BzBook.ru

Информационные технологии и управление предприятием

Анализ ТСО

В настоящее время успех или неудачная деятельность многих высокотехнологичных компаний во всем мире связаны с использованием информационных технологий (ИТ). Развитие информационных технологий требует от организаций постоянного увеличения расходов на эти цели. В этой связи отечественные компании не являются исключением: инвестиции в развитие информационных технологий составляют или должны составлять значительную часть общего бюджета организации. При этом, принимая решения о будущем развитии информационной системы, руководство должно постоянно помнить о проблемах эффективности работы этой системы и необходимости анализа и учета современных ИТ-тенденций.

При выполнении этих задач со стороны высшего звена управления и ИТ-менеджеров возникает ряд вопросов, требующих решения:

• Какие средства затрачиваются на информационные технологии?

• Оптимальны ли они для нашего бизнеса?

• Насколько хорошо работает ИТ-служба по сравнению с другими?

• Как мне управлять инвестированием в информационные технологии?

• Какие выбрать направления развития ИТ-инфраструктуры?

• Как обосновать ИТ-бюджет?

• Как доказать эффективность существующей информационной системы и ИТ-службы?

• Какова оптимальная структура ИТ-службы?

• Сколько должны стоить аутсорсинговые услуги по сопровождению информационных технологий?

• Как оценить эффективность нового ИТ-проекта?

Для ответа на данные вопросы требуется проведение мероприятий по оценке текущего уровня инвестиций в информационные технологии и анализу его адекватности бизнесу, а также обеспечению управляемости процессом инвестирования. В основе решения этой задачи может лежать методология оценки совокупной стоимости владения (ТСО). Методология оценки ТСО предназначена:

• для получения полной информации о среде распределенных вычислений и совокупной стоимости владения;

• для сравнения подразделений организации между собой, а также с другими организациями, аналогичными по функциональным возможностям;

• для оптимизации инвестиций путем непрерывного повышения качества инвестиций, технологии, организации, процессов, степени удовлетворенности конечных пользователей.

ТСО представляет собой набор методологий, моделей и средств для изучения совокупных затрат какой-либо ИТ-системы, которая поддерживает выполнение определенной деятельности на качественном уровне обслуживания (уровне услуг). Основные компоненты ТСО – «прямые» и «непрямые» затраты.

Прямые затраты включают как капитальные компоненты (ассоциируемые с фиксированными активами или собственностью), так и трудозатраты, которые учитываются в категориях операций и администрирования. Сюда же относят затраты на услуги удаленных пользователей, аутсорсинг и др., связанные с поддержкой деятельности организации.

Непрямые затраты отражают влияние системы на пользователей посредством таких измеримых показателей, как простои и «зависания» системы, затраты на операции и поддержку (не относящиеся к прямым затратам). Очень часто непрямые затраты играют значительную роль, так как они не задействуются бюджетом, не выявляются явно в анализе затрат, что в конечном счете может привести к росту «скрытых» затрат пользователя.

Концепция ТСО была выдвинута Gartner Group в 1986–1987 гг. Для некоторого класса систем существует своя специфика определения этой модели. ТСО является ключевым количественным показателем ИТ/ИС в компании, так как позволяет оценить совокупные затраты на информационные технологии, проанализировать их и, соответственно, управлять ИТ-затратами (ИТ-бюджетом) для достижения наилучшей отдачи от информационных технологий.

В настоящий момент концепция ТСО является общепринятой для оценки эффективности информационных технологий, и работы по управлению ТСО считаются частью плановой работы ИТ-менеджеров (ИТ-департамента) западных компаний.

Некоторые специалисты приводят целый ряд аргументов в пользу данного подхода, которые рассмотрены ниже.

Измерение ТСО применяется как для «наведения порядка» в существующих ИТ-активах, так и при рассмотрении будущих проектов. ТСО является одним из важных критериев при выборе одного из нескольких технических решений, так как дает экономическую обоснованность этого решения. Однако при принятии решения необходимо учитывать многие качественные и количественные технологические, управленческие, кадровые и финансовые моменты. Не всегда наименьшее ТСО идет на пользу проекту.

Даже если рассматривать только прямые расходы на информационные технологии, то в большинстве случаев учитываются не все составляющие прямых расходов. Многие компоненты, например расходы на управление или обучение или техническую поддержку, упускаются из виду. В результате реальные прямые затраты на ИТ-проекты оказываются существенно выше. Как показывает практика западных компаний, доля стоимости оборудования и ПО в прямых расходах составляет менее или около 50 %. Другие составляющие прямых расходов представляют существенный интерес, так как могут быть уменьшены в результате управленческих мероприятий (то есть практически без инвестиций), что очень важно, если компания действительно стремится снизить свои издержки.

