анализа и построения отчетов.

Компонент автоматизации продаж включает ведение календаря событий и планирование работ, управление контактами, работу с клиентами на базе истории взаимодействия, мониторинг потенциальных продаж, управление циклом продаж, повышение точности прогнозов продаж, автоматическую подготовку коммерческих предложений, предоставление информации о ценах, предоставление актуальной информации о состоянии дел и т. п. Эффект от внедрения SFA заключается в увеличении прибыли, повышении точности прогнозов и вероятности заключения сделки, снижении издержек на продажи, повышении производительности труда сотрудников отдела продаж.

Компонент автоматизации маркетинга обеспечивает поддержку организации (планирования, разработки, проведения и анализа) маркетинговых компаний (как традиционных, так и через Internet), создания и управления (например, автоматическая рассылка) маркетинговых материалов, создания списков потенциальных клиентов и их распределения между торговыми подразделениями, отслеживания бюджетирования и прогнозирования результатов маркетинговых компаний, ведения репозитория маркетинговой информации о продуктах, ценах и конкурентах. Эффектом ее внедрения является адресный маркетинг, совершенствование управления и увеличение количества маркетинговых каналов.

Компонент автоматизации обслуживания клиентов обеспечивает мониторинг потребностей клиента, прохождения заявок и мобильных продаж, ведение базы знаний по клиентам, контроль за исполнением сервисных соглашений, управление запросами клиентов с использованием системы приоритетов. Эффект от ее внедрения заключается в снижении издержек на службу поддержки, улучшении предоставляемого сервиса, повышении степени удовлетворенности клиентов, переходе службы поддержки из группы затратных в группу прибыльных подразделений.

Таким образом, CRM позволяет вести учет характеристик клиентов, их предпочтений, поведения, истории взаимоотношений с предприятием. Ее применение позволяет не просто изучить желания потребителей, а работать с каждым клиентом в отдельности и выделенными целевыми группами, а также осуществлять аналитическую работу с рынком, получая при этом максимально возможную информацию о клиентах и их потребностях и строя на базе этих данных собственную стратегию производства, рекламы, продаж, дизайна, обслуживания и т. д.

Современные классификации выделяют три следующих типа CRM-систем:

•  оперативная – обеспечивает оперативный доступ к информации по конкретному клиенту в процессе взаимодействия с ним в рамках традиционных бизнес-процессов продажи и послепродажного обслуживания, ее функциональность охватывает маркетинг, продажи и сервис, что соответствуют стадиям привлечения клиента, совершения сделки и послепродажного обслуживания, то есть все те точки контакта, где осуществляется взаимодействие предприятия с клиентом;

•  аналитическая – обеспечивает синхронизацию разрозненных массивов данных и поиск статистических закономерностей в этих данных для выработки наиболее эффективной стратегии маркетинга, продаж, обслуживания клиентов и т. п.;

•  коллаборационная – предоставляет клиенту возможность непосредственного участия в процессе дизайна, производства, доставки и обслуживания продукта (сбор предложений клиентов при дизайне продукта, доступ клиентов к прототипам продукции и возможность обратной связи, реверсивное ценообразование – когда клиент описывает требования к продукту и определяет цену, которую он готов заплатить, а производитель реагирует на эти предложения).

В настоящее время прослеживается тенденция включения функциональности CRM-компонентов в ERP-системы различного класса (от систем, предназначенных для крупных предприятий, до систем, ориентированных на средние и мелкие компании). Подобная интеграция позволяет:

• обеспечить совместное использование данных о клиенте, собираемых разными компонентами;

• расширить рамки системы управления ресурсами предприятия, включив в нее заказчиков, поставщиков, партнеров, и как следствие – снизить издержки предприятия на продажи, поставки, маркетинг;

• ориентировать бизнес-процессы предприятия на наиболее полное и оперативное удовлетворение потребностей клиента за счет включения его заказов в систему производственного планирования;

• улучшить каналы взаимодействия клиента с предприятием, сделав их максимально удобными и предоставив клиенту возможности персонального обслуживания и самообслуживания.

В заключение обозначим одну из главных проблем при создании и поддержке подобной системы взаимоотношений – проблему поддержания целостности и безопасности информации о клиентах. Мероприятия, проводимые в целях защиты частной информации о клиенте, повышают уровень доверительных отношений между компанией и ее клиентурой.

Системы управления цепочками поставок (SCM)

Системы управления цепочками поставок SCM (Supply Chain Management) поддерживают технологию управления, реализующую концепцию CSRP (Customer Synchronized Resource Planning), которая предполагает наличие возможностей управления внешними по отношению к предприятию элементами производственной цепочки, а именно системой материальных потоков в сети поставщиков сырья и комплектующих. В ведении SCM-систем находится рассмотрение логистических операций на протяжении полного жизненного цикла изделия, то есть процесс разработки, производства, продажи и послепродажного обслуживания.

Следует отметить, что управление цепочками поставок является одним из наиболее сложных и трудоемких бизнес-процессов в условиях многопрофильных предприятий. Интеграция поставщиков, производителей продукции, дилеров, транспортных и финансовых компаний, участвующих в цепочках поставок, оказывается крайне затруднительной из-за несовместимых организационных, управленческих, информационных и других систем.

Идея управления цепочками поставок достаточно простая, в ее основе лежат следующие очевидные факты:

• стоимость товара формируется на протяжении всей цепочки поставок;

• на стоимость товара оказывает влияние не только и не столько эффективность операций по конкретной продаже, сколько общая эффективность операций по всей цепочке поставок;

• наиболее управляемыми с точки зрения стоимости являются начальные звенья цепочки поставок, связанные с производством товара, а наиболее чувствительными – заключительные звенья, связанные с его продажей.

Поэтому в SCM-системах акцент делается на поддержке процессов планирования производства и дистрибуции (проектирование сети цепочек, планирование и прогноз спроса, планирование снабжения и сбыта, планирование и составление графиков производства), а также поддержке процессов обеспечения выполнения поставок с ориентацией на ежедневное управление сбытом (ресурсы, перевозки, логистика, склад). Традиционная функциональность SCM-системы включает:

• планирование и прогнозирование спроса;

• выбор поставщиков и управление закупками;

• обработку/выполнение заказа и послепродажное обслуживание;

• управление складами;

• управление отгрузкой и транспортировкой;

• производственную логистику;

• расчеты;

• анализ эффективности отдельных элементов системы поставок.

Внедрение SCM-систем позволяет предприятию сократить стоимость и время обработки заказа, уменьшить время выхода товара на рынок, сократить затраты на закупки сырья и комплектующих, уменьшить складские запасы, сократить производственные затраты и, в конечном счете, увеличить прибыль.

Информационно-аналитические системы

Назначением систем данного класса является обеспечение руководителей, аналитиков и менеджеров информацией о всех аспектах деятельности предприятия для ее последующей оценки и анализа. В состав информационно-аналитической системы (ИАС) обычно включаются следующие подсистемы:

• подсистема сбора и хранения корпоративных данных, решающая задачи по сбору и фильтрации данных, накоплению и индексированию информации, обеспечивающая возможность использования информации в аналитических целях, а также при поддержке принятия решений на различных уровнях управления;

• подсистема доступа к данным, анализа и корпоративной отчетности, включающая модули, обеспечивающие доступ к данным и защиту конфиденциальной информации, инструменты по поддержке принятия решений и оперативному анализу информации, средства корпоративной отчетности и визуализации данных.

Первая подсистема традиционно базируется на технологии оперативной обработки транзакций OLTP (On-Line Transaction Processing). В основе второй лежит технология хранилищ данных (Data Warehousing), содержащих непротиворечивые консолидированные исторические данные предприятия, отражающие его деятельность за достаточно продолжительный период времени, а также данные о внешней среде его функционирования.

Часто, наряду с общим хранилищем данных, предприятия используют киоски/витрины данных (Data Mart), представляющие собой специализированные хранилища данных по конкретному подразделению или аспекту деятельности предприятия. В соответствии с этим хранилище данных может иметь как двухуровневую (источники данных – хранилище данных), так и трехуровневую (источники данных – общее хранилище данных – специализированные хранилища данных) архитектуру.

Важным компонентом ИАС являются средства загрузки данных в хранилище, обеспечивающие очистку данных, полученных из различных источников, а именно:

• устранение избыточности и обнаруженных ошибок;

• обнаружение и разрешение противоречий между данными;

• восполнение пропусков;

• проверку ограничений целостности и устранение их нарушений и т. п.