Структура прямых расходов важна при различных проектах. Часто даже внутри затрат на покупку оборудования, ПО и услуг наблюдается нерациональное распределение ИТ-бюджета. Еще в большей степени это относится к другим составляющим прямых расходов, и особенно к косвенным расходам на информационные технологии. Значит, организация ИТ-проектов в компании находится не на должном уровне и может быть улучшена путем управленческих решений (то есть без инвестиций). Более рациональное использование ИТ-бюджета может сократить общую стоимость ИТ-проектов.

Вы никогда не сможете определить эффективность ваших ИТ-проектов без расчета затратной части, а именно ТСО. Даже если прямой экономический эффект от внедрения информационных технологий определен, его всегда надо сравнивать с затратной частью, то есть ТСО.

Косвенные расходы, которые в ТСО для западных компаний составляют более 50–60 %, обычно не учитываются и не определяются, хотя они реально существуют и поглощают финансовые и прочие ресурсы компании. Они являются очень важным показателем надлежащей организации работы корпоративных информационных технологий и степени удовлетворенности конечных пользователей работой.

ТСО – интегральный показатель качества работы корпоративных информационных технологий, который объединяет все моменты, характеризующие их. Это объективный показатель, объединяющий как технические, так и управленческие и финансовые параметры, принятый как концепция и рабочий инструмент всеми компаниями и директорами.

Качество работы важно отслеживать с помощью модели ТСО (см. рис. 6.3), так как плохие показатели свидетельствуют о том, что компания имеет перерасход средств на информационные технологии и непродуманную организацию этой деятельности. Поскольку ИТ-бюджеты компаний ограничены (даже в Газпроме), то часть ИТ-проектов откладывается или не имеет достаточного финансирования. Это может привести к отставанию компании в применении информационных технологий и, как следствие, в конкуренции на рынке. В ближайшие годы 50 % всех инвестиций в американских компаниях будут направлены в ИТ-технологии, телекоммуникации или связанные с ними отрасли. Подсчет ТСО позволит направлять сэкономленные ресурсы в другие области инвестирования компании.

Информационные технологии и управление предприятием Анализ ТСО.