Анализ данных в хранилищах базируется на технологиях интерактивной аналитической обработки данных OLAP (On-Line Analytical Processing), глубинного анализа данных (Data Mining) и их визуализации.

В основе технологий OLAP лежит многомерное представление данных, обеспечивающее адекватность методов моделирования данных потребностям их анализа. В многомерной модели данные представляются в виде кубов данных (или гиперкубов), имеющих несколько независимых измерений многомерного пространства, при этом каждому измерению соответствует некоторый характеризующий какое-либо качественное свойство данных атрибут – время, территория, категория продукции и т. п. На множестве значений атрибутов могут быть определены иерархические отношения – «год—квартал—месяц», «регион—город—район», «услуга—консалтинг—реинжиниринг». Наборы значений атрибутов определяют ячейки куба, с которыми ассоциируются конкретные значения соответствующих показателей. С использованием такой модели возможен анализ данных с необходимой степенью детализации за счет:

• построения сечения (проекции) куба данных путем фиксации значений наборов атрибутов;

• сжатия куба на основе использования значений атрибутов более высокого уровня иерархии и агрегирования соответствующих значений показателей;

• детализации данных (обратной по отношению к сжатию операции);

• вращения куба путем изменения порядка измерений.

Технологии глубинного анализа данных позволяют их анализировать с помощью математических моделей, основанных на статистических, вероятностных или оптимизационных методах, с целью выявления заранее неизвестных закономерностей или зависимостей. К задачам глубинного анализа относятся задачи классификации, выявления ассоциаций, поиска типовых образцов на заданном множестве, выявления объектов, не соответствующих общим характеристикам, и т. п.

В процессе анализа данных активно используются разнообразные формы их графического представления, облегчающие понимание данных и обеспечивающие возможности качественной оценки их свойств. В случае недостаточности пассивного восприятия применяются операции вращения куба данных, операция пролистывания сечений куба и т. п.

Системы расчета зарплаты и учета кадров

Назначение систем данного вида – повышение эффективности управления кадрами (основным стратегическим ресурсом предприятия) за счет автоматизации функций по управлению персоналом и проведению кадровой политики предприятия, а также всех видов расчетов с сотрудниками. Качественное управление кадрами подразумевает решение следующих задач:

• определение источников кадрового обеспечения предприятия;

• адаптация кадров (разработка мероприятий по мотивации и закреплению кадров);

• профессиональный и должностной рост управленческого персонала;

• разработка должностных инструкций;

• разработка системы переподготовки и повышения квалификации;

• учет критериев оценки кадров;

• разработка ступеней должностного роста;

• разработка форм и методов рационального использования кадров;

• определение оптимальной численности;

• использование персонала в соответствии с образованием и квалификацией.

Решение задач управления кадрами может быть реализовано посредством поддержки выполнения следующих функций:

• ведение подробной организационной структуры предприятия (с возможностью планирования новой структуры и анализа ее эффективности);

• планирование загруженности и подбор персонала;

• создание и ведение штатного расписания (с хранением подробной личной информации по каждому работнику);

• управление процессом продвижения сотрудников по службе и обучением сотрудников;

• управление поощрениями и мотивация сотрудников;

• учет рабочего времени;

• расчет заработной платы;

• формирование отчетности (стандартные отчетные формы – в соответствии с законодательством, отчеты по различным срезам и подмножествам данных, возможность создания собственных отчетов).

Традиционная функциональность таких систем включает поддержку типовых схем расчетов, возможности использования нескольких видов оплаты труда (сдельная, повременная и т. д.), расчета налогов и подготовки документов для предоставления в контролирующие государственные органы, а также задач планирования организационно-штатной структуры, кадровой политики, оперативного учета движения кадров, поддержки документооборота по персоналу и учету труда, подбора персонала, аттестации кадров, повышения квалификации.

За счет внедрения системы достигаются следующие цели:

• гибкое управление персоналом и оперативный контроль за использованием кадровых ресурсов;

• получение полной оперативной информации о структуре предприятия, позициях штатного расписания и сотрудниках за любой прошедший и на планируемые периоды;

• оценка эффективности работы каждого структурного подразделения и отдельных работников;

• формирование системы оплаты как стимулирующей составляющей для поиска наиболее эффективных путей достижения целей компании;

• улучшение условий труда работников.

Системы управления документооборотом

Назначение систем управления документооборотом заключается в обеспечении поддержки корпоративной дисциплины обращения с документами, независимой от предметной области, исполнителя, подразделения и выполняемого задания за счет:

• классификации и унификации документов;

• обработки как электронных, так и бумажных документов;

• последовательного перехода к электронному учету документов;

• перехода к формализованному электронному документообороту в процессе выполнения деловых процедур (как между исполнителями внутри подразделений, так и при обменах информацией с внешним миром);

• сопровождения изменений документа и его состояния на протяжении всего его жизненного цикла;

• внедрения централизованного корпоративного архива электронных документов с унифицированной системой учета;

• внедрения комплексной системы обеспечения безопасности данных (включая цифровую подпись и систему разграничения полномочий пользователей).

Развитые системы оперируют двумя видами документов – структурированным и неструктурированным. В первом случае документ представляет собой набор полей записи базы данных, хранящих как учетные реквизиты документа, так и его содержательную часть. При работе со структурированным документом система дает возможность пользоваться отдельными его разделами. Во втором случае документ представляет собой файл с содержательной частью документа и запись в базе данных, содержащую учетные реквизиты.

Регистрация (создание) документов в системе осуществляется путем формирования регистрационной карточки, содержащей реквизиты документа в зависимости от его класса (классификация дает возможность описать роли пользователей и типовых наборов реквизитов документов).

Архив документов, как правило, обеспечивает двухуровневое хранение: оперативный уровень предназначен для хранения документов в процессе работы с ними и доступен на чтение и запись, долговременный уровень предназначен для хранения документов, списанных в архив и не использующихся в повседневной работе, и доступен только на чтение.

Управление движением документов осуществляется способами свободной и жесткой маршрутизации. При свободной маршрутизации исполнитель самостоятельно определяет следующий этап работы с документом и передает его другому исполнителю. При жесткой маршрутизации заранее создаются так называемые маршрутные карты, в которых определен порядок выполнения делопроизводственных операций и ролевые права на выполнение.

Операции с документами традиционны и обеспечивают доступ к документам и их разделам (для структурированных документов) в соответствии с правами пользователя. К ним относятся операции поиска необходимого документа, ввода и корректировки данных по документам, просмотра и модификации реквизитов регистрационной карточки документа, просмотра движения документов, просмотра действий, совершенных над документами в результате исполнения заданий, и т. п. Отметим наличие широкого спектра методов поиска документа: поиск по значениям реквизитов регистрационной карточки, полнотекстовый поиск с использованием словарной нормализации (по содержанию текстов документов), нечеткий поиск с использованием эвристической нормализации по содержанию текстов документов.

В числе других важных функций системы управления документооборотом отметим следующие:

• контроль исполнения документов и заданий;

• обеспечение информационного взаимодействия между пользователями;

• формирование «составных» документов;

• управление версиями документов;

• управление изменениями документов;

• управление связями документов и пунктов документов (для структурированных документов);

• управление копиями;

• подготовка отчетности;

• ведение истории работы с документами.

Современные системы управления документооборотом обеспечивают защиту информации посредством механизмов электронной цифровой подписи и шифрования. Перечисленные механизмы позволяют:

• подписывать личным ключом документы и сообщения;

• производить проверку подписей других пользователей;

• закрывать документ от редактирования при выполнении операции подписания документа;

• шифровать конфиденциальные документы на индивидуальных ключах в прозрачном для пользователя режиме;

• шифровать информацию, передаваемую между почтовым клиентом и почтовым сервером.

Примечания.

1.

TVO Methodology: Valuing IT Investments via the Gartner Business Performance Framework. А Apfel, М. Smith, Strategic Analysis Report, Gartner, 3 March 2003.

2.

«Это многомерный набор взаимосвязанных метрик (измерений), который используется для определения, оценки и изменения производительности», – Gartner.

«Это набор критериев, которые дают топ-менеджерам быстрое, но в то же время всестороннее представление о ведении бизнеса», – Kaplan/Norton.

3.

В данном примере не рассматриваются компоненты, связанные с серверами, СУБД, приложениями и т. п. Точный учет затрат и управление этими активами позволит получить еще больший эффект.

4.

По данным компании Gartner.

Баронов Владимир Владимирович, Калянов Георгий Николаевич, Попов Юрий Иванович, Титовский Игорь Николаевич