Рис. 6.3. Составляющие модели ТСО

Плохие показатели ТСО свидетельствуют о неэффективности технических и организационных решений. Если руководству компаний небезразлично будущее бизнеса, то анализ ТСО будет проводиться в организации. Без нее нельзя эффективно развивать бизнес, так как в этом случае организация всегда будет уступать своим конкурентам, расходуя ИТ-бюджет менее грамотно, чем они. В ближайшем будущем, как упоминалось выше, ИТ-бюджет будет являться существенным фактором, влияющим на финансовое состояние компании в целом. Акционерам компании важно знать эффективность расходования ее средств. Совет директоров должен не только быть уверенным в эффективности расходования корпоративных средств, но и представлять отчеты об аудитах и обосновании инвестиций своим акционерам.ИТ-директорам важно знать ТСО, так как это единственный объективный показатель, позволяющий принимать решения в условиях воздействия многих противоречивых факторов и давлений со стороны различных отделов и служб. В итоге ТСО – решающий аргумент. Технические аргументы не всегда могут оправдать финансовые потери и всегда могут быть оспорены.Мероприятия по оптимизации ТСО на практике совпадают или определяют ряд важных стратегических направлений развития информационных технологий в компании. Например, мероприятия по стандартизации или по пересмотру структуры обучения. ИТ-директора могут использовать ТСО как аргумент в обосновании финансовых требований по различным ИТ-проектам.Бессмысленно развивать информационные технологии, не представляя достаточно точно, какую экономическую выгоду компания будет с этого иметь. Бессмысленно инвестировать новые ИТ-проекты, не определив, какие дополнительные прямые и косвенные расходы они принесут компании.ТСО – важный инструмент в определении того, что нужно делать самим, а что отдать на аутсорсинг. Отдав на аутсорсинг определенные участки корпоративных информационных технологий с плохими показателями ТСО (например, из-за неоптимального количества программистов для разработки собственных приложений или штата специалистов по телекоммуникациям), компания может повысить эффективность ИТ-инвестиций. ТСО – основание для привлечения внешних ресурсов или для решения задачи собственными силами.Стоимость услуг, лизинговых договоров должна базироваться на реальных цифрах ТСО, особенно при долгосрочных контрактах. Кроме того, может оказаться, что эти контракты вообще невыгодны (например, приобретение оборудования выгоднее лизинга). Интегральный и объективный показатели качества организации ИТ-обслуживания в компании – это ТСО. Иным путем трудно доказать, что работа налажена правильно.ТСО позволяет определить участки корпоративных информационных технологий, куда следует делать инвестиции. Если на каких-то участках при расчетах ТСО отмечены недостатки, то их работу следует реорганизовать и задействовать на эти цели определенные инвестиции. Это может принести большую отдачу, чем инвестиции в новые ИТ-проекты.При определении косвенных расходов проводится анкетирование пользователей и выяснение объективных показателей качества функционирования информационных технологий. Это самый важный этап, так как информационные технологии призваны обслуживать основной бизнес компании. Если выясняется, что косвенные расходы существенны, а пользователи недовольны работой информационных технологий, то рассуждения о передовых информационных технологиях не могут служить оправданием плохой организации их работы.ТСО – основной критерий в решении о замене старых информационных технологий новыми в рамках всей компании (управление циклом жизни). Поскольку смена поколений техники требует значительных инвестиций, то важно знать:• когда нужно осуществлять циклическую замену;• какое оборудование следует заменить;• как распределить старые ИТ-активы;• как реорганизовать работу технической поддержки в результате замены и многое другое.Реализуя программу по циклическому обновлению парка информационных технологий, важно всегда смотреть на ТСО, иначе будет отсутствовать интегральный технико-экономический критерий для такой замены.ТСО используется при обосновании введения корпоративных ИТ-стандартов. Это главный критерий для реализации программ по стандартизации. Выигрыш в ТСО при оптимизации стандартизации может быть до 15–30 %.Показатели ТСО характеризуют качество обучения конечных пользователей (и специалистов технической поддержки). Большие косвенные издержки в ТСО свидетельствуют о том, что результативность обучения ИТ внутри компании крайне низка и надо предпринимать определенные меры по реорганизации системы обучения в компании. Это позволит снизить ТСО на 10–15 %.Задумавшись над ТСО, можно организовать в компании работу по управлению ИТ-активами на регулярной основе. Это наведет, безусловно, порядок в компании и поможет снизить ИТ-расходы на 6 %.Большие косвенные расходы и анализ ситуаций с разрешением ИТ-проблем в компании свидетельствуют о плохом уровне организации этих работ или о том, что об этом вообще не думали. Управление решением проблем в компании позволит сократить простои в работе бизнес-персонала и техники. Показателем эффективности усилий по организации разрешения ИТ-проблем внутри компании также является ТСО.ТСО – основной критерий для обоснования перехода на другие платформы (например, с РС на NetPC или на Windows XP) и выбора момента и суммы средств для этих целей. Кроме того, ТСО – основа мероприятий по реализации концепции «тонкого клиента» в компании, обоснованию внедрения средств NSM.При умелом управлении ТСО можно сэкономить средства ИТ-бюджета и тем самым продемонстрировать руководству компании снижение затрат на информационные технологии (и как следствие – повышение эффективности работы ИТ/ИС в компании). Освободившиеся деньги ИТ-бюджета можно направить в новые проекты.Ключевым моментом является сравнение ТСО вашего предприятия (например, ТСО в пересчете на одного пользователя системы) с ТСО в других компаниях аналогичного профиля. Дело в том, что часто довольно трудно оценить прямой экономический эффект от информационных технологий (то есть прибыль от внедрения информационных технологий). Сравнение же показателей ТСО дает ИТ-менеджеру возможность доказать руководству компании, что «его» ИТ/ИС или проект имеет экономические показатели не хуже, чем в среднем по отрасли (или лучше). Это достаточно важный фактор в оценке деятельности ИТ-менеджера. Сравнение происходит, как правило, со средними показателями по отрасли (аналогичным компаниям) и с «лучшими в группе». Средние и лучшие показатели рассчитываются и отслеживаются экспертами по многим предприятиям различных отраслей.Поскольку ИТ-расходы в компаниях обычно делятся на централизованные и «местные» (расходы отделов и подразделений), то для улучшения показателей ТСО в централизованных ИТ-активах, подотчетных ИТ-менеджеру, можно «нерентабельные» ИТ-статьи перекинуть на отделы. Таким образом, экономические показатели централизованной ИС/ИТ будут улучшаться и сэкономленные средства централизованного ИТ-бюджета можно направить в другие проекты. Но для этого с помощью анализа ТСО надо выявить «нерентабельные» статьи ИТ-расходов.ТСО – единственный (или один из немногих) количественный показатель для обоснования ИТ-бюджета компании. Если руководству компании представить средние показатели ТСО по аналогичным предприятиям или проектам и пересчитать на их основании стоимость требуемого ИТ-бюджета (текущего или разового, под проект), то у руководства компании не будет объективных оснований в отказе или «урезании» представленного ИТ-бюджета.Следует всегда соотносить ИТ-бюджет, общее финансовое состояние компании и расходы на другие проекты и нужды. Вследствие ухудшения общего финансового состояния компании ИТ-финансирование может быть свернуто. Крупные проекты могут «зависнуть». Поэтому лучше заранее планировать приоритеты ИТ-бюджета и пути выхода из чрезвычайных финансовых ситуаций (в том числе альтернативные пути реализации проектов).Таким образом, ТСО – это ключевой показатель для решения следующих задач:• обоснование затрат на существующие информационные технологии или будущие проекты;• доказательство эффективности существующих ИС/ИТ или будущих проектов;• защита ИТ-бюджета;• доказательство эффективности работы ИТ-департамента совету директоров компании или акционерам компании, не являющимся специалистами в области ИТ-технологий, но разбирающимся в расходовании средств компании